Wozu dient das Gegenstromverfahren und was sind seine Stärken?

Das Gegenstromverfahren ist ein Planungsverfahren, das in vielen Unternehmensbereichen eingesetzt werden kann. Es stellt einen Kompromiss zwischen der Top-Down- und Bottom-Up-Planung dar. Wir zeigen Ihnen hier, wie es funktioniert, wo seine Stärken und Schwächen liegen und wie man es in der Praxis anwenden kann.

Gegenstromverfahren einfach erklärt

Das Gegenstromverfahren ist eine von drei Planungsmethoden, die in einem Unternehmen zum Einsatz kommen kann. Die anderen beiden Verfahren sind die Top-Down- sowie die Bottom-Up-Planung. Das Gegenstromverfahren ist eine Kombination dieser beiden Methoden.

Top-Down-Planung

Bei der Top-Down-Planung wird von oben nach unten geplant. Das heißt, von der obersten Führungsebene werden die Ziele vorgegeben und dann schrittweise durch sämtliche Abteilungen hindurch bis ganz nach unten Pläne erstellt, die zum Erreichen dieser Vorgaben notwendig sind.

Diese Vorgehensweise ist vor allem schnell, denn der Koordinationsaufwand wird aufgrund der klaren Vorgaben von oben geringgehalten. Alle Unterbereiche müssen dann im Rahmen dieser Vorgaben ihre Planung erstellen.

Nachteilig dabei ist, dass insbesondere in großen Unternehmen, wo die Führungsebene nicht genau die Probleme und Herausforderungen der einzelnen Unterabteilungen kennt, unrealistische Ziele vorgegeben werden können. Während der Planungsphase entsteht dann Diskussionsbedarf, wenn beispielsweise Abteilungsleiter auf die Unerreichbarkeit dieser Ziele hinweisen.

Bottom-Up-Planung

Die Bottom-Up-Planung ist das genaue Gegenteil der Top-Down-Planung. Hier wird in den untersten Abteilungen mit der Planung angefangen und dann arbeitet man sich nach oben durch. Jede einzelne Abteilung plant dabei ihre Ziele und legt Maßnahmen zu deren Erreichen fest. Diese werden an die darüberliegende Ebene weitergegeben, woraufhin diese ihre Ziele und Maßnahmen festlegt. Letzter Schritt ist die strategische Unternehmensplanung, die von der Führungsebene durchgeführt wird.

Das Verfahren wirkt motivationsfördernd, denn Mitarbeiter:innen werden zur Mitgestaltung des Unternehmens motiviert und bekommen nicht wie beim Top-Down-Verfahren die Bedingungen vorgegeben.

Das Bottom-Up-Verfahren ist zeitlich sehr aufwändig je höher man in der Hierarchieebene gelangt, da die Planung mit jedem Aufwärtsschritt komplexer wird. Zudem können sich die Pläne bzw. Ziele der einzelnen Abteilungen widersprechen, sodass es zum Schluss hin schwierig ist, eine sinnvolle Unternehmensstrategie daraus abzuleiten.

Gegenstromverfahren: Planung als Kompromiss zwischen Top-Down und Bottom-Up

Um die Vorteile des Top-Down- und des Bottom-Up-Verfahrens miteinander zu vereinen und deren Nachteile so gering wie möglich zu halten, nutzt man das Gegenstromverfahren. Es bedient sich an den Prinzipien beider zuvor genannten Verfahren.

Die Führungsebene legt dabei gemäß Top-Down-Methode die strategischen Ziele des Unternehmens fest und gibt die Rahmenbedingungen und Prioritäten vor. Das soll für die unterliegenden Hierarchiestufen eine Orientierung bei deren Planung bieten. Per Bottom-Up planen die Unterabteilungen anschließend ihre Ziele und legen Maßnahmen fest, wobei sie immer die strategischen Vorgaben im Hinterkopf haben.

Auf diese Weise wird versucht, sowohl die Ziele der Abteilungen als auch die strategischen Ziele des Unternehmens aufeinander abzustimmen und zu einem Konsens zu gelangen, mit dem alle zufrieden sind.

