E-Rechnungs-Fristen: Welche Termine bis 2028 für Ihr Unternehmen gelten

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag, inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen; ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle übrigen Unternehmen. Diese E-Rechnungsfristen gehen auf das Wachstumschancengesetz von 2024 zurück, das die Rechnungsvorschriften des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geändert hat. Empfangen können muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Eine einfache PDF-Datei erfüllt diese Definition nicht. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die Regeln in drei Schreiben vom 15. Oktober 2024, 2025 und 2026 konkretisiert. Laut ETL (Stand 19.10.2026) verlängert das jüngste Schreiben die allgemeinen Übergangsfristen nicht. Dieser Leitfaden zeigt den Zeitplan, die Übergangsregeln, die Ausnahmen und einen Fahrplan für Ihr Finanzteam.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung im Sinne des UStG ist ein strukturierter Datensatz, der der europäischen Normenreihe EN 16931 entspricht und sich ohne manuelle Erfassung in Buchhaltungssoftware übernehmen lässt. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 nennt in Rn. 25 zwei Formate, die diese Anforderungen grundsätzlich erfüllen: den Standard XRechnung und das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1, wobei die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausgenommen sind.

Die XRechnung besteht aus reinen XML-Daten, während ZUGFeRD eine PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert, sodass Ihr Team das Sichtbild lesen und Ihr System die Daten auslesen kann. Welche Variante zu Ihren Prozessen passt, erklärt der Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD. Papierrechnungen, Scans und PDF-Dateien ohne strukturierte Daten gelten dagegen als „sonstige Rechnungen“, die im B2B-Bereich nur noch während der Übergangsfristen zulässig sind.

E-Rechnungs-Fristen im Überblick: der Zeitplan von 2025 bis 2028

Die E-Rechnungspflicht tritt in drei Stufen in Kraft: Der Empfang ist seit 2025 Pflicht, die Ausstellung folgt 2027 für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz und 2028 für alle anderen.

Seit dem 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle Unternehmen

Jedes inländische Unternehmen muss seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, und für den Empfang gibt es laut Rn. 62 des BMF-Schreibens keine Übergangsregelung. Die Pflicht gilt unabhängig von Umsatz und Rechtsform, also auch für Kleinunternehmer. Technisch reicht nach Rn. 40 ein E-Mail-Postfach aus, über das Ihre Lieferanten die Dateien schicken.

Muss ich seit dem 01.01.2026 E-Rechnungen ausstellen? 

Nein, auch seit dem 1. Januar 2026 gilt für inländische B2B-Rechnungen noch keine Ausstellungspflicht, da das gesamte Jahr 2026 zur Übergangsphase gehört. Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Sie laut Rn. 63 weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen, sofern Sie diese bis zum 31. Dezember 2026 übermitteln. 

Papierrechnungen sind ohne Weiteres zulässig, eine PDF-Rechnung dagegen nur mit Zustimmung des Empfängers. Diese Zustimmung bedarf nach Rn. 20 keiner besonderen Form und kann auch stillschweigend erfolgen, etwa wenn Ihr Kunde die Rechnung ohne Widerspruch annimmt. Nutzen Sie die verbleibenden Wochen bis zum Jahresende, um zu prüfen, ob Ihr Unternehmen ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen muss. 

Wer muss ab 2027 E-Rechnungen schreiben?

Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 € betragen hat, für ihre steuerpflichtigen B2B-Umsätze im Inland E-Rechnungen ausstellen. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 UStG des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr, weshalb Ihr Gewinn für die Einordnung keine Rolle spielt. 

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis einschließlich 800.000 € dürfen laut Rn. 64 noch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen versenden. Unabhängig von der Unternehmensgröße bleibt bis Ende 2027 auch der elektronische Datenaustausch (EDI) zulässig, sofern der Empfänger zustimmt (Rn. 65).

E-Rechnung Pflicht 2028: Ende aller Übergangsfristen

Ab dem 1. Januar 2028 entfallen alle allgemeinen Übergangsregeln. Laut IHK Region Stuttgart (Meldung vom 15.10.2026) müssen dann alle inländischen Unternehmen die Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung für B2B-Umsätze im Inland umsetzen. Papier- und PDF-Rechnungen bleiben danach nur für die gesetzlichen Ausnahmen zulässig, die weiter unten beschrieben sind.

Wie lange ist die Übergangsfrist für die E-Rechnungspflicht?

