Tout savoir sur le paiement fournisseur automatisé

Le paiement fournisseur est un poste de dépense important au sein d’une entreprise. Il présente un enjeu d’autant plus important pour une société qui doit gérer de nombreux fournisseurs.Payer ses fournisseurs à temps permet non seulement de préserver ses relations commerciales mais aussi la réputation de l’entreprise.

En quoi l’automatisation du paiement fournisseur permet d’optimiser ce processus ? Nous vous expliquons tout dans cet article.

A quoi correspond le paiement fournisseur ?

Dans le cadre de son fonctionnement, une entreprise a forcément affaire avec des fournisseurs. Du point de vue de la comptabilité, un fournisseur est une personne, physique ou morale (entendez un particulier ou une entreprise), à laquelle une entreprise fait ses achats pour son activité.

Il peut s’agir d’achat de fournitures pour le fonctionnement quotidien de l’entité ou de marchandises destinées à l’achat-revente.

Dans le monde de l’entreprise, le paiement de ces fournisseurs est rarement réalisé dès la réception des marchandises. Un délai est observé.Ce délai de paiement est de 30 jours à compter de la réception des marchandises ou d’exécution de la prestation, selon la loi LME.

Une entreprise qui a plusieurs fournisseurs à payer peut se retrouver submergée et payer après les dates d’échéances de paiement. Les retards de paiement sont même devenus monnaie courante en entreprise. Or, ces derniers ont un coût financier. La société lésée peut exiger des pénalités de retard coûteuses voire même engager des poursuites judiciaires. En France, les mauvais payeurs encourent une amende allant jusqu’à 2 millions d’euros. Au-delà des risques financiers, il y a également le risque de mettre en péril vos relations commerciales avec votre fournisseur (et éviter les contentieux).

Le paiement fournisseur correspond aussi bien à la gestion de ces délais de paiement qu’à la réalisation à proprement parler du paiement des factures fournisseurs. Son enjeu est d’autant plus important. Une entreprise qui paie ses fournisseurs à temps évite non seulement des poursuites coûteuses mais peut aussi rester rentable. En effet, une entreprise qui paie ses fournisseurs dans les délais peut négocier des tarifs compétitifs. De plus, elle peut maintenir des relations commerciales saines avec ses fournisseurs.

Comment faire le suivi et la gestion des factures fournisseurs avec les bons de commande ?

Lorsque vous recevez une facture fournisseur, la première chose à faire est de faire le rapprochement avec les bons de commandes. En comptabilité, on appelle cette étape le rapprochement de factures.

Il s’agit de comparer la facture fournisseur avec le bon de commande (et le bon de livraison). Le but ? Identifier d’éventuels écarts aussi bien au niveau du montant exigé par le fournisseur qu’au niveau des marchandises effectivement livrées.

Le bon de commande est le document qui détaille les éléments de votre commande. D’un autre côté, la facture détaille également, entre autres, la quantité et le prix unitaire de chaque article livré. En principe, les éléments de la facture et ceux du bon de commande doivent donc correspondre. L’objectif du rapprochement est donc justement de vérifier cela.

En termes simples, il s’agit de vérifier si d’une part, l’entreprise a obtenu tout ce qu’elle a commandé. D’autre part, si on lui fait payer pour ce qu’elle a commandé et uniquement ce qu’elle a commandé.

C’est à cette condition qu’une facture peut être acceptée puis payée.

Les entreprises définissent cependant un pourcentage ou un montant de tolérance pour les éventuels écarts. Si ce seuil minimal est dépassé, une facture peut être rejetée et renvoyée au fournisseur, avec une demande de rectification.

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Peut-on automatiser l’envoi d’un paiement à un fournisseur ?

L’importance du flux de factures fournisseursdépend de la taille de l’entreprise. De même, le traitement sera plus ou moins long selon l’importance de l’entreprise.

Dans les grands groupes, cette tâche est assignée à un service spécifique : le service comptabilité. Les petites structures comme les PME et les TPE n’ont souvent pas le moyen de disposer d’une telle structure à part.C’est donc généralement le dirigeant d’entreprise lui-même qui doit accomplir la gestion de la comptabilité fournisseur. La tâche est d’autant plus fastidieuse même si le volume de factures à traiter n’est pas le même que dans les grands groupes.

Automatiser le processus de paiement fournisseur présente un réel intérêt dans les deux cas. C’est possible grâce à des outils de dématérialisation comme Agicap Payment.

