Expense Management: Definition, Herausforderungen & Strategien für Mid-Market-Finanzteams
Das Expense Management ist in einer digitalisierten und schnelllebigen Geschäftswelt ein wichtiger Bestandteil effizienter Unternehmensführung geworden. Durch optimierte Prozesse im Umgang mit betrieblichen Ausgaben können Unternehmen nicht nur ihre Finanzen transparenter gestalten, sondern auch wertvolle Ressourcen und Zeit sparen. Hier ein Überblick.
Definition: Was ist Expense Management?
Expense Management: Ausgabenmanagement auf Deutsch
Expense Management heißt wörtlich übersetzt Ausgabenmanagement und bezeichnet den Prozess, mit dem Unternehmen sämtliche betriebliche Ausgaben überwachen, registrieren, verarbeiten und analysieren. Für geschäftliche Ausgaben findet sich auch der Begriff Business Expense Management.
Spend Management: Verschiedene Ausgabenarbeiten
Bei der Steuerung von Kosten gibt es viele Kategorien: Reisekosten, Büromaterial, Wareneinkäufe, Mitarbeiterausgaben – alle Arten von Ausgaben zählen dazu, auch wenn das Expense Management oft auf die klassischen Spesen reduziert wird, die bei Geschäftsreisen anfallen.
Das übergeordnete Ziel ist es, finanzielle Kontrolle zu haben, um die eigene Liquidität zu wahren und gleichzeitig die Effizienz zu steigern, indem interne Abläufe optimiert werden.
Expense Management hilft operativ dabei, alle Ausgaben zu erfassen, unnötige zu vermeiden und Muster zu erkennen. Das hilft bei der Liquiditätsplanung und lässt Sie in der Konsequenz bessere strategisch-finanzielle Entscheidungen führen.
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Warum ist strategisches Expense Management im Mittelstand entscheidend?
Die mittlerweile anhaltende angespannte Wirtschaftslage hat den Mittelstand vor enorme Herausforderungen gestellt. Steigende Kosten belasten die Liquidität von Unternehmen erheblich. Der Deloitte CFO Survey zeigt, dass für zwei Drittel der befragten Finanzvorstände die Kostenoptimierung Priorität hat.
Damit ein Unternehmen jedoch die Kostenstruktur verbessern kann, benötigt es erst einmal einen genauen Überblick, welche Kosten wann überhaupt entstehen. Ein modernes Expense Management schafft hier Klarheit!
Die wichtigsten Geschäftsausgaben im Überblick
In mittelständischen Unternehmen (Mid-Market) fallen zahlreiche Arten von Geschäftsausgaben an, die sich je nach Unternehmensgröße, Branche und Geschäftsmodell unterscheiden. Grundsätzlich lassen sie sich in folgende Hauptkategorien unterteilen:
OpEx (Operational Expenditures – laufende Betriebskosten): Hierunter fallen laufende Ausgaben , wie zum Beispiel Mieten und Nebenkosten, Löhne und Gehälter, IT- und Software-Abonnements, Bürobedarf und Dienstleistungen
CapEx (Capital Expenditures – Investitionsausgaben): Hierzu zählen langfristige Investitionen, wie beispielsweise Maschinen, Fahrzeuge, IT-Hardware.
COGS (Cost of Goods Sold – Herstellungskosten): Herstellungskosten sind direkte Kosten, die bei der Produktion von Waren oder Dienstleistungen entstehen, wie Halbfertigerzeugnisse.
SG&A (Selling, General & Administrative Expenses): In diese Kategorie fallen Vertriebs- und Verwaltungskosten, wie Marketing- und Werbebudget oder auch Reisekosten.
Finanzkosten: Hier werden Ausgaben im Zusammenhang mit der Finanzierung erfasst, wie Bankgebühren, Zinsen oder auch Leasingraten.
