Budgetplan: Definition und kostenlose Vorlage zum Herunterladen

Die Budgetplanung eines kleinen oder mittleren Unternehmens ist das A und O. Sie wird jedoch oft auf zu altmodische Weise durchgeführt. Glücklicherweise kann die Erstellung eines Plans eine gute Möglichkeit sein, wieder auf den Pfad der Tugend zurückzufinden. Wir zeigen Ihnen, was es mit der Budgetplanung auf sich hat und wie man eine solche erstellt.

In diesem Artikel :

Budgetplan: Definition

Der Budgetplan gibt einen detaillierten Überblick über alle Zahlungsströme (Ein- und Auszahlungen), sowohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft. Er zielt darauf ab, Ihre Liquidität in den kommenden Monaten zu kontrollieren und zu antizipieren. Jeden Monat werden die Gesamtausgaben von den Gesamteinnahmen abgezogen und man erhält die für den Beginn des Folgemonats verfügbare Liquidität. Um ausreichende Transparenz zu gewährleisten, ist es in der Regel ratsam, einen Budgetplan (auch Liquiditätsplanung genannt) über einen Zeitraum von mindestens 6 bis 12 Monaten zu erstellen, um im Falle eines negativen Liquiditätssaldos rechtzeitig reagieren zu können.

Vorteile des Budgetplans

Wenn Sie es gewohnt sind, Ihre Liquidität ohne Budgetplan zu verwalten, fragen Sie sich vielleicht, warum Sie diese Methode überhaupt wählen sollten. Hier einige Vorteile des Budgetplans, die Sie überzeugen sollten, ihn zu verwenden.

• Vorausplanung: Der größte Vorteil des Budgetplans besteht darin, zu prognostizieren, wie Ihre Liquidität in den kommenden Wochen und Monaten aussehen wird, um im Vorfeld Probleme zu identifizieren, die auftreten könnten.

Für den Monat Mai scheint es, dass Sie aufgrund einer von Ihnen geplanten Investition nur geringe Mittelzuflüsse und hohe Abflüsse haben? Es wäre sicherlich besser, die Investition auf einen anderen, angemesseneren Zeitpunkt zu verschieben. Sie vermeiden eine Überziehung und können gleichzeitig das beste Zeitfenster für Ihre Investition festlegen.

• Sicheres Auftreten bei Bankgesprächen: Dank Ihrer Liquiditätsprognose haben Sie vielleicht erkannt, dass Ihr Unternehmen Gefahr lief, in 3 Monaten in einen Liquiditätsengpass zu geraten. Um zahlungsfähig zu bleiben, entscheiden Sie sich dafür, einen Firmenkredit bei Ihrer Bank aufzunehmen. Eine solche Konstellation kann im Laufe der Zeit bei einem Unternehmen mehrfach vorkommen. Aber derartige Verhandlungen sind nicht unbedingt einfach und manchmal wird sich Ihr Banker weigern, Ihrer Bitte nachzukommen.

Wenn Sie zu dem Termin mit Ihrem gut vorbereiteten Budgetplan inklusive der Prognose erscheinen, die Ihren Liquiditätsbedarf richtig darstellt, erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen. Der Banker wird nicht nur ein besseres Verständnis für Ihre Situation haben. Eine vollständige Prognose kann ihm auch beweisen, dass Sie kein schlechter Manager sind, sondern einfach mit einer der Unwägbarkeiten des Geschäftslebens zu kämpfen haben und dadurch in Schwierigkeiten geraten sind.

• Durchspielen von verschiedenen Situationen: Indem Sie Ihren Budgetplan duplizieren, können Sie ganz einfach verschiedene Szenarien erstellen, indem Sie einen oder mehrere Parameter ändern. Ihre Liquiditätstabelle wird dann zu einer echten Entscheidungshilfe. Wenn Sie z.B. wissen möchten, ob es clever ist, im nächsten Monat eine größere Anschaffung zu tätigen, können Sie diese Annahme im „Best-Case“, „Worst-Case“ oder einem realen Szenario testen.

