Budgetplan: Definition und kostenlose Vorlage zum Herunterladen

Die Budgetplanung eines kleinen oder mittleren Unternehmens ist das A und O eines Unternehmens. Sie wird jedoch oft auf zu altmodische Weise erfüllt. Glücklicherweise kann die Erstellung eines Plans eine gute Möglichkeit sein, wieder auf den Pfad der Tugend zurückzufinden. Aber was genau ist das, eine Liquiditätstabelle? Definition, Konstruktionsmethode und Tipps für den täglichen Gebrauch: Wenn Sie nach einer vernünftigen Methode suchen, Ihr Liquiditätsmanagement effizienter zu gestalten, sind Sie hier richtig!

Budgetplan: Definition

Der Budgetplan ist ein Plan, der einen detaillierten Überblick über alle Zahlungsströme (Ein- und Auszahlungen) sowohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft bietet. Sie zielt darauf ab, Ihre Liquidität in den kommenden Monaten zu kontrollieren und zu antizipieren. Jeden Monat werden die Gesamtausgaben von den Gesamteinnahmen abgezogen und man erhält die für den Beginn des Folgemonats verfügbare Liquidität.

Um ausreichende Transparenz zu gewährleisten, ist es in der Regel ratsam, einen Budgetplan (auch Liquiditätsplanung genannt) über einen Zeitraum von mindestens 6 bis 12 Monaten zu erstellen, um im Falle eines negativen Liquiditätssaldos rechtzeitig reagieren zu können.

Vorteile des Budgetplans

Wenn Sie es gewohnt sind, Ihre Liquidität ohne Budgetplëne zu verwalten, fragen Sie sich vielleicht, warum Sie diese Methode wählen sollten. Hier einige Vorteile der Liquiditätstabelle, die Sie überzeugen sollten, sie zu verwenden.

  • Vorausplanung: Der größte Vorteil des Budgetplans besteht darin, zu prognostizieren, wie Ihr Liquidität in den kommenden Wochen und Monaten aussehen wird, um im Vorfeld Probleme zu identifizieren, die auftreten könnten. Für den Monat Mai scheint es, dass Sie aufgrund einer von Ihnen geplanten Investition nur geringe Mittelzuflüsse und hohe Abflüsse haben? Es wäre sicherlich besser, die Investition auf einen anderen, angemesseneren Zeitpunkt zu verschieben. Sie vermeiden eine Überziehung und können gleichzeitig das beste Zeitfenster für Ihre Investition festlegen.
  • Ein Vorteil bei Verhandlungen mit Ihrer Bank. Dank Ihrer Liquiditätsprognose haben Sie vielleicht erkannt, dass Ihr Unternehmen Gefahr lief, in 3 Monaten in einen Liquiditätsengpass zu geraten. Um zahlungsfähig zu bleiben, entscheiden Sie sich dafür, einen Firmenkredit bei Ihrer Bank aufzunehmen. Eine solche Konstellation kann im Laufe der Zeit bei einem Unternehmen mehrfach vorkommen. Aber derartige Verhandlungen sind nicht unbedingt einfach und manchmal wird sich Ihr Banker weigern, Ihrer Bitte nachzukommen. Wenn Sie zu dem Termin mit Ihren gut vorbereiteten Budgetplan inklusive der Prognose erscheinen, die Ihren Liquiditätsbedarf richtig darstellt, erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen. Der Banker wird nicht nur ein besseres Verständnis für Ihre Situation haben. Eine vollständige Prognose kann ihm auch beweisen, dass Sie kein schlechter Manager sind, sondern einfach mit einer der Unwägbarkeiten des Geschäftslebens zu kämpfen haben und dadurch in Schwierigkeiten geraten sind.
  • Die Möglichkeit, verschiedene Liquiditätsszenarien zu erstellen: Indem Sie Ihre Budgetplan duplizieren, können Sie ganz einfach verschiedene Szenarien erstellen, indem Sie einen oder mehrere Parameter ändern. Ihre Liquiditätstabelle wird dann zu einer echten Entscheidungshilfe. Wenn Sie z.B. wissen möchten, ob es clever ist, im nächsten Monat eine größere Anschaffung zu tätigen, können Sie diese Annahme im „Best-Case“, „Worst-Case“ oder „aktuellem“ Szenario testen. Dann vergleichen Sie einfach die verschiedenen Entwicklungen Ihrer Liquiditätsszenarien, die Ihre Tabelle berechnet hat, um sich ein Bild von Ihrer Liquidität zu machen und zu entscheiden, ob Sie sich diese Investition leisten können oder nicht.

