Rechnungsmanagement Software 2025: Die optimale Lösung für den deutschen Mittelstand

Im deutschen Mittelstand nehmen Kreditorenprozesse – also die Bearbeitung, Freigabe und Zahlung von Eingangsrechnungen – eine zentrale Rolle für Effizienz, Liquidität und nachhaltiges Wachstum ein. Doch mit zunehmender Größe und Komplexität stoßen viele Finanzabteilungen gerade im Kreditorenmanagement an ihre Grenzen: Manuelle Abläufe, Medienbrüche und fehlende Transparenz im Kreditorenprozess behindern eine effektive Steuerung – und erhöhen das Risiko von Fehlern und Compliance-Problemen.

Moderne Rechnungsmanagement Software bieten CFOs und Finanzleiter die Möglichkeit, Abläufe ganzheitlich zu digitalisieren, automatisieren und so mehr Kontrolle sowie Sicherheit im gesamten Rechnungswesen zu schaffen.

Warum in Rechnungsmanagement Software für den Mittelstand investieren?

Manuelle und fragmentierte Prozesse bedeuten im Mittelstand: Rechnungen kommen per E-Mail, Post oder PDF, werden dezentral für Freigaben weitergeleitet und mehrfach händisch in Systeme oder Excel-Listen eingetragen. Das sorgt für Verzögerungen, Fehler, Doppelbuchungen oder den Verlust von Belegen.

Laut einer aktuellen Studie von Agicap und INNOFACT (2025) nutzen 50 % der mittelständischen Unternehmen noch keine spezialisierte Software für das Kreditorenmanagement – was den hohen manuellen Aufwand und die fehlende Transparenz vieler Prozesse erklärt.

Die Auswirkungen dieser Schwachstellen gehen weit über Zeitverlust hinaus:

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• Hoher manueller Aufwand führt zu steigenden Kosten, vergessenen Zahlungen – was zu Mahngebühren führt – und höherer Fehleranfälligkeit.

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• Komplexe oder nicht automatisierte Prozesse im Billing und Payment verursachen Ineffizienzen und beeinträchtigen die Beziehungen zu Lieferanten.

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• Fehlende Kontrolle und Transparenz über Ausgaben und Budgets führen zu unvorhergesehenem Mehrausgaben und erschweren die Liquiditätsplanung.

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• Ohne zuverlässige Übersicht über Zahlungen können unliebsame Überraschungen wie Engpässe oder Mahnkosten entstehen.

Moderne Rechnungsmanagement Software schafft hier Abhilfe und bringt entscheidende Vorteile:

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• Automatisierung der Erfassung, Freigabe und Archivierung sowie digital nachvollziehbare Workflows reduzieren Aufwand und Fehlerquellen.

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• Echtzeit-Transparenz zu Rechnungsstatus, Fälligkeiten und Zahlungsausgängen verbessert die Liquiditätsplanung und Kontrolle.

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• Revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung gewährleistet Rechts- und Audit-Sicherheit.

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• Optimiertes Lieferantenmanagement: Pünktliche Zahlungen und klare Prozesse stärken Ihre Geschäftsbeziehungen.

Mit der richtigen Rechnungsmanagement Software werden Prozesse effizient, sicher und Ihr Finanzbereich für die digitale Zukunft gerüstet.

Auswahlkriterien: Worauf sollten Sie bei Rechnungsmanagement Software achten?

Die richtige Rechnungsmanagement Software sollte zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passen. Achten Sie daher auf folgende zentrale Kriterien für Ihre Auswahl:

1. Prozessautomatisierung & Workflows

Intelligente OCR-Erkennung, automatischer Datenabgleich und flexible Genehmigungsworkflows beschleunigen die Rechnungsbearbeitung und reduzieren Fehler. Eine automatisierte Zuordnung zu Kostenstellen entlastet Ihr Finanzteam.

2. Rechtssicherheit & Compliance

Die Software muss GoBD-konform, audit-sicher und E-Invoicing-fähig sein. Nur so sind Rückverfolgbarkeit und rechtssichere Archivierung aller Rechnungen garantiert.

3. Integrationsfähigkeit

Wählen Sie eine Lösung, die sich nahtlos mit ERP-Systemen, Buchhaltungssoftware, Treasury-Tools und DATEV verbindet. So vermeiden Sie doppelte Eingaben und Datenbrüche.

4. Benutzerfreundlichkeit & Kollaboration

Eine intuitive Benutzeroberfläche sowie mobile Zugriffsoptionen ermöglichen die Rechnungsfreigabe jederzeit – auch für verteilte Teams und Multi-Entity-Strukturen.

