Mahnwesen Software: Die 6 besten Tools für 2025

Mit einer Mahnwesen Software automatisieren Sie Ihr Forderungsmanagement. Das erspart Ihnen nicht nur jede Menge Zeit, sondern auch einiges an Nerven. Kein:e Unternehmer:in kümmert sich schließlich gerne darum, dass offene Rechnungen beglichen werden. Wir stellen Ihnen sechs Mahnwesen Softwares vor und was Ihre Möglichkeiten sind, wenn ein:e Kund:in nicht bezahlt.

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Wichtig bei der Auswahl: Viele Lösungen decken primär das sogenannte Erinnerungswesen ab – also das Senden freundlicher Zahlungshinweise. Ein vollumfängliches Mahnwesen geht weiter: Es umfasst mehrere Mahnstufen, berechnet automatisch Verzugszinsen und kann bei Bedarf rechtliche Schritte einleiten. Nicht jedes Tool – wie zum Beispiel Agicap – bildet den gesamten Dunning-Prozess ab.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen sechs Mahnwesen-Softwares vor – inklusive der Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, wenn ein:e Kund:in nicht bezahlt.

Die 6 besten Mahnwesen Softwares 2025 im Vergleich

Von kostenpflichtig und für große Unternehmen über Lösungen für kleine Betriebe bis gänzlich kostenlos: Die sechs Mahnwesen Softwares, die wir Ihnen erst in Stichpunkten und danach ausführlich vorstellen, decken eine große Bandbreite ab.

Wichtig: Es handelt sich dabei lediglich um einen Querschnitt und auch innerhalb der Softwares um kein klassisches Ranking. HighRadius, lexoffice, Upflow, Sage und so weiter – es gibt noch deutlich mehr Mahnwesen und Forderungsmanagement Software auf dem Markt.

Die 6 besten Forderungsmanagement Softwares vorgestellt

Agicap: Mahnungen automatisiert, Liquidität im Blick

Agicap fokussiert sich auf die Überwachung und Organisation offener Forderungen, Debitorenmanagement und Liquiditätsmanagement. Die Software bietet automatisierte Zahlungserinnerungen und zentrale Übersicht aller unbezahlten Rechnungen, geht aber nicht so weit wie ein klassisches Mahnwesen: Funktionen wie automatische Verzugszinsberechnung, Eskalationsstufen oder rechtliche Mahnprozesse sind nicht enthalten. Für vollständige Mahnprozesse empfiehlt sich das Zusammenspiel mit spezialisierten Mahnwesen- oder Buchhaltungslösungen.

Im Forderungsmanagement (Account Receivables) enthält Agicap folgende Funktionen:

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  Synchronisation aller Rechnungen über Schnittstellen mit allen wichtigen ERP-Systemen und Finanztools

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  Übersichtliches Dashboard, das zentral alle Mahnungen, Notizen und Anrufprotokolle zeigt

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  Individuelle Mahnvorlagen oder vorhandene Vorlagen

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  Liquiditätsprognosen in Echtzeit

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  Umfangreiche Reportings

Agicap kann kostenlos getestet werden. Wer sich anschließend für die Vollversion interessiert, erhält ein individuelles Paket als Angebot.

FastBill: Mahnwesen Software für alle Unternehmensgrößen

FastBill (FreshBooks)ist eine Cloud-basierte Rechnungs- und Buchhaltungssoftware, die sich vor allem am kleinere Unternehmen richtet.

Neben der Rechnungsstellung bietet FastBill auch eine einfache Möglichkeit, Mahnungen zu erstellen und zu verwalten. Die Integration mit Zahlungsdienstleistern und automatische Mahnstufen erleichtern den gesamten Prozess.

Das komplett automatisierte Mahnwesen ist allerdings nur in der Premium-Version erhältlich.

Tricoma: Leistungsstarke Software-Suite inklusive Mahnwesen

Tricoma ist ein modulares ERP-System, das auch eine personalisierbare Mahnwesen-Lösung bietet. Mit tricoma können Sie ihre Mahnschreiben individuell gestalten, verschiedene Zahlungsanbieter integrieren und Reportings zum Mahnwesen abrufen.

Das Angebot richtet sich eher an größere Unternehmen.

Billomat: Intuitive und günstige Lösung

Billomat richtet sich als Mahnwesen Software an Selbstständige und KMU. Die Mahnwesen-Funktionen der Rechnungssoftware umfassen einfache Mahnungserstellung, Vorlagen für Mahnschreiben und automatische Nachverfolgung von überfälligen Rechnungen.

Esker: Spezielles Tool für Forderungsmanagement

Esker ist eine spezielle Software für Forderungsmanagement und Mahnwesen, die vor allem mit seinen KI-gesteuerte Funktionen punkten kann. Die Lösung – Esker spricht selbst von der „Automatisierung von Order-to-Cash-Prozessen“ – richtet sich an Unternehmen aller Größen.