Dann vergleichen Sie einfach die verschiedenen Entwicklungen Ihrer Liquiditätsszenarien, die sich aus Ihrer Tabelle ergeben, um sich ein Bild von Ihrer Liquidität zu machen und zu entscheiden, ob Sie sich diese Investition leisten können oder nicht.

Budgetplanung: Vorgehensweise

Einen Budgetplan erstellt man in mehreren Schritten. Der erste Schritt besteht darin, eine Tabelle mit einer Anzahl von Spalten zu erstellen, die der Anzahl von Monaten entspricht, über die Sie Ihre Liquidität verwalten möchten. Sobald dies geschehen ist, fügen Sie Ihr Anfangsguthaben hinzu (der Betrag, der zu Beginn des ersten Monats in Ihrer Kasse verfügbar ist). Von diesem Wert aus können Sie Ihren Budgetplan aufsetzen. Als Nächstes müssen Sie eine Bestandsaufnahme der Geldzu- und -abflüsse Ihres Unternehmens erstellen. Aus Gründen der Klarheit haben wir diese Aufgaben zweigeteilt: Wenn Sie Schritt für Schritt vorgehen, finden Sie sich leichter zurecht und können so Fehler vermeiden. Und da wir von Fehlern sprechen: Stellen Sie sicher, dass Sie sich gut konzentrieren, wenn Sie diese Tabelle erstellen: Eingabefehler können Ihre Gesamtergebnisse verzerren und Ihre Bemühungen zunichtemachen.

Budgetplanung mit Beispielen

Eines vorweg: Alle in der Tabelle einzutragenden Beträge verstehen sich inklusive Mehrwertsteuer, da die Steuer auch in Ihren Einnahmen und Ausgaben wiederzufinden ist.

Bestandsaufnahme der Einnahmen

Der erste Schritt besteht darin, Ihre eingehenden Liquiditätsströme so vollständig wie möglich abzubilden. In folgender (nicht vollständigen) Liste sind einige Beispiele für Einnahmen aufgeführt, die häufig in Unternehmen anfallen:

• Kundenfakturierung
• Bankdarlehen, Mitteleinwerbung ...
• Subventionen und sonstige Hilfe
• Kapitalerhöhung (zum Beispiel durch einen neuen Gesellschafter)
• Mögliche Mehrwertsteuergutschrift
• Kapitalabflüsse auflisten

Bestandsaufnahme der Ausgaben

Wenn der erste Schritt getan ist, wiederholen Sie den Vorgang für Ihre Ausgaben. Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Kosten - und diese Kosten belasten jedes Unternehmen. Es gilt, diese Kosten daher unbedingt zu identifizieren. Mögliche Kosten sind beispielsweise:

• Einkäufe und Lieferentenverbindlichkeiten
• Gehaltszahlungen
• Zinszahlungen (Darlehen, Überziehungskredit usw.)
• Mieten
• Wasser- und Stromrechnungen
• Internet-, Mobilfunk- und verschiedene Software-Abonnements
• Steuern (zu zahlende Mehrwertsteuer etc.)
• Budget für Marketing und Kommunikation
• Reisekosten

Abschätzungen machen für zukünftige Einnahmen und Ausgaben

Sobald Sie Ihre ein- und ausgehenden Posten identifiziert haben, müssen Sie deren Betrag so genau wie möglich einschätzen. Während Sie für einige den genauen Wert (z.B. Miete) nennen können, müssen Sie für andere Beträge Schätzungen vornehmen. Sobald Sie die Tabelle mit den verschiedenen Projektionen ausgefüllt haben, können Sie Ihren Saldo am Monatsende und damit den Saldo zu Beginn des Folgemonats (der identisch ist) abziehen.

Zu vermeidende Fehler bei der Budgetplanung

Die Erstellung eines Budgetplans ist zwar keine Raketenwissenschaft, dennoch sind viele Fehler zu vermeiden, damit Ihre Arbeit Früchte trägt.

