Qué es y cómo calcular el cash flow en Excel
El cash flow (traducido como flujo de caja o de tesorería en español) es un indicador de la liquidez de una empresa y, por tanto, de su salud financiera.
Cuando un negocio dispone de un cash flow adecuado, decimos que tiene la capacidad para hacer frente a sus obligaciones económicas. Conocer por tanto este indicador es fundamental para tomar decisiones sobre la rentabilidad empresarial.
La manera de calcularlo, como vamos a ver en detalle más adelante, es relativamente sencilla. No obstante, se necesita guardar un buen registro de ingresos, gastos, amortizaciones y provisiones. Para ello, una plantilla de excel puede ser una gran aliada.
En este artículo, explicamos todo sobre el flujo de caja y cómo hacer un cash flow en excel paso a paso y sin errores.
¿Qué es el cash flow?
¿Pensabas que tu empresa estaba en un buen momento pero te has encontrado con una falta de liquidez? Es una situación a la que se enfrentan muchos negocios cuando descubren que su tesorería no cuenta con los fondos necesarios para afrontar los pagos más próximos.
Fijarse únicamente en las ventas y confiar en que estas, al ser altas, son representativas de la salud financiera de toda la empresa es un gran error, pues se está teniendo en cuenta la contabilidad pero no la tesorería.
En cambio, haciendo el cálculo del cash flow en excel u otra plataforma podemos adelantarnos y gestionar una falta de liquidez.
Como otros ratios financieros, el cash flow permite entender la situación presente y la previsión futura de una empresa. Es un elemento clave para hacer un balance de situación.
Tipos de cashflow
Hay tres tipos de cashflow según la información que ofrecen y las actividades que se consideran.
- Cash flow operativo o de explotación: dentro de esta categoría están los ingresos y gastos ordinarios fruto de la actividad directa de la empresa (por ejemplo, la venta de productos y los pagos a proveedores).
- Cash flow financiero: en esta categoría entran las acciones propias de la empresa (ingresos derivados de estas o pagos de los dividendos asociados).
- Cash flow de inversión: este indicador se calcula si la empresa dispone de inversiones inmobiliarias (o de otro tipo) que le generen una liquidez.
Cómo se calcula el cash flow
Para calcular el cashflow hay que sumar los beneficios, las amortizaciones y las provisiones durante un periodo determinado.
Cashflow = Beneficios netos + Amortizaciones + Provisiones
Revisemos rápidamente qué incluye cada uno de estos elementos:
- Beneficios netos: es el resultado de restar los gastos (incluyendo impuestos) a los ingresos.
- Amortizaciones: representa la pérdida de valor económico de un activo por el paso del tiempo y por el uso (por ejemplo, maquinaria con una vida útil determinada que cada año que pasa, reduce su capacidad productiva).
- Provisiones: suponen una cantidad concreta de dinero que la empresa debe conservar para pagar un gasto que ya ha contraído (por ejemplo, el pago adelantado de los honorarios de un abogado). Para controlar este tipo de pagos ya pactados y no olvidar su vencimiento, el confirming es una buena herramienta de gestión.
Como resulta evidente, para calcular el cashflow hay que registrar adecuada y sistemáticamente los números referentes a beneficios, amortizaciones y provisiones.
Para ello, es recomendable disponer de una plantilla excel de cash flow donde introducir los datos y obtener el resultado automáticamente.
¿Quiénes son las partes interesadas en el control del cash flow?
Cualquier persona que quiera saber el estado real de las finanzas de una empresa y su salud económica debe conocer e interesarse por el cash flow. Tal y como ya hemos mencionado, quedarse únicamente con los datos que arrojan las ventas puede ser engañoso.
No obstante, hay equipos de trabajo y profesionales para los que el cash flow supone una parte imprescindible de su trabajo:
- Contables: gracias al cash flow miran de cerca la liquidez y el efectivo disponibles en las cuentas bancarias de la empresa, ya que así pueden garantizar que se cubran los impuestos y gastos a corto plazo.
- Bancos: si una empresa va a pedir un crédito, la entidad en cuestión querrá conocer su flujo de caja y valorar si realmente podrá hacer frente al préstamo.
- Accionistas: al igual que los bancos, los accionistas necesitan saber cuál es la salud financiera de la empresa y la previsión de ver su inversión retornada. De igual modo, un buen flujo de tesorería es una gran carta de presentación, y un reclamo, para buscar nuevos inversores.
Qué es el control de cash flow en Excel
Existen muchas formas de llevar un control del cash flow, pero en lo que coinciden todas las empresas es en la necesidad de que este control se automatice y estandarice.
Esto evita que algunas facturas queden sin registrar o que aparezca un cargo bancario con el que no se contaba y que desestabiliza el equilibrio financiero.
Una alternativa es contratar un software de gestión de tesorería desde el que realizar todos los trámites y centralizar los datos. No obstante, hay empresas que optan por hacer el cálculo del cash flow en excel.
Las ventajas de utilizar Excel en el cálculo del cash flow
La gran ventaja de utilizar una plantilla excel para el cash flow es que la mayoría de empleados, sean del equipo que sean, están familiarizados con el programa. Sin embargo, hay otras muchas:
- Flexibilidad y personalización para cualquier tipo de negocio.
- Accesibilidad gracias a la nube y a la conexión a internet.
- Compatibilidad y posibilidad de importación de datos con otras plataformas y softwares de tesorería.
- Facilidad de uso: sin necesidad de realizar una formación u onboarding específico.
Cómo hacer un cash flow en excel: ejemplo
El primer paso es introducir en una plantilla de excel la información relativa a los ingresos y gastos de la empresa. Es aconsejable no incluir simplemente la cantidad final, sino el detalle de cada movimiento.
