Mahnwesen Software: Die 6 besten Tools für 2026

Steigende DSO-Werte, höhere Finanzierungskosten und komplexere Kunden- und Konzernstrukturen sorgen dafür, dass manuelle Mahnläufe und Excel-Listen im Mittelstand an ihre Grenzen stoßen. Laut einer aktuellen Allianz-Trade-Studie ist die durchschnittliche Forderungslaufzeit weltweit auf 78 Tage gestiegen – den höchsten Stand seit der Finanzkrise –, getrieben durch längere Zahlungsziele und einen wachsenden Bedarf an Working Capital (WCR). Offene Forderungen binden damit mehr Liquidität denn je und machen ein professionell gesteuertes Mahnwesen zu einem echten Wettbewerbsfaktor.

Was versteht man unter Mahnwesen in der SaaS-Branche?

Mahnwesen-Software: Definition & zentrale Auswahlkriterien

Die Mahnwesen-Software ist eine leistungsstarke Plattform, die speziell auf die Anforderungen mittelständischer Finanzteams zugeschnitten ist. Sie ermöglicht die automatisierte und skalierbare Steuerung des Forderungsmanagements (AR), bietet zentrale Kontrollmechanismen sowie konsolidierte Transparenz über Unternehmensbereiche hinweg – das ist unverzichtbar für eine optimierte Liquiditätssteuerung und ein effektives Working Capital Management. Über rein routinemäßige Zahlungserinnerungen hinaus befähigt Mahnwesen-Software CFOs und AR-Manager, Zahlungszuflüsse zu beschleunigen, gruppenweite Kreditrichtlinien durchzusetzen, Compliance- und Audit-Prozesse effizient zu gestalten und Echtzeit-Reporting zum Working Capital zu liefern.

Wie funktioniert das Mahnwesen mit moderner Software?

Aktuelle Mahnwesen-Lösungen sind in der Regel cloudbasiert und darauf ausgelegt, den gesamten Mahnprozess – von der ersten Zahlungserinnerung bis zur finalen Durchsetzung bzw. Übergabe an die Rechtsabteilung – weitgehend zu automatisieren. Typischerweise umfassen sie:

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• Automatisierte, mehrstufige Mahn-Workflows: Systematische und personalisierte Ansprache nach Rechnungsalter, Kundensegment, Gesellschaft oder Bonitätsbewertung – geeignet sowohl für zentral organisierte Buchhaltungs-/Serviceeinheiten als auch für dezentrale Forderungsmanagement-Teams.

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• Automatisierte Zahlungserinnerungen (multikanalfähig): Versand von Erinnerungen per E-Mail, Brief, Telefon oder SMS – gesteuert über vordefinierte oder individuell anpassbare Mahnstufen und Eskalationslogiken.

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• Kunden-Zahlungsportal: Sichere Self-Service-Plattform, auf der Geschäftskunden offene Rechnungen einsehen und direkt begleichen können.

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• Reklamations- und Eskalationsmanagement: Möglichkeit, Mahnprozesse bei strittigen Forderungen zu pausieren oder anzupassen – inklusive lückenloser Dokumentation und automatisierter Eskalationspfade für Sonderfälle.

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• Forderungsanalyse & Dashboards: Auswertungen zur Altersstruktur der Forderungen, Entwicklung von DSO (Days Sales Outstanding), Debitoren-Segmentierung und interaktive Dashboards – in Echtzeit auf Einzelgesellschafts- oder Konzernebene, inklusive Ursachenanalysen zu strittigen Forderungen und Nichtzahlungen

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• Vollintegration in den Finance-Stack: Tiefgreifende Schnittstellen zu führenden ERP-, Buchhaltungs- und Banksystemen sorgen für kontinuierlichen Datenaustausch und automatisierten Zahlungsabgleich.

Durch die konsequente Zentralisierung und Automatisierung dieser Prozesse können Finanzabteilungen sich verstärkt auf strategische Analysen, Ausnahmen (Exception Handling) und die Optimierung von Stakeholder-Beziehungen konzentrieren – statt auf wiederkehrende Administration.

