Forderungsmanagement: Was macht es aus?

Das Forderungsmanagement ist für die Sicherung der Unternehmensliquidität zuständig, weshalb ihm eine zentrale Bedeutung zukommt. Wir zeigen Ihnen hier, was genau der Begriff bezeichnet, welche Aufgaben das Forderungsmanagement hat und welche Mittel es dazu einsetzt.

Definition: Was ist Forderungsmanagement?

Forderungsmanagement umfasst die strategische Planung, Organisation und Durchführung von Maßnahmen zur Verwaltung offener Forderungen eines Unternehmens. Ziel ist es, die rechtzeitige und vollständige Zahlung von Kundenforderungen sicherzustellen, um die Liquidität zu verbessern, das Risiko von Zahlungsausfällen zu minimieren und die Kundenbeziehungen zu pflegen.

Es umfasst sämtliche Aktivitäten in einem Unternehmen, die mit der Verwaltung von Forderungen einhergehen. Dazu gehören beispielsweise folgende Punkte:

· Erstellen und Versenden von Rechnungen

· Überwachung der Fälligkeitsdaten von offenen Rechnungen

· Erstellen und Versenden von Zahlungserinnerungen und Mahnungen an säumige Schuldner:innen

· Beauftragung von Inkassodienstleistern und Factoring-Unternehmen zum Eintreiben von Forderungen

· Abschließen von Zahlungsausfallversicherungen

· Erarbeiten von Strategien zur Optimierung des Forderungsmanagements

Hauptziel des Forderungsmanagements ist es, kurz- und langfristig die Liquidität des Unternehmens zu sichern, damit es stets in der Lage ist, seine laufenden Kosten zu decken.

Warum ist Forderungsmanagement wichtig?

Das Forderungsmanagement spielt eine wichtige Rolle in jedem Unternehmen, in dem Rechnungen an Kund:innen oder Geschäftspartner:innen versendet werden -- also in jeder Organisation.

Erbringt das Unternehmen eine Leistung, geht es in Vorfinanzierung und stellt anschließend eine Forderung an den Leistungsnehmer aus.

Während das Unternehmen auf seine Bezahlung wartet, muss es in der Lage sein, seine laufenden Kosten decken zu können. Deshalb ist es enorm wichtig, die Fälligkeitsdaten der offenen Rechnungen im Auge zu behalten. Je länger ein Unternehmen nämlich auf die Bezahlung warten muss, desto weniger Liquidität hat es zur Verfügung, um seine Kosten zu decken und Investitionen zu tätigen.

Ein gut durchdachtes Forderungsmanagement spielt eine entscheidende Rolle bei der Pflege positiver Kundenbeziehungen. Durch einen professionellen und strukturierten Ansatz bei der Einziehung offener Forderungen können Sie Ihren Kund:innen gegenüber eine respektvolle und verantwortungsvolle Haltung demonstrieren, ohne dabei ihre eigenen finanziellen Interessen zu vernachlässigen. Diese Balance trägt langfristig zu einer positiven Wahrnehmung Ihres Unternehmens auf dem Markt bei und stärkt die Kundenbindung.

Aufgaben und Bedeutung des Forderungsmanagements

Hauptaufgabe des Forderungsmanagements ist es, die Liquidität des Unternehmens sicherzustellen. Das bedeutet, dass sofort Zahlungserinnerungen versendet werden, sobald die Fälligkeit einer Rechnung abgelaufen ist.

Außerdem führt es Bewertungen durch, wie gut die Zahlungsmoral von Kund:innen ist und wie das Forderungsmanagement verbessert werden kann, damit durch Zahlungsausfälle keine Liquiditätsengpässe entstehen.

Die Bonitätsprüfung bei neuen Kund:innen gehört bei Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind und hohe Forderungssummen ausstellen (zum Beispiel im Industriebereich) ebenfalls zur Aufgabe des Forderungsmanagements. Es wird dann bewertet, ob bestimmte Kund:innen beliefert oder welche Zahlungskonditionen mit diesen vereinbart werden.