Budgetplan: Wie man sie erstellt

Einen Budgetplan erstellt man in mehreren Schritten. Der erste Schritt besteht darin, eine Tabelle mit einer Anzahl von Spalten zu erstellen, die der Anzahl von Monaten entspricht, über die Sie Ihre Liquidität verwalten möchten. Sobald dies geschehen ist, fügen Sie Ihr Anfangsguthaben hinzu (der Betrag, der zu Beginn des ersten Monats in Ihrer Kasse verfügbar ist). Von diesem Wert aus können Sie Ihren Budgetplan aufsetzen.

Als Nächstes müssen Sie eine Bestandsaufnahme der Geldzu- und -abflüsse Ihres Unternehmens erstellen. Aus Gründen der Klarheit haben wir diese Aufgaben zweigeteilt: Wenn Sie Schritt für Schritt vorgehen, finden Sie sich leichter zurecht und können so Fehler vermeiden. Und da wir von Fehlern sprechen: Stellen Sie sicher, dass Sie sich gut konzentrieren, wenn Sie diese Tabelle erstellen: Eingabefehler können Ihre Gesamtergebnisse verzerren und Ihre Bemühungen zunichtemachen.

Kostenlose Excel-Vorlage Liquiditätsmanagement

Tipp: Alle in der Tabelle einzutragenden Beträge verstehen sich inklusive Mehrwertsteuer!

Bestandsaufnahme der Einnahmen

Der erste Schritt besteht darin, Ihre eingehenden Liquiditätsströme so vollständig wie möglich abzubilden. Wir dachten, ein wenig Hilfe wäre dabei nicht verkehrt; kommen wir also zur folgenden Liste. Sie ist nicht vollständig, enthält aber die meisten Einnahmen eines Unternehmens und sollte Ihnen dadurch helfen.

  • Kundenfakturierung
  • Bankdarlehen, Mitteleinwerbung ...
  • Subventionen und sonstige Hilfe
  • Kapitalerhöhung (zum Beispiel durch einen neuen Gesellschafter)
  • Mögliche Mehrwertsteuergutschrift

Abflüsse auflisten

Wenn der erste Schritt getan ist, wiederholen Sie den Vorgang für Ihre Ausgaben. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Kosten - und diese Kosten belasten jedes Unternehmen. Es gilt, diese Kosten daher unbedingt zu identifizieren. Ausnahmsweise schlagen wir mehrere Beispiele für Abflüsse vor, von denen Ihr Unternehmen betroffen sein könnte:

  • Einkäufe und Lieferentenverbindlichkeiten
  • Gehaltszahlungen
  • Zinszahlungen (Darlehen, Überziehungskredit usw.)
  • Mieten
  • Wasser- und Stromrechnungen
  • Internet-, Mobilfunk- und verschiedene Software-Abonnements
  • Steuern (zu zahlende Mehrwertsteuer etc.)
  • Budget für Marketing und Kommunikation
  • Reisekosten

Künftige Liquiditätsflüsse abschätzen

Sobald Sie Ihre ein- und ausgehenden Posten identifiziert haben, müssen Sie deren Betrag so genau wie möglich einschätzen. Während Sie für einige den genauen Wert (z.B. Miete) nennen können, müssen Sie für andere Beträge Schätzungen vornehmen, da Sie eben kein Hellseher sind. Sobald Sie die Tabelle mit den verschiedenen Projektionen ausgefüllt haben, können Sie Ihren Saldo am Monatsende und damit den Saldo zu Beginn des Folgemonats (der identisch ist) abziehen.

