Budgetplan: Definition und kostenlose Vorlage zum Herunterladen

Die Budgetplanung eines kleinen oder mittleren Unternehmens ist das A und O. Sie wird jedoch oft auf zu altmodische Weise durchgeführt. Glücklicherweise kann die Erstellung eines Plans eine gute Möglichkeit sein, wieder auf den Pfad der Tugend zurückzufinden. Wir zeigen Ihnen, was es mit der Budgetplanung auf sich hat, welche Inhalte auftauchen und wie Sie eine solche Planung erstellen.

Definition: Was ist ein Budgetplan?

Der Budgetplan gibt einen detaillierten Überblick über alle Zahlungsströme (Ein- und Auszahlungen) eines Unternehmens. Er blickt sowohl in die Vergangenheit als auch in die Zukunft und zielt darauf ab, Ihre Liquidität in den kommenden Monaten zu kontrollieren und zu antizipieren.

Jeden Monat werden die Gesamtausgaben von den Gesamteinnahmen abgezogen und Sie erhalten die für den Beginn des Folgemonats verfügbare Liquidität. Um ausreichende Transparenz zu gewährleisten, ist es in der Regel ratsam, einen Budgetplan (auch Liquiditätsplanung genannt) über einen Zeitraum von mindestens sechs bis zwölf Monaten zu erstellen, um im Falle eines negativen Liquiditätssaldos rechtzeitig reagieren zu können.

Inhalte eines Budgetplans

Die Inhalte eines Budgetplans im Projektmanagement oder für ein gesamtes Unternehmen sind nicht vorgeschrieben – als Unternehmer:in können Sie einen Budgetplan nach eigenen Vorstellungen aufbauen. Folgende Inhalte sind jedoch zwingend notwendig und haben sich bewährt:

• Einkommensströme
• Fixkosten
• Variable Kosten
• Voraussichtliche Mehrausgaben

Wer seinen Budgetplan im Detail ausgestalten will, teilt ihn in mehrere Teilpläne auf. Diese behandeln verschiedene finanziellen Bereiche jeweils gesondert:

• Investitionsplan
• Materialplan
• Produktionsplan
• Absatzplan
• Vertriebsplan

Im weiteren Verlauf und unseren Beispielen gehen wir auf einen einfachen und operativen Budgetplan ein, der in der Regel bis zu zwölf Monate umfasst. Strategische Budgetpläne blicken drei bis fünf Jahrein die Zukunft.

Vorteile des Budgetplans

Wenn Sie es gewohnt sind, Ihre Liquidität ohne Budgetplan zu verwalten, fragen Sie sich vielleicht, warum Sie diese Methode überhaupt wählen sollten. Hier einige Vorteile des Budgetplans mit praktischen Anwendungsbeispielen, die Sie überzeugen sollten, ihn zu verwenden.

Vorausplanung

Der größte Vorteil des Budgetplans besteht darin, zu prognostizieren, wie Ihre Liquidität in den kommenden Wochen und Monaten aussehen wird. So können Sie im Vorfeld Probleme identifizieren, die auftreten könnten.

Für den Monat Mai scheint es, dass Sie aufgrund einer von Ihnen geplanten Investition nur geringe Mittelzuflüsse und hohe Abflüsse haben? Es wäre sicherlich besser, die Investition auf einen anderen, angemesseneren Zeitpunkt zu verschieben. Sie vermeiden eine Überziehung und können gleichzeitig das beste Zeitfenster für Ihre Investition festlegen.

Sicheres Auftreten bei Bankgesprächen

Dank Ihrer Liquiditätsprognose haben Sie vielleicht erkannt, dass Ihr Unternehmen Gefahr lief, in drei Monaten in einen Liquiditätsengpass zu geraten. Um zahlungsfähig zu bleiben, entscheiden Sie sich dafür, einen Firmenkredit bei Ihrer Bank aufzunehmen. Eine solche Konstellation kann im Laufe der Zeit bei einem Unternehmen mehrfach vorkommen. Aber derartige Verhandlungen sind nicht unbedingt einfach und manchmal wird sich Ihr:e Banker:in weigern, Ihrer Bitte nachzukommen.

