Comptabilité de trésorerie : définition et modèle Excel gratuit

Le suivi de trésorerie en comptabilité est une phase incontournable pour prendre vos décisions et piloter sereinement votre entreprise. Pour suivre vos flux de trésorerie, il existe deux méthodes d’enregistrement des différents montants : la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d'engagement.

Dans cet article nous vous proposons d’analyser les principes, étudier les avantages et inconvénients ainsi que tous les éléments essentiels à savoir sur la comptabilité de trésorerie. Découvrez également plus loin dans cet article notre modèle Excel téléchargeable gratuitement pour vous aider dans les premiers pas de votre suivi de trésorerie en comptabilité.

Au sommaire de cet article :

1. Comptabilité de trésorerie : définition

Qu’est ce que la comptabilité ? Selon l'article 121-1 du Plan Comptable Général, la comptabilité est “un système d'organisation de l'information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'entité à la date de clôture”.

La comptabilité de trésorerie consiste, quant à elle, à répertorier les opérations de votre entreprise en prenant en compte vos flux de trésorerie liés aux activités d’exploitation, activités d’investissement et activités de financement. Autrement dit, il s’agit de comptabiliser les flux de trésorerie entrants et sortants au cours d’une période donnée (généralement un an). Les créances et les dettes ne seront alors constatées qu’à la date de clôture de votre exercice comptable, soit en général le 31 décembre de chaque année.

La comptabilité de trésorerie vous permet principalement d’établir un document comptable : le tableau des flux de trésorerie. Ce dernier fait partie des 3 états comptables fondamentaux : le bilan (à ne pas confondre avec le bilan prévisionnel), le compte de résultat et le tableau de flux de trésorerie (à ne pas confondre avec le plan de trésorerie prévisionnel).

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La comptabilité de trésorerie n’est cependant pas autorisée dans le cas de toutes les entreprises. Elle est menée dans le cas des entreprises relevant des BIC (bénéfices industriels et commerciaux) ne dépassant pas certains seuils de chiffre d’affaires et des entreprises relevant des BNC (bénéfices non commerciaux) sans contraintes de seuils. Nous reviendrons sur ces deux cas différents plus loin dans cet article.

2. Les principes de la comptabilité de trésorerie

La comptabilité de trésorerie inclut la notion du temps : vous ne devez inscrire dans votre tableau de flux de trésorerie uniquement les montants des décaissements (achat de matières premières, remboursement de vos fournisseurs, versement des salaires, paiement du loyer... ) ou des encaissements (vente, emprunt...) quand ceux-ci sont réellement effectués. Tant que le flux de trésorerie n’est pas reçu ou versé, le montant ne doit pas figurer dans votre comptabilité de trésorerie !

Par exemple, si votre fournisseur vous facture, le 10 juin 2020, 200 € de matériel et que vous le payez le mois suivant, le 10 juillet 2020, en comptabilité de trésorerie l’achat ne sera constaté que par une écriture unique, le 10 juillet, au moment où le règlement de cet achat devient effectif.

Pour mieux comprendre cette nuance du temps, analysons la différence entre la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d’engagement. La première a été illustrée par l’exemple ci-dessus. La seconde a, quant à elle, pour but de comptabiliser toutes les opérations dès leur engagement, et prend donc également en compte les encaissements et décaissements engagés, qu’ils soient réglés ou pas encore.

Notez également que peu importe le mode de compatibilité que vous utilisez (comptabilité d’engagement ou comptabilité de trésorerie), les éléments figurant sur vos états financiers (au bilan et au compte de résultat) au moment de la clôture de votre exercice comptable resteront identiques.

Maintenant que vous avez compris le fonctionnement des inscriptions des montants, regardons deux cas différents : des entreprises dont les bénéfices correspondent aux BIC (bénéfices industriels et commerciaux) et celles dont les bénéfices correspondent aux BNC (bénéfices non commerciaux).