Zentrale Business-Mehrwerte einer Mahnwesen-Software

Die Wirkung eines automatisierten Mahnwesens auf DSO und Liquidität ist messbar: Laut dem aktuellen Agicap-Ebook „So reduzieren Sie die DSO und verbessern Ihren Cash Conversion Cycle“ können mittelständische Unternehmen mit standardisierten und automatisierten Mahnprozessen das durchschnittliche Zahlungsverzugsalter um bis zu zwei Wochen reduzieren und die Wahrscheinlichkeit, überfällige Rechnungen innerhalb von 60 Tagen nach Fälligkeit zu inkassieren, verdreifachen. Das führt zu einem deutlich schnelleren Cashflow, sinkenden Finanzierungskosten und größerer finanzieller Flexibilität.

Eine erfolgreich eingeführte Mahnwesen-Software verschafft mittelständischen Finanzteams messbare Vorteile:

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• Produktivität & Skalierbarkeit: Automatisiertes, standardisiertes Forderungsmanagement über alle Einheiten hinweg – Teams gewinnen Kapazität für strategische Steuerung und Ausnahmemanagement.

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• Beschleunigter Cashflow & Working-Capital-Optimierung: DSO-Reduktion und gezielte Unterstützung der gruppenweiten Liquidität.

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• Transparenz für Audit & Compliance: Zentralisierte Belegdokumentation, vereinfachte interne und externe Prüfungsprozesse und schnellere Periodenabschlüsse.

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• Kundenerlebnis & Bindung: Konsistente, markenkonforme und differenzierte Ansprache minimiert Churn und sichert Schlüsselkundenbeziehungen.

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• Strategisches Forderungscontrolling: Konsolidierte, praxisrelevante Erkenntnisse auf Gruppen-, Gesellschafts-, Business-Unit- oder Kundenebene – für gezielte Kreditsteuerung, verlässlichere Liquiditätsprognosen und optimale Ressourcenzuweisung.

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• Risikominimierung & Durchsetzung von Kreditrichtlinien: Automatische Eskalationen und Echtzeit-Scoring helfen, Ausfälle frühzeitig zu erkennen und risikogerechte Wertberichtigungen vorzunehmen.

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• IT- und Integrationsflexibilität: Nahtlose Anbindung an verschiedenste ERP- und Finanzsysteme – reduziert Komplexität und erhöht die Verlässlichkeit der AR-Daten.

Erinnerungswesen vs. Mahnwesen: Worin liegt der Unterschied?

Das Erinnerungswesen bezeichnet den freundlichen Erstkontakt mit Kunden, meist in Form einer Zahlungserinnerung per E-Mail oder Brief, um auf eine offene Rechnung aufmerksam zu machen. Es ist rechtlich unverbindlich und zielt darauf ab, die Zahlung schnell und ohne formale Eskalation zu erhalten.

Das Mahnwesen beginnt, wenn auf diese Erinnerung keine Reaktion erfolgt. Es umfasst mehrere formale Mahnstufen, kann automatisch Verzugszinsen und Mahngebühren berechnen sowie weitergehende rechtliche Schritte anstoßen und dient als Grundlage für ein gerichtliches Mahnverfahren.

Tipp: Nicht alle Tools gehen über reine Zahlungserinnerungen hinaus; einige, wie Agicap, konzentrieren sich auf das Erinnerungswesen und bieten kein vollumfängliches Mahnwesen (Dunning) inklusive Verzugszinsberechnung und rechtlicher Eskalation.

Die 6 besten Mahnwesen Softwares 2026 im Vergleich

Von kostenpflichtig und für große Unternehmen über Lösungen für kleine Betriebe bis gänzlich kostenlos: Die sechs Mahnwesen Softwares, die wir Ihnen erst in Stichpunkten und danach ausführlich vorstellen, decken eine große Bandbreite ab.

Wichtig: Es handelt sich dabei lediglich um einen Querschnitt und auch innerhalb der Softwares um kein klassisches Ranking. HighRadius, lexoffice, Upflow, Sage und so weiter – es gibt noch deutlich mehr Mahnwesen und Forderungsmanagement Software auf dem Markt.