Wenn Sie zu dem Termin mit Ihrem gut vorbereiteten Budgetplan inklusive der Prognose erscheinen, die Ihren Liquiditätsbedarf richtig darstellt, erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen. Der oder die Banker:in wird nicht nur ein besseres Verständnis für Ihre Situation haben. Eine vollständige Prognose kann ihm oder ihr auch beweisen, dass Sie kein:e schlechte:r Manager:in sind, sondern einfach mit einer der Unwägbarkeiten des Geschäftslebens zu kämpfen haben und dadurch in Schwierigkeiten geraten sind.

Durchspielen von verschiedenen Situationen

Indem Sie Ihren Budgetplan duplizieren, können Sie ganz einfach verschiedene Szenarien erstellen, indem Sie einen oder mehrere Parameter ändern. Ihre Liquiditätstabelle wird dann zu einer echten Entscheidungshilfe. Wenn Sie beispielsweise wissen möchten, ob es clever ist, im nächsten Monat eine größere Anschaffung zu tätigen, können Sie diese Annahme im „Best Case“, „Worst Case“ oder einem realen Szenario testen.

Dann vergleichen Sie einfach die verschiedenen Entwicklungen Ihrer Liquiditätsszenarien, die sich aus Ihrer Tabelle ergeben, um sich ein Bild von Ihrer Liquidität zu machen und zu entscheiden, ob Sie sich diese Investition leisten können oder nicht.

Budgetplanung: Anleitung

Sie können Ihre Budgets auf vielfältige Weise planen. Der eine nimmt eine einfache Budgetplaner-App zur Hilfe, die andere einen Excel-Budgetplaner – wieder andere greifen auf komplexe Software zur Budgetplanung zurück.

Ein Budgetplan wird losgelöst von der Wahl des Instruments immer in mehreren Schritten erstellt. Angenommen, Sie nehmen die Budgetplanung manuell vor, sehen diese wie folgt aus:

1. Tabelle mit Spalten erstellen, die den Monaten entsprechen
2. Bestandsaufnahme der Geldzuflüsse
3. Bestandsaufnahme der Geldabflüsse
4. Voraussichtliche Ein- und Ausgaben schätzen

Der erste Schritt besteht darin, eine Tabelle mit einer Anzahl von Spalten zu erstellen, die der Anzahl von Monaten entspricht, über die Sie Ihre Liquidität verwalten möchten. Sobald dies geschehen ist, fügen Sie Ihr Anfangsguthaben hinzu – also den Betrag, der zu Beginn des ersten Monats in Ihrer Kasse verfügbar ist. Von diesem Wert aus können Sie Ihren Budgetplan aufsetzen.

Als Nächstes müssen Sie eine Bestandsaufnahme der Geldzu- und -abflüsse Ihres Unternehmens erstellen. Aus Gründen der Klarheit haben wir diese Aufgaben zweigeteilt: Wenn Sie Schritt für Schritt vorgehen, finden Sie sich leichter zurecht und können so Fehler vermeiden.

Und da wir von Fehlern sprechen: Stellen Sie sicher, dass Sie sich gut konzentrieren, wenn Sie diese Tabelle erstellen: Eingabefehler können Ihre Gesamtergebnisse verzerren und Ihre Bemühungen zunichtemachen.

Budgetierung anhand eines praktischen Beispiels

Eines vorweg: Alle in der Tabelle einzutragenden Beträge verstehen sich inklusive Mehrwertsteuer, da die Steuer auch in Ihren Einnahmen und Ausgaben wiederzufinden ist.