Der Planungsaufwand ist hoch, da viel Kommunikationsbedarf besteht und die Pläne meist mehrmals angepasst werden müssen, bis sich sämtliche Abteilungsziele in Einklang mit dem Unternehmensziel bringen lassen und umgekehrt.

Gegenstromverfahren & Budgetierung

Sehr häufig kommt das Gegenstromverfahren bei der Budgetplanung zum Einsatz. Die Geschäftsführung gibt dabei ein Gesamtbudget vor für sämtliche Hauptabteilungen. In den einzelnen Unterabteilungen werden dann die Budgetpläne erstellt.

Beispiel für Gegenstromverfahren im Controlling

Schauen wir uns die Budgetplanung nach dem Gegenstromverfahren an einem Beispiel an: Die Geschäftsleitung eines Unternehmens hat für das kommende Geschäftsjahr ein Gesamtbudget im operativen Bereich in Höhe von 2 Millionen Euro vorgesehen. Die Hauptabteilungen im operativen Bereich sind:

• Forschung- und Entwicklungsabteilung
• Fertigung
• Vertrieb
• Einkauf

In den Unterabteilungen dieser Hauptabteilungen wird nun eine Budgetplanung erstellt. Die Unterabteilungsleiter geben ihre Pläne an die vier Hauptabteilungsleiter weiter. Diese müssen sich dann absprechen und diskutieren, wie das Gesamtbudget am besten auf ihre Abteilungen verteilt wird.

Aus dem Entwicklungsbereich kommt zum Beispiel folgende Planung:

• Forschungsbereich: 250.000 Euro
• Entwicklungsbereich: 500.000 Euro

Die Forschungs- und Entwicklungsabteilung möchte also insgesamt 750.000 Euro vom Gesamtbudget für sich beanspruchen. Aus der Fertigung werden folgende Zahlen gemeldet:

• Vorproduktion: 250.000 Euro
• Hauptproduktion: 300.000 Euro
• Qualitätskontrolle: 200.000 Euro

Für die Fertigungsabteilung muss also ebenfalls ein Budget von 750.000 Euro bereitgestellt werden.

Schlussendlich fordern Vertrieb und Einkauf jeweils ein Budget von 300.000 Euro.

Die Wunschbudgets sehen also so aus:

• Forschung- und Entwicklungsabteilung: 750.000 Euro
• Fertigung: 750.000 Euro
• Vertrieb: 300.000 Euro
• Einkauf: 300.000 Euro

Gesamt entsteht demnach ein Budget von 2,1 Millionen Euro, was 100.000 Euro über dem vorgegebenen Budget der Geschäftsleitung liegt.

Die Haupt- und Unterabteilungsleiter müssen sich nun also zusammensetzen und versuchen, ihre Budgets so anzupassen, dass in jeder Abteilung genügend Ressourcen zur Verfügung stehen werden und das Gesamtbudget dabei nicht überschritten wird.

Gegenstromverfahren: Vor- und Nachteile

Die Vorteile des Gegenstromverfahrens sind, dass die Mitarbeiter:innen aktiv bei der Planung mitwirken können. Das führt zu realistischeren Plänen, weil die Mitarbeiter:innen in den einzelnen Abteilungen die Herausforderungen im operativen Bereich kennen und diese besser einschätzen können als die Geschäftsführung.

Gleichzeitig werden auch die Vorgaben der Geschäftsleitung berücksichtigt, sodass eine konsistente Planung möglich ist. Die Akzeptanz der Planung auf beiden Seiten ist somit höher als bei einem reinen Top-Down- oder Bottom-Up-Ansatz.

Nachteilig am Gegenstromverfahren ist, dass der Zeitaufwand sehr hoch ist. In der Regel müssen Pläne mehrmals angepasst werden, bis ein Kompromiss gefunden wird, mit dem alle zufrieden sind. Lässt sich kein Konsens erzielen, muss die Geschäftsführung die Prioritäten präzisieren.