Zu vermeidende Fehler

Die Erstellung eines Budgetplans ist zwar keine Hexenkunst, dennoch sind viele Fehler zu vermeiden, damit Ihre Arbeit Früchte trägt.

  • Zahlungsfristen unberücksichtigt lassen: Dies ist die häufigste Falle, in die man auf keinen Fall tappen darf. Zum Beispiel bedeutet ein Verkauf im März NICHT, dass Sie auch das Geld im März erhalten. Möglicherweise haben Sie eine Zahlungsfrist von 60 Tagen eingeräumt, wodurch das Zahlungsdatum im Mai liegt! Stellen Sie sich also vor, Sie haben im März einen Großeinkauf in der Erwartung geplant, dass dann auch Ihre Kundenrechnung bezahlt wird. Solange Ihre Liquidität nicht stabil genug ist, den Schock zu verkraften, können Sie leicht in eine schwierige Situation geraten.
  • Mit der Erstellung eines Budgetplans warten, bis man in den roten Zahlen ist: Sie ist kein Kriseninstrument und sie erst zu erstellen, wenn Sie bereits mit Liquiditätsproblemen zu kämpfen haben, wird Ihre Probleme nicht lösen. Es ist ein Werkzeug, das Ihnen Komplikationen ersparen soll. Wenn Sie die Erstellung jeden Tag auf morgen verschieben, könnte es bei der tatsächlichen Erstellung eventuell bereits zu spät sein.
  • Lassen Sie sich nicht zu ruinösen Preiskämpfen verleiten: Wenn Sie schnell in Versuchung geraten, immer mehr auszugeben, weil Ihre Liquiditätslage gesund und Ihre Prognose optimistisch ist, denken Sie daran: Nur weil heute alles in Ordnung ist, heißt das nicht, dass es für immer so sein wird. Bevor Sie also eine Investition tätigen, sollten Sie sich fragen:

    • Ob sie zu diesem Zeitpunkt wirklich notwendig ist
    • Ob Sie in der Lage sind, die wirtschaftlichen Rückwirkungen des potenziellen Kaufs zu kalkulieren

Vergessen Sie nicht, dass eine Investition Ihnen – langfristig gesehen – mindestens so viel einbringen soll, wie sie ursprünglich gekostet hat. Und wenn Sie Geld im Rücken haben, ist dies auch nichts Schlechtes, ganz im Gegenteil! Denken Sie daran, dass eine Notfall-Liquiditätsreserve im Falle eines harten Schlages sehr nützlich sein kann.

Verwalten Sie Ihren Budgetplan im Handumdrehen

Wenn Sie Ihren Liquiditätsplan erst einmal erstellt haben, sind Sie leider noch lange nicht fertig. Das Wichtigste ist, dass Sie Ihre Liquidität stets im Auge behalten und Ihre Prognosen regelmäßig aktualisieren.

„Ich kümmere mich darum, wenn ich Zeit habe“, „Wir werden morgen sehen“. Auch wenn man nicht jeden Tag Lust auf Liquiditätsmanagement hat, ist es dennoch eine grundlegende Aufgabe. Zwar könnte man das Liquiditätsmanagement als „fixe“ Disziplin betrachten, das stimmt aber nicht. Im Gegenteil, die Annahmen, die Sie gemacht haben, sind nicht unbedingt präzise und es können unerwartete Ereignisse eintreten, die Änderungen Ihrer Annahmen erzwingen. Absolut alles hat Einfluss auf Ihre Liquidität! Je aktueller Ihre Tabelle ist, desto genauer wissen Sie, was Sie erwartet und welche Korrekturen Sie vornehmen müssen, um im grünen Bereich zu bleiben.

Daher raten wir Ihnen, Ihr Budgetplan sehr regelmäßig zu aktualisieren (idealerweise jede Woche, mindestens jedoch einmal im Monat).

Planen Sie eine Neuanschaffung? Dann achten Sie darauf, sie im richtigen Monat aufzulisten. Ein neuer Vertrag ist unterzeichnet worden und wird für mehrere Monate zu regelmäßigen Einnahmen führen? Warten Sie nicht bis zum letzten Moment, um die Beträge in die entsprechenden Zeilen einzufügen.

