Projektmanagement in Agenturen: Diese 5 Fehler gefährden die Liquidität

In vielen Agenturen treten immer wieder die gleichen Fehler im Projektmanagement auf: Ungenaue Planung und fehlende Strukturen führen nicht nur zum Verlust wertvoller Einnahmen, sondern gefährden auch die Liquidität der betroffenen Agenturen. Im Folgenden decken wir die häufigsten Projektmanagement-Fehler von Agenturen auf und zeigen Ihnen, wie Sie diese vermeiden.

Inhalt:

Projektmanagement-Fehler #1: Unklarer Sales-Funnel

Viele Geschäftsführer:innen haben ihre Stärke in der Kunden- und Projektakquise. In ihrem stressigen Alltag können sie nicht immer alle potenziellen Kund:innen im Kopf behalten. Oft landen Kontaktinfos analog auf kleinen Post-Its, im Kalender oder auf Visitenkarten – und geraten in Vergessenheit. Das ist besonders dann ärgerlich, wenn wichtige Einnahmen ausbleiben, weil potenzielle Neukund:innen liegenbleiben oder der Upsell bei Bestandskunden nicht realisiert wird.

Um diesen Fehler zu vermeiden, sollten Vertriebschancen konsequent und übersichtlich erfasst werden. Wenn sich alle potenziellen Neukund:innen in einem zentralen System befinden, gehen keine Kontakte mehr verloren. Hierbei ist es empfehlenswert, einen standardisierten Prozess zu verwenden, welcher die Customer Journey von der Angebotserstellung bis zum Kick-Off des Projektes abbildet.

Fehler #2: Ungenaue Ressourcenplanung

Es gibt X Angestellte, Y Projekte und Z Zeit. Irgendwie müssen diese drei Faktoren matchen. Doch was passiert, wenn sie nicht matchen? Deadlines werden verfehlt, und der Kunde, der am lautesten ruft, bekommt die schnellsten Ergebnisse. Grund dafür sind ungenaue Planungsebenen – oft wird nur kurzfristig geplant und nicht zwischen Monats-, Wochen- und Tagesplanung unterschieden. Dies führt zu dem Phänomen, dass die Planungsebenen ineinander verschwimmen.

Viele Agenturen arbeiten daher mit einer Kombination aus Festangestellten und Freelancer:innen, um Kapazitätsengpässe auszugleichen und flexibel zu bleiben. Dies ist zu einem bestimmten Grad sinnvoll, aber oft ist bei der Planung der verschiedenen Ressourcen noch Luft nach oben.

Die Lösung: Eine genaue Analyse der aktuellen Situation.

Warum werden Deadlines von Projekten nicht eingehalten? Wie viele Kapazitäten hat jede:r Angestellte konkret? Wurden Zeitblocker für spontane Aufgaben einkalkuliert? In welcher Planungsebene liegt der Fehler: Tages-, Wochen- oder Monatsplanung?

Zudem kann es sinnvoll sein, mögliche Zukunftsszenarien in der Liquiditätsplanung abzubilden. Dies beantwortet die Frage: Wie wirkt sich die Verteilung unterschiedlicher Ressourcen auf die Liquidität aus? Wenn genug Projekte in der Pipeline sind, lohnt es sich vielleicht, das feste Team zu vergrößern. Eine Verknüpfung von Agentursoftware und Liquiditätsplanungs-Tool könnte diese Auswertung automatisieren.

Fehler #3: Falsch kalkulierte Wirtschaftlichkeit

„Wie erfolgreich war das Projekt? Wie hoch ist die Marge?“ – Nicht erst nach Projektabschluss stellt sich die Frage nach der Wirtschaftlichkeit. Trotzdem wird sie häufig vernachlässigt. Besonders dann, wenn der Aufwand für ein bestimmtes Projekt schwer zu kalkulieren ist oder es sich um einen begehrten Kunden handelt.

Wird die Wirtschaftlichkeit bei mehreren Projekten in Folge nicht richtig kalkuliert, kann das die Liquidität der Agentur schnell gefährden. Mit der passenden Software kann per Knopfdruck die Wirtschaftlichkeit einzelner Aufgaben, eines Projektes oder aller Projekte nachvollzogen werden. Noch während der Projektphase können auf Grundlage dieser Erkenntnisse Änderungen vorgenommen werden, um den finanziellen Erfolg des Projektes zu sichern.

Fehler #4: Zeitverschwendung durch Excel-Chaos

Häufig verwenden Agenturen Excel-Listen für ihre Organisation. Nach kurzer Zeit entpuppen sich diese allerdings als nervenaufreibendes Chaos, der Überblick geht verloren.

Beispiel aus dem Agenturalltag: Eine Social-Media-Agentur hat 50 parallele Projekte, acht Mitarbeitende und zwei Freelancer. Hier ist es schwierig, Kapazitäten und Abwesenheiten des Teams im Blick zu behalten. Das ständige Ausfüllen und Updaten der Excel-Listen kostet zusätzlich Zeit, die man besser in die wirklich wichtigen To-Dos investieren könnte.

Für diese Agentur ist es wichtig, die anstehenden Aufgaben zu priorisieren und genau zu analysieren, wo der Aufwand verringert werden kann. Das Ziel sollte es sein, den Prozess so einfach wie möglich abzubilden. Dabei helfen Projektmanagement-Tools, die die Organisation aller To-Dos an einem zentralen Ort darstellen.

Fehler #5: Fehlender Abrechnungsprozess

Viele Agenturen setzen auf die individuelle Abrechnung. Oft fehlen dabei konkrete Prozesse – und einzelne Posten fallen unter den Tisch. Auch bei der Kalkulation auf Basis geschätzter Richtwerte aus der Vergangenheit kann schnell etwas schief gehen. Eine fehlerhafte Abrechnung tut doppelt weh: Zum einen sinkt der Umsatz der Agentur, zum anderen müssen Kunden über die falsche Abrechnung informiert werden. Das wirkt unprofessionell und verursacht zusätzliche Arbeit.

Um einen sauberen Abrechnungsprozess sicherzustellen, sollte auf einheitliche Verfahren und Schemata gesetzt werden. Besonders hilfreich ist es, zentralisierte Abrechnungen mit der Zeiterfassung zu verknüpfen. Eine Agentursoftware wie das HQ kann diesen Prozess abdecken und sorgt zudem dafür, dass alle Beteiligten immer einen Überblick über den aktuellen Projektstatus haben.