Typisch für den Mid-Market
Mittelständische Unternehmen versuchen vor allem, die laufenden Kosten im Griff zu behalten Kapital für langfristige Investitionen zu nutzen. Auf diese Weise werden einerseits Liquidität gesichert und andererseits Wachstum vorangetrieben. Der Deloitte CFO Survey spiegelt dies wider: Einerseits investieren Unternehmen gezielt in Wachstum, andererseits steht Kostensenkung auf der CFO-Agenda ganz weit oben.
Die Top 5 Ziele eines modernen Expense Managements
Ein modernes Ausgabenmanagement fokussiert sich vor allem auf
1. Transparenz
2. Verfügbarkeit von Echtzeitdaten
3. Automatisierte Prozesse
4. Einfache und klare Genehmigungsprozesse
5. Entlastung der Mitarbeiter:innen
Pain Points und wie Unternehmen sie lösen
Problematisch wird es für Unternehmen vor allem dann, wenn überhaupt nicht ersichtlich ist, wie viele Kosten in welchem Bereich gerade entstehen. Bei manuellen Prozessen werden Belege in der Regel zeitversetzt erfasst. Zudem sind Fehler schnell gemacht – und Reports häufig schon von der Realität überholt. Echtzeitdaten können kaum geliefert werden.
Damit steigen dann auch die Risiken, dass Budgets gesprengt oder Ausgaben ohne entsprechende Genehmigungen getätigt werden. Schnell kann die Kontrolle verloren gehen.
Wenig hilfreich ist es jedoch, wenn lange Erstattungs- oder Freigabezyklen wichtige Beschaffungsprozesse behindern. Mit einem strategischen Expense Management Prozess können diese Schwachpunkte jedoch verhindert werden.
Der strategische Expense Management Prozess
Für einen strategischen Expense Management Prozess brauchen Unternehmen:
Richtlinien/Budget-Set: Klare Richtlinien und genehmigte Budgets schaffen den Rahmen für dem Expense Management Prozess. Definiert wird, wofür wer Mittel einsetzen darf. Dabei können Höchstbeträge, Freigabegrenzen und Verantwortlichkeiten festgelegt werden.
Automatisierte Erfassung & Zuweisung (Tools/Cards): Mit digitalen Tools oder Firmenkarten können Ausgaben automatisch erfasst und Transaktionen in Echtzeit Kategorien, Projekten oder Kostenstellen zugewiesen werden – ohne manuelles Nacharbeiten.
Schnelle Freigabe & Compliance-Check: Genehmigungsworkflows sorgen für Kontrolle, ohne die Prozesse zu verlangsamen.
Rückerstattung und zentrale Archivierung: Falls keine Firmenkarte genutzt wurde, erfolgt die Rückerstattung von Ausgaben zeitnah an Mitarbeiter:innen. Belege werden GoBD-konform archiviert.
Reporting & Optimierung: Bei einem strategischen Expense Management Prozess können Auswertungen auf Knopfdruck erfolgen.
Die besten Expense Management Tools für den Mittelstand
Expense Management Software im Kurzvergleich
Auf dem Markt sind verschiedene Softwarelösungen verfügbar und jedes Unternehmen muss individuell entscheiden, welches Expense Manegement Tool geeignet ist. Nachfolgend stellen wir vier Anbieter im Kurzvergleich vor.