Passer à la facture dématérialisée est en effet la clé pour fluidifier et optimiser son flux de règlement fournisseur. Il s’agit concrètement de remplacer les factures papier en fichiers numérisés. D’ailleurs, d’ici le 1er juillet 2024, ce processus deviendra obligatoire : toutes les factures émises, réceptionnées et transmises par les entreprises devront être dématérialisées.

La dématérialisation des factures est justement une opportunité pour automatiser le processus de paiement fournisseur. Cela permet en effet d’utiliser des outils de dématérialisation qui permettent de collecter, extraire des données, régler et archiver les factures.

Pourquoi avoir recours à l’automatisation des factures fournisseurs ?

Automatiser les factures fournisseurs offre de nombreux avantages :

• Un meilleur respect des délais de paiement. On a vu que le non-respect des délais de paiement entraîne des coûts financiers importants pour une entreprise. Automatiser le processus permet de centraliser les factures au sein d’un même tableau de bord. Cela permet alors d’avoir une meilleure visibilité sur les différentes échéances de paiement.

• Un gain de temps. L’automatisation du traitement des factures fournisseurs vaut réduction des manipulations humaines manuelles. Elle permet ainsi un traitement et une approbation plus rapides et plus efficaces. Le personnel peut donc se consacrer aux tâches à forte valeur ajoutée pour l’entreprise.

• La réduction des coûts. Le traitement de factures dématérialisées permet une importante réduction de coûts par rapport au traitement manuel de factures papier.Les services comptabilité peuvent traiter leurs factures en moins de 5 jours avec un coût de 2,36 euros par factures (selon une étude du cabinet PayStream Advisors). Avec un traitement manuel, il faut 9 fois plus de temps et un coût 6 fois plus élevé.

• Une rationalisation du processus en réduisant les erreurs et le temps de cycle pour une efficacité optimale.

• La conformité légale et fiscale. Avec l’avènement de l’obligation de dématérialisation fiscale, utiliser un système d’automatisation permet de respecter les prescriptions légales en la matière.

• L’intégration avec vos systèmes existants. Rassurez-vous : l’utilisation d’un outil de dématérialisation n’emporte pas bouleversement de l’ensemble de votre flux de travail. Il suffit d’intégrer vos outils existants avec l’outil de dématérialisation. Vous devrez donc vous assurer de choisir un outil qui saura s’intégrer avec votre écosystème actuel.

• Amélioration des relations avec vos fournisseurs. Le non-respect des délais de paiement ont également pour effet négatif d’envenimer les relations avec les fournisseurs.Or, avec un système de dématérialisation, vous pouvez dire adieu aux retards de paiement. En effet, grâce à une visibilité en temps réel sur vos encours, vous pouvez mieux anticiper le paiement de vos factures en respectant les échéances. Vous pourrez alors construire des relations fournisseurs sur une base saine.Ce faisant, vous pourrez mieux négocier vos conditions de vente car une réelle relation de confiance sera instaurée.

• Un outil accessible de partout. Développées en mode SaaS, les solutions d’automatisation sont accessibles de partout. Il suffit de disposer d’une connexion internet. Vos collaborateurs pourront avoir accès à la solution en télétravail et depuis n’importe quel support.

• Un meilleur suivi de performances. Grâce à une analytique avancée, vos équipes pourront mieux identifier les éventuels écueils dans vos processus, les corriger, faire un suivi permanent et optimiser vos flux. C’est votre service contrôle de gestion qui vous remerciera !

Des difficultés à vous faire payer par vos clients ? Réduisez les délais de paiement et optimisez vos relances grâce à cette checklist :

Comment comptabiliser un paiement fournisseur ?

Une fois le rapprochement avec le bon de commande réalisé et que la facture est acceptée, la facture est enregistrée au logiciel de comptabilité de l’entreprise. Elle passe ensuite par une validation par le service chargé de la comptabilité. C’est uniquement après cette étape que le paiement doit être effectué.

Une fois la facture réglée, l’opération correspondante doit être comptabilisée dans le document comptable adapté, c’est-à-dire, le journal comptable. Cette écriture comptable doit avoir lieu à la date de l’enregistrement comptable. En d’autres termes, elle doit être réalisée à la date de la réception des espèces ou à la date de l’ordre de virement.

Cette comptabilisation du paiement fournisseur diffère selon que le paiement a été réalisé en espèces ou via un virement bancaire :

• Cas d’un règlement par espèces. Afin de lutter contre le blanchiment d’argent, ce mode de paiement est très réglementé. Ainsi, il n’est pas possible pour une facture d’un montant supérieur à 1 000 euros.

