Defizit im Cashflow? So können Sie ihn vermeiden

Ein Defizit ist in Unternehmen gefürchtet, denn es ist ein Indikator dafür, dass finanziell nicht alles rundläuft. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, wie man ein Defizit rechnerisch ermittelt, welche Auswirkungen es auf ein Unternehmen haben kann, und wie es sich beheben oder sogar vermeiden lässt.

Defizit: Definition

Ein Defizit stellt immer einen Fehlbetrag dar. In der Betriebswirtschaft gibt es verschiedene Arten von Defizit, zum Beispiel ein Jahresfehlbetrag in der alljährlichen Gewinn- und Verlustrechnung, oder ein Cashflow-Defizit, wenn die laufenden Ausgaben die Einnahmen übersteigen.

Das Gegenteil eines Defizits ist ein Überschuss (selten auch Suffizit genannt), z.B. in Form eines Jahresgewinns bei der Gewinn- und Verlustrechnung, oder ein Cashflow-Überschuss, wenn die Einnahmen höher sind als die Ausgaben.

Defizit berechnen

Je nachdem, welche Art Defizit (oder Überschuss) man berechnen möchte, sind dazu verschiedene Ausgangsgrößen notwendig. In der Gewinn- und Verlustrechnung werden beispielsweise die gesamten Umsatzerlöse, die das Unternehmen während des Geschäftsjahres erwirtschaftet hat, sämtlichen Ausgaben einander gegenübergestellt. Ergibt sich in der Summe ein negativer Betrag, spricht man von einem Defizit; ist der Betrag positiv, handelt es sich um einen Überschuss:

Jahresendsaldo = Gesamteinnahmen – Gesamtausgaben

Wollen Sie dagegen wissen, ob Sie ein monatliches Cashflow-Defizit oder einen -Überschuss erwirtschaften, benötigen Sie hierzu konkrete Zahlen zu Ihren monatlichen Einzahlungen und Auszahlungen auf Ihren Geschäftskonten:

Cashflow-Saldo = Einzahlungen – Auszahlungen

Analog zum Jahresendergebnis kann auch das Ergebnis für den Cashflow-Saldo interpretiert werden: ein positiver Wert steht für einen Überschuss, ein negativer für ein Defizit.

Muss man sich bei einem Defizit Sorgen machen?

Erwirtschaftet ein Unternehmen ein Defizit (ganz gleich welcher Art), bedeutet das zunächst einmal, dass das Unternehmen hinter seinen finanziellen Erwartungen im betrachteten Zeitraum zurückgeblieben ist, da es schließlich kontinuierlich einen Überschuss erwirtschaften möchte.

Ein kurzzeitiges Cashflow-Defizit ist in den meisten Fällen jedoch noch kein Grund zur Beunruhigung. Die Umsätze können aus verschiedensten Gründen schwanken, was bedeutet, dass es Monate gibt, in denen man Überschüsse generiert, und andere Monate, in denen ein Defizit eingefahren wird.

Solange die Überschüsse über einen längeren Zeitraum betrachtet die Defizite wesentlich übersteigen und das Unternehmen auch in schwachen Monaten seine Kosten decken kann, besteht kein Grund zur Sorge.

Problematisch wird es aber, wenn die Defizite häufiger auftreten und das Unternehmen dadurch in eine finanzielle Schieflage gerät.

Welche Gründe für ein finanzielles Defizit gibt es?

Die Gründe für ein Defizit sind zahlreich. Häufig greifen mehrere ungünstige Faktoren ineinander und führen in der Summe zum Defizit. Es können dabei sowohl innere als auch äußere Faktoren eine Rolle spielen.

Viele Unternehmen züchten sich durch ein suboptimales Finanz- und Unternehmensmanagement ihre Defizite selbst heran; manche anderen werden unvorbereitet von einem äußeren Ereignis getroffen, das zum Defizit führt.

