Die Bilanzierung erfolgt zum Jahresende in einem Unternehmen. Sie ist gesetzlich vorgeschrieben und es gibt rechtliche Vorgaben, wie eine Bilanz zu erstellen ist. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie die Bilanzierung funktioniert, wer bilanzieren kann und was alles bilanzierungsfähig ist.
Bilanzierung einfach erklärt
Eine Bilanzierung wird zum Ende des Geschäftsjahres von Unternehmen vorgenommen, um die Soll- und Habenseite auszugleichen. Laut Handelsgesetzbuch (HGB) sind Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet, und müssen deshalb eine Bilanz erstellen.
Die Bilanzierung umfasst das Abbilden sämtlicher Vermögens- und Kapitalgegenstände eines Unternehmens, die während des Geschäftsjahres gekauft oder veräußert wurden. Außerdem sind dort auch die offenen Forderungen des Unternehmens aufzulisten, sowie dessen offene Verbindlichkeiten.
Die Bilanz dient mehreren Zwecken: Sie verschafft den Verantwortlichen einen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens und unterstützt bei strategischen Entscheidungen für das kommende Geschäftsjahr. Außerdem ist sie ein wichtiges Dokument für potentielle Kreditgeber, die ebenfalls ein Interesse an der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens haben, um ihr Risiko besser einschätzen zu können.
Vorschriften für die Bilanzierung im HGB
Damit die Bilanz von allen Unternehmen einheitlich ist, schreibt das HGB vor, wie eine Bilanzierung zu erstellen ist und wie die Bilanz aufgebaut sein muss. Neben der Regelung, welche Positionen unter welchem Punkt in der Bilanz auftauchen müssen, gibt es auch noch zahlreiche weitere Vorschriften.
Unter anderem muss die Bilanz vollständig, übersichtlich und nach den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung erstellt worden sein. Sie muss darüber hinaus von den Verantwortlichen signiert werden, sowie in deutscher Sprache verfasst und in der Währung Euro ausgestellt sein.
Wann ist ein Unternehmen verpflichtet eine Bilanz zu erstellen?
Gemäß HGB sind Unternehmen dazu verpflichtet, eine Bilanz zu erstellen. Es gibt jedoch auch Ausnahmen, wobei die Rechtsform des Unternehmens eine große Rolle spielt. Folgende Unternehmen müssen grundsätzlich eine Bilanz erstellen:
- Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG); Bilanz muss im Bundesanzeiger veröffentlicht werden
- Personengesellschaften (OHG, KG); Bilanz muss nicht veröffentlicht werden
Folgende Gewerbetreibende müssen keine Bilanz erstellen:
- Freiberufler (z.B. Ärzte, Rechtsanwälte, Journalisten); müssen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen
- Einzelkaufleute oder Kleingewerbetreibende, wenn der jährliche Umsatz unter 600.000 Euro liegt und der Gewinn unter 60.000 Euro
Bilanzierung dem Grunde nach: Was muss bilanziert werden?
Häufig steht man vor der Frage, ob ein bestimmter Vermögensgegenstand oder eine Verbindlichkeit überhaupt bilanzierungsfähig sind. Die "Bilanzierung dem Grunde nach" bezeichnet also die Bilanzierungsfähigkeit eines bestimmten Postens.
Dabei wird zuerst ermittelt, ob ein Vermögensgegenstand oder eine Verbindlichkeit überhaupt vorliegen. Die Definition eines Vermögensgegenstands ist:
- wirtschaftlicher Wert, der
- selbstständig bewertbar und
- einzeln verwertbar ist
Die Definition einer Verbindlichkeit oder Schuld ist:
- Eine rechtliche oder wirtschaftliche Verpflichtung muss vorhanden sein
- Verbindlichkeit muss eine finanzielle Belastung darstellen und zu einer Verminderung des Bruttovermögens führen, sowie
- Verbindlichkeit muss quantifizierbar sein
Beispiel für Vermögensgegenstände
Ein Unternehmen gibt 100.000 Euro für eine Unternehmensberatung aus und erhält als Gegenleistung eine umfangreiche 100-Seiten lange Analyse. Handelt es sich um einen Vermögensgegenstand?