Zahlungsfristen unberücksichtigt lassen

Dies ist die häufigste Falle, in die man auf keinen Fall tappen darf. Zum Beispiel bedeutet ein Verkauf im März NICHT, dass Sie auch das Geld im März erhalten. Möglicherweise haben Sie eine Zahlungsfrist von 60 Tagen eingeräumt, wodurch das Zahlungsdatum im Mai liegt! Stellen Sie sich also vor, Sie haben im März einen Großeinkauf in der Erwartung geplant, dass dann auch Ihre Kundenrechnung bezahlt wird. Solange Ihre Liquidität nicht stabil genug ist, den Schock zu verkraften, können Sie leicht in eine schwierige Situation geraten.

Mit der Erstellung eines Budgetplans warten, bis man in den roten Zahlen ist

Er ist kein Kriseninstrument und ihn erst zu erstellen, wenn Sie bereits mit Liquiditätsproblemen zu kämpfen haben, wird Ihre Probleme nicht lösen. Es ist ein Werkzeug, das Ihnen Komplikationen ersparen soll. Wenn Sie die Erstellung jeden Tag auf morgen verschieben, könnte es bei der tatsächlichen Erstellung eventuell bereits zu spät sein.

Lassen Sie sich nicht zu ruinösen Preiskämpfen verleiten

Wenn Sie schnell in Versuchung geraten, immer mehr auszugeben, weil Ihre Liquiditätslage gesund und Ihre Prognose optimistisch ist, denken Sie daran: Nur weil heute alles in Ordnung ist, heißt das nicht, dass es für immer so sein wird. Bevor Sie also eine Investition tätigen, sollten Sie sich fragen:

• Ist sie zu diesem Zeitpunkt notwendig?
• Wie wirken sich die Käufe auf die Liquidität aus?

Vergessen Sie nicht, dass eine Investition Ihnen – langfristig gesehen – mindestens so viel einbringen soll, wie sie ursprünglich gekostet hat. Und wenn Sie Geld im Rücken haben, ist dies auch nichts Schlechtes, ganz im Gegenteil! Denken Sie daran, dass eine Notfall-Liquiditätsreserve im Falle eines harten Schlages sehr nützlich sein kann.

Aktualisieren Sie Ihren Budgetplan regelmäßig

Wenn Sie Ihren Liquiditätsplan erst einmal erstellt haben, sind Sie leider noch lange nicht fertig. Das Wichtigste ist, dass Sie Ihre Liquidität stets im Auge behalten und Ihre Prognosen regelmäßig aktualisieren. Auch wenn man nicht jeden Tag Lust auf Liquiditätsmanagement hat, ist es dennoch eine grundlegende Aufgabe. Zwar könnte man das Liquiditätsmanagement als „fixe“ Disziplin betrachten, das stimmt aber nicht. Im Gegenteil, die Annahmen, die Sie gemacht haben, sind nicht unbedingt präzise und es können unerwartete Ereignisse eintreten, die Änderungen Ihrer Annahmen erzwingen. Absolut alles hat Einfluss auf Ihre Liquidität! Je aktueller Ihre Tabelle ist, desto genauer wissen Sie, was Sie erwartet und welche Korrekturen Sie vornehmen müssen, um im grünen Bereich zu bleiben. Daher raten wir Ihnen, Ihren Budgetplan sehr regelmäßig zu aktualisieren (idealerweise jede Woche, mindestens jedoch einmal im Monat).

Kostenlose Vorlage für einen Budgetplan zum Herunterladen

Wenn Sie sich aus irgendeinem Grund außerstande sehen, Ihre Planung zu erstellen, stellen wir Ihnen eine kostenlose Budgetplan-Vorlage zum Herunterladen zur Verfügung. Anhand einiger, weniger, vorausgefüllter Spalten können Sie sich mit ihrer Funktionsweise vertraut machen. Danach brauchen Sie nur noch Ihre Geldein- und -ausgänge zu identifizieren und in der Tabelle in den richtigen Monat einzutragen. Wenn Sie jedoch mit Excel nicht vertraut sind oder einfach keine Lizenz haben, können Sie mit Agicap automatisch zuverlässige Liquiditätsprognosen erstellen, die mit in Ihre Budgetplanung einfließen.