2.1. Comptabilité de trésorerie pour les entreprises relevant des BIC

Pour les entreprises relevant des BIC (principalement de l’activité commerciale, industrielle ou artisanale), les créances et les dettes sont constatées en fin d’exercice, afin d’obtenir des états financiers. On en compte trois : le bilan, le compte de résultat et l’annexe. Ces derniers renseignent sur la situation économique et financière de votre entreprise et sont un fondement essentiel pour pouvoir analyser ensuite la rentabilité de votre activité.

Si les bénéfices de votre entreprise relèvent des BIC, vous devez en principe tenir une comptabilité d’engagement. Votre bénéfice sera en effet déterminé en fonction des biens ou services que vous aurez achetées ou vendus, même si l’ensemble des factures engagées ou émises ne sont pas toutes réglées à la fin de votre exercice.

Attention, sachez qu’il n’est pas possible pour une entreprise relevant des BIC d’opter pour le régime des BNC et que la comptabilité de trésorerie (imposition en fonction des encaissements et des décaissements) est rarement utilisée.

Que dit la loi sur les obligations en termes des modes de comptabilité ? Globalement, retenez que les si votre entreprise est dans la catégorie des BIC sous le régime simplifié d’imposition (c’est le cas par exemple des artisans et des commerçants), vous êtes dans l’obligation de tenir une comptabilité d’engagement. Si à la clôture de votre exercice vous devrez constater vos créances et vos dettes, vous avez toujours la possibilité de mener une comptabilité de trésorerie en cours d’exercice. La loi vous pose plus de contraintes si votre entreprise est dans la catégorie des BIC sous le régime réel normal d’imposition : vous êtes dans l’obligation de tenir une comptabilité d’engagement et n’avez pas la possibilité de mener une comptabilité de trésorerie en cours d’exercice.

2.2. Comptabilité de trésorerie pour les entreprises relevant des BNC

Si vous exercez une profession libérale (architecte, médecin, avocat, expert comptable...) vous serez imposés dans la catégorie des bénéfices non commerciaux (BNC).

Votre bénéfice sera déterminé en fonction des seules créances payées par vos clients, et des seules dépenses que vous aurez payées à vos fournisseurs.

Le mode de comptabilité qui vous intéresse le plus est alors la comptabilité de trésorerie : seul ce qui est réellement encaissé ou décaissé est comptabilisé. Tout ce qui ne sera pas payé à la fin de votre exercice, ne sera pas pris en compte pour le calcul du bénéfice imposable.

Notez que pour les entreprises relevant des BNC, les créances et les dettes ne sont pas constatées, c’est-à-dire que la comptabilité se fait surtout sur les encaissements et décaissements réels, même si elles peuvent aussi opter pour la comptabilité d’engagement.

Ainsi la loi est moins contraignante pour les entreprises relevant d’un BNC : ces dernières peuvent mener une comptabilité d’engagement, bien que cela ne soit généralement pas avantageux pour elles. Regardons alors plus précisément les avantages et les inconvénients de de la comptabilité de trésorerie.

3. Les avantages et inconvénients de la comptabilité de trésorerie

Après avoir analysé le mécanisme de comptabilisation et les différents cas possibles pour la comptabilité de trésorerie, découvrez les principaux avantages et les inconvénients de ce mode de comptabilité.

3.1. Les avantages de la comptabilité de trésorerie

• Gain de temps

La comptabilité de trésorerie est source d’un gain de temps dans la saisie des opérations dans la comptabilité. En effet, si vous maîtrisez votre processus de comptabilisation des flux de trésorerie réels et que vous le faites régulièrement, vous vous épargnez un temps considérable d’actualisation et de synchronisation des données.

• Une meilleure visualisation des ressources disponibles

La comptabilité de trésorerie permet, contrairement à la comptabilité d’engagement qui peut être trompeuse, de visualiser l’état de votre trésorerie réelle. La comptabilité de trésorerie fournit effectivement des données fiables et certaines tandis que la comptabilité d’engagement repose sur des promesses de remboursement dont les délais peuvent se prolonger suite à des négociations ou éventuelles complications.