Die 6 besten Forderungsmanagement Softwares vorgestellt

Agicap: Mahnungen automatisiert, Liquidität im Blick

Agicap ist eine integrierte Plattform für AR-Automatisierung (Forderungsmanagement) und Cash Management, entwickelt für mittelständische Unternehmen, die eine konsolidierte Steuerung über mehrere Gesellschaften hinweg benötigen. Die Lösung verbindet automatisierte Zahlungserinnerungen und strukturiertes Forderungsmanagement mit Echtzeit-Liquiditätssicht, KI-gestützten Zahlungseingangsprognosen und leistungsstarken Integrationen.

Wichtiger Hinweis: Die Software bietet automatisierte Zahlungserinnerungen und eine zentrale Übersicht aller unbezahlten Rechnungen, geht aber nicht so weit wie ein vollumfängliches, formelles Mahnwesen: Funktionen wie automatische Verzugszinsberechnung, Mahngebühren oder die Einleitung rechtlicher Mahnprozesse (gerichtliches Mahnverfahren, Inkasso) sind nicht enthalten. Für vollständig abgebildete Mahnprozesse empfiehlt sich das Zusammenspiel mit spezialisierten Mahnwesen- oder Buchhaltungslösungen.

Kernfunktionen im Überblick:

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• Automatisierte Zahlungserinnerungen per E-Mail auf Basis anpassbarer Mahnsequenzen und Vorlagen

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• Bearbeitung strittiger Forderungen (Workflows zum Pausieren/Anpassen, Notizen, klare Zuständigkeiten)

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• Altersstrukturanalyse und DSO-Auswertungen nach Gesellschaft, Geschäftsbereich oder Kunden

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• Konsolidierte Kunden- und Saldenübersichten zur Identifikation von Großschuldnern und Priorisierung von Maßnahmen

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• Dashboard für überfällige Posten mit Filtern nach Fälligkeit, Betrag oder Einheit

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• Integration mit ERP- und Buchhaltungssystemen (automatischer Import von Rechnungs- und Zahlungsdaten)

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• Verknüpfung mit der Liquiditätsplanung (offene Posten fließen direkt in Cashflow-Prognosen ein)

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• Unterstützung beim Zahlungsabgleich (Cash Matching) zwischen Bankumsätzen und offenen Rechnungen

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• Automatische Erstellung von Buchungsjournalen und Export in ERP- bzw. Buchhaltungslösungen, um nachgelagerte Accounting-Aufgaben zu vereinfachen.

Agicap kann kostenlos getestet werden; im Anschluss erhalten mittelständische Unternehmen ein individuell zugeschnittenes Angebotspaket.

FastBill: Mahnwesen-Funktionen für Selbstständige und kleine Unternehmen

FastBill ist eine cloudbasierte Rechnungs- und Buchhaltungssoftware, die sich vor allem an Selbstständige, Freiberufler und kleinere Unternehmen richtet.

Neben der Rechnungsstellung bietet FastBill auch eine einfache Möglichkeit, Mahnungen zu erstellen und zu verwalten. Die Integration mit Zahlungsdienstleistern und anpassbare Mahnstufen erleichtern den gesamten Prozess.

Je nach Tarif stehen unterschiedliche Automatisierungsgrade im Mahnwesen zur Verfügung; vollständig automatisierte Mahnabläufe sind in den höheren Plänen enthalten.

Tricoma: Leistungsstarke Software-Suite inklusive Mahnwesen

Tricoma ist ein modulares ERP-System, das auch eine anpassbare Mahnwesen-Lösung bietet. Mit Tricoma können Sie Mahnschreiben individuell gestalten, verschiedene Zahlungsanbieter integrieren und Auswertungen zum Mahnwesen abrufen.

Das Angebot richtet sich eher an wachsende KMU und mittelständische Unternehmen mit Bedarf an einem integrierten ERP-System.

Billomat: Intuitive und günstige Lösung

Billomat richtet sich als Rechnungs- und Mahnwesen-Software vor allem an Selbstständige und KMU. Die Mahnfunktionen der Software umfassen eine einfache Erstellung von Mahnungen, Vorlagen für Mahnschreiben sowie die automatische Nachverfolgung überfälliger Rechnungen.