Hier gilt als „Faustregel": Analysieren Sie die Bonität immer besser vor einem Geschäft und treffen Sie anschließend die Entscheidung, ob Sie es eingehen möchten -- das ist im Hinblick auf die Liquidität immer die vorteilhaftere Wahl.

Bei diesen Aufgaben ist für die meisten Unternehmen eine Forderungsmanagement-Software hilfreich. Damit lassen sich die verschiedenen Aspekte des Forderungsmanagements digital und teilweise automatisiert abbilden.

Forderungsmanagement anhand von Kennzahlen optimieren

Wer sein Forderungsmanagement regelmäßig auf den Prüfstand stellt und optimiert, senkt das Risiko für Liquiditätsengpässe durch Zahlungsausfälle. Sie können sich an unterschiedlichen Kennzahlen bedienen, um die Performance Ihres Forderungsmanagements mit wiederkehrenden Reports zu beurteilen. Die wichtigsten im Überblick:

• Debitorenlaufzeit / Days Sales Outstanding (DSO)
• Forderungsausfallquote
• Zahlungsverzugsquote
• Einziehungsquote

Wir erklären Ihnen die vier Kennzahlen in den nächsten Abschnitten im Detail.

Debitorenlaufzeit / Days Sales Outstanding (DSO)

Mit der Kennzahl Days Sales Outstanding (DSO) oder Debitorenlaufzeit analysieren Sie, wie lange es im Durchschnitt dauert, bis Kund:innen ihre Rechnungen bezahlen. Eine kurze Debitorenlaufzeit bedeutet, dass Rechnungen zügig bezahlt werden und somit Einnahmen kurz nach Rechnungsstellung erfolgen.

Ist die Debitorenlaufzeit sehr lang, bedeutet das dagegen, dass Einnahmen mit einer hohen Zeitverzögerung eintreffen. Das belastet die Unternehmensliquidität und kann schlimmstenfalls zu Zahlungsschwierigkeiten führen.

Die Überwachung dieser Kennzahl ist deshalb wichtig, um Trends zu erkennen, wie sich beispielsweise die Zahlungsmoral Ihrer Kund:innen entwickelt. Gegensteuern lässt sich dann beispielsweise durch Verkürzen von Zahlungszielen oder durch das Vereinbaren von An- oder Vorauszahlungen für bestimmte Kund:innen.

Forderungsausfallquote

Die Forderungsausfallquote gibt an, wie hoch der Anteil der nicht bezahlten Forderungen am gesamten Umsatzerlös ist. Je niedriger diese Quote, desto besser -- denn: Ein Forderungsausfall bedeutet für Ihr Unternehmen immer einen Umsatzausfall und schmälert die Liquidität.

Durch die Bewertung von Forderungen und Berechnen der Ausfallquote können Sie ermitteln, wie viele Forderungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausfallen. Der ausgefallene Forderungsbetrag kann dann beispielsweise bei der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden. Für solche Fälle müssen ausreichend Rücklagen vorhanden sein, damit die ausgefallenen Forderungen nicht zu einem Liquiditätsengpass führen.

Zahlungsverzugsquote

Die Zahlungsverzugsquote im Forderungsmanagement gibt Aufschluss darüber, wie pünktlich Ihre Kund:innen ihre Rechnungen begleichen. Eine hohe Zahlungsverzugsquote kann auf mögliche Probleme mit der Liquidität der Kund:innen hinweisen oder darauf hindeuten, dass die Kreditrichtlinien des Unternehmens möglicherweise zu großzügig sind.

Sie können diese Kennzahl nutzen, um Kund:innen mit einem hohen Risiko für Zahlungsverzögerungen frühzeitig zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Dazu zählen zum Beispiel das Anpassen der Zahlungsbedingungen oder das Einführen zusätzlicher Sicherheitsmaßnahmen wie Vorauszahlungen oder Bürgschaften.