Die Übergangsfrist für die Ausstellung endet am 31. Dezember 2026 und für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz am 31. Dezember 2027. Rechtsgrundlage ist § 27 Abs. 38 UStG. Am Jahreswechsel kommt es auf zwei Daten an: den Zeitpunkt der Leistung und den Zeitpunkt der Übermittlung. Wird eine im Dezember 2026 erbrachte Leistung erst im Januar 2027 abgerechnet, ist die Übergangsfrist für 2026 laut ETL bereits abgelaufen.

Das folgende Praxisbeispiel zeigt, welche Rechnungsformate für zwei fiktive Unternehmen zulässig sind : die Müller GmbH mit 1,2 Mio. € Gesamtumsatz im Jahr 2026 und die Schmidt KG mit 750.000 €. Beide rechnen Lieferungen an inländische Geschäftskunden ab.

Fall B ist für die Praxis entscheidend, da Rechnungen für Dezemberleistungen häufig erst im Januar versendet werden. Das dritte BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 klärt weitere Praxisfragen, etwa zu Bauleistungen sowie zu Anzahlungs- und Endrechnungen. Laut IHK Ostthüringen (Stand 28.10.2026) werden die anstehenden Umstellungsfristen dadurch aber nicht allgemein verlängert. Für einzelne Fälle gelten eigene Nichtbeanstandungsregeln: Nach Angaben der IHK Köln gilt für Schlussrechnungen sowie für öffentlich-rechtliche Gebühren- und Beitragsbescheide eine Nichtbeanstandung bis zum 30. Juni 2030, für Bruttopreisrechnungen gelten Erleichterungen bis zum 31. Dezember 2027.

Welche Ausnahmen gelten bei der E-Rechnungspflicht?

Einige Rechnungsarten bleiben dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, sodass auch Unternehmen im Mittelstand nach 2028 weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen ausstellen und vor allem empfangen werden. Die IHK Region Stuttgart nennt folgende Ausnahmen:

Übersteigt der Gesamtbetrag einer Rechnung 250 €, ist laut Rn. 23 des BMF-Schreibens 2024 eine E-Rechnung auszustellen, sobald die Ausstellungspflicht für Ihr Unternehmen gilt. Verzichtet ein Vermieter bei einer gewerblichen Vermietung nach § 9 UStG auf die Steuerbefreiung, wird der Umsatz steuerpflichtig, und die Rechnung an Ihr Unternehmen muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Diese Ausnahmen sind nach Angaben der IHK Ostthüringen bisher unbefristet. Für Ihre Kreditorenbuchhaltung bedeutet das, dass E-Rechnungen und sonstige Rechnungen dauerhaft parallel eingehen und Ihr Prozess beide Formate verarbeiten muss.

Was gilt für Empfang, Vorsteuerabzug und Archivierung?

E-Rechnung empfangen: Ein Postfach reicht nicht für die Verarbeitung

Für den Empfang genügt rechtlich ein E-Mail-Postfach, doch eine XRechnung besteht aus XML-Daten, die Ihr Team ohne Viewer oder passende Software kaum lesen kann. Legen Sie deshalb eine zentrale Eingangsadresse für Lieferantenrechnungen fest und prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP-System XRechnung und ZUGFeRD auslesen kann. Eine Übersicht verfügbarer Lösungen bietet der Vergleich E-Rechnung-Software für den Mittelstand.

E-Rechnung und Vorsteuerabzug

Mit dem zweiten BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet die Finanzverwaltung zwischen Formatfehlern, Geschäftsregelfehlern und Inhaltsfehlern. Ein technischer Geschäftsregelfehler führt laut IHK Köln nicht automatisch dazu, dass eine Rechnung umsatzsteuerlich nicht als E-Rechnung anerkannt wird. Für Ihren Vorsteuerabzug zählen deshalb vor allem die inhaltlichen Pflichtangaben, die Sie bei jeder eingehenden Rechnung vor der Zahlungsfreigabe prüfen sollten.

Revisionssichere Archivierung

Den strukturierten Teil einer E-Rechnung müssen Sie laut Rn. 60 des BMF-Schreibens 2024 in seiner ursprünglichen Form und unveränderbar aufbewahren, und die Finanzverwaltung muss ihn maschinell auswerten können. Das Schreiben verweist dafür auf die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Ein Papierausdruck reicht laut IHK Ostthüringen nicht aus. Für Buchungsbelege gilt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) eine Aufbewahrungsfrist von acht statt zehn Jahren; die Änderungen sind laut IHK Karlsruhe am 1. Januar 2025 in Kraft getreten.

