10 Cashflow-Killer, die Sie kennen sollten

Das Konto ist im Minus, der Dispo ausgeschöpft und die Zahlung an den Lieferanten wird von der Bank zurückgewiesen. Wenn dann die folgende Woche keine Bezahlung des Kunden reinkommt, um das Konto wieder zu füllen, droht ein Mahnverfahren – und damit zusätzliche Kosten. So oder so ähnlich sieht der Alltag in manchen Unternehmen aus. Das Hangeln von Monat zu Monat ist sicherlich keine angenehme Art, um ein Unternehmen zu führen. Doch auch wenn es in Ihrem Unternehmen nicht so extrem aussieht, gibt es möglicherweise einige Dinge, die Ihre Liquidität gefährden. Ganz gleich, ob es sich um den ein- oder ausgehenden Cashflow handelt: wenn Sie wissen, wie einzelne Umstände sich auf die Geldflüsse auswirken, können Sie aktiv Ihre Missstände beheben, indem Sie Ihren Cashflow effektiver managen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was die 10 größten Cashflow-Killer sind und wie Sie ihnen aus dem Weg gehen können.

Inhalt des Artikels:

Killer Nr. 1: Unwissenheit über den aktuellen Stand aller Ein- und Auszahlungen

Als Geschäftsführer:in oder Finanzverantwortliche:r ist es Ihre Aufgabe, genau über die Liquidität Ihres Unternehmens Bescheid zu wissen – am besten tagesaktuell. Hierzu gehört auch das Wissen über die ein- sowie ausgehenden Geldströme, die auf den Unternehmenskonten in den kommenden Tagen und Wochen zu erwarten sind. Sie müssen dabei nicht im Detail wissen, welcher Kunde oder Lieferant sie bezahlen wird bzw. von Ihnen bezahlt werden muss, doch sollten Sie die Gesamthöhe der täglichen, wöchentlichen und monatlichen Cashflows kennen. Dazu ist es auch nötig, sich ein Bild über die aktuelle Nachfrage nach Ihren Produkten oder Dienstleistungen zu machen, damit Sie eine Aussage über Einnahmen und Ausgaben für den kommenden Zeitraum treffen können. Eine Cashflow-Management-Software kann Sie dabei unterstützen, Ihren Cashflow zu berechnen und zu analysieren. So erhalten Sie einen tagesaktuellen Überblick über Ihre Ein- und Auszahlungen. Außerdem erstellt eine Software nach Ihren Parametern und Vorgaben auch eine Prognose für die nahe und mittelfristige Zukunft, was Ihnen hilft, Entscheidungen leichter zu treffen.

Killer Nr. 2: Aufschieben von Zahlungen und Verbindlichkeiten

In manchen Fällen mag es ratsam sein, Zahlungen aufzuschieben, beispielsweise wenn ein großer finanzieller Engpass erwartet wird, den man nicht anderweitig entkräften kann. Zur Regel sollte das Aufschieben von Zahlungen jedoch nicht werden, schon gar nicht, wenn dabei eine Strategie verfolgt wird, um den Cashflow des Unternehmens auf diese Weise langfristig zu verbessern. Ein Unternehmen gerät mit dieser Taktik schnell in Zahlungsverzug, was sich negativ auf das Vertrauen bei Kunden, Lieferanten und Banken auswirkt. Zudem kommen durch eine solche Praktik Mahnverfahren oder das Zahlen von Verzugszinsen auf das Unternehmen zu, die zusätzliche Kosten verursachen und den Cashflow weiter beeinträchtigen. Daraus kann schnell eine Abwärtsspirale entstehen, die sich durch weiteres Aufschieben von Zahlungen mit der Zeit immer schneller dreht – bis das Unternehmen überhaupt nicht mehr in der Lage ist, seinen Verbindlichkeiten nachzukommen. Zahlen Sie Ihre Rechnungen, Gehälter, Mieten, Kreditschulden etc. also immer rechtzeitig und zögern Sie diese nicht weiter als nötig hinaus. Es gibt erfolgversprechendere Praktiken, den Cashflow des Unternehmens langfristig zu optimieren, ohne dies zulasten Ihrer Geschäftspartner zu tun.

