DATEV-Schnittstelle für Treasury-Software einrichten: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wer Bankkonten und Liquidität in einer Treasury-Software steuert und die Buchhaltung in DATEV führt, erfasst dieselben Umsätze oft zweimal: einmal für die Liquiditätsplanung, einmal für die Bücher. Eine DATEV-Schnittstelle verbindet beide Systeme automatisch. Der Kontenplan fließt aus DATEV in die Treasury-Software, abgestimmte Bankbuchungen gehen als Buchungsstapel zurück nach DATEV.

Technisch gibt es drei Wege: die DATEV-Datenservices über die DATEV-Cloud, DATEVconnect im eigenen Netzwerk und den Dateiaustausch im DATEV-Format. Welcher passt, hängt davon ab, wo Ihr Rechnungswesen läuft. Im Mittelstand führt häufig der Steuerberater die Bücher. Die Datenservices bestellt dann die Kanzlei, oder Ihr Unternehmen bestellt sie selbst über die MyDATEV Mandantenregistrierung. So beschreibt es DATEV auf der Seite „Digitale Prozesse mit Schnittstellen optimieren“.

Diese Anleitung erklärt zuerst Datenflüsse, Anbindungswege und Lizenzen. Danach folgen die Einrichtung in sechs Schritten und ein Praxisbeispiel mit drei DATEV-Mandanten.

Was leistet eine DATEV-Schnittstelle für die Treasury-Software?

Sie hält zwei Systeme mit unterschiedlichen Aufgaben auf demselben Stand. DATEV bildet die Buchhaltung nach Perioden ab, die Treasury-Software zeigt die Liquidität tagesaktuell. Ohne Verbindung fehlen jedem der beiden Systeme die Daten des anderen. Der Agicap-Leitfaden „Stärkere Verbindungen schaffen: Banken und ERP-Systeme effektiv vernetzen“ entstanden mit dem Corporate-Finance-Experten Christian Wattig, beschreibt diese Lage als zwei unvollständige Systeme, die parallel arbeiten. Als Lösung nennt der Leitfaden eine tägliche Übertragung von Kontoauszügen und Daten aus der vorbereitenden Buchhaltung, die den Abgleich der Transaktionen erleichtert.

Welche Daten braucht die Treasury-Software aus DATEV?

An erster Stelle steht der Kontenplan. Kennt die Software die Sachkonten aus DATEV, ordnet sie jede Banktransaktion einem Konto zu, das auch die Buchhaltung verwendet. Hinzu kommen die Debitoren- und Kreditorenkonten, über die eine Zahlung dem richtigen Geschäftspartner zugeordnet wird.

Für andere Software stellt DATEV diese Daten über den Datenservice Export Rechnungswesen bereit. Laut dem DATEV-Shop ist das ein Cloud-Service, der Daten der Finanzbuchführung wie Kontobuchungen, Wirtschaftsjahre und die Summen- und Saldenliste in der DATEV-Cloud bereitstellt. Die Daten stehen zur Verfügung, sobald der Mandantenbestand im DATEV-Rechenzentrum archiviert ist. Als Mandant bezeichnet DATEV jede Gesellschaft, deren Buchhaltung in DATEV geführt wird; der Mandantenbestand sind ihre Buchhaltungsdaten.

Weitere Daten sollen folgen. Laut dem Ausblick von DATEV auf die kommenden Produktfreigaben ist die Erweiterung des Datenservices um Daten der Offene-Posten-Buchführung für das erste Quartal 2027 geplant. Bis dahin lassen sich offene Posten per CSV- oder XLSX-Datei aus dem DATEV-Rechnungswesen-Programm in die Treasury-Software übernehmen.

Welche Daten gehen zurück an DATEV?

Zurück an DATEV gehen vor allem abgestimmte Bankbuchungen aus der Treasury-Software. Hat die Software einen Zahlungseingang einer Rechnung zugeordnet, entsteht daraus ein Buchungssatz mit Konto, Gegenkonto und Betrag. Der DATEV Buchungsdatenservice überträgt solche Buchungssätze über die DATEV-Cloud nach DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen. Belegbilder legt der Service in Belege online ab, einem Bestandteil von DATEV Unternehmen online, und verknüpft sie automatisch mit dem Buchungssatz. Technische Basis ist das DATEV-Format.

