Pourquoi choisir une carte corporate ?

Découvrez les raisons pour lesquelles choisir une carte corporate est une décision judicieuse pour votre entreprise et les avantages clés de son utilisation. De quelle manière cette solution peut vous aider à optimiser vos processus financiers et à améliorer la gestion globale de votre entreprise.

Optimisez la gestion de vos dépenses

Conçues exclusivement pour les entreprises, les cartes corporates offrent un moyen pratique et sécurisé pour régler les dépenses professionnelles.

Elles sont destinées aux entreprises de toutes tailles.

Les collaborateurs peuvent effectuer des paiements pour des dépenses liées aux :

• déplacements professionnels, aux frais de restauration,
• aux achats de fournitures,
• ou tout autre dépenses nécessaires à leurs missions.

Il existe deux types de cartes de paiement qui peuvent être utilisées dans le cadre des dépenses professionnelles. La première appelée carte débit entreprise et elle est émise au nom de l’entreprise. La seconde est appelée carte débit collaborateur et est émise au nom du salarié. Dans ce cas, c’est le salarié qui avance les fonds et charge l'entreprise de lui rembourser sur présentation des justificatifs et d’une note de frais. Les deux types de cartes peuvent être attribués à un collaborateur ou un service pour gérer les dépenses de fonctionnement.

Contrôlez les dépenses

Les cartes corporate comme celles de Mooncard peuvent être paramétrables, plus ou moins finement. Mais dans la plupart des cas, il est possible de fixer des montants de dépenses journaliers. En bridant les autorisations d’achats vous éviterez le risque de dépenses abusives, et au besoin il est possible d’autoriser des dépenses exceptionnelles.

Il est également possible d’adapter le paramétrage en fonction des besoins des utilisateurs. Un comptable ou un commercial n’auront pas les mêmes montants ou nature de dépenses autorisées, en adéquation avec ses missions pour éviter les dépenses excessives.

Ce mode de paiement permet à chacun de réaliser les dépenses nécessaires à son activité tout en respectant scrupuleusement la politique de dépenses de l’entreprise.

Améliorez la traçabilité des dépenses

Les équipes comptables peuvent suivre entemps réel les transactions réalisées et les opérations pour un meilleur suivi et une analyse plus fine des dépenses. Ceci permet aux gestionnaires de mieux comprendre l’utilisation des fonds.

Grâce à la richesse des informations recueillies, les gestionnaires ont tout le loisir d’alimenter des tableaux de bord offrant une vue d’ensemble claire et synthétique des dépenses professionnelles.

Le suivi en temps réel et remontée des données des transactions offre une vue d’ensemble des dépenses engagées par les collaborateurs. Cette transparence permet de mieux comprendre les habitudes de dépenses, d’identifier d’éventuels abus ou fraudes, et d'ajuster la politique de dépenses de l’entreprise si nécessaire.

Optimisez la trésorerie

La gestion financière efficace d’une entreprise nécessite une prise de décision basée sur des données fiables et actualisées. En identifiant les dépenses excessives ou non essentielles, les gestionnaires ou responsables financiers peuvent prévoir le futur et adapter une stratégie budgétaire au plus près du réel.

Les tableaux de bord alimentés par les transactions en temps réel traduisent en volume et montant des fluctuations sur des dépenses identifiables ; fournisseurs, régions, fonction.

Des mesures correctives peuvent alors être mises en place pour minimiser les risques financiers d’augmentation de dépenses inhérentes à l’activité de l’entreprise.

La visibilité accrue des dépenses professionnelles, par l'adoption des cartes corporate, au sein d’une entreprise permet une gestion financière plus efficace et une utilisation plus responsable des ressources financières de l’entreprise.

Améliorez vos process

Outre les avantages de gestion financière, l’usage des cartes corporate réduit considérablement la charge administrative liée aux dépenses professionnelles. Les collaborateurs impliqués dans tout le processus ne perdent plus de temps pour des tâches chronophages jusqu’à supprimer certaines étapes désormais inutiles.

Gagnez du temps

Avec les cartes corporates et la remontée des données de transaction, il devient possible de simplifier le suivi des dépenses professionnelles.

Les transactions effectuées avec les cartes corporates sont automatiquement enregistrées, permettant ainsi un suivi plus fluide et une gestion plus efficace des dépenses au sein de l'entreprise.

En mettant en place un circuit d’approbation et une solution de gestion des notes de frais (simple tableur ou solution intégrée) il est possible d’harmoniser l’ensemble des notes de frais et de gagner un temps considérable sur leurs traitements, et leurs remboursements !

Et pour aller plus loin…

Certains fournisseurs proposent des solutions complètes de gestion des dépenses permettant d’automatiser l’ensemble du processus.

Couplé à une carte corporate à débit entreprise, il est alors possible de ne plus faire de note de frais du tout. Tout est automatisé dans les solutions, parfois même jusqu'à l’intégration comptable. Le principe étant toujours de minimiser au maximum les erreurs possibles liées à la saisie manuelle, et de gagner du temps à chaque étape.

A noter : Les solutions tout en un offrent un avantage significatif en éliminant le besoin de soumettre des notes de frais pour les collaborateurs. Il reste essentiel de conserver les justificatifs d’achat pour ces transactions en cas de contrôle URSSAF.

Faites des économies grâce aux programmes de fidélisation

Les cartes corporate offrent également des possibilités d’économies grâce aux programmes proposés par la plupart des fournisseurs de cartes.

Les programmes de fidélisation permettent aux entreprises d’accumuler des points ou des remises en argent en lien avec le volume ou montant des dépenses. Les tarifs préférentiels négociés avec des fournisseurs clés peuvent permettre de réduire les dépenses sur des achats professionnels réguliers ; voyages d’affaires, d'hôtels, location de voiture , restauration, ..

Des garanties d’assurance ou d’assistance à un service personnalisé, les détenteurs de carte peuvent profiter d’avantages exclusifs, offrant une valeur ajoutée et une expérience client supérieure.

Choisir une carte corporate présente des avantages significatifs pour toute entreprise. Grâce à une gestion simplifiée des dépenses, un contrôle financier renforcé et une sécurité accrue, les cartes corporates optimisent la gestion quotidienne des dépenses et la charge administrative de ses collaborateurs favorisant une prise de décision éclairée.