Killer Nr. 3: Fehlender Überblick über verspätete Zahlungseingänge

Wenn Sie Ihre Kunden per Rechnung zahlen lassen, ist die Gefahr eines möglichen Zahlungsverzugs übersehen, insbesondere wenn Sie keinen Überblick über die offenen Posten haben. Dies wirkt sich negativ auf Ihren eingehenden Cashflow aus. Wenn Sie also neben Voraus- und/oder Kartenzahlung auch noch den Kauf auf Rechnung anbieten, ist es ratsam, diese aktiv zu managen. Gleichen Sie in diesem Fall jeden Tag ab, ob die Rechnung bezahlt wurde oder noch offen ist. Am leichtesten hilft hier allerdings eine Software weiter, die die Nachverfolgung und den Abgleich übernimmt. Wird dann das Fälligkeitsdatum überschritten, meldet Ihnen die Software das und Sie können sich zeitnah um das Versenden einer Zahlungsaufforderung kümmern. So verlieren Sie nicht mehr Zeit als nötig, um auf Ihr Geld zu warten. Haben Sie öfters mit Kunden oder Kundinnen zu tun, die in Zahlungsverzug geraten, können Sie sich überlegen, ob Sie die Zahlungsfristen sogar verkürzen wollen. Das Beauftragen eines Factoring-Unternehmens, das die offene Rechnung sofort begleicht, und sich dann selbst um das Eintreiben der Forderung bei den Kunden:innen kümmert, kann ein letztes Ressort sein, damit ein Unternehmen keine Einbußen beim eingehenden Cashflow verzeichnet. Allerdings lässt sich das Factoring-Unternehmen diesen Dienst auch bezahlen. Wägen Sie daher ab, welche Möglichkeit für Sie und Ihren Cashflow die Beste ist.

Killer Nr. 4: Unverhältnismäßige Lagerbestände

Wenn Sie ein großes und gut gefülltes Lager haben, bedeutet das erstmal, dass Sie sehr viel vorfinanzieren mussten, um diese Bestände aufbauen zu können. Dabei handelt es sich also um gebundenes Kapital, das Ihnen nicht für Investitionen oder zum Begleichen Ihrer Verbindlichkeiten zur Verfügung steht. Ein großes Lager will zudem auch verwaltet werden. Man braucht entsprechend viele Mitarbeiter:innen, die sich darum kümmern. Hinzu kommen dann eventuell auch noch die Miete für die Lagerhalle und sämtliche Nebenkosten. Es empfiehlt sich, das Volumen des Lagerbestands regelmäßig einem Realitätscheck zu unterziehen und zu prüfen, ob tatsächlich so viele Waren oder Teile benötigt werden. Möglicherweise ist es sinnvoller, einmal pro Monat nachzubestellen, als für zwei Monate im Voraus Lagerbestände anzuschaffen. Auf diese Weise können Sie die Größe Ihres Lagers und den damit verbundenen Wartungs- und Personalaufwand sogar auf Dauer reduzieren. Die gesparten Kosten wirken sich dann unmittelbar positiv auf Ihren Cashflow aus, da Sie dann mehr Geld übrig haben, um es „aktiv“ im Unternehmen arbeiten zu lassen.

Killer Nr. 5: Die Dinge so nehmen, wie sie kommen

Ihr Lieferant sagt Ihnen, dass die Preise ab der nächsten Lieferung höher sein werden. Sie zucken nur die Schultern und geben sich damit zufrieden – und haben damit Ihren zukünftigen ausgehenden Cashflow erhöht. Auch wenn Ihnen Verhandlungen nicht liegen, sind sie oftmals nötig, um die bestmöglichen Konditionen für Ihr Unternehmen herauszuholen. Geben Sie sich daher nicht einfach mit Preiserhöhungen zufrieden. Vergleichen Sie die Angebote anderer Lieferanten, oder schauen Sie sich direkt im Großhandel um. Die Kontrolle der Kosten und deren Minimierung sollte Ihre höchste Priorität sein. Selbst mit banalen Dingen wie Stromsparen oder dem Sparen von Papier, indem man Rechnungen nur noch per E-Mail versendet, reduziert man im Lauf der Zeit die Unternehmenskosten und senkt den ausgehenden Cashflow. Mit einer Cashflow-Software können Sie sich zum Beispiel ganz genau anschauen, welche Kostenpunkte in Ihrem Unternehmen stark ausgeprägt sind und wofür Sie möglicherweise verhältnismäßig viel bezahlen. Identifizieren Sie diese hohen Kostenpunkte und überlegen Sie sich Maßnahmen, wie Sie hier sparen können.