5. Sicherheit & Rechteverwaltung

Strikte Nutzerrechte, Zwei-Faktor-Authentifizierung und auditfeste Workflows schützen sensible Rechnungsdaten und minimieren das Betrugsrisiko.

7. Reporting & Echtzeit-Überblick

Dashboards und Echtzeit-Analysen bieten Übersicht über offene Rechnungen, Zahlungen und den Einfluss auf den Cashflow – ideal für fundierte Entscheidungen.

8. Mobile Nutzung & Remote-Zugriff

Cloudbasierte Rechnungsmanagement Software stellt sicher, dass Freigaben und Prüfungen auch von unterwegs aus zuverlässig möglich sind.

Fazit: Ein sorgfältiger Vergleich dieser Kriterien hilft Ihrem Unternehmen, die beste Rechnungsmanagement Software für nachhaltige Effizienz und Transparenz zu finden.

Welche Rechnungsmanagement Software ist die beste für mein Unternehmen ? Vergleich führender Lösungen 2025

Der folgende Überblick stellt die führenden Anbieter für den deutschen Mittelstand gegenüber. Sie erfahren auf einen Blick, welche Software welche Kernfunktionen bietet, welche Vorteile sie im Arbeitsalltag bringt und welche Zielgruppen besonders profitieren. So finden Sie schnell die passende Lösung für die Anforderungen Ihres Unternehmens.

Die wichtigsten Rechnungsmanagement Softwares im Überblick

Agicap

Agicap ist eine cloudbasierte Plattform für mittelständische Unternehmen, die Rechnungsmanagement, Zahlungsabwicklung und Liquiditätsplanung in einer Lösung vereint. Finanzteams erhalten damit Echtzeit-Einblicke in Ausgaben und Cashflow und können Zahlungsprozesse zentral steuern. Die Software bietet eine tiefe Integration in Buchhaltungs- und ERP-Systeme (z. B. DATEV) sowie eine benutzerfreundliche Oberfläche für den effizienten Arbeitsalltag.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

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• Zentrale Verwaltung aller Rechnungen und zugehörigen Dokumente

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• Sichere, flexibel anpassbare Freigabe-Workflows mit klaren Verantwortlichkeiten

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• Volle Transparenz über den Bearbeitungsstatus jeder Rechnung

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• Echtzeit-Synchronisation zwischen Rechnungen, Zahlungen und Liquiditätsprognosen

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• Automatische Rechnungserfassung mit OCR, Vorkontierung und Integration mit Buchhaltungssystemen (DATEV, ERP)

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• Integrierte und automatisierte Zahlungsabwicklung über EBICS

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• Automatischer Abgleich von Rechnungen und Zahlungen

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• Budgetmanagement für Kontrolle und Nachverfolgung von Ausgaben pro Team

Mit Agicap werden manuelle Prozesse reduziert, Fehlerquellen minimiert und Teams gewinnen Zeit für strategische Aufgaben. Die Kombination aus Rechnungsfreigabe, Zahlungslauf und Liquiditätssteuerung auf einer Plattform unterstützt ein ganzheitliches und zukunftssicheres Finanzmanagement im Mittelstand.

Candis

Candis ist eine Software für digitale Rechnungsverarbeitung und -freigabe, die auf die Automatisierung von Genehmigungsprozessen und die Erfassung von Belegen mittels OCR spezialisiert ist. Die Lösung ist darauf ausgelegt, Prozesse der Rechnungsfreigabe nachvollziehbar und effizient zu gestalten. Sie unterstützt die Darstellung elektronischer Audit-Trails und ist auf den deutschen Mittelstand ausgerichtet.

Neben der standardmäßigen Integration mit DATEV und anderen Buchhaltungssystemen bietet Candis Möglichkeiten zur vorkontierten Buchung von Eingangsrechnungen sowie zur digitalen Archivierung. Zahlungen können vorbereitet und zur weiteren Verarbeitung in andere Systeme exportiert werden. Die Implementierung ist relativ unkompliziert gehalten, um bestehende Abläufe nicht zu stören.

GetMyInvoices

GetMyInvoices ist eine Softwarelösung, die das Sammeln und Archivieren von Rechnungen aus unterschiedlichen Quellen automatisiert. Die Software aggregiert Dokumente aus E-Mails, Portalen oder anderen Schnittstellen und legt diese strukturiert im System ab. Unternehmen können über ein zentrales Dashboard auf sämtliche Belege zugreifen.

