Cómo hacer un presupuesto de tesorería en Excel

Lograr un buen equilibrio financiero dentro de una empresa es posible siempre que se usen las herramientas adecuadas. Es por eso que en este artículo nos centraremos en conocer mejor qué es el presupuesto de tesorería y cuál es la mejor forma de realizarlo.

Las empresas están compuestas de diferentes departamentos de los que dependen para poder desarrollar su actividad comercial de forma óptima. Sin embargo, dentro de todos ellos, el área de tesorería se vuelve una de las más importantes a la hora de poder asegurar un buen equilibrio entre las ganancias y los gastos y, sobre todo, para poder calcular y optimizar mejor los beneficios.

Para ello, hoy en día se cuenta con el presupuesto de tesorería, una herramienta que permite calcular el objetivo económico que se quiere lograr para poder realizar estimaciones, conseguir un equilibrio financiero y, sobre todo, saber la liquidez y la capacidad de rentabilidad que se tiene sin haber sorpresas inesperadas. Debido a su importancia, en este artículo nos centraremos en saber mejor qué es el presupuesto de tesorería y cómo hacerlo con Excel, una de sus principales herramientas.

Qué es un presupuesto de tesorería

En sentido estricto de la palabra, un presupuesto de tesorería es un documento que refleja las entradas y salidas de capital que se han realizado en función al objetivo inicial, durante un determinado tiempo, con el fin de llevar bien al día toda la salud financiera de una empresa y mantenerse siempre dentro de los estándares correctos.

Estas entradas y salidas están relacionadas con los ingresos y gastos que se realizan en base a la actividad principal que se desarrolle. Para poder llevar un registro correcto, se lleva a cabo este documento.

Normalmente se realizan los presupuestos de tesorería en Excel y es por ello que a continuación vamos a profundizar sobre su formato, estructura y contenido.

Qué formato debe tener un presupuesto de tesorería

La estructura que debe seguir todo presupuesto de tesorería tiene que responder a la fórmula de:

Saldo Inicial + Entradas de dinero (cobros) – Salidas de dinero (pagos) = Saldo final

Sin embargo, dentro de cada empresa se puede registrar de formas diferentes ya que no hay un formato definido que esté estipulado. Aún así, la mayoría de las veces se suele recurrir al presupuesto de tesorería en Excel, ya que es una herramienta que permite llevar las cuentas al día y bien estructuradas.

Cómo se hace un presupuesto de tesorería en Excel

Hacer un presupuesto de tesorería con Excel es una de las formas más repetidas y populares ya que se puede llevar de forma gratuita y sencilla un registro de todo el flujo de capital que entra y sale de acuerdo al tiempo y a los presupuesto que se marcaron.

Sin embargo, para que sea de verdadera utilidad y no lleve a error, primero que nada hay que ordenar bien toda la información de la hoja de cálculo.

Qué incluye un presupuesto de tesorería en Excel

Normalmente y de forma genérica, lo primero que se debe hacer para elaborar un presupuesto de tesorería en Excel es colocar en los encabezados de columna los meses del año y en la última columna un sumatorio total de todo el año.

También cabe destacar que es muy importante clasificar bien las primeras columnas con las partidas a partir de las cuales se deben organizar los puntos de pago y cobro. Estas son por tanto las partes imprescindibles de todo presupuesto de tesorería:

• Cobros operativos: derivados de la actividad principal de la empresa.

• Pagos directos: son los pagos que se realizan por la compra de productos o servicios relacionados con la actividad de la empresa. La diferencia resultante de estos pagos y los cobros operativos, precisamente, se conocen como el flujo de caja operativo.

• Pagos indirectos: son aquellos cobros que no están relacionados con la producción, sino con otros igualmente necesarios pero no vinculados con la actividad, como el alquiler del lugar.

• Financiación ajena: tanto las entradas como salidas de financiación deben quedar registradas para estar al tanto de los préstamos y amortizaciones de los mismos.

• Intereses y comisiones: se deben apuntar todos los intereses cobrados y pagados en cada operación realizada.

• Operaciones de capital: se deben tener en cuenta en este apartado todas las ampliaciones de capital que se han realizado, para que sirva como un registro en caso de un déficit de liquidez.

• Operaciones de inversión: también debe quedar registrado todo el capital que se ha destinado a la compra de inversiones.

• Saldo de caja inicial: uno de los puntos más importantes dentro del presupuesto de tesorería, ya que ayudará a vislumbrar si realmente se ha llegado al objetivo marcado. También sería interesante poder incluir las líneas de financiación y préstamos, para que, de este modo, la hoja de cálculo pueda ir obteniendo la evolución de dichos saldos.

Después de haber hecho este documento, tendremos que controlar a lo largo del periodo si se producen desviaciones entre lo que se esperaba y lo que ha sido. Para lograrlo, se suele realizar una copia exacta e ir introduciendo en periodos acotados de meses cuál ha sido finalmente la evolución real para poder visualizar fácilmente las diferencias.

Ejemplo de presupuesto de tesorería en Excel

A la hora de poder elaborar un presupuesto de tesorería con Excel, no hay una única manera de hacerlo. Como decíamos, todo estará en relación con las necesidades específicas de la empresa y el plan que se haya fijado previamente.

De este modo, tenemos varios ejemplos de estructuras de estas plantillas que van desde lo más sofisticado a lo más sintetizado.

• Presupuesto detallado: es uno de los modelos de presupuestos más fiables ya que reúne información detallada de cada movimiento que se ha realizado.

• Presupuesto en base a la explotación analítica: en este modelo de presupuesto se calcula primero la evolución analítica de la empresa por un tiempo y después se le van sumando las amortizaciones.

• Presupuesto resumido: reúne únicamente la información relevante de forma esquemática y sin entrar en detalles de ingresos y gastos.

• Presupuesto de flujo de caja: estos presupuestos se realizan en base al flujo de entrada y salida.

Un ejemplo de plantilla genérica para que te puedas hacer a la idea sería la que aparece en la siguiente imagen:

Qué utilidad tiene el presupuesto de tesorería en Excel

Una forma muy eficaz de poder potenciar el crecimiento de tu empresa es utilizando herramientas y recursos que den rentabilidad, seguridad y salud financiera a todas las operaciones. Como hemos podido ver, una de las formas para poder lograrlo es a través de los presupuestos de tesorería.

Saber cómo hacer un presupuesto de tesorería en Excel es algo muy útil que se debe dominar dentro de todas las empresas de cara a poder cumplir con las metas que se marquen en cada periodo. Además, trae consigo las siguientes utilidades:

• Intentar reducir los gastos, anticipar los cobros y retrasar los pagos.

• Externalizar la gestión de cobros para acelerar el cobro de tus facturas.

• Externalizar la gestión de pagos.

• Acceso al descuento de efectos y otros planes de financiación como el confirming.

• Acceso a créditos o préstamos bancarios.

Herramientas Excel gratis para hacer un presupuesto de tesorería

Si formas parte de una empresa y estás buscando la mejor forma de poder llevar la tesorería y los registros de capital, seguro que te estas fijando en herramientas que den cierta confianza y seguridad. Sin embargo, en el caso de los presupuestos de tesorería, Excel es una herramienta totalmente gratuita que puede generar multitud de beneficios.

Con el avance de las nuevas tecnologías, hoy en día hay diferentes softwares y programas de pago que se encargan de llevar toda la contabilidad de las empresas al día. Sin embargo, la ventaja se encuentra en que el presupuesto de tesorería en Excel es gratis, pudiendo partir de cero con una hoja de cálculo y personalizándolo de la forma que mejor se adapta.

No obstante, si no se tiene un dominio previo de este programa de Microsoft Office, lo recomendable es poder usar algunas de las plantillas gratuitas que tienen plataformas especializadas como Agicap para ir rellenándolas en base a un sistema de confianza.

Un buen presupuesto de tesorería puede asegurar el éxito

Si tienes un plan de negocio y quieres asegurarte de que salga adelante de forma exitosa, debes saber que hay muchas herramientas, como el presupuesto de tesorería, que pueden ayudarte. Además, siempre puedes contar con baremos como el balance de situación o los softwares de gestión de tesorería.

Dentro de este artículo, hemos podido ver cómo de importante puede llegar a ser tener un buen registro del presupuesto que se establece dentro de la tesorería.

Sin embargo, si lo quieres hacer por tus propios medios, debes saber que Excel puede traer una serie de dificultades a la hora de hacer el presupuesto provisional.

Presupuesto provisional con Excel

La mayoría de los CEOs y CFOs de pymes usan Excel para construir su presupuesto de tesorería. Así, cuando las categorías de recibos y desembolsos no son demasiado numerosas y predecibles, Excel puede servir. Sin embargo, realizar esta tarea en Excel lleva mucho tiempo y puede conllevar errores. Estos son los principales problemas:

• La dificultad para desarrollar el marco del archivo y las fórmulas.

• Posibles errores en fórmulas o entradas.

• El tiempo dedicado a actualizarlo.

• Falta de flexibilidad y automatización.

• Falta de visibilidad de los datos.

Prueba nuestras plantillas de presupuesto de tesorería en Excel

En Agicap queremos ayudarte a conseguir estabilidad y rentabilidad para tu empresa y es por eso que tenemos a tu disposición plantillas gratuitas de Excel para poder realizar tus presupuesto y controlar la tesorería. Con ellas, podrás conseguir:

• Una visión clara de tu liquidez anual.

• Hacer un seguimiento de tu flujo de caja mes a mes.

• Ser capaz de anticiparte ante una posible falta de liquidez.

• Tomar decisiones financieras más acertadas.

Asegura la salud financiera de tu empresa y confía en las plantillas gratuitas de Agicap. Además, ahora tienes disponible una demo gratuita con la que podrás hacerte una idea de todas las ventajas de contar con los mejores recursos en tesorería del mercado.