Killer Nr.6: Warnsignale ignorieren

Es gibt einige Signale, die Cashflow-Probleme ankündigen können. Diese Signale sollten Sie daher nicht ignorieren, sondern ernstnehmen. Wenn ein Kunde beispielsweise regelmäßig in Zahlungsverzug kommt, kann dies ein erster Hinweis darauf sein, dass er in Zahlungsschwierigkeiten steckt und Sie möglicherweise bald gar nicht mehr bezahlen kann. Schauen Sie dabei nicht einfach zu, sondern wenden Sie sich entweder an ein Factoring-Unternehmen oder teilen Sie dem Kunden mit, dass in Zukunft nur noch Ware gegen Vorauszahlung geliefert wird. Auch wenn Kunden häufiger nachverhandeln wollen, ist das ein Zeichen, dass hier möglicherweise bald ein finanzieller Engpass entsteht. Doch nicht auf Kundenseite gibt es Warnsignale, die auf Probleme beim eingehenden Cashflow hinweisen können, sondern auch auf Ihrer Kostenseite kann es Schwierigkeiten mit dem ausgehenden Cashflow geben. Steigen beispielsweise die Preise für die Rohmaterialien, die Sie zur Produktion benötigen, haben Sie in Zukunft einen größeren ausgehenden Cashflow. Oder es kann Probleme in einem Projekt geben, bei dem es zu Verzögerungen kommt und das Budget überschritten wird. All das schlägt sich in höheren Kosten nieder und wirkt sich daher negativ auf die Liquidität aus. Lassen Sie solche Zeichen also nicht unbeachtet, sondern schauen Sie sich die Umstände an und überlegen Sie sich, was Sie machen können, um die Auswirkungen eines finanziellen Engpasses abzuschwächen.

Killer Nr. 7: Unregelmäßige Kostenkontrolle

Für die Rentabilität Ihres Unternehmens ist es unerlässlich, dass Sie die Kosten immer im Blick haben. Je höher diese sind, desto weniger haben Sie für Investitionen, Instandhaltung oder zur Anlage der Überschüsse am Kapitalmarkt zur Verfügung. Ein engmaschiges Kosten-Tracking ist daher für jedes Unternehmen – egal welcher Größe – empfehlenswert. Auch hierbei kann eine Cash-Management-Software unterstützen, indem sie täglich die Transaktionen und aktuellen Bestände auf den Geschäftskonten ausliest und diese Informationen aufbereitet. Auf diese Weise lassen sich auch stetige Kostensteigerungen und Preiserhöhungen nachverfolgen. Oft liefert eine solche gründliche Kostenkontrolle neue Denkanstöße, um Prozesse im Unternehmen auf den „Rentabilitätsprüfstand“ zu stellen. Oder sie schafft Voraussetzungen, um mit Lieferanten oder Banken neu zu verhandeln, wenn es um eine Anpassung des Liefervertrags oder des Kreditrahmens geht.

Killer Nr. 8: Unrealistische Erwartungshaltungen und Prognosen

Wenn Sie Ihre zukünftigen Cashflows abschätzen, sollten Sie dies auf möglichst realistische Weise tun. Überschätzen Sie beispielsweise Ihre Einnahmen und planen basierend darauf eine Investition, kann es schnell zu einem Liquiditätsengpass kommen. Der Engpass entsteht, wenn die Einnahmen unterhalb der Erwartungen bleiben und auf der anderen Seite möglicherweise ein Kredit abbezahlt werden muss, der aufgrund der Investition aufgenommen wurde. Zu pessimistische Planungen sind dagegen auch nicht zu empfehlen. Denn wenn Sie plötzlich mehr Einnahmen haben, als Sie erwartet hatten, verfügen Sie über Überschüsse, die Sie vorerst nur parken können, weil Sie im Moment keine Verwendung dafür haben. Das mutet zwar wie ein Luxusproblem an, jedoch sollten auch die Überschüsse bestmöglich im Unternehmen zum Einsatz kommen und zur Wertschöpfung beitragen. Selbstverständlich sind Sie völlig frei, was Ihre Cashflow-Planung betrifft und Sie dürfen so optimistisch oder pessimistisch planen, wie Sie es für angemessen halten. Das Hauptszenario sollte jedoch die Realität bestmöglich widerspiegeln. Mit einer Cashflow-Software können Sie beispielsweise verschiedene Szenarien erstellen und diese miteinander vergleichen, von optimistisch über realistisch bis hin zu pessimistisch. Das gibt Ihnen dann einen Überblick über die gesamte Bandbreite Ihrer möglichen Liquidität und deren Auswirkungen auf die finanzielle Lage des Unternehmens.