Einziehungsquote

Die Einziehungsquote im Forderungsmanagement gibt an, welcher Anteil der offenen Forderungen erfolgreich eingezogen wurde. Eine hohe Einziehungsquote zeigt an, dass das Unternehmen zielführende Strategien und Prozesse im Forderungsmanagement implementiert hat.

Durch regelmäßige Überwachung und Analyse dieser Kennzahl können Sie die Wirksamkeit Ihrer Einziehungsbemühungen bewerten und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, um die Einziehungsquote weiter zu verbessern.

Forderungsmanagement: Diese Maßnahmen für offene Forderungen gibt es

Bezahlen Kund:innen ihre offenen Rechnungen nicht, ist das nicht nur ärgerlich, sondern es kann ein Unternehmen unverschuldet in Zahlungsnot bringen. Daher ist es wichtig, eine Zahlungserinnerung zu versenden, sobald eine Rechnung überfällig ist. In dieser weisen Sie die säumige Person freundlich auf ihre Zahlungspflicht hin.

Es ist nicht notwendig, eine neue Zahlungsfrist zu setzen, da der Verzug bereits eingetreten ist und die Person ihrer Zahlungspflicht umgehend nachkommen muss. Doch die meisten Unternehmen geben ein neues Fälligkeitsziel an, insbesondere dann, wenn die säumige Person bisher nicht durch eine schlechte Zahlungsmoral aufgefallen ist.

Bleibt jedoch selbst nach dem Verstreichen der Frist aus der Zahlungserinnerung die Bezahlung weiterhin aus, müssen Sie weitere Schritte im Mahnwesen einleiten, damit Ihr Unternehmen sein Geld erhält.

Es ist theoretisch nicht notwendig, eine Mahnung zu versenden. Stattdessen können Sie gleich ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten, was jedoch mit zusätzlichen Kosten für das Unternehmen verbunden ist. Deshalb versenden Unternehmen meistens erst eine außergerichtliche Mahnung oder lassen diese versenden.

Forderungsmanagement per Inkasso

Einen Inkassodienstleister können Sie beauftragen, sobald Schuldner:innen in Verzug sind und auf die Zahlungserinnerung nicht reagiert haben. Der Dienstleister versendet dann ein Mahnschreiben oder leitet auf Wunsch ein gerichtliches Mahnverfahren ein.

Der Vorteil für Unternehmen ist, dass diese sich mit dem Erstellen und Versenden von Mahnungen nicht selbst befassen müssen. Jedoch dürfen nicht sämtliche Inkassokosten den säumigen Personen in Rechnung gestellt werden, wodurch sich für Sie zusätzliche Kosten ergeben können.

Forderungsmanagement per Factoring

Factoring ist eine Dienstleistung, die von spezialisieren Unternehmen oder auch von Inkassobüros angeboten wird. Dabei verkauft ein Unternehmen seine offenen Forderungen an den Dienstleister, der diese wiederum gegen eine Gebühr sofort begleicht.

Das hat für Sie als Unternehmer:in oder Verantwortliche:n den Vorteil, dass unabhängig von der Zahlungsfrist sofort ein Teil des Rechnungsbetrags zur Verfügung steht und Ihr Unternehmen dadurch liquide bleibt. Nachteil von Factoring ist, dass es sich aufgrund der hohen Gebühren meist nur für Unternehmen lohnt, die einen sehr hohen Forderungsbestand oder sehr hohe Forderungssummen haben.

Vor der Beauftragung eines Dienstleisters muss das Forderungsmanagement Angebote einholen und durchrechnen, ob sich eine bestimmte Dienstleistung überhaupt lohnt respektive zu welchen Konditionen diese in Anspruch genommen werden können.