Auch Eingangsrechnungen können an DATEV gehen. Dafür ist der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 vorgesehen, der Belegdaten und Belegbilder an DATEV Unternehmen online übergibt. So arbeitet etwa die Beratungsgesellschaft  Moore TK mit rund 170 Mitarbeitenden an sechs Standorten in Deutschland und Luxemburg. Für die Liquiditätsübersicht und das Cash Management nutzte sie früher Excel-Tools. Heute erfasst Moore TK Eingangsrechnungen in Agicap per OCR. Sie durchlaufen einen Genehmigungsworkflow und gehen dann in die DATEV-Buchhaltung. Moore TK setzt Agicap vor allem in Beratungsprojekten bei Kunden ein, aber auch intern.

Welche Anbindungswege gibt es?

Für die DATEV-Anbindung gibt es drei technische Wege. Sie unterscheiden sich darin, wo Software installiert werden muss und wer die Freigaben erteilt.

DATEV-Datenservices über die DATEV-Cloud

Die Datenservices übertragen Buchungs-, Stamm- und Belegdaten über die DATEV-Cloud, ohne dass im Unternehmen zusätzliche Software installiert werden muss. Dieser Weg funktioniert unabhängig davon, ob das DATEV-Rechnungswesen im eigenen Haus oder beim Steuerberater läuft. Passende Datenservices und Softwarelösungen finden Sie im DATEV-Marktplatz. Ist Ihre Software dort nicht gelistet, verweist DATEV an deren Hersteller.

DATEVconnect im eigenen Netzwerk

DATEVconnect richtet sich an Unternehmen, die DATEV im eigenen Netzwerk betreiben. Laut dem DATEV-Shop ermöglicht DATEVconnect einen bidirektionalen Datenaustausch zwischen DATEV-Programmen wie DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen und der Software von Drittanbietern. Lizenz und Installation liegen bei Ihrem Unternehmen, und der Softwareanbieter muss DATEVconnect in seiner Anwendung umgesetzt haben. Ein cloudbasiertes Treasury-System greift dann meist über einen lokal installierten Agenten auf den DATEV-Server zu. Führt der Steuerberater die Bücher, kommt dieser Weg deshalb in der Regel nicht infrage.

Dateiaustausch im DATEV-Format

Der dritte Weg kommt ohne Online-Verbindung aus. Das Treasury-System erzeugt einen Buchungsstapel im DATEV-Format, den die Buchhaltung in ihr DATEV-Rechnungswesen-Programm importiert. DATEV weist im DATEV-Marktplatz selbst darauf hin, dass sich das DATEV-Format als Schnittstelle für die Übergabe per Datei nutzen lässt. Jeder Import ist dabei ein manueller Schritt.

Welcher Weg passt zu welchem Fall?

Entscheidend ist, wo das Rechnungswesen läuft und wer die Rechte vergibt. Die Tabelle ordnet typische Ausgangslagen zu.

Welche Lizenzen und Datenservices brauchen Sie?

DATEV-Rechnungswesen als Voraussetzung

Alle drei Wege setzen eine Lizenz für ein DATEV-Rechnungswesen-Programm voraus, etwa DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen. Die Lizenz kann Ihrem Unternehmen gehören oder über den Steuerberater laufen. Welche Programme lizenziert sind, bestätigen Ihr DATEV-Administrator oder Ihre Kanzlei.

Datenservices je Datenfluss

Jeder Datenfluss setzt einen eigenen DATEV-Datenservice voraus. Bestellen Sie nur die Services, die Ihre geplanten Datenflüsse brauchen.

Was kostet die Anbindung auf DATEV-Seite?

Auf DATEV-Seite fallen monatliche Gebühren je Datenservice an, beim Bankdatenservice je Bankverbindung. Die aktuellen Listenpreise stehen im DATEV-Shop. Läuft die Bestellung über den Steuerberater, kann die Kanzlei die Kosten an Sie weiterberechnen. Fragen Sie deshalb vor der Bestellung nach dem Preis. Die Gebühren des Treasury-Anbieters kommen separat hinzu.

Die DATEV-Schnittstelle im in 6 Schritten einrichten

Die folgenden Schritte beschreiben die Anbindung über die DATEV-Datenservices.

Schritt 1: Datenflüsse festlegen

Legen Sie vor jeder Bestellung fest, welche Daten in welche Richtung fließen. Braucht das Treasury-Team nur den Kontenplan für die Kategorisierung, genügt ein lesender Service, der Daten aus DATEV abruft. Sollen abgestimmte Bankbuchungen aus der Treasury-Software an DATEV gehen, kommt ein schreibender Service hinzu, der Daten an DATEV überträgt. Klären Sie im selben Zug, über welchen Weg die Umsätze jedes Bankkontos in DATEV verbucht werden.