Anbieter | Features | Vorteile |
|---|---|---|
Agicap | Cashflow-Erfassung, Einsatz von Corporate Cards, mobile App, Policy-Automation, Live-Sichtbarkeit | All-in-One-Lösung, besonders starker Fokus auf Cashflow-Steuerung, zentrale Ausgabenübersicht, integrierte Planung & Kontrolle, ideal für Mid-Market |
Pleo | Firmenkarten, Rechnungsverwaltung, Rückerstattungen, Schnittstellen, Ausgabekontrollen, Automatisierung, Analysen, Aboverwaltung | Benutzerfreundlich, schnelles Onboarding, Echtzeitdaten geeignet für Start-Ups, KMU, Großunternehmen |
Moss | Firmenkarten, Rechnungsmanagement, Einfache Freigabeprozesse, Integration mit DATEV & Co. | Automatisierung, Benutzerfreundlich Synchronisierung mit der Buchhaltung
|
Circula | KI-gestütztes Ausgabenmanagement, Belegerfassung, Freigabeprozesse, Integration in die Systemlandschaft, Kreditkarten, Benefits-Verwaltung | Automatisierung, Selbsterklärend, Integration zur Buchhaltung- und HR-Software |
Die Anbieter im Detail
Agicap
Bei Agicap handelt es sich um eine All-in-One-Lösung, die auch ein modernes Expense Management mit vollständiger Live-Sicht auf Ausgaben und Cashflow ermöglicht. Von der Firmenkartenerstellung über Belegerfassung bis zur Budgetzuweisung läuft alles zentral und automatisiert – inklusive Echtzeit-Transparenz in der mobilen App. So behalten Finance-Teams volle Kontrolle und vermeiden Rogue Spending effektiv.
Pleo
Pleo ist eine Ausgabenmanagement-Software, die Firmenkarten, Spesenabrechnung, Rückerstattung und die Verwaltung von Abonnements auf einer Plattform bündelt. Mitarbeitende erfassen Belege direkt per Expense Management App, während Finanzteams Ausgaben in Echtzeit prüfen, kategorisieren und an bestehende Buchhaltungssysteme übergeben können.
Moss
Moss ist eine digitale Ausgabenmanagement-Plattform, die Unternehmen bei der schnellen und papierlosen Verwaltung von Mitarbeiterauslagen unterstützt. Sie bietet Firmenkarten, Rechnungsmanagement, einfache Freigabeprozesse und Integration in Buchhaltungssysteme.
Circula
Bei Circula handelt es sich um ein KI-gestütztes Ausgabenmanagement, welches Finanzteams bei der Automatisierung manueller Prozesse unterstützt. Die Lösung umfasst automatische Belegerfassung, digitale Freigabeprozesse und eine nahtlose Integration in ERP-, Buchhaltungs- und HR-Systeme.
Agicap Fokus: Wie Agicap Expense Management für Mid-Market optimiert
Agicap bietet eine All-in-One-Lösung zur Verwaltung von Ausgaben und Cashflow, die speziell auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnitten ist. Finanzteams behalten so jederzeit den Überblick über sämtliche Ausgaben – in Echtzeit und übersichtlich im Dashboard dargestellt. Ausgaben werden jedoch nicht nur verwaltet – sondern die Auswirkungen auf den Cashflow und weitere Prognosen direkt sichtbar gemacht. Das erlaubt es CFOs, frühzeitig strategisch gegenzusteuern, wenn sich eine Schieflage abzeichnet.
Fehlende Belege werden automatisch hervorgehoben mithilfe von Push-Remindern. So werden die Vollständigkeit und Kontrolle der Ausgaben sichergestellt, ohne dass manuelle Nachfragen erforderlich sind.
Agicap verbindet moderne Ausgabenverwaltung mit einer transparenten Darstellung aller Cashflow-Daten, was eine schnelle und fundierte Entscheidungsfindung ermöglicht. Jede Ausgabe lässt sich detailliert nachverfolgen, was gerade im dynamischen Mittelstand wertvolle Transparenz schafft.
Kundenbeispiel aus der Praxis: Moore TK
Wie wertvoll eine All-in-One-Lösung für Finanzteams sein kann, erlebte Moore TK . Die Unternehmensberatung war auf der Suche nach einer dezidierten Lösung für das Liquiditätsmanagement im eigenen Portfolio. Das Thema war für das Unternehmen selbst, aber auch für seine Kund:innen von großer Relevanz.
Mit Agicap wurde eine Software gefunden, die auch die Bedürfnisse der Kund:innen rund um Liquiditätsmanagement ( Reporting, Liquiditätsplanung, Cash Management und Ausgabenmanagement) abdeckt.