Zu den äußeren Faktoren, die ein Defizit begünstigen, zählen zum Beispiel:

• Verlust des Hauptkunden, der für den Großteil der Einnahmen verantwortlich ist
• Lieferprobleme, die zum Produktionsstopp führen
• Sinkende Kundennachfrage
• Explodierende Rohstoffpreise

Innere Faktoren, die zu einem Defizit führen können, sind beispielsweise:

• Fehlende oder nur sporadische Kosten- und Finanzkontrolle
• Suboptimale Finanzierungsstruktur (z.B. viel Fremdkapital, wodurch hohe Kreditsummen zurückbezahlt werden müssen)
• Schlechtes Forderungsmanagement (z.B. zu großzügige Zahlungsziele beim Bezahlen auf Rechnung, wodurch das Unternehmen länger auf sein Geld warten muss)
• Mangelhafter Führungsstil (z.B. wirkt es sich negativ auf die Motivation und Kreativität der Mitarbeiter:innen aus, wenn diesen nicht genügend Wertschätzung für ihre Tätigkeit entgegengebracht wird)
• Fehlgeleitete Produktionsplanung (z.B. werden Produkte geplant, für die es nur eine geringe Nachfrage gibt)

Wie lässt sich ein Defizit beheben?

Zunächst müssen die Gründe für das Defizit identifiziert werden. Das erfordert häufig etwas Nachforschungsarbeit, denn das Defizit ist lediglich ein Zahlenergebnis. Deshalb muss man im Anschluss den Zahlen, die zu dem Defizit geführt haben, genauer auf den Grund gehen.

Dabei sollte man nicht in die Falle tappen und das Defizit auf einen einzigen Grund allein zurückführen, da es oftmals das Zusammenspielen mehrerer Gründe ist.

Wichtig ist, dass man bis zur tatsächlichen Ursache des Problems vordringt und keine falschen Schlüsse zieht. So kann eine sinkende Kundennachfrage zum Beispiel nur ein saisonales Phänomen sein, oder auch darauf hindeuten, dass sich auf dem jeweiligen Markt eine generelle Sättigung eingestellt hat. Je nachdem, welche Ursache zugrunde liegt, sieht die Strategie zur Behebung anders aus.

Wie lässt sich ein Defizit vermeiden?

Die schlechte Nachricht zuerst: Gänzlich vermeiden lässt sich ein Defizit nicht. Es kann immer wieder passieren, dass man trotz guter Planung und Unternehmensführung hinter den Gewinnerwartungen zurückbleibt.

Die gute Nachricht: Sie können sehr viel selbst dafür tun, um das Risiko für ein Defizit drastisch zu senken. Denn wie wir bereits gesehen haben, gibt es sowohl äußere, als auch innere Faktoren, die ein Defizit begünstigen. Über die Äußeren haben Sie keinerlei Kontrolle, aber die Inneren haben Sie fest in der Hand.

Planung ist das A und O zur Defizitvermeidung

Ein Finanzplan ist ein wichtiger Baustein in der Unternehmensplanung, denn dieser gibt die Richtung vor, in die Ihr Unternehmen gehen muss, um die gesteckten Ziele zu erreichen. Konkret bedeutet das: Formulieren Sie am Anfang des Geschäftsjahres ein Umsatz- bzw. ein Gewinnziel und brechen Sie dieses anschließend auf kleinere Teilziele herunter.

Wenn Sie wissen, wieviel an Einnahmen Ihr Unternehmen jeden Monat generieren muss, sodass ein ordentlicher Überschuss entsteht, um am Jahresende das Umsatzziel zu erreichen, fällt es Ihnen in einer Krisensituation viel leichter, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Digitale Planungstools mindern das Risiko für ein Defizit

Mittlerweile gibt es sehr viele digitale Helfer, die Unternehmer:innen und Finanzverantwortlichen die Finanzplanung sehr viel leichter machen. Bereitet Ihnen zum Beispiel immer wieder ein Cashflow-Defizit Probleme, können Sie mit der Liquiditätsplanung-Software von Agicap Ihre Einnahmen und Ausgaben engmaschig kontrollieren.

Die Software unterstützt Sie sowohl bei der Überwachung Ihrer Kontotransaktionen, als auch bei der Cashflow-Planung. So können Sie sich jeden Tag Ihren aktuellen Cashflow ansehen und sich in der Planung anzeigen lassen, ob Ihre Einnahmen vor oder hinter Ihren Erwartungen liegen.

Auf diese Weise erkennen Sie oftmals schon im Voraus, ob sich am Monatsende, oder in den kommenden Monaten ein Defizit einstellt. Das gibt Ihnen mehr Zeit, darauf zu reagieren und die richtigen Maßnahmen zu treffen, damit das Defizit abgeschwächt wird oder gar nicht erst entsteht.