Schritt 2: Lizenzen prüfen

Fragen Sie Ihren DATEV-Administrator, welches DATEV-Rechnungswesen-Programm bei Ihnen lizenziert ist. Führt Ihr Steuerberater die Bücher, fragen Sie in der Kanzlei nach. Sollen Belegbilder an DATEV Unternehmen online gehen, prüfen Sie außerdem diesen Zugang.

Schritt 3: Datenservices bestellen

Bestellen Sie die Datenservices selbst über die MyDATEV Mandantenregistrierung oder beauftragen Sie Ihren Steuerberater damit. Welcher Weg passt, hängt davon ab, wer Ihre Bücher führt. DATEV beschreibt die einzelnen Fälle auf der Seite „Datenservice Export Rechnungswesen einrichten“.

Schritt 4: Rechte vergeben und Kontenrahmen klären

Wer sich später bei DATEV anmeldet, braucht die Rechte für die bestellten Datenservices. Diese Rechte vergibt ein Administrator in der DATEV Rechteverwaltung online gezielt für einzelne Personen und Anwendungen. Führt die Kanzlei Ihre Bücher, übernimmt das in der Regel der Steuerberater. Wichtig: Administrator-Rechte in der lokalen DATEV-Installation gelten laut DATEV nicht automatisch in der Rechteverwaltung online. Klären Sie mit der Buchhaltung außerdem, welchen Kontenrahmen der Mandant verwendet, zum Beispiel SKR03 oder SKR04.

Schritt 5: Treasury-Software mit DATEV verbinden

Sind Datenservices und Rechte eingerichtet, verbinden Sie die Treasury-Software mit DATEV. Die Einrichtungsanleitung dafür erhalten Sie laut DATEV vom Anbieter der jeweiligen Software.

Schritt 6: Ersten Buchungsstapel testen und Rhythmus festlegen

Übertragen Sie im ersten Testlauf nur die Buchungen eines Tages für ein einzelnes Bankkonto. Prüfen Sie anschließend im DATEV-Rechnungswesen-Programm, ob Konto, Gegenkonto, Betrag und Buchungstext stimmen. Erst danach legen Sie den Rhythmus fest, zum Beispiel einmal pro Arbeitstag für Bankbuchungen und einmal pro Woche für den Kontenplan.

So läuft die Einrichtung mit Agicap

Agicap verbindet sich über das DATEV-Rechenzentrum mit dem DATEV-Rechnungswesen. Dafür braucht es weder DATEVconnect noch einen von außen erreichbaren Server. Agicap importiert den Kontenplan und überträgt das Bankjournal mit den abgestimmten Bankbuchungen als Buchungsstapel an DATEV. Benötigt werden dafür der Datenservice Export Rechnungswesen und der Buchungsdatenservice. Der Export läuft automatisch einmal pro Arbeitstag oder wird manuell ausgelöst. Alternativ ist der Dateiaustausch per CSV- oder XLSX-Datei möglich. Datenflüsse und Voraussetzungen im Detail beschreibt die Seite zur DATEV-Integration von Agicap.

Rechenbeispiel: Unternehmensgruppe mit drei DATEV-Mandanten

Ausgangslage

Eine Holding mit zwei Tochtergesellschaften führt drei DATEV-Mandanten beim selben Steuerberater. Alle drei buchen nach SKR04 mit vierstelligen Sachkonten. Das Wirtschaftsjahr entspricht dem Kalenderjahr. Die Gruppe unterhält sechs Bankkonten mit durchschnittlich 40 Umsätzen pro Konto und Arbeitstag.

Daraus ergeben sich 240 Umsätze pro Arbeitstag (6 × 40). Bei 20 Arbeitstagen sind es 4.800 Bankbuchungen pro Monat (240 × 20), die ohne Schnittstelle jemand in DATEV kontieren oder per Datei importieren muss.

Einrichtung und Kontolängen

Für drei Mandanten bestellt die Kanzlei die Datenservices dreimal, denn Bestellung und Rechte gelten jeweils für einen Mandantenbestand mit seiner Berater- und Mandantennummer. Auch die Verbindung zwischen Treasury-Software und DATEV wird für jeden Mandanten eingerichtet. Bei vierstelligen Sachkonten sind die Personenkonten in DATEV fünfstellig. Das muss die Schnittstelle beim Zuordnen der Konten berücksichtigen.