Esker: Spezielles Tool für Forderungsmanagement und Mahnwesen

Esker ist eine spezialisierte Software für Forderungsmanagement und Mahnwesen, die vor allem mit ihren KI-gestützten Funktionen punkten kann. Die Lösung – Esker spricht selbst von der „Automatisierung von Order-to-Cash-Prozessen“ – richtet sich an Unternehmen aller Größen mit hohem Forderungsvolumen oder komplexen AR-Prozessen.

123Rechnung: Kostenlose Mahnwesen Software

123Rechnung ist eine leicht zu bedienende Rechnungssoftware, die in erster Linie für Kleinunternehmer und Freelancer konzipiert wurde. Das zeigt sich auch an den im Vergleich zu anderen Tools eher wenigen und eher grundlegenden Funktionen – ausreichend für einfache Rechnungsstellung und Basis-Mahnprozesse.

GnuCash: Buchhaltungssoftware mit Basisfunktionen

GnuCash ist eine Open-Source-Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen und Freiberufler. Sie bietet doppelte Buchführung und grundlegende Auswertungen, jedoch nur sehr einfache bzw. manuelle Möglichkeiten im Mahnwesen. Geeignet für Nutzer, die primär eine kostenfreie Buchhaltungslösung benötigen und beim Mahnwesen keinen hohen Automatisierungsgrad erwarten.

Wie hebt sich Agicap von klassischer Mahnwesen-Software ab?

Mehr als nur Zahlungserinnerungen: Integration ins gruppenweite Treasury-Management

Die meisten Mahnwesen-Tools am Markt bieten heute solide Funktionen für Zahlungserinnerungen, Mahnstufen und teils auch Reporting (z. B. DSO, offene Posten). Diese Lösungen bleiben jedoch häufig im reinen Forderungsmanagement (AR) verankert und sind nur begrenzt mit dem Treasury und der übergreifenden Liquiditätsplanung verknüpft.

Agicap unterscheidet sich hier deutlich: Die Plattform verbindet AR-Automatisierung und Mahnprozesse direkt mit Cash Management, Liquiditätsplanung und gruppenweiten Treasury-Workflows. Dieser All-in-One-Ansatz ist besonders geeignet für mittelständische Unternehmen mit mehreren Gesellschaften, die eine konsolidierte Sicht auf Forderungen und Liquidität benötigen.

Zentrale Differenzierungsmerkmale von Agicap

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• Integrierte Plattform für Cash & Collections: Agicap bündelt die Überwachung offener Posten, automatisierte Zahlungserinnerungen (Erinnerungswesen), die Bearbeitung strittiger Forderungen und durchgängige Cashflow-Planung in einer einzigen Umgebung. Finanzverantwortliche erhalten ein zentrales, konsolidiertes Steuerungs-Dashboard.

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• Echtzeit-Verknüpfung von AR und Treasury: Jede Aktion im Forderungsmanagement – ob Zahlungserinnerung, Zahlungseingang oder strittige Rechnung – fließt direkt in Liquiditätsprognosen und gruppenweite Cash-Reports ein. Das reduziert manuelle Excel-Arbeit, vermeidet Batch-Updates und erhöht die Verlässlichkeit der Planungen.

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• Integration mit ERP- und Banksystemen: Automatisierte Datensynchronisation sorgt dafür, dass AR-, Cash- und Zahlungsstatus über alle angebundenen Systeme hinweg aktuell sind – eine zentrale Voraussetzung für belastbare Liquiditätsplanung im Mittelstand.

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• Anpassbare Workflows und Freigaben: Mahn- und Bearbeitungsprozesse, etwa bei strittigen Forderungen, können flexibel an interne Richtlinien sowie an Governance- und Risikoprozesse angepasst werden. Dadurch wird die Einhaltung von Compliance-Anforderungen erleichtert und die Transparenz von Audits verbessert.

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• Unterstützung beim automatisierten Zahlungsabgleich: Zahlungseingänge werden weitgehend automatisch den offenen Rechnungen zugeordnet, was den Abstimmungsaufwand reduziert und sowohl AR- als auch Treasury-Daten verlässlicher und aktueller macht.

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• Ganzheitliches Finanzreporting: Agicap vereint Daten aus Forderungsmanagement, Verbindlichkeiten (AP) und Treasury in konsolidierten Reports – über Geschäftsbereiche, Gesellschaften und auf Gruppenebene. So können Working Capital, Covenants und Liquidität gezielt und datenbasiert gesteuert werden.

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• Business-getriebene Einführung: Agicap ist auf eine schnelle Implementierung mit minimalem IT-Aufwand ausgelegt. Mittelständische Finanzteams können ihre AR- und Treasury-Landschaft zügig modernisieren, ohne langwierige Großprojekte anstoßen zu müssen.

Case Study: Nutrisens 

Nutrisens ist eine internationale Unternehmensgruppe im Bereich Ernährung mit rund 130 Mio. US‑Dollar Umsatz, mehr als 10.000 Kunden und Aktivitäten in 20 Ländern. Starkes Wachstum (+27 % Umsatz) und eine schlanke Finanzorganisation führten zu Herausforderungen im Forderungsmanagement und bei der Liquiditätssteuerung.

Herausforderungen:

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• Unvollständige Kundendaten erschwerten effizientes Mahnwesen

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• Verzögerte oder uneinheitliche Zahlungserinnerungen wegen begrenzter Kapazitäten

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• Fehlende Echtzeit-Transparenz über Forderungen und gruppenweite Liquidität

Lösung mit Agicap:

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• Zentrale, aktuelle Kontaktdatenbank – alle relevanten Ansprechpartner sind hinterlegt und erreichbar.

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• Automatisierte Sammel-Erinnerungen – regelmäßige Übersichten über alle überfälligen Rechnungen werden an Kunden versendet.

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• Gezieltes Nachfassen & schneller Überblick – nicht reagierende Kunden werden sichtbar, Probleme im administrativen Ablauf früh erkannt, und das Team hat in Agicap jederzeit Zugriff auf aktuelle Kontoinformationen und Zahlungseingänge.

Ergebnisse:

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• DSO um 14 % gesenkt bei gleichzeitig +27 % Umsatzwachstum

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• Überfällige Forderungen insgesamt um 18 % reduziert

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• Rechnungen >30 Tage überfällig: –39 %, >90 Tage überfällig: –36 %

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• Besseres Working-Capital-Management und vorausschauende Liquiditätsplanung

Kundenstimme (gekürzt):

„Bei Nutrisens mussten wir eine erhebliche Menge an Daten und Forderungen verwalten. Darüber hinaus hatten wir einen sehr hohen DSO-Wert und das Ziel, diesen zu senken, allerdings mit einer relativ kleinen administrativen Struktur. Daher war es notwendig, unsere Prozesse zu automatisieren und zu überprüfen. Gleichzeitig war das Treasury-Management für uns von entscheidender Bedeutung, da wir eine sofortige und schnelle Übersicht über die Liquidität benötigten, um sowohl kurz- als auch langfristig verlässliche Prognosen erstellen zu können. All dies führte dazu, dass wir uns auf Agicap verließen, mit dem wir in sehr kurzer Zeit äußerst zufriedenstellende Ergebnisse erzielt haben.“ — Roberto de Bonis, CFO, Nutrisens

Fazit & zentrale Erkenntnisse

Für Finanzverantwortliche im Mittelstand ist ein optimiertes Forderungsmanagement (AR) entscheidend, um Wachstum zu sichern, Liquidität zu steuern und Transparenz über mehrere Gesellschaften hinweg zu behalten. Manuelle AR- und Mahnprozesse können mit der heutigen Komplexität und den Reporting-Anforderungen kaum noch Schritt halten.

Wichtige Takeaways für CFOs und Finance-Teams im Mittelstand:

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• Nahtlose Integration priorisieren: Wählen Sie Lösungen für Mahnwesen/Forderungsmanagement, die sich in Echtzeit mit Ihrem ERP-, Buchhaltungs- und Banksystem verbinden. So stellen Sie konsistente Daten sicher und vermeiden manuellen Abstimmungsaufwand.

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• Transparenz auf Gruppenebene sicherstellen: Ihre Plattform sollte konsolidierte AR-Einblicke auf Gruppen- und Gesellschaftsebene bieten – als Grundlage für fundierte Entscheidungen zu Cash, Liquidität und Working Capital, insbesondere bei Wachstum und Akquisitionen.