Durch die Integration mit diversen Buchhaltungssystemen ist ein automatisierter Austausch der Belege möglich. GetMyInvoices ist vor allem für Unternehmen relevant, die zahlreiche Lieferanten oder große Mengen digitaler Rechnungen verwalten müssen. Schnittstellen zu Systemen wie DATEV, Sage oder Lexware sind verfügbar.

DATEV Unternehmen Online

DATEV Unternehmen Online ist eine webbasierte Plattform für das digitale Rechnungs-, Beleg- und Buchhaltungsmanagement. Die Lösung richtet sich an Unternehmen und Steuerberater in Deutschland und bietet zentrale Funktionen für die rechtskonforme Erfassung, Ablage und Weiterleitung von Belegen.

Ein Schwerpunkt von DATEV Unternehmen Online liegt auf der GoBD-konformen Archivierung, der Sicherstellung von Audit-Trails und der engen Zusammenarbeit mit Steuerberatungskanzleien. Die Lösung ist integraler Bestandteil vieler digitalisierter Buchhaltungs-Workflows im deutschen Mittelstand.

sevdesk

sevdesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen und Selbstständige. Die Anwendung bietet Funktionen für Rechnungserstellung, Ausgabenverwaltung sowie eine automatische Erkennung und Erfassung von Belegen per OCR. Transaktionen können mit den Belegen und Ausgaben abgeglichen werden.

Zusätzlich ist eine Integration mit DATEV möglich, was die Datenübergabe an Steuerberater erleichtert. Die Software ist darauf ausgerichtet, grundlegende Buchhaltungsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, inklusive mobiler Nutzungsmöglichkeiten.

lexoffice

lexoffice ist eine Cloud-Lösung für das Rechnungsmanagement und die digitale Buchhaltung kleiner Unternehmen und Start-ups. Die Plattform integriert Features wie Dokumenten-Upload, GoBD-konforme Archivierung, automatisierten Zahlungsabgleich und Rechnungserstellung. Rechnungen und Belege werden digital erfasst und verwaltet.

Die Software unterstützt die Integration mit Banking- und Buchhaltungssystemen und richtet sich an Unternehmen, die ihre Buchhaltung papierlos und effizient abwickeln möchten. Automatisierung von Routineaufgaben spielt dabei eine zentrale Rolle.

ELO Invoice (Rechnungsmanagement-Modul von ELO Digital Office)

ELO Invoice ist das Rechnungsmanagement-Modul von ELO Digital Office und spezialisiert auf die automatisierte Verarbeitung, Freigabe und Archivierung von Eingangsrechnungen. Die Lösung verbindet leistungsfähige Rechnungsmanagement-Funktionen mit einem ausgereiften Dokumentenmanagement-System (DMS). Nutzer profitieren von flexiblen Workflows für die Prüfung und Freigabe von Rechnungen sowie von der Möglichkeit, Dokumente rechtssicher und GoBD-konform zu archivieren.

Eine Integration in unterschiedliche ERP- und Buchhaltungssysteme ist möglich, wodurch ELO Invoice insbesondere für mittlere und größere Unternehmen mit komplexen, strukturierten Prozessen geeignet ist. Moderne Features wie Automatisierung und KI-gestützte Datenextraktion unterstützen eine effiziente Verarbeitung auch hoher Rechnungsvolumina.

Finway

Finway ist eine cloudbasierte Plattform für das Rechnungs- und Ausgabenmanagement. Die Software ermöglicht die digitale Erfassung von Eingangsrechnungen mittels OCR, flexible Freigabe- und Ausgabenworkflows sowie die Vorkontierung und den Export zu DATEV. Zusätzlich lassen sich Budgets, Ausgaben sowie Firmenkarten in einer zentralen Lösung verwalten. Echtzeit-Dashboards bieten einen Überblick über offene Rechnungen, Budgets und Zahlungen. Finway verfügt über Schnittstellen zu Buchhaltungs- und Bankensystemen und eignet sich insbesondere für mittelständische und wachstumsorientierte Unternehmen.

Flowers 

Flowers Software ist eine Rechnungsmanagement-Lösung, die die automatisierte Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen unterstützt. Die Plattform bietet digitale Workflows für die Belegfreigabe, GoBD-konforme Archivierung sowie eine Integration zu DATEV und weiteren ERP-Systemen. Features wie KI-gestützte Validierung und Workflows sowie eine mobile App ermöglichen eine flexible und ortsunabhängige Bearbeitung von Rechnungsprozessen. Flowers richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, die Wert auf Automatisierung und mobile Nutzung legen.

Wie Agicap Rechnungsmanagement und Cashflow-Management vereint

Agicap unterscheidet sich von klassischen Rechnungsmanagement-Lösungen, indem sämtliche Rechnungs- und Zahlungsprozesse in Echtzeit mit der Liquiditätsplanung verknüpft werden. Anders als viele herkömmliche Tools, die sich auf die Digitalisierung einzelner Rechnungs-, Freigabe- oder Buchungsprozesse fokussieren, bildet Agicap den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess – von der Bestellanforderung bis zur Firmenkarten-Transaktion – auf einer zentralen Plattform ab und zeigt die Auswirkungen jeder Transaktion direkt im Cashflow sowie in den Budgets.

Was macht Agicap einzigartig?

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• Direkter Cashflow-Effekt jeder Rechnung: Jede erfasste und freigegebene Rechnung erzeugt automatisch einen geplanten Zahlungsabfluss im Liquiditätsforecast – gruppenweit und tagesaktuell.

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• Durchgängige Automatisierung: Vorkontierung, Freigabe und (Sammel-)Zahlung laufen ohne Medienbrüche – Zahlungen können direkt über integriertes EBICS TS sicher und gesammelt ausgelöst werden.

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• Volle Transparenz und Kontrolle: Offene Rechnungen, Zahlungen, Budgets und Ausgaben sind konsolidiert sichtbar; individuelle Budgets lassen sich in Echtzeit monitoren und steuern.

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• Einkaufsprozess- & Bezahlprozess inkl. Firmenkarten: Von der Bestellung über die Rechnung bis zur Zahlung (inkl. Kartenausgaben) steuern Sie den gesamten Prozess auf einer Plattform.

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

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• Frühzeitige Liquiditätsplanung: Geplante Ausgaben und erwartete Abflüsse sind jederzeit sichtbar. Das reduziert unnötige Cash-Puffer und verhindert Überziehungen.

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• Reduzierte Kosten: Optimiertes Liquiditätsmanagement senkt Bankgebühren, zinslose Guthaben und vermeidet Mahnkosten durch präzise Zahlplanung.

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• Optimierte Ausgabenkontrolle: Budgets werden automatisch aktualisiert und geben Entscheidungssicherheit für Investitionen oder Einsparungen.

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• Bessere Lieferantenbeziehungen: Termingerechte und planbare Zahlungen stärken das Vertrauen und ermöglichen bessere Konditionen.

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• Beschleunigte Prozesse: Automatisierte Vorkontierung und Zahlung reduzieren den manuellen Aufwand erheblich.

Fazit: Mit Agicap gewinnen Unternehmen nicht nur Effizienz und Automatisierung im Rechnungsprozess, sondern vor allem eine aktive Steuerung von Liquidität, Budgets und Zahlungsströmen – messbare Vorteile für Cashflow, Kostenkontrolle und Finanzplanung im Mittelstand.

Praxisbeispiel: Metallbude – Wachstum sicher steuern und Liquidität im Griff

Metallbude, ein schnell wachsendes E-Commerce-Unternehmen, finanzierte sein Wachstum aus dem eigenen Cashflow – bei starken saisonalen Schwankungen und hohen Marketingausgaben. Die Arbeit mit mehreren Tools machte das Liquiditäts- und Ausgabenmanagement aufwändig und erschwerte den Überblick.

Kernanforderungen:

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• Tagesaktuelle Liquiditätsübersicht mit 30-Tage-Forecast

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• Integration von Liquiditätsplanung und Ausgabenmanagement in einem Tool

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• Automatisiertes Spend Management mit virtuellen Karten

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• Einfache Belegzuordnung und direkter DATEV-Export zur Steuerberatung

Die Lösung mit Agicap:

Metallbude steuert heute alle Finanzprozesse zentral in Agicap.

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• Der 30-Tage-Forecast hilft, mögliche Engpässe früh zu erkennen und flexibel zu reagieren.

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• Ausgaben über virtuelle Karten werden automatisch erfasst und zugeordnet, der manuelle Aufwand sinkt deutlich.

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• Die Anbindung an DATEV erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und automatisiert die Buchhaltung.

Geschäftlicher Mehrwert:

Metallbude erhält jederzeit Transparenz über Cashflow und Budgets, kann Engpässe frühzeitig vermeiden und profitiert von deutlicher Zeitersparnis bei allen Finanzprozessen. Besonders bei starkem Wachstum und saisonalen Umsatzspitzen ist die integrierte Lösung entscheidend.

Kundenstimme: „Alles in einem Tool zu haben ist für mich der größte Vorteil von Agicap. So erleben wir keine bösen Überraschungen im Hinblick auf unsere Liquidität. Wir sehen jeden Tag den Cashflow und wie viel wir am Ende des Tages übrig haben. So können wir Liquiditätsengpässe frühzeitig antizipieren und auffangen.“ – Tobias Stermer, Geschäftsführer von Metallbude

Checkliste: Ist Ihr Unternehmen bereit für modernes Ausgaben- und Liquiditätsmanagement?

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• Haben Sie jederzeit einen Überblick über alle Rechnungen, Zahlungen und Budgets?

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• Nutzen Sie mehrere Tools für Liquiditätsplanung, Spend Management und Buchhaltung?

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• Dauert die Übermittlung relevanter Finanzdaten an Steuerberatende bei Ihnen noch zu lange?

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• Wünschen Sie sich : Weniger manuelle Arbeit und mehr Transparenz?

Entdecken Sie, wie Ihr Unternehmen von einer All-in-One-Lösung profitieren kann – buchen Sie jetzt eine Demo mit Agicap:

FAQ zur Rechnungsmanagement Software

Wie funktioniert digitale Rechnungsverarbeitung?

Digitale Rechnungsverarbeitung nutzt Software, um Eingangsrechnungen automatisch zu erfassen, zu prüfen und zu archivieren. Moderne Lösungen greifen dabei auf OCR-Technologie zurück, erkennen Rechnungsdaten automatisch und leiten sie digital durch Freigabe- und Zahlungsworkflows. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für eine lückenlose Dokumentation.

Was ist eine Rechnungseingang Software und welche Vorteile bietet sie?

Rechnungseingang Software ist darauf spezialisiert, eingehende Rechnungen automatisch zu erfassen, digital abzulegen und in die passenden Prüf- und Freigabe-Workflows zu integrieren. Moderne Lösungen nutzen OCR-Technologie, erleichtern das Matching mit Bestellungen und Vertragsdaten und bieten eine zentrale Übersicht über alle offenen bzw. gebuchten Eingangsrechnungen. Das reduziert den manuellen Aufwand, beschleunigt Prozesse und erhöht die Transparenz.

Wie kann ich Rechnungen digital verwalten?

Mit einer Rechnungsmanagement Software können Sie Rechnungen zentral erfassen, digital ablegen, Status und Zahlungsfristen nachverfolgen sowie Belege revisionssicher archivieren. Dank Dashboards und Suchfunktionen behalten Sie den Überblick über alle offenen und erledigten Rechnungen und können Workflows für Freigabe und Zahlung automatisieren.

Was sind die Vorteile einer Online Rechnungsmanagement Software?

Eine Online-Lösung ermöglicht den Zugriff auf Rechnungen und Workflows unabhängig vom Standort über das Internet. Sie profitieren von automatisierten Prozessen, Echtzeit-Transparenz, einfachen Integrationen (z. B. mit Buchhaltungs-Software oder ERP) und hoher Datensicherheit. Cloud-Lösungen erleichtern zudem die Zusammenarbeit mit externen Partnern wie Steuerberatern.

Welche Software eignet sich zum Erstellen von Rechnungen?

Es gibt zahlreiche Softwarelösungen zum Erstellen von Rechnungen – von einfachen Tools für Kleinunternehmer bis zu professionellen Rechnungsmanagement-Systemen für den Mittelstand. Moderne Rechnungsmanagement Software bietet nicht nur die Rechnungserstellung, sondern auch digitale Freigabe-Workflows, automatische Archivierung und Integration in Buchhaltung und Banking.

Gibt es Rechnungsprogramme speziell für Kleinunternehmer oder für das Kleingewerbe?

Ja, es gibt zahlreiche Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmen und Selbstständigen zugeschnitten sind. Sie bieten oft eine einfache Bedienung, automatische Rechnungserstellung, integriertes Mahnwesen und günstige Preismodelle. Bekannte Anbieter sind zum Beispiel Lexoffice, sevdesk oder easybill.

Was ist die beste Software für Buchhaltung?

Die beste Buchhaltungssoftware richtet sich nach Ihren Anforderungen. Für den Mittelstand sind Lösungen wie DATEV, Lexoffice, sevdesk oder auch cloudbasierte Tools mit Schnittstellen zu ERP und Banking weit verbreitet. Wichtig sind Automatisierung, GoBD-Konformität und Integrationsmöglichkeiten.

Was ist die beste Software für E-Rechnungen?

Eine gute E-Rechnung-Software unterstützt den Empfang, die automatische Verarbeitung und die vorschriftsmäßige Archivierung elektronischer Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD). Viele moderne Rechnungsmanagement-Lösungen wie Agicap, Candis, GetMyInvoices oder ELO Digital Office bieten diese Funktionen und lassen sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren.