Hohe Gemeinkosten im Unternehmen identifizieren und erfolgreich abstellen

Vielen Unternehmen fehlt der Überblick über ihre Kostenstruktur, was ein effizientes Steuern der Geldströme schwierig macht. Darüber hinaus schmälern unnötig hohe Kosten den jährlichen Gewinn des Unternehmens, wodurch viel Potenzial zur Erfolgssteigerung ungenutzt bleibt. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel einige Möglichkeiten auf, wie Sie sowohl die Gemeinkosten als auch die Einzelkosten im Unternehmen identifizieren und abstellen können.

Gemeinkosten vs. Einzelkosten

Die Gesamtkosten in einem Unternehmen lassen sich in Gemeinkosten und Einzelkosten einteilen:

• Gemeinkosten: Sie lassen sich nicht direkt einer einzelnen Kostenstelle zuordnen, und werden über einen Verteilungsschlüssel indirekt auf diese verteilt. Deswegen bezeichnet man sie auch als indirekte Kosten.
• Einzelkosten: Diese lassen sich direkt einer bestimmten Kostenstelle bzw. einem Kostenträger zuordnen, daher werden sie auch direkte Kosten genannt.

Beispiele für Gemeinkosten und Einzelkosten

Damit Sie sich besser vorstellen können, was mit Einzel- und Gemeinkosten konkret gemeint ist, sind hier einige Beispiele aufgelistet:

Gemeinkosten

• Gehaltszahlungen an Angestellte
• Allgemeine Betriebskosten (Strom, Heizung, Wasser etc.)
• Miete für Gebäude und Lagerhallen
• Versicherungen
• Kosten für Büromaterial
• Kosten für Internet und Telekommunikation
• Kosten für Betriebsmittel
• Kosten für Marketing, Vertrieb und Verwaltung

Einzelkosten

• Materialkosten: Rohstoffe und Teile, die direkt für die Herstellung des Produkts verwendet werden
• Fertigungskosten: Gemäß Arbeitsplan festgelegte Einzelkosten für einen Prozessschritt (z.B. die Zeit, die für das Lackieren einer Autotür benötigt wird)

Häufig werden Gemeinkosten mit Fixkosten gleichgesetzt, jedoch ist dies nicht ganz richtig. Während Fixkosten grundsätzlich immer Gemeinkosten sind, gilt der umgekehrte Fall nicht, denn Gemeinkosten können auch variable Kosten beinhalten, z.B. Maschinenstundensätze.

Einzelkosten sind dagegen immer variable Kosten, da sie beispielsweise in einem produzierenden Betrieb von der Herstellungs- bzw. Absatzmenge abhängen, und damit je nach Auftragslage Schwankungen unterliegen.

Gesamtkosten im Unternehmen bestimmen

Um einen Eindruck über die Gesamtkosten Ihres Unternehmens zu bekommen, müssen Sie sowohl die Einzel- als auch die Gemeinkosten berechnen. Erstere sind recht einfach zu bestimmen, da sie in Form von Belegen vorliegen.

Dagegen müssen Sie die Gemeinkosten auf Kostenstellen verteilen. Dies gelingt mittels eines Verteilungsschlüssels, auch Betriebsabrechnungsbogen (BAB) genannt. Dabei handelt es sich um eine Tabelle, in der jeder einzelnen Kostenstelle die verschiedenen Gemeinkostenarten und deren Höhe zugeordnet ist.

Die Kosten sollten dabei so aufgeteilt werden, dass sie möglichst verursachergerecht den Kostenstellen zugeordnet werden, z.B.:

• Gehälter/Löhne für die Mitarbeiter:innen der einzelnen Kostenstelle
• Anteilmäßige Miete nach Flächennutzung der Kostenstelle (genutzte Arbeitsfläche, inkl. Büroräume, Lager, Werkstatt etc.)
• Versicherungen für alle Mitarbeiter:innen in der Kostentstelle

Hohen Kosten auf die Spur gehen

Jede einzelne ausgehende Transaktion ist ein kleiner Kostenpunkt. Sie alle treiben die Gesamtkosten in Ihrem Unternehmen in die Höhe. Wollen Sie diese also vollumfänglich und betragsgenau identifizieren, müssen Sie sämtliche ausgehende Transaktionen in Ihrer Kostenanalyse berücksichtigen.