Liquiditäts-Dashboard: eine der wichtigsten Komponenten der Geschäftsleitung

Dieser Artikel diente hauptsächlich dazu, Ihnen zu erläutern, was Sie über das Liquiditätsmanagement wissen müssen, daher haben wir uns auf den Budgetplan konzentriert.

Dennoch muss Ihnen klar sein, dass der Budgetplan nur eines von mehreren Elementen ist, auf die Sie als Geschäftsführer achten müssen. Diese verschiedenen Indikatoren, die vom Geschäftsführer eines kleinen Unternehmens überwacht werden müssen, sind im allgemeinen Dashboard des Managers zusammengefasst. Letzteres umfasst verschiedene Komponenten:

  • Personelle Ressourcen
  • Wirtschaftliche Leistung
  • Lagerbestände und Produktionskapazität
  • Finanzen (einschließlich Liquiditätsmanagement)

Zusammengenommen ermöglichen diese verschiedenen Elemente strategische Entscheidungen. Sowie die nachträgliche Messung der Auswirkungen verschiedener Maßnahmen auf das Unternehmen.

Letztendlich müssen Sie sich bei diesem Teil daran erinnern, dass der Budgetplan nicht im Mittelpunkt Ihrer Aufmerksamkeit stehen sollte: Ja, es ist äußerst wichtig, Ihre Liquidität zu überwachen und Prognosen zu erstellen, aber verlieren Sie nicht die anderen Kennzahlen Ihres Unternehmens aus den Augen.

Kostenlose Vorlage für einen Budgetplan zum Herunterladen

Wenn Sie sich aus irgendeinem Grund außerstande sehen, Ihre Tabelle zu erstellen, stellen wir Ihnen eine kostenlose Tabellenvorlage zum Herunterladen zur Verfügung. Anhand einiger, weniger, vorausgefüllter Spalten können Sie sich mit ihrer Funktionsweise vertraut machen. Danach brauchen Sie nur noch Ihre Geldein- und -ausgänge zu identifizieren und in der Tabelle in den richtigen Monat einzutragen. Wenn Sie jedoch mit Excel nicht vertraut sind oder einfach keine Lizenz haben, können Sie mit Agicap automatisch zuverlässige Liquiditätsprognosen erstellen!

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Zusammenfassung

Ganz gleich, ob Sie Ihre Liquiditätsströme optimal verwalten oder einfach nur mehr darüber lernen möchten, wie Sie einen Budgetplan erstellen – Sie sollten gefunden haben, was Sie suchen!

Wie erstellt man einen Budgetplan?

Identifizieren Sie alle Ihre ein- und ausgehenden Zahlungsposten (vernachlässigen Sie auch kleine Beträge nicht!). Anschließend tragen Sie die Werte unter Berücksichtigung der Zahlungsfristen in Ihren Budgetplan ein! Aus diesen Daten können Sie Ihren Saldo zu Beginn des Monats sowie Ihren prognostizierten Saldo ermitteln, wodurch Sie unter anderem Ihre Prognosen mit der tatsächlichen Situation vergleichen können.

Welche Fehler gilt es zu vermeiden?

Vernachlässigen Sie die Zahlungsfristen nicht, sie sind sehr wichtig. Ihre Nichtberücksichtigung kann Ihre gesamte Liquiditätsprognose verzerren. Warten Sie nicht, bis Sie auf Schwierigkeiten stoßen, bevor Sie tätig werden: Liquiditätsmanagement muss zu Ihren alltäglichen Aufgaben gehören! Bleiben Sie vernünftig, auch wenn Ihre Cashflow-Prognosen idyllisch sind: Halten Sie immer genügend Bargeld in Reserve, um mit unerwarteten Liquiditätsproblemen fertig zu werden.

Wie behält man den Überblick über die Liquiditätsentwicklung?

Aktualisieren Sie Ihr Budgetplan jedes Mal, wenn neue Zahlungsein- oder ausgänge stattfinden oder geplant werden! Außerdem werden einige Beträge variieren, denken Sie also daran, veraltete Daten durch neue Daten zu ersetzen.

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