Fabian Bleymehl, Manager Financial Advisory bei Moore TK: „Im Bereich der Unternehmensberatung ist es für unsere Kund:innen superinteressant, da diese oft gar nicht die Ressourcen haben, um solche Analysen, wie Agicap sie bietet, durchführen zu können. Oft ist es bei den Kund:innen der Fall, dass diese mit Excel arbeiten. Mit Excel kann man viel machen, aber solche tiefgehende Analysen mit Forecasts sind dann relativ schwierig. Da sehen wir Agicap als einen führenden Anbieter am Markt.“
Best Practices & Quick Wins für Finance Teams
Wie kann eine Ausgabenmanagementsoftware erfolgreich eingeführt werden? Hier sollten Finance Teams ein paar Schritte beachten:
1. Bei der Implementierung spielt Kommunikation eine große Rolle. Betroffene Fachbereiche und Mitarbeiter sollten bei den Veränderungsprozessen früh miteinbezogen werden. Hier ist auch die Definition von Rollen wichtig. Vorteile sollten kommuniziert werden (z. B. weniger manuelle Arbeit, schnellere Rückerstattung) und Mitarbeiter:innen geschult werden.
2. Schnelle Automatisierungserfolge sorgen nicht nur für Entlastung, sondern auch Akzeptanz. Beispiele sind hier die Belegerfassung oder auch der Genehmigungsworkflow.
3. Wie erfolgreich das Ausgabenmanagement ist, lässt sich durchaus messen: Kennzahlen zur „Durchlaufzeit pro Rückerstattung“ oder „Budgetabweichung pro Team“ vereinfachen das Controlling.
Fazit: Ein Online Expense Manager und ein modernes Expense Management System sichern Liquidität und entlasten
Ein durchdachtes Expense Management System verbindet Kontrolle, Geschwindigkeit und Transparenz im gesamten Ausgabenprozess – und verschafft CFOs in Echtzeit die nötigen Einblicke für bessere Steuerung.
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FAQ – Die wichtigsten Fragen zum Expense Management
Was ist ein Expense-Report?
Ein Expense-Report ist ein Dokument oder digitales Formular, in dem Mitarbeiter:innen ihre geschäftlichen Ausgaben erfassen – inklusive Belegen, Zweck und Kategorie – zur Prüfung und Rückerstattung.
Was versteht man unter Expense Claim Management?
Expense Claim Management bezeichnet den Prozess, mit dem Mitarbeitende ihre geschäftlichen Ausgaben zur Rückerstattung einreichen und vom Unternehmen prüfen sowie genehmigen lassen. Ein effizientes System beschleunigt die Erstattung, reduziert Fehler und sorgt für Übersicht und Transparenz im Ausgabenprozess
Was ist eine Expense Management App?
Eine Expense Management App ist eine mobile Anwendung, mit der Mitarbeiter:innen Ausgaben direkt per Smartphone erfassen und digital an das Finanzteam übermitteln können. Das erleichtert die schnelle Belegerfassung unterwegs, vermeidet Papierberge und sorgt für eine effiziente, fehlerfreie Abwicklung aller Spesen.
Was ist kontinuierliches Ausgabenmanagement?
Kontinuierliches Ausgabenmanagement bedeutet, Ausgaben in Echtzeit zu erfassen, zu analysieren und zu steuern – anstatt sie nur im Nachhinein zu prüfen. So bleiben Budgets im Blick und Liquidität planbar. Zudem wird manueller Aufwand erheblich reduziert.
Was ist der Unterschied zwischen Ausgabenmanagement und Spesenmanagement ?
Ausgabenmanagement umfasst alle Unternehmensausgaben – von Reisen über Software bis zu Lieferantenrechnungen. Das Spesenmanagement bezieht sich hingegen speziell auf Mitarbeiterauslagen wie beispielsweise Reisekosten oder Bewirtung.
Gibt es Open Source Expense Management Systeme?
Ja, es gibt Open-Source-Lösungen für das Expense Management. Im Vergleich zu kommerziellen Systemen wie Agicap bieten sie meist weniger Funktionen, Support und Sicherheit – besonders für mittelständische Unternehmen.