123Rechnung: Kostenlose Mahnwesen Software

123Rechnung ist eine leicht zu verstehende Rechnungssoftware, die in erster Linie für Kleinunternehmer:innen und Freelancer:innen konzipiert wurde. Das lässt sich an den im Verhältnis zu anderen Tools eher wenigen und oberflächlichen Funktionen festmachen

Erinnerungswesen vs. Mahnwesen: Worin liegt der Unterschied?

Erinnerungswesen meint den freundlichen Erstkontakt mit Kund:innen, meist durch eine Zahlungserinnerung per E-Mail oder Brief, um auf eine offene Rechnung aufmerksam zu machen. Es ist unverbindlich und zielt darauf ab, die Zahlung schnell und ohne formale Eskalation zu erhalten.

Das Mahnwesen beginnt, wenn auf die Erinnerung keine Reaktion erfolgt. Es umfasst mehrere formale Mahnstufen, kann automatisch Verzugszinsen, Mahngebühren und automatisierte rechtliche Schritte auslösen und dient als Grundlage für ein gerichtliches Mahnverfahren.

Tipp: Nicht alle Tools gehen über Zahlungserinnerungen hinaus; einige, wie Agicap, konzentrieren sich auf das Erinnerungswesen und bieten kein vollständiges Dunning inkl. Verzugszinsen/Eskalation.

Wie wird eine Software im Mahnwesen eingesetzt?

Die Verwendung einer Software im Mahnwesen spielt in den meisten Unternehmen eine wichtige Rolle im Forderungsmanagement. Sie automatisieren damit den Prozess der Verfolgung überfälliger Rechnungen und der Kommunikation mit Kund:innen, die noch nicht gezahlt haben.

Eine solche Software wird – wenn das nicht bereits der Fall ist – in das genutzte Buchhaltungs- oder ERP-System integriert. Dadurch werden Rechnungen und Zahlungsfristen synchronisiert und können aktiv verfolgt werden.

Wichtig zu wissen: Je nach Software werden entweder nur Zahlungserinnerungen (freundlicher Erstkontakt) oder komplette Mahnprozesse inkl. Verzugszinsen und Mahnstufen abgebildet. Prüfen Sie, welcher Automatisierungsgrad zu Ihrem Mahnwesen passt.

Ihre Optionen, wenn nicht gezahlt wird

Zahlungsfrist verstrichen, Rechnung nicht bezahlt? In diesem Fall nimmt die Mahnwesen Software ihre Aufgaben auf. Wir zeigen Ihnen, welche Optionen Sie haben – teilweise übernimmt die Software die Schritte.

Agicap und manche andere Tools automatisieren insbesondere diese 1. Stufe – für weitere Mahnstufen oder Verzugszinsen sind spezialisierte Lösungen erforderlich.

Zahlungserinnerung

Die Zahlungserinnerung ist ein freundlicher und unverbindlicher Hinweis an den oder die Kund:in, dass eine Rechnung fällig ist. Sie wird oft vor der offiziellen Mahnung versendet – entweder per Brief oder, heutzutage eher der Fall, digital per E-Mail.

Mahnungen

Mahnungen sind bei erfolgloser Zahlungserinnerung formelle Aufforderungen zur Zahlung. Nicht alle Lösungen ermöglichen automatische Gebühren- oder Verzugszinsberechnung – zum Beispiel ist dies mit Agicap nicht möglich

Es gibt mehrere Stufen von Mahnungen, jede Stufe ist dabei „ernster“ und beinhaltet auch bereits bestimmte Gebühren. Mahnungen sind rechtlich bindend und können den Grundstein für weitere rechtliche Schritte legen.

Gerichtliches Mahnverfahren

Das gerichtliche Mahnverfahren ist der nächste Schritt, wenn sämtliche Mahnungen unbeantwortet bleiben. Es ist wie auch die Mahnung ein formelles Verfahren, das durch ein Gericht durchgeführt wird.

Wenn auch das nicht zur Zahlung führt, können Sie weitere rechtliche Schritte einleiten.

Fazit: Automatisches Mahnwesen mit Softwarelösung etablieren

Es ist nicht nur ärgerlich, wenn Rechnungen nicht bezahlt werden. Bei großen Beträgen geraten Sie in solchen Fällen früher oder später in Liquiditätsengpässe. Um das zu vermeiden, hilft eine Mahnwesen Software. Damit etablieren Sie ein automatisiertes Mahnwesen und müssen nicht manuell den Überblick über alle offenen Posten behalten.

Automatisierte Zahlungserinnerungen und eine zentrale Liquiditätsübersicht – darauf liegt der Fokus von Agicap. Für ein vollumfängliches Mahnwesen einschließlich Verzugszinsberechnung und rechtlicher Eskalation nutzen Sie bitte spezialisierte Mahnwesen- oder Buchhaltungslösungen. Lernen Sie Agicap jetzt kennen!