Antwort: Nein, denn obwohl ein wirtschaftlicher Wert (100.000 Euro) vorliegt und der Gegenstand (Bericht) selbstständig bewertbar ist, ist er nicht einzeln verwertbar, da niemand anders als das Unternehmen selbst einen Nutzen daraus zieht und er deshalb beispielsweise nicht verkauft werden kann.
Beispiel für Verbindlichkeit und Vermögensgegenstand
Ein Unternehmen nimmt einen Kredit in Höhe von 50.000 Euro auf, um eine Maschine anzuschaffen. Ist der Kredit eine Verbindlichkeit? Ist die Maschine ein Vermögensgegenstand?
Antwort: Der Kredit ist eine Verbindlichkeit, denn es besteht eine finanzielle Verpflichtung, die das Bruttovermögen mindert und quantifizierbar ist (50.000 Euro). Die Maschine ist ein Vermögensgegenstand, denn es liegt ein wirtschaftlicher Wert vor, der bewertet (50.000 Euro) werden kann und einzeln verwertbar (z.B. durch Weiterverkauf) ist.
Wie man in der Buchhaltung eine Bilanzierung vornimmt
In einer Bilanz wird die Sollseite der Habenseite gegenübergestellt, die auch als Aktiva und Passiva bezeichnet werden. Die passive Seite zeigt an, woher die Mittel kommen, und die aktive Seite zeigt, wofür die Mittel verwendet werden. Aktiva werden auch als Vermögen bezeichnet und Passiva als Kapital. Zu den Aktiva gehören unter anderem:
- Anlagevermögen
- Umlaufvermögen
- Aktive Rechnungsabgrenzungsposten
- Durch Eigenkapital nicht gedeckter Beitrag
Zum Anlagevermögen zählen sämtliche Sach- und Finanzanlagen, z.B. Gebäude, Fahrzeuge, Maschinen, langfristige Wertpapiere. Das Umlaufvermögen umfasst Bargeld, Bankkonten, Lagerbestände und offene Forderungen an Kund:innen.
Die Passivseite spiegelt die Mittel wieder, die zur Finanzierung der Aktivseite aufgebracht werden, unter anderem:
- Eigenkapital
- Fremdkapital
- Rückstellungen
- Verbindlichkeiten
- Passive Rechnungsabgrenzungsposten
Zum Eigenkapital gehören sowohl Überschüsse, als auch Fehlbeträge. Mit Verbindlichkeiten sind zum Beispiel Kredite gemeint, die ein Unternehmen abzubezahlen hat. Dazu gehören auch Lieferantenkredite. Rechnungsabgrenzungsposten sind jene Einnahmen und Ausgaben, die getrennt gebucht werden, da sie in verschiedene Geschäftsjahre fallen.
Eine Bilanz muss stets ausgeglichen sein. Das heißt, dass die Summe der Positionen auf der Passivseite genau gleich hoch sein muss wie die Summe der Aktivseite.
Beispiele zur Bilanzierung von konkreten Positionen
Bilanzierung von Corona-Hilfen
Im Jahr 2020 und 2021 konnten Unternehmen Corona-Hilfen beim Staat beantragen, um Liquiditätsengpässe zu überbrücken. In der Bilanz müssen diese Hilfen auch angegeben werden. Sie werden dort als staatliche Unterstützungsmaßnahmen klassifiziert und auf der Passivseite angegeben.
Bilanzierung von Leasing-Verträgen
Da im HGB nicht konkret festgelegt ist, wie Leasing-Verträge zu bilanzieren sind, sorgt dies immer wieder für Verwirrung beim Erstellen der Bilanz. