Einnahmen und Ausgaben zur besseren Übersicht: Kostenlose Excel-Vorlage

Mit einer kostenlosen Excel-Vorlage für Ihre Einnahmen und Ausgaben wollen wir Ihnen dabei helfen, einen Überblick über Ihre liquiden Mittel zu erhalten. Diese Tabelle ist die Grundlage für eine Liquiditätsplanung. Erfahren Sie hier, wie Sie die Excel-Vorlage am besten nutzen und mit ihr arbeiten.

Wie erstelle ich ein Budget in Excel?

Microsoft Excel ist das wohl bekannteste Tabellenkalkulationsprogramm, das es gibt. Jeder und jede kennt das ikonische Datenblatt mit den Spalten und Zeilen – und der ein oder die andere ist auch bereits daran verzweifelt, mit dem Programm und den richtigen Formeln zu arbeiten.

Um in Excel ein Budget mit Einnahmen und Ausgaben zu erstellen, können Sie sich mühsam einzelne Tabellenblätter programmieren und die passenden Formeln hinterlegen. Diese Arbeit ist allerdings mühsam und ist ihren Aufwand nicht wert – es gibt eine einfachere Lösung.

Einnahmen und Ausgaben mit kostenloser Excel-Vorlage erfassen

Mithilfe einer feststehenden Vorlage für Ihre Einnahmen und Ausgaben können Sie sich einen schnellen Überblick verschaffen, wie es um Ihr Budget steht. So sehen Sie auf einen Blick, wie viel pro Monat Sie wofür ausgeben und woraus sich Ihre Einnahmen zusammensetzen. Laden Sie sich per Download hier unsere kostenlose Excel-Vorlage für Einnahmen und Ausgaben herunter.

So nutzen Sie die Excel-Tabelle mit Einnahmen und Ausgaben in Ihrer Buchhaltung

Sobald Sie die kostenlose Vorlage heruntergeladen und geöffnet haben, sehen Sie verschiedene Tabellenblätter:

• Über Agicap: Hier finden Sie Informationen zu unserer Softwarelösung.
• Januar – Dezember: Für jeden Monat gibt es ein eigenes Tabellenblatt, in dem Sie Einnahmen und Ausgaben auflisten können.
• Weitere Inhalte: Am Ende finden Sie hilfreiche Artikel rund um Cash-Management.

Unter den Einnahmen und Ausgaben haben wir typische Punkte aufgelistet, die in Ihrem Unternehmen relevant sein können. Was für Sie nicht relevant ist, löschen Sie einfach aus der Liste heraus und fügen weitere Punkte ein, die in Ihrem Unternehmen eine Rolle spielen. Wichtig ist nur, dass sämtliche Einnahmen und Ausgaben möglichst komplett abgedeckt werden, damit Sie eine genaue Übersicht über Ihre Liquidität erhalten.

Im Tabellenblatt für jeden einzelnen Monat sehen Sie jeweils folgende Punkte im Einnahmen-Ausgaben-Rechner als Excel-Dokument:

• Voraussichtliches Transaktionsdatum: Tragen Sie hier das Datum der erwarteten Transaktion sein. Wenn sie bereits zurückliegt, tragen Sie das tatsächliche Datum ein.
• Benennung der Rechnung: Geben Sie der Transaktion oder Rechnung einen klaren Namen, den Sie – und im Zweifel Dritte, die auf die Excel-Vorlage zugreifen – auch später noch eindeutig zuordnen können.
• Betrag inkl. MwSt. (€): Schreiben Sie in diese Spalte die Höhe der Einnahme oder Ausgabe. Verwenden Sie bei einer Ausgabe negative Vorzeichen, damit die Berechnungen später stimmen.
• Geldbestand nach Buchung der Rechnung (€): Dieses Feld wird automatisch berechnet – hier müssen Sie nichts manuell eintragen.

Tragen Sie anschließend für jeden Monat Ihre Einnahmen und Ausgaben in die Tabelle ein. Erfassen Sie die Einnahmen und Ausgaben in dem Monat, in dem diese auf Ihren Konten eingegangen sind beziehungsweise von diesen abgebucht wurden.