Pour comptabiliser un paiement en espèces, il faut débiter le compte 401 Fournisseurs et créditer le compte 530 « Caisse ».

• Cas d’un virement bancaire. Dans ce cas, le virement bancaire doit être enregistré dans le journal de banque. Pour comptabiliser une telle opération, il faut débiter le compte 401 Fournisseurs et créditer le compte 512 Banque.

Parfois, afin que le fournisseur préserve sa trésorerie, un acompte peut être réalisé. Il faut également comptabiliser cet acompte versé. Pour ce faire, on débite le compte 4091 Fournisseurs – avances et acomptes versés sur commande et on crédite le compte 512 Banque.

Puis, à la date du règlement final, il faut transférer l’acompte versé dans le compte 401 Fournisseurs. Pour cela, on débite le compte 4091 et on crédite le compte 401.

Comment payer une facture fournisseur ?

Pour payer une facture fournisseurs, la première chose à faire est de choisir le mode de paiement.

Voici les différents modes de paiement possibles :

• Virement bancaire
• Carte bancaire
• Chèque
• Lettre de change
• Effets de commerce papier
• Billet à ordre
• Paypal
• Espèces. On a vu que ce mode de paiement avait une certaine limite pratique à cause notamment du plafonnement légal. C’est pourquoi ce n’est pas le mode de paiement de prédilection des relations entre professionnels.

En ce qui concerne le moment du paiement, tout dépend de l’entreprise. Une entreprise qui a un besoin en fonds de roulement important a intérêt à échelonner les paiements fournisseurs pour ne pas trop mettre à mal sa trésorerie.D'un autre côté, une petite structure devra retarder au maximum ses paiements (dans la limite des échéances de paiement).

L’enjeu est d’honorer ses factures fournisseurs sans pour autant mettre en péril la bonne santé de sa trésorerie.

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Comment payer un fournisseur par virement ?

Le paiement par virement bancaire fait partie des modes de paiement fournisseurs. Il est aujourd’hui largement facilité par le numérique. Il est en effet désormais facile d’effectuer un virement via son ordinateur ou son smartphone.

Il suffit pour cela de réunir un certain nombre de documents :

• Les coordonnées bancaires (RIB, IBAN) de l’entreprise qui va recevoir le virement. Il faut en effet que les deux entreprises aient leur propre compte bancaire.
• La date d’exécution
• Le montant de la facture à payer

Le paiement par virement bancaire est certes celui qui est plébiscité dans la pratique. Cependant, il n’est pas sans inconvénient. En effet, le processus peut être long. Tout d’abord, votre banque peut vous demander une autorisation de prélèvement. D’autre part, l’encaissement n’est pas immédiat. Un ordre de virement effectué dans le cours d’un jour ouvrable ne peut être pris en compte que le jour ouvrable suivant.

Une telle lourdeur favorise les impayés et les retardsde paiement.

Cela reste toutefois un des moyens de paiements les plus utilisés par les entreprises aujourd’hui. C’est en effet l’un des plus sécurisés.

Faut-il utiliser un logiciel de paiement fournisseur ?

Un logiciel de paiement fournisseurpermet d’automatiser les processus de traitement des factures. Il permet de fluidifier les transactions de paiement fournisseur.

Il existe plusieurs solutions de traitement du paiement fournisseur. On peut dire qu’il n’y a pas un logiciel qui est meilleur que d’autres. Il y a juste le logiciel qui est adapté à vos besoins. C’est pour cette raison que pour choisir au mieux, vous devez prendre en compte plusieurs critères :

• Les fonctionnalités proposées. Certaines solutions ont une richesse fonctionnelle exceptionnelle avec une gestion complète du cycle fournisseur (procure to pay, une fonctionnalité de travail collaboratif, archivage de documents comptables, sourcing fournisseur, etc.). Vous devez donc faire un bilan des fonctionnalités dont vous avez besoin avant d’opter pour un outil.

• La simplicité d’utilisation. La mise en place de nouvelles solutions au sein d’une entreprise vous oblige généralement à faire face à des collaborateurs résistants au changement. Plus votre logiciel de gestion est facile d’utilisation, plus douce sera la transition.

• L’intégration avec vos outilsactuels. Le logiciel pour lequel vous optez doit notamment pouvoir s’intégrer avec vos outils de comptabilité habituels.