Para ello, se necesita tener los libros contables actualizados. En caso de que los libros contables estén también en hojas de cálculo, pueden integrarse más fácilmente.
Al hacer un cash flow en excel debemos incluir al menos la siguiente estructura de datos:
- Saldo inicial: el dinero que hay en caja al inicio del periodo.
- Ingresos
- Gastos
- Cash flow final: se obtiene sumando los datos anteriores.
Veámoslo con un ejemplo simplificado del primer trimestre del año:
| Saldo Inicial | Ingresos | Gastos | Cash flow final | |
| Enero | 1000 | 10924 | -9500 | 1524 |
| Febrero | 1524 | 12600 | -10200 | 3924 |
| Marzo | 3924 | 9125 | -10250 | 2799 |
Cómo gestionar el cash flow en Excel
Para saber cómo calcular el cash flow en Excel, se recomienda primero llevar un registro mensual pormenorizado. Para ello, en el mismo documento excel, se crea una hoja para cada mes y ahí se introducen las entradas y salidas de efectivo, especificando siempre su concepto o título de factura.
Qué son las entradas de efectivo
Se consideran entradas de efectivo a todas las actividades que aumentan la cantidad de dinero disponible en la caja de una empresa. Es decir, son ingresos que favorecen a la liquidez del negocio.
El ejemplo más claro y que menos problemas genera a la hora de registrarlo es la venta de un producto o servicio.
No obstante, hay otros tipos de entradas de efectivo, como los cobros realizados a créditos previamente otorgados o las ventas de activos fijos o procedentes de otras actividades empresariales que no son la principal pero suponen un beneficio.
Qué son las salidas de efectivo
Por el contrario, las salidas de efectivo representan todas las actividades que disminuyen el dinero de la caja. Algunos ejemplos son gastos mensuales como los salarios, los alquileres de oficinas o las compras a proveedores.
Sin embargo, también entran en esta categoría:
- Impuestos
- Amortizaciones
- Provisiones
- Gastos de financiación (cuotas de préstamos)
- Flujo de caja financiero
Aquí compartimos un ejemplo de una plantilla de Excel de cash flow para un mes concreto:
En este ejemplo de cómo hacer un cash flow en Excel podemos ver que cada movimiento lleva el detalle de la cantidad, el título de la factura y su categoría. Se recomienda que la categorización que indica qué tipo de ingreso/gasto es se especifique en una hoja del mismo documento
Además, el saldo inicial de cada nuevo mes, será el que quedó disponible en el anterior.
La mayoría de las plantillas de Excel para cash flow ya incluyen las columnas, filas y fórmulas necesarias para que lo único que tengas que hacer sea introducir los datos.
Qué hacer en caso de que las previsiones de cash flow sean negativas
¿Has hecho el cálculo de tu cash flow en Excel y los resultados indican que sale más dinero que el que entra? Tómatelo como una oportunidad para analizarlos, mejorar la salud financiera y poner en marcha estrategias que potencien el crecimiento de tu negocio.
Aquí tienes algunos consejos expertos para revertir la situación, aumentar los ingresos y optimizar los gastos son:
- Adelanta los cobros: si tienes la posibilidad, no dejes que los cobros a tus clientes se atrasen y dales todas las facilidades para que así sea. Piensa que en el cash flow estamos calculando la liquidez, no las ventas. Si has vendido un producto pero este aún no ha sido pagado, no queda reflejado en la caja.
- Limita tus pagos: es complicado porque hay gastos imprescindibles (nóminas, alquileres de espacios, impuestos…) pero ahora que todo está registrado en una plantilla de Excel, evalúa qué gastos son superfluos y no se rentabilizan. Aquellos que no puedas reducir, trata de atrasarlos para disponer de más liquidez.
- Aprovecha descuentos al pagar por adelantado: hay gastos que no se pueden atrasar y que no conviene hacerlo pues hay ofertas si se pagan por adelantado.
- Revisa tus precios: si los ingresos no están siendo suficientes y los establecidos en el plan de negocio, puede que sea momento de subir los precios de tus productos o servicios.
Todo lo que tienes que saber sobre cómo calcular el cash flow en Excel
Si hay una herramienta que todas las empresas utilizan es Excel, por lo que empezar a calcular el cash flow con ella siempre es una buena idea o, al menos, una a considerar.
A través de las hojas de cálculo podemos llevar un control de las entradas y salidas de efectivo y calcular de manera automática el cash flow de un periodo determinado. Gracias a las fórmulas y estructuras preestablecidas, esta tarea es incluso más sencilla.
En Agicap ofrecemos una plantilla de Excel para cash flow que puede ser fácilmente adaptada a las necesidades de cada empresa. Puedes descargarla desde este enlace y convertirla en una herramienta imprescindible en la gestión de tu tesorería.
No obstante, aunque Excel hemos visto que es una herramienta muy válida para calcular el cash flow, puede quedarse corta para empresas medianas o grandes con muchos movimientos económicos. Además, al tener que meter los datos manualmente, está expuesta a los errores humanos. ¿A quién no se le ha pasado registrar un dato o ha escrito mal una cantidad?
Una equivocación de este tipo, aunque normal, puede darnos un resultado falso, lo que impediría poder usar el cash flow para lo que queremos: mejorar y garantizar la viabilidad financiera de nuestra empresa.
Si en tu empresa los errores no tienen cabida y queréis mejorar el cálculo, la gestión y el análisis del cash flow, lo más indicado es optar por un software de tesorería como el de Agicap. Su facilidad para importar y exportar datos de manera totalmente automatizada, junto a su sencilla interfaz, lo convierten en una alternativa óptima para muchas empresas. Compruébalo solicitando nuestra demo gratuita.