Zunächst teilen Sie Ihre Kosten in Kategorien ein, z.B. Gehälter, allg. Betriebskosten (Strom, Wasser, etc.), Mieten, Materialkosten, etc. Falls Sie noch nie eine detaillierte Kostenanalyse gemacht haben, empfiehlt es sich, jede Kategorie einzeln zu untersuchen. Es ist außerdem sinnvoll zu überprüfen, ob die Kosten angemessen sind und ob an irgendeiner Stelle eingespart werden kann.

Je gründlicher Sie jeden Schritt in Ihrer Supply Chain untersuchen, desto mehr hohe Kostenpunkte können Sie unter Umständen identifizieren, insbesondere dann, wenn Sie sich noch nie intensiv damit auseinandergesetzt haben.

Vorgehen bei der Kostenanalyse

Wenn Sie Ihre Supply Chain überprüfen, betrachten Sie sowohl Einzel- als auch Gemeinkosten. Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie diese gründlich auf den Prüfstand stellen. Fragen Sie sich bei jedem Schritt, ob hier durch Optimierung die Kosten gesenkt werden können.

Stellen Sie sich dazu am besten Fragen wie:

• Kann ich bei einem anderen Lieferanten günstigere Konditionen für die Materiallieferung bekommen?
• Ist die Rohstoff- und Materialverwertung effizient? Bleibt viel Restmaterial übrig, das man nicht weiter verwerten kann? Können die Produktionsprozesse optimiert werden, damit die Materialverwertung effizienter wird?
• Kann die Herstellung des Produkts oder das Bereitstellen der Dienstleistung zeitlich verkürzt werden?
• Können Verpackungskosten gespart werden, indem weniger Teile kostengünstiger eingepackt werden?

Je nach Branche und Unternehmen gibt es hier zig Fragen, die Sie sich stellen können. Wichtig ist, dass Sie sämtliche Prozessschritte aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten. Ein effektives Supply-Chain-Management trägt dazu bei, die Kosten in Ihrem Unternehmen auf einem absolut notwendigen Minimum zu halten.

Interne Kostentreiber prüfen

Im operativen Geschäft gibt es zahlreiche Prozesse, die ineinandergreifen müssen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Häufig kommt es jedoch vor, dass die internen Prozesse nicht effizient sind und daher höhere Kosten verursachen, als notwendig wären.

Ein einfaches Beispiel ist ein Projekt- oder ein Teammeeting: Sitzen dort zahlreiche Mitarbeiter:innen, die aber nichts bzw. nur wenig zur Diskussion beitragen können, ist das suboptimal. Die Mitarbeiter:innen können während dieser Zeit keine anderen Aufgaben übernehmen, die zur Wertschöpfung beitragen.

Eine sinnvolle Gegenmaßnahme ist daher, die Meetings möglichst kurz zu halten. Und falls größere Diskussionen nötig sind, sollten diese nur mit jenem Personenkreis stattfinden, der für die Lösung dieses einen konkreten Problems zuständig ist.

Externe Kostentreiber prüfen

Manche Ihrer Kunden beanspruchen möglicherweise mehr Zeit als andere, wenn es um die Leistungserstellung geht oder stellen häufig Nachforderungen. Der Mehraufwand, den Sie für die Kommunikation mit dem Kunden haben, treibt Ihre Kosten in die Höhe.

Versuchen Sie die Kommunikation mit dem Kunden zu verbessern und Konditionen so zu vereinbaren, dass es im Nachhinein zu keinen Nachforderungen mehr kommt. Bei sehr schwierigen Kunden ist es oft sinnvoller, diese in Zukunft nicht mehr zu bedienen, wenn der Aufwand nicht im Verhältnis zu Ihrem Gewinn steht.

Vergleichen Sie auch regelmäßig Angebote von Lieferanten und Händlern miteinander, sodass Sie für das Beziehen von Waren oder Rohstoffen immer kostengünstige Konditionen haben.

Gemeinkosten senken im Verwaltungsbereich

Auch in der Verwaltung und bei administrativen Tätigkeiten kann viel an Gemeinkosten eingespart werden. Beispielsweise übernimmt Software heutzutage viele Routineprozesse und erledigt manuelle Tätigkeiten in Sekundenschnelle, wohingegen Mitarbeiter:innen mehrere Stunden eingebunden gewesen wären.