• La qualité du support client. Certains éditeurs proposent un réel accompagnement aussi bien dans la prise en main de l’outil que dans la transition vers la dématérialisation. Découvrez comment Agicap accompagne ses clients.

• Le prix de l’abonnement. Vous devez bien évaluer le rapport qualité-prix afin de pouvoir profiter de réels avantages dans l’utilisation d’un logiciel.

D’autre part, plus un outil est complet, plus le prix de l’abonnement peut être élevé. Pour cette raison, il est judicieux de bien évaluer si vous avez bien besoin de toutes les fonctionnalités proposées. Il est inutile de prendre un outil complet alors que vous n’avez besoin que des fonctionnalités de base.

Comment Agicap Payment simplifie le paiement de vos factures fournisseurs ?

Agicap est un logiciel 100 % français créé par Sébastien Beyet, Lucas Bertola et Clément Mauguet en 2016.Adapté aux ETI, PME et TPE, c’est un logiciel complet de gestion de trésorerie. Il comporte Agicap Payment : une fonctionnalité qui permet de payer des fournisseurs et d’encaisser vos paiements.

Agicap Payment est une solution de gestion des paiements fournisseursqui automatise la collecte, la validation et le stockage des factures, tout en facilitant la planification et l'optimisation de la trésorerie.Elle simplifie également la pré-comptabilitéen intégrant les paiements et la saisie comptable sur une seule interface. Agicap Payment offre des outils pour suivre et anticiper les échéances, gérer les paiements et améliorer la gestion des facturs fournisseurs, tout en assurant un haut niveau de sécurité et de contrôle.

Par ailleurs, Agicap est un écosystème complet qui propose de nombreuses fonctionnalités dont :

• Le suivi de trésorerie. Vous pouvez importer vos données et connecter votre compte bancaire à votre espace Agicap. Vos données sont ensuite restituées sous forme d’un tableau de bord. Vous avez alors une visibilité en temps réel sur votre trésorerie.
• Le prévisionnel de trésorerie. Grâce aux tableaux de bord d’Agicap, vous pouvez mieux analyser vos prévisions pour et prendre de meilleures décisions.
• Gestion des dépenses. Vous pouvez effectuer vos paiements fournisseur directement depuis votre espace Agicap. Nous vous permettons d’économiser 70 % du tempsde traitement des factures.En effet, le logiciel collecte automatiquement les données des factures fournisseurs pour les centraliser au sein d’un tableau de bord unique.

Ainsi, si auparavant, les équipes comptabilité vérifient les facturesune à une pour identifier les délais de paiement. Il s’agit là d’un travail fastidieux et pourtant à faible valeur ajoutée. Avec Agicap, vous avez accès à toutes les données fournisseurs depuis un seul endroit. Vous pourrez ainsi automatiser le paiement.

• Le stockage. En prévision de tout litige éventuel, les factures doivent être conservées pendant 10 ans. Avec Agicap, vos factures sont stockées en toute sécurité.
• Cash Collect. Cette option vous permet également de gérer vos paiements clients et d’éviter des retards d’encaissementdommageables à votre trésorerie. C’est le corollaire à l’option de paiement fournisseur.En effet, c’est bien de payer ses fournisseurs à temps mais c’est aussi important d’encaisser les paiements de ses clients à temps.

On a déjà vu les conséquences néfastes des retards de paiements pour une entreprise. Avec Agicap, vous avez une visibilité complète et en temps réel sur les encoursclients. Vous maîtrisez donc vos DSO (Day Sales Outstanding). Par ailleurs, vous pouvez programmer et personnaliser les relances.

• Des intégrations. Agicap s’intègre avec un grand nombre d’outils comme les solutions de stockage (OneDrive, SFIP, Sharepoint, Google Drive), les solutions de paiement en ligne (Paypal, stripe, Gocardless, Mollie,etc.), les outils de comptabilité (Sellsy, odoo, sage 100), etc.

Retrouvez toutes nos intégrations juste ici.

En comparaison avec les autres outils de paiement fournisseur disponibles sur le marché, Agicap vous offre de nombreux avantages :

• La simplicité d’utilisation
• Un support client réactif et multi-support (par email, chat et téléphone)
• Un logiciel édité en français

En conclusion, automatiser son processus de paiement fournisseur est une façon d’optimiser son flux de trésorerie.

Grâce à Agicap, vous pouvez planifier et automatiser le paiement de vos fournisseurs. Vous évitez alors tout retard de paiement et les conséquences néfastes qui en découlent.