Nutzung von Rabatten oder Anreizen für frühzeitige Zahlungen

Die Nutzung von Rabatten oder Anreizen für frühzeitige Zahlungen ist eine bewährte Methode im Forderungsmanagement, um Kund:innen zur schnellen Begleichung ihrer Rechnungen zu motivieren. Unternehmen gewähren ihren Kund:innen hierbei einen Preisnachlass oder andere Vorteile, wenn diese ihre offenen Forderungen vor dem vereinbarten Zahlungsziel begleichen.

Diese Praxis bietet sowohl für das Unternehmen als auch für die Kund:innen Vorteile: Das Unternehmen verbessert seine Liquidität, indem es schneller an Kapital gelangt und das Risiko von Zahlungsausfällen reduziert, während Kund:innen von finanziellen Anreizen profitieren und möglicherweise ihre Zahlungen besser planen können.

Durch die gezielte Nutzung von Rabatten oder Anreizen für frühzeitige Zahlungen können Sie also ihre Zahlungsziele besser einhalten, den Cashflow optimieren und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit erhöhen -- Ihre Kund:innen erhalten schließlich die Möglichkeit, von attraktiven Konditionen zu profitieren.

Fazit: Forderungsmanagement ist für jedes Unternehmen wichtig

Das Forderungsmanagement ist für jedes Unternehmen, ob kleiner Handwerksbetrieb mit wenigen Mitarbeiter:innen oder internationaler Großkonzern, von entscheidender Bedeutung. Wer offene Forderungen nicht in einem geregelten Prozess eintreibt, riskiert Liquiditätsengpässe.

Um nicht in diese Situation zu kommen, hilft Cash-Management-Software wie Agicap. Mit dem Tool haben Sie Ihre Forderungen jederzeit im Blick und können diese zielgerichtet verwalten. Testen Sie Agicap jetzt kostenlos!

FAQ: Meistgestellte Fragen zum Forderungsmanagement

Was ist der Unterschied zwischen Forderungsmanagement und Debitorenmanagement?

Das Forderungsmanagement bezieht sich auf den Prozess der Verwaltung offener Forderungen, während das Debitorenmanagement die Verwaltung der Kundenkonten und -zahlungen umfasst.

Wie beeinflusst das Forderungsmanagement die Liquidität eines Unternehmens?

Forderungsmanagement beeinflusst die Liquidität eines Unternehmens, indem es sicherstellt, dass ausstehende Zahlungen rechtzeitig eingehen, was die verfügbaren Mittel erhöht.

Wie integriert man das Forderungsmanagement in bestehende Buchhaltungssysteme?

Viele Buchhaltungssysteme bieten Schnittstellen für weitere Tools, die das Forderungsmanagement abdecken. Das ist bei bestehenden Systemen oft die einzige Option, ein systematisiertes Forderungsmanagement zu etablieren.

Welche Rolle spielen Zahlungserinnerungen im Forderungsmanagement?

Zahlungserinnerungen spielen eine wichtige Rolle im Forderungsmanagement. Sie weisen Kund:innen auf ausstehende Zahlungen hin und beschleunigen den Prozess der „Geldeintreibung".

Wo ist der Unterschied zwischen Forderungsmanagement und Mahnwesen?

Der Unterschied zwischen Forderungsmanagement und Mahnwesen liegt darin, dass Forderungsmanagement den gesamten Prozess der Verwaltung offener Forderungen umfasst, während das Mahnwesen spezifisch die Eskalation von Zahlungserinnerungen zu Mahnungen betrifft.

Was ist ein:e Forderungsmanager:in in der Finanzbranche?

Ein:e Forderungsmanager:in der Finanzbranche ist eine Person, die für die Verwaltung und Einziehung von ausstehenden Forderungen zuständig ist. Sie überwacht Kundenkonten überwacht, versendet Zahlungserinnerungen und leitet bei Bedarf Mahnverfahren ein.

Was tun bei überfälligen Forderungen?

Bei überfälligen Forderungen sollten Unternehmen zunächst den Kontakt zu ihren Kund:innen suchen, Zahlungsvereinbarungen treffen und bei Bedarf rechtliche Schritte einleiten, um die offenen Beträge einzufordern.