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• Automatisierung und Flexibilität ermöglichen: Setzen Sie auf Automatisierung, ohne Kontrolle abzugeben – mit anpassbaren Workflows, aussagekräftigen Analysen und einem effizienten Ausnahmehandling.

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• Forderungsmanagement direkt mit Cash Management verknüpfen: Bevorzugen Sie Lösungen, die AR- und Zahlungsdaten unmittelbar mit Cashflow-Prognosen und Liquiditäts-Dashboards verbinden.

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• Auf beherrschbare Implementierung achten: Bewerten Sie Time-to-Value und IT-Aufwand. Die passende Lösung liefert schnelle Ergebnisse, ohne umfangreiche interne Ressourcen zu binden.

Ob Sie vor allem Zahlungseingänge beschleunigen, Ihr Working Capital stärken oder ein datengetriebenes Treasury etablieren wollen: Moderne Mahnwesen- und AR-Plattformen – insbesondere integrierte Lösungen wie Agicap – ermöglichen mittelständischen Unternehmen messbare Verbesserungen.

Bereit für die nächsten Schritte?

Vereinbaren Sie eine Demo mit Agicap und sehen Sie, wie integrierte AR-Automatisierung und Echtzeit-Cash-Management Ihrem Finanzteam helfen können, DSO zu reduzieren, Working Capital zu verbessern und die Gruppenliquidität voll im Griff zu behalten. Erleben Sie, wie Agicap Ihr Mahnwesen direkt mit der Liquiditätsplanung verknüpft – mit schneller Einführung und nahtloser Integration in Ihre bestehende Finanzsystemlandschaft.

FAQ: Mahnwesen-Software im Mittelstand

Was ist ein Mahnprogramm im Vergleich zu moderner Mahnwesen-Software?

Ein klassisches Mahnprogramm ist meist eine einfache Funktion in der Buchhaltungs- oder ERP-Software: Es erzeugt Mahnschreiben in festen Stufen und kann ggf. Verzugszinsen/Mahngebühren berechnen.
Die moderne Mahnwesen-Software geht weiter: Sie automatisiert mehrstufige Mahnprozesse, segmentiert Kunden, bietet DSO- und Altersstrukturanalysen und verknüpft das Mahnwesen mit Reporting und Liquiditätsplanung – gerade im Mittelstand mit mehreren Gesellschaften ein klarer Vorteil.

Reicht die Mahnfunktion meiner Rechnungswesen-Software aus?

Ja, wenn Sie ein überschaubares Forderungsvolumen, wenige Debitoren und einfache Anforderungen haben.
Sobald Sie jedoch mehrere Gesellschaften, relevante AR-Bestände, ambitionierte DSO-Ziele oder höhere Transparenzansprüche haben, stößt die Standard-Mahnfunktion an Grenzen. Dann lohnt sich eine spezialisierte Mahnwesen- bzw. AR-Lösung, die Prozesse automatisiert und deutlich mehr Einblick in DSO, Risiken und Liquidität bietet.

Wie kann ich Mahnungen mit Software automatisch erstellen?

Sie definieren Mahnregeln (z. B. X Tage nach Fälligkeit), Mahnstufen und Vorlagen, sowie Kanäle (E-Mail, ggf. Brief). Die Software erstellt dann automatisch passende Mahnungen, versendet sie und aktualisiert den Status offener Posten.
Einfache Tools (z. B. FastBill, Billomat) automatisieren vorrangig die Mahnungserstellung; integrierte Plattformen wie Agicap kombinieren automatisierte Zahlungserinnerungen zusätzlich mit AR-Analysen und Liquiditätsplanung.

Wie hilft Mahnwesen-Software dabei, die DSO zu senken?

Durch automatisierte, strukturierte Mahnprozesse werden Kunden konsequent und rechtzeitig erinnert. In Kombination mit klaren Mahnregeln, besserer Transparenz über überfällige Posten und Priorisierung von Großschuldnern lässt sich die durchschnittliche Zahlungsüberfälligkeit deutlich reduzieren. Studien (z. B. Agicap, Allianz Trade) zeigen: Standardisierte, automatisierte Mahnprozesse können die DSO um bis zu einige Tage bis zwei Wochen senken – mit spürbarem Effekt auf Cashflow und Working Capital.