Überlegen Sie sich auch, ob Sie einige Prozesse nicht outsourcen können, um Kosten zu sparen. Ein beliebtes Beispiel ist die hausinterne IT-Abteilung: Ist es nötig, dass diese sämtliche IT-Aufgaben im Unternehmen übernimmt oder wäre ein IT-Dienstleister für manche Tätigkeiten nicht besser geeignet, z.B. für das Verwalten von Servern oder Cloud Computing?

Auch Kunden helfen Ihnen beim Kostensenken

Ein weiterer hilfreicher Schritt in Sachen Kostenoptimierung ist nicht nur die Betrachtung Ihres Unternehmens aus Ihrem Blickwinkel, sondern auch aus dem Ihrer Kunden:innen. Schließlich spielen diese eine maßgebliche Rolle für den Erfolg (oder das Scheitern) Ihres Unternehmens.

Was erwarten Ihre Kunden:innen?

Stellen Sie sich die Frage, was Ihre Kunden:innen in Zukunft von Ihnen erwarten und welche Anforderungen diese an Ihre Produkte oder Dienstleistungen stellen. Vielleicht sind manche Dinge, die Sie Ihrer Kundschaft anbieten oder liefern, gar nicht relevant für ein rundum zufriedenstellendes Einkaufserlebnis bei Ihnen.

Worauf legen Ihre Kunden:innen besonderen Wert?

Fragen Sie sich, was Ihren Kunden:innen besonders wichtig ist, wenn sie mit Ihnen ein Geschäft machen und worauf sie verzichten könnten. Möglicherweise sind das Banalitäten wie mehrfach verpackte Einzelteile, die für Sie höhere Verpackungskosten und für die Kundschaft mehr Müll und Frust beim Auspacken der Ware bedeuten.

Wo setzen Sie die meisten Produkte ab?

Möglicherweise betreiben Sie neben einem Online-Shop auch noch ein Ladengeschäft, aber 80 Prozent Ihrer Kunden:innen kaufen online bei Ihnen ein. Lohnt sich das Ladengeschäft dann überhaupt für Sie?

Mit solchen Gedankenspielen können Sie weitere Kostenpunkte identifizieren, die dabei helfen, Ihr Unternehmen rentabler zu machen. Damit Sie alle Ihre Kosten bestmöglich identifizieren können, empfehlen wir Ihnen, eine detaillierte Liquiditätsplanung durchzuführen. Diese stellt sicher, dass die verfügbaren Mittel immer an der richtigen Stelle in der Supply Chain zur Verfügung stehen und der Prozess nicht ins Stocken gerät.

Fazit: Gemeinkosten senken mit effizienter Liquiditätsplanung

Die Liquiditätsplanung ist notwendig, damit Sie Ihre Geldströme richtig steuern können und immer wissen, was Sie wo und in welchem Umfang an Ressourcen bereitstellen müssen. In dieser Planung stellen Sie Ihre erwarteten Einnahmen und Ausgaben einander gegenüber und schauen sich an, ob Sie in den kommenden Tagen, Wochen oder Monaten mit Defiziten oder Überschüssen rechnen müssen.

Je nachdem ergreifen Sie dann Maßnahmen, bestmöglich mit einer solchen Situation umzugehen. Sehen Sie vielleicht einen Lieferengpass bei Ihrem Lieferanten im nächsten Monat, dann können Sie anderweitig Material beschaffen oder noch eine größere Menge im Vorfeld bestellen, sodass Ihre Supply Chain immer gut gefüllt ist.

Wenn Sie nicht wissen, wie man eine Liquiditätsrechnung oder Kapitalflussrechnung durchführt, können Sie sich gerne unsere Liquiditätsplanungs-Excel-Vorlage kostenlos herunterladen und Ihre erwarteten Ein- und Auszahlungen dort eintragen. Je genauer Sie Ihre Zahlungsströme kennen, desto genauer wird die Prognose.

Mit geeigneter Software noch mehr Einzel- und Gemeinkosten sparen Eine verlässliche und ganzheitliche Liquiditätsmanagement-Software nimmt Ihnen viel manuelle Arbeit an, indem sie die Transaktionen automatisch und jeden Tag von Ihren Geschäftskonten abruft. So verlieren Sie niemals den Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben.

Vielleicht sehen Sie bei der Nutzung sogar schon, in welchem Bereich Ihre Gemeinkosten oder Einzelkosten besonders hoch ausfallen, was Ihnen zuvor noch gar nicht bewusst war.