Killer Nr. 9: Cash-Defizite als vorübergehende Problematik abtun

Hat sich in Ihrem Unternehmen schon ein Cash-Defizit eingestellt, ist es höchste Zeit zu handeln. Schwierige Zeiten mit finanziellen Engpässen gibt es immer wieder, jedoch sollten Sie nicht leichtfertig mit diesen Situationen umgehen. Manche Geschäftsführer:innen warten erst einmal ab, in der Hoffnung, dass es schon wieder besser werden würde. Das kann gut gehen, kann sich jedoch auch verschlechtern. Daher ist es ratsam, schon frühzeitig beim Auftreten von Defiziten oder Engpässen Maßnahmen zu ergreifen, damit sich die Situation nicht verschlimmert. Hat man den aktuellen Cashflow analysiert, lassen sich sowohl Gründe für ein Defizit daraus ableiten, als auch Strategien darüber, wie man den Cashflow wieder verbessert. Beispielsweise können Sie Defiziten kurzfristig entgegenwirken, indem Sie Ihren Kunden Rabattaktionen anbieten. Das stellt immerhin einen gewissen Teil Ihrer Liquidität wieder her, auch wenn Umsatz und Gewinn niedriger ausfallen werden. Außerdem können Sie Projekte oder Investitionen nach hinten schieben, damit diese in einer engen Phase nicht zusätzlich Ihren Cashflow belasten.

Killer Nr. 10: Nachverhandlungen von Konditionen schleifen lassen

Geben Sie sich mit dem erstbesten Angebot ohne weitere Verhandlung zufrieden, dann haben Sie möglicherweise höhere Kosten als nötig. Daher sollten Sie immer versuchen, durch Verhandeln noch ein wenig mehr aus einem Angebot herauszuholen. Haben Sie Verträge mit Lieferanten abgeschlossen, in denen immer eine bestimmte Abnahmemenge vereinbart ist, können Sie durch eine Neuverhandlung des Vertrags möglicherweise Ihre Kosten reduzieren. Vielleicht benötigen Sie in den nächsten Monaten weniger an Material. Dann ist es sinnvoll, für einen bestimmten Zeitraum weniger davon zu bestellen, als das Material anzuschaffen und im Lager zu parken. Von Zeit zu Zeit ist es auch eine gute Idee, von anderen Lieferanten Angebote einzuholen, um zu prüfen, ob Sie woanders bessere Konditionen bekommen können.

Fazit

Ein positiver Cashflow (Einnahmen übersteigen die Ausgaben) ist überlebenswichtig für ein Unternehmen. Daher sollten Verantwortliche diesen immer im Blick haben. Ein wichtiger Punkt dabei ist die Kostenkontrolle. Werden Kosten minimiert, steigert das unmittelbar den frei verfügbaren Cashflow, der zur Wertschöpfung im Unternehmen eingesetzt werden kann. Eine Cashflow-Management-Software, wie die von Agicap, unterstützt Sie bei der Analyse Ihrer eingehenden und ausgehenden Geldströme, sodass Sie jeden Tag genau wissen, wie der aktuelle Stand Ihres Cashflows ist. Außerdem erstellt die Software für Sie auch eine Cashflow-Planung, die Sie in die Zukunft blicken lässt. Unter dieser günstigen Voraussetzung können Sie bestmöglich Entscheidungen treffen und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen können, damit die Liquidität Ihres Unternehmens zu keinem Zeitpunkt gefährdet ist.