• Une aide à la prise de décision

La comptabilité de trésorerie vous offre une visibilité sur les différentes catégories d’encaissements et de décaissements suite à votre activité, ce qui permet d’optimiser vos sources de revenus et vos principales dépenses. Analyser le poids de vos différents flux de trésorerie vous aide à mieux orienter la stratégie de votre entreprise et de justifier vos choix.

3.2. Les inconvénients de la comptabilité de trésorerie

• Peu de visibilité sur les écarts futurs entre les entrées et sorties de liquidités

La comptabilité de trésorerie nécessite de faire un tableau de suivi des factures non payées aux fournisseurs ou non réglées par les clients, car la comptabilité de trésorerie ne permet pas de mettre en évidence les montants restant à payer durant l’exercice. Il conviendra donc de suivre, parallèlement à la comptabilité de trésorerie, les factures d’achats et de ventes non encore réglées, sinon vous encourez le risque d’être en manque de liquidités. Pour limiter ce risque il est donc fortement conseillé d’établir régulièrement des plans de trésorerie prévisionnels.

• Manque de renseignements sur la TVA

La comptabilité de trésorerie nécessite de suivre sur un tableau les opérations (achats et ventes) qui doivent être déclarées auprès de l’administration fiscale si l’entreprise est soumise à la TVA, car elles ne seront pas mises en évidence dans la comptabilité.

• Nécessite un travail supplémentaire d’ajustement

La comptabilité de trésorerie contraint de faire des ajustements en fin d’exercice, ce qui nécessite du temps et de l’organisation (pour les BIC). En effet, toutes les opérations qui ne sont pas passées sur les relevés bancaires doivent être répertoriées et enregistrées dans la comptabilité.

4. Trois astuces pour faire de la comptabilité de trésorerie

4.1. Avoir une approche méthodique de sa comptabilité de trésorerie

Pour mener à bien votre comptabilité de trésorerie, prenez le temps de faire un travail précis et rigoureux. Pensez à bien distinguer ce qui est réellement encaissé ou décaissé de ce qui est uniquement engagé. Munissez-vous d’un outil pour répertorier vos données tout en distinguant les modes de règlement si cela pertinent dans le cas de votre activité (chèque, banque, caisse...) et la nature des opérations réalisées (achats, ventes, prélèvements, apports de l’exploitant…). Pour commencer, vous pouvez vous inspirer de notre modèle Excel téléchargeable gratuitement.

4.2. Faciliter la lecture et assurer la disponibilité de vos données comptables

La comptabilité de trésorerie n’est pas uniquement un travail que vous menez parce que cette tâche est encadrée par la loi. Il s’agit également d’un suivi qui vous sera utile dans le quotidien de votre activité. Pensez donc à rendre vos données accessibles et utilisables facilement pour visualiser votre situation et appuyer vos décisions. Pour cela, utilisez une mise en page visuelle grâce aux couleurs et réfléchissez à une catégorisation des flux de trésorerie qui est pertinente pour votre entreprise.

Voici les principales catégories que vous pourriez retrouver :

• Pour vos encaissements : les facturations clients, les crédits bancaires, les aides et subventions, les apports de capital, le crédit de TVA éventuel…
• Pour vos décaissements : paiement des fournisseurs, versement des salaires et cotisations sociales, paiement d’intérêts bancaires liés à des découverts ou des emprunts, loyers, abonnements (internet, logiciels divers), impôts et taxes, autres charges (eau, électricité, gaz…)

4.3. Opter pour des outils d’automatisation

Enfin, vous l’aurez compris, la comptabilité de trésorerie n’est pas une tâche de toute simplicité, que vous soyez en pleine croissance de l’activité avec de plus en plus de diversité de flux de trésorerie ou que vous traversiez une période difficile avec pour priorité de préserver votre trésorerie disponible. Pour gagner en précision grâce à une actualisation en temps réel et éviter les erreurs de saisie, des milliers de PME et TPE ont aujourd’hui opté pour un logiciel de gestion de trésorerie afin d’automatiser ce suivi.

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