Bestandsaufnahme der Einnahmen

Der erste Schritt der Budgetierung besteht darin, Ihre eingehenden Liquiditätsströme so vollständig wie möglich abzubilden. In folgender (nicht vollständigen) Liste sind einige Beispiele für Einnahmen aufgeführt, die häufig in Unternehmen anfallen:

• Kundenfakturierung
• Bankdarlehen
• Subventionen und sonstige Hilfe
• Kapitalerhöhung (zum Beispiel durch eine: neue:n Gesellschafter:in)
• mögliche Mehrwertsteuergutschrift

Bestandsaufnahme der Ausgaben

Wenn der erste Schritt getan ist, wiederholen Sie den Vorgang für Ihre Ausgaben. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Kosten - und diese Kosten belasten jeden Betrieb. Es gilt, diese Kosten daher unbedingt zu identifizieren. Mögliche Kosten sind beispielsweise:

• Einkäufe und Lieferentenverbindlichkeiten
• Gehaltszahlungen
• Zinszahlungen (Darlehen oder Überziehungskredite)
• Mieten
• Wasser- und Stromrechnungen
• Internet-, Mobilfunk- und verschiedene Software-Abonnements
• Steuern (beispielsweise abzuführende Umsatzsteuer)
• Budget für Marketing und Kommunikation
• Reisekosten

Abschätzungen machen für zukünftige Einnahmen und Ausgaben

Sobald Sie Ihre ein- und ausgehenden Posten identifiziert haben, müssen Sie deren Betrag so genau wie möglich einschätzen. Während Sie für einige wie beispielsweise die Miete den genauen Wert nennen können, müssen Sie für andere Beträge Schätzungen vornehmen.

Sobald Sie die Tabelle mit den verschiedenen Projektionen ausgefüllt haben, können Sie Ihren Saldo am Monatsende und damit den Saldo zu Beginn des Folgemonats (der identisch ist) abziehen.

Zu vermeidende Fehler bei der Budgetplanung

Die Erstellung eines Budgetplans ist zwar keine Raketenwissenschaft, dennoch sind viele Fehler zu vermeiden, damit Ihre Arbeit Früchte trägt.

Zahlungsfristen unberücksichtigt lassen

Dies ist die häufigste Falle, in die Sie auf keinen Fall tappen dürfen. Ein Verkauf im März bedeutet beispielsweise nicht, dass Sie auch das Geld im März erhalten. Möglicherweise haben Sie eine Zahlungsfrist von 60 Tagen eingeräumt, wodurch das Zahlungsdatum im Mai liegt.

Stellen Sie sich also vor, Sie haben im März einen Großeinkauf in der Erwartung geplant, dass dann auch Ihre Kundenrechnung bezahlt wird. Solange Ihre Liquidität nicht stabil genug ist, den Schock zu verkraften, können Sie leicht in eine schwierige Situation geraten.

Mit der Erstellung eines Budgetplans warten, bis rote Zahlen geschrieben werden

Der Budgetplan ist kein Kriseninstrument und ihn erst zu erstellen, wenn Sie bereits mit Liquiditätsproblemen zu kämpfen haben, wird Ihre Probleme nicht lösen. Es ist ein Werkzeug, das Ihnen Komplikationen ersparen soll. Wenn Sie oder Ihr:e Budgetplaner:in die Erstellung jeden Tag auf morgen verschieben, könnte es bei der tatsächlichen Erstellung eventuell bereits zu spät sein.

Lassen Sie sich nicht zu ruinösen Preiskämpfen verleiten

Wenn Sie schnell in Versuchung geraten, immer mehr auszugeben, weil Ihre Liquiditätslage gesund und Ihre Prognose optimistisch ist, denken Sie daran: Nur weil heute alles in Ordnung ist, heißt das nicht, dass es für immer so sein wird. Bevor Sie also eine Investition tätigen, sollten Sie sich fragen:

1. Ist sie zu diesem Zeitpunkt notwendig?
2. Wie wirken sich die Käufe auf die Liquidität aus?

Vergessen Sie nicht, dass eine Investition Ihnen – langfristig gesehen – mindestens so viel einbringen soll, wie sie ursprünglich gekostet hat. Und wenn Sie Geld im Rücken haben, ist dies auch nichts Schlechtes - ganz im Gegenteil. Denken Sie daran, dass eine Notfall-Liquiditätsreserve im Falle eines harten Schlages sehr nützlich sein kann.

Aktualisieren Sie Ihren Budgetplan regelmäßig

Wenn Sie Ihren Liquiditätsplan erst einmal erstellt haben, sind Sie noch lange nicht fertig. Das Wichtigste ist: Behalten Sie Ihre Liquidität stets im Auge und aktualisieren Ihre Prognosen regelmäßig. Auch wenn Sie nicht jeden Tag Lust auf Liquiditätsmanagement haben, ist es dennoch eine grundlegende Aufgabe.