Die Vorlage addiert automatisch sämtliche Einnahmen und Ausgaben in einem Monat miteinander. Oberhalb aller Einträge wird der Saldo als Liquidität angegeben. Das ist die Differenz zwischen den Einnahmen und Ausgaben im jeweiligen Monat. Ist der Saldo positiv, haben Sie einen Überschuss erwirtschaftet, da Ihre Einnahmen größer als die Ausgaben waren; ist er negativ, haben Sie ein Defizit, da die Ausgaben die Einnahmen in dem Monat überstiegen.

Sie sehen dabei einmal die Liquidität am Monatsanfang und einmal zum Monatsende.

Die Übersicht über Einnahmen und Ausgaben in Excel als Finanzplaner

Mit der kostenlosen Excel-Vorlage für Ihre Einnahmen und Ausgaben erhalten Sie einen Finanzplaner an die Hand, der Ihnen sowohl bei der Liquiditätsübersicht als auch -planung hilft. Beides sind gerade in der Buchhaltung wichtige Komponenten, um die finanzielle Situation Ihres eigenen Unternehmens mit seinen Fixkosten, monatlichen Ausgaben und auch Einnahmen im Blick zu behalten.

Liquiditätsübersicht

Die Einnahmen und Ausgaben stellen Ihre ein- und ausgehenden Geldströme dar (auch Cashflows genannt). Sie repräsentieren damit die Liquidität Ihres Unternehmens. Die liquiden Mittel sind Teil des Umlaufvermögens. Sie zirkulieren in Ihrem Unternehmen schnell zwischen verschiedenen Stellen – im Gegensatz zum Anlagevermögen, in dem Geldmittel langfristig gebunden sind, beispielsweise in Produktionsanlagen.

Wenn Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben stets im Blick haben, senken Sie das Risiko für einen Liquiditätsengpass enorm. Übersteigen Ihre Ausgaben häufig die Einnahmen, erkennen Sie das in Ihrer Tabelle. Sie können sich dann im Detail anschauen, worauf das Defizit zurückzuführen ist:

• Weniger Einnahmen aufgrund geringerer Kundennachfrage?
• Höhere Materialkosten aufgrund gestiegener Rohstoffpreise?
• Höheres Defizit aufgrund hoher Investitionen?

Eine solche Analyse hilft Ihnen, Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren, bevor ein Liquiditätsengpass akut wird. Damit verschaffen Sie sich mehr Zeit, um geeignete Maßnahmen zur Entschärfung oder Vermeidung des Engpasses einzuleiten.

Liquiditätsplanung

Die Excel-Vorlage können Sie nicht nur für Ihre vergangenen Einnahmen und Ausgaben verwenden, sondern auch für Ihre zukünftigen. Tragen Sie dazu einfach Schätzwerte in die Tabelle ein, in welcher Höhe Sie in den kommenden Monaten Einnahmen und Ausgaben erwarten.

So konvertieren Sie die Tabelle in einen Liquiditätsplan, der Ihnen basierend auf Ihren Erwartungen anzeigt, wie sich die Liquidität Ihres Unternehmens in der kommenden Zeit entwickeln wird. Dadurch senken Sie das Risiko für Liquiditätsengpässe, da Sie diese schon frühzeitig erkennen, sofern kein unvorhergesehenes Ereignis die Ursache dafür ist.

Ersetzt die Vorlage in Excel eine EÜR?

Auch wenn die Vorlage sehr detailliert ist, kann sie keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) vollständig ersetzen – vielmehr ist es eine Art „EÜR light“. Im Rahmen dieser Buchhaltungsmethode erfassen Sie noch weitere Zahlungsströme, auch wenn der Kern eine simple Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist, wie der Name bereits vermuten lässt.

Wenn Sie auf der Suche nach einer umfassenden EÜR-Vorlage sind, finden Sie im verlinkten Artikel alles Wissenswerte zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung und ebenfalls eine kostenlose Vorlage zum Download.

Excel-Vorlage anpassen: Diagramme für Einnahmen und Ausgaben

Wenn Sie sich in der Vorlage zurechtfinden und sattelfest sind, können Sie sie weiter nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Erstellen Sie beispielsweise Spalten, die Ihre Ausgaben und Einnahmen kategorisieren oder aus den vorhandenen Daten Diagramme. Wer jedoch auf der Suche nach einem Tool ist, das solche Vorgänge automatisiert, sollte sich mit einer Liquiditätsmanagement-Software beschäftigen.

Noch mehr Genauigkeit mit einer Liquiditätsmanagement-Software

Die kostenlose Excel-Vorlage für die Einnahmen und Ausgaben in Ihrem Unternehmen ist zwar ein erster Schritt, Übersicht in Ihre Liquiditätssituation zu bringen. Möglicherweise haben Sie beim Ausfüllen oder Erweitern aber schon festgestellt, dass es sehr zeitaufwändig ist, sämtliche Transaktionen in den Bankkonten abzurufen und in der Tabelle einzutragen. Zudem übersehen Sie schnell eine Buchung oder verrutschen beim Eintragen in der Zeile.

Wollen Sie mehr Zeit sparen und dazu auch noch vermeiden, dass sich Tippfehler einschleichen, sei Ihnen eine Liquiditätsmanagement-Software wie Agicap empfohlen. Diese ruft automatisch Transaktionen Ihrer Geschäftskonten ab und ordnet diese in die jeweils dafür vorgesehenen Kategorien ein. Was Sie innerhalb von mehreren Stunden in Excel eintragen, erledigt Agicap auf Knopfdruck.

Fazit: Einnahmen und Ausgaben mit kostenloser Excel-Vorlage als guter Einstieg ins Liquiditätsmanagement

Wenn Sie sich unsere kostenlose Excel-Vorlage für Einnahmen und Ausgaben heruntergeladen und ausgefüllt haben, haben Sie schon sehr viel erreicht – nämlich eine Übersicht über Ihren aktuellen Cashflow und damit Ihre Liquidität. Je genauer Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben erfassen, desto genauer wird Ihre Liquiditätsübersicht.

In der Tabelle lesen Sie einfach ab, ob Sie im vergangenen Monat einen Überschuss oder ein Defizit erwirtschaftet haben. Wenn Sie für die kommenden Monate Abschätzungen machen, in welcher Höhe Ihre Einnahmen und Ausgaben ungefähr liegen werden, können Sie aus dieser Tabelle sogar einen Liquiditätsplan machen. Dieser hilft Ihnen dabei, Liquiditätsengpässe schon im Voraus zu erkennen.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Einnahmen-Ausgaben-Vorlage

Was zählt alles zu betrieblichen Einnahmen und Ausgaben?

Betriebliche Einnahmen und Ausgaben bezeichnen finanzielle Bewegungen, die sich direkt auf die Liquidität Ihres Unternehmens auswirken. Sie umfassen eine Vielzahl von Kategorien und variieren je nach Geschäftsmodell. Zu Einnahmen zählen in erster Linie Umsatzerlöse, Einnahmen aus Zinserträgen, Mieteinnahmen, Provisionen, Lizenzeinnahmen, Fördermittel und Zuschüsse.

Auf der Ausgabenseite gibt es ebenso viele Kategorien. Dazu gehören etwa die Kosten für Rohstoffe und Materialien, Löhne und Gehälter, Mieten und Pachten, Abschreibungen auf das Anlagevermögen, Marketing- und Werbungskosten, Reisekosten, Zinszahlungen, Steuern und viele mehr.

Ist die Vorlage kostenlos?

Ja, wir bieten die Excel-Vorlage kostenlos zum Download an. Sie müssen uns lediglich zuvor Ihre Daten mitteilen.

Welche Excel-Version brauche ich, um die Vorlage zu nutzen?

Die Einnahmen-Ausgaben-Vorlage ist als .xlsx-Datei abgespeichert. Egal, ob Sie eine Cloud-Version oder die Version Excel 97-2003 verwenden – in jeder Generation sollte die Vorlage problemlos funktionieren.

Kann ich die Vorlage als Kleinunternehmer als EÜR verwenden?

Die Vorlage ersetzt keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Sie können Sie aber vorbereitend dafür nutzen.