Zahlt ein Kunde eine Rechnung über 11.900 €, ordnet die Treasury-Software den Zahlungseingang der Ausgangsrechnung zu. An DATEV geht daraufhin ein vorkontierter Buchungssatz: Soll Bank (Sachkonto 1800 im SKR04, 1200 im SKR03) an Haben Debitor, zum Beispiel 10010, über 11.900 €. Steht die Rechnungsnummer im Belegfeld 1, gleicht DATEV beim Verbuchen den offenen Posten auf dem Debitorenkonto aus. Erlöse und Umsatzsteuer überträgt die Software nicht, denn sie sind bereits mit der Ausgangsrechnung gebucht.

Was kann die Einrichtung bremsen?

Die folgenden drei Fehler lassen sich vor dem Start vermeiden.

Datenservice unter der falschen Beraternummer bestellt

Meldet die Treasury-Software ein fehlendes Recht für den Mandanten, prüfen Sie zuerst Bestellung und Rechtevergabe. Der Datenservice muss unter der richtigen Berater- und Mandantennummer bestellt sein, und die Rechte müssen in der DATEV Rechteverwaltung online für genau diese Nummern vergeben sein. Je nach Konstellation ist das die Kanzlei-Beraternummer oder eine mandantengenutzte Beraternummer. Klären Sie das mit der Kanzlei vor der Bestellung.

Unvollständige Mandantenregistrierung

Liefert DATEV keine Daten oder meldet die Treasury-Software, dass die Mandantendaten nicht abgerufen werden können, ist häufig die MyDATEV Mandantenregistrierung unvollständig. Die Kanzlei durchläuft die Registrierung dann erneut vollständig. Neu angelegte Konten erscheinen in der Treasury-Software erst, wenn der Mandantenbestand erneut im DATEV-Rechenzentrum archiviert ist.

Zwei Datenquellen für dasselbe Bankkonto

Der DATEV Bankdatenservice liefert die Kontoumsätze der Bank an das DATEV-Rechnungswesen. Der Buchungsdatenservice überträgt dagegen bereits vorkontierte Buchungssätze aus der Treasury-Software. Legen Sie deshalb mit der Kanzlei fest, über welchen Weg die Umsätze eines Bankkontos verbucht werden.

So bereiten Sie den Einrichtungstermin vor

Halten Sie vor dem ersten Termin mit Kanzlei und Treasury-Anbieter drei Angaben bereit: Kontenrahmen, Mandantennummer und Beraternummer. Klären Sie außerdem, wer die Datenservices bestellt und welches System die Kontoumsätze von der Bank holt. Mit diesen Antworten lässt sich in einem Termin entscheiden, welcher Anbindungsweg passt.

Buchen Sie eine Agicap-Demo, um Ihre DATEV-Umgebung mit dem Integrationsteam durchzugehen. Wie Treasury-Software, Banken und Buchhaltungssystem grundsätzlich zusammenspielen, vertieft der Artikel ERP-System mit den Bankkonten verbinden. Die zugehörige Lösung stellt die Seite Banken- und ERP-Anbindung vor.

Häufige Fragen zur DATEV-Anbindung

Muss der Steuerberater an der Einrichtung mitwirken?

Ja, sobald die Kanzlei Ihr Rechnungswesen führt oder die Datenservices für Sie bestellt. Sie vergibt dann in der DATEV Rechteverwaltung online auch die passenden Rechte. Planen Sie die Kanzlei deshalb von Anfang an für den Einrichtungstermin ein. Läuft das DATEV-Rechnungswesen bei Ihnen im Haus, übernimmt Ihr DATEV-Administrator diese Aufgaben.

 

 

Reichen DATEV-Adminrechte für die Freigabe?

Nicht automatisch. Die anmeldende Person braucht die Rechte für die bestellten Datenservices, etwa für den Buchungsdatenservice und den Datenservice Export Rechnungswesen. Diese Rechte vergibt ein Administrator in der DATEV Rechteverwaltung online. Administrator-Rechte in der lokalen DATEV-Rechteverwaltung führen laut DATEV nicht automatisch zu Administrator-Rechten in der Rechteverwaltung online.

 

 

Wie oft sollte die Synchronisierung mit DATEV laufen?

Abgestimmte Bankbuchungen übertragen Sie in der Regel einmal pro Arbeitstag an DATEV. Für den Kontenplan reicht ein wöchentlicher Abgleich, damit neu angelegte Sachkonten auch in der Treasury-Software ankommen. Entscheidend ist, wie oft Ihre Buchhaltung die Daten verarbeitet. Bucht sie nur wöchentlich, genügt ein Export pro Woche mit allen Bankbuchungen der vergangenen Tage.