Hin und wieder wird Liquiditätsmanagement als „fixe“ Disziplin betrachtet, was technisch gesehen jedoch falsch ist. Im Gegenteil: Die Annahmen, die Sie gemacht haben, sind nicht unbedingt präzise und es können unerwartete Ereignisse eintreten, die Änderungen Ihrer Annahmen erzwingen.

Alle Entwicklungen haben Einfluss auf Ihre Liquidität. Je aktueller Ihre Tabelle ist, desto genauer wissen Sie, was Sie erwartet und welche Korrekturen Sie vornehmen müssen, um im grünen Bereich zu bleiben. Daher raten wir Ihnen, Ihren Budgetplan sehr regelmäßig zu aktualisieren. Regelmäßig heißt: idealerweise jede Woche, mindestens jedoch einmal im Monat.

Kostenlose Vorlage für einen Budgetplan zum Herunterladen

Falls Sie sich nicht selbst eine ausgereifte Tabelle zur Budgetplanung erstellen möchten, stellen wir Ihnen eine kostenlose Budgetplan-Vorlage zum Herunterladen zur Verfügung. Anhand einiger weniger vorausgefüllter Spalten können Sie sich mit ihrer Funktionsweise vertraut machen. Danach brauchen Sie nur noch Ihre Geldein- und -ausgänge zu identifizieren und in der Tabelle in den richtigen Monat einzutragen.

Wenn Sie jedoch mit Excel nicht vertraut sind, keine Lizenz haben oder detaillierter arbeiten möchten, empfiehlt sich eine Software zur Liquiditäts- und Budgetplanung. Mit Agicap erstellen Sie automatisch zuverlässige Liquiditätsprognosen, die mit in Ihre Budgetplanung einfließen. In übersichtlichen Dashboards sehen Budgetplaner:innen so alle wichtigen Details auf einen Blick.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Budgetplan

Was bedeutet Budget?

Ein Budget ist eine finanzielle Planung, die die erwarteten Einnahmen und Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum umfasst – meist für ein Jahr. Es ermöglicht Unternehmen, Ressourcen gezielt zu steuern und anzupassen, um operative und strategische Ziele zu erreichen. Durch ein gut durchdachtes Budget können potenzielle finanzielle Engpässe schnell(er) erkannt und korrigierende Maßnahmen ergriffen werden.

Wie mache ich eine Budgetplanung?

Die Budgetplanung besteht aus mehreren Schritten. Dafür wird entweder eine Excel-Tabelle, eine einfache App oder eine Software zur Budgetplanung verwendet. Im Kern sind die Schritte immer gleich: Sie listen alle Liquiditätsströme auf, danach alle Ausgaben, die in diesem Zeitraum anfallen. Zudem schätzen Sie die zukünftigen Ein- und Ausgaben so genau wie möglich. Schließlich ziehen Sie den Saldo am Monatsende ab und haben somit den Saldo zu Beginn des nächsten Monats. Dieser Prozess wird dann für jeden Monat im Budgetplan wiederholt.

Was gehört alles in die Budgetplanung?

In die Budgetplanung fließen alle erwarteten Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens ein. Das umfasst beispielsweise Einnahmen wie Kundenzahlungen, Bankdarlehen oder Subventionen sowie Ausgaben wie Einkäufe und Lieferantenverbindlichkeiten, Gehaltszahlungen oder Mieten. Abhängig vom Detaillierungsgrad des Budgetplans können auch Teilpläne für Investitionen, Material, Produktion, Absatz und Vertrieb erstellt werden.

Wann macht man eine Budgetplanung?

Eine Budgetplanung sollte am Anfang eines Geschäftsjahres durchgeführt werden, um die finanziellen Erwartungen für das kommende Jahr zu definieren. Es ist jedoch wichtig, den Budgetplan regelmäßig zu aktualisieren und anzupassen, da sich Umstände im Laufe des Jahres ändern können. Idealerweise sollte der Budgetplan wöchentlich, mindestens aber monatlich aktualisiert werden.