Was kommt nach 2028? Meldesystem und ViDA

Die nächste Stufe nach der Ausstellungspflicht ist ein digitales Meldesystem, über das Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung gehen. Laut IHK Region Stuttgart ist dieses System in Deutschland noch nicht in der Umsetzung. Der aktuelle Zeitplan der EU im Rahmen des Pakets „VAT in the Digital Age“ (ViDA) sieht die Einführung zum 1. Juli 2030 vor. Strukturierte Rechnungsdaten, die Sie ab 2027 oder 2028 ohnehin erzeugen, bilden die technische Grundlage für diese Meldungen.

E-Rechnungsfristen einhalten: Fahrplan in fünf Schritten

Finanzteams im Mittelstand können die Umstellung in fünf Schritten planen, wobei der zweite Schritt bestimmt, ob Ihre Frist im Januar 2027 oder im Januar 2028 endet.

1. Empfang absichern: Legen Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für E-Rechnungen fest und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit. Klären Sie, wer die eingehenden Dateien prüft und an die Buchhaltung weitergibt.

2. Gesamtumsatz 2026 bestimmen: Ermitteln Sie mit Ihrer Steuerberatung den Gesamtumsatz nach § 19 UStG für 2026. Liegt er über 800.000 €, müssen Sie für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.

3. Rechnungsausgang umstellen: Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob Ihr ERP-System oder Ihre Buchhaltungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erzeugt. Testen Sie den Versand an Ihre wichtigsten Kunden an echten Belegen, bevor die Frist greift.

4. Geschäftspartner abstimmen: Dokumentieren Sie die Zustimmungen für PDF- und EDI-Rechnungen, die Sie bis Ende 2027 noch nutzen, und fragen Sie Ihre Lieferanten nach deren Zeitplan.

5. Prüfung und Archivierung organisieren: Passen Sie Ihre Verfahrensdokumentation an die GoBD an und stellen Sie sicher, dass das Archiv die XML-Daten unverändert acht Jahre lang vorhält.

Eingehende E-Rechnungen mit Agicap verarbeiten

Agicap unterstützt Finanzteams im Mittelstand dabei, eingehende E-Rechnungen im Kreditorenmanagement zu verarbeiten. Die Lösung liest die Formate UBL und CII (beide XML) sowie ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML-Datei), die Sie manuell hochladen oder per E-Mail weiterleiten. Die Daten aus den XML-Dateien übernimmt Agicap direkt, ohne den Umweg über eine Texterkennung (OCR), und zeigt sie im Notizfeld der Rechnung an.

Jede Lieferantenrechnung durchläuft anschließend eine Prüfung, bevor sie freigegeben und für die Zahlung vorbereitet wird. Über die Banken- und ERP-Anbindung verbinden Sie diese Daten mit Ihren Konten und Ihrem ERP-System.

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Häufige Fragen zu den E-Rechnung Fristen

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Eine reine PDF-Rechnung gilt als sonstige Rechnung, da sie keine strukturierten Daten nach EN 16931 enthält. Sie dürfen PDF-Rechnungen im Inland bis Ende 2026 mit Zustimmung des Empfängers versenden, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027. Ein ZUGFeRD-Dokument ab Version 2.0.1 sieht zwar aus wie eine PDF-Datei, enthält aber eine XML-Datei und erfüllt deshalb die Anforderungen.

 

Brauche ich die Zustimmung meines Kunden für eine E-Rechnung?

Für eine E-Rechnung, die Sie verpflichtend ausstellen, ist laut Rn. 14 des BMF-Schreibens 2024 keine Zustimmung des Empfängers mehr erforderlich. Die Zustimmung brauchen Sie nur für sonstige elektronische Rechnungen wie PDF-Dateien und für EDI-Verfahren während der Übergangsfristen.

 

Drohen Bußgelder, wenn ich die Fristen verpasse?

Eine sonstige Rechnung anstelle einer vorgeschriebenen E-Rechnung ist laut IHK Köln für sich genommen keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG. Ihre Kunden benötigen aber ordnungsgemäße Rechnungen für ihren Vorsteuerabzug, weshalb große Abnehmer ab 2027 E-Rechnungen von ihren Lieferanten einfordern werden. Prüfen Sie Ihren Gesamtumsatz 2026 noch vor dem Jahreswechsel, damit Sie wissen, ob Sie Ihre Rechnungen ab Januar 2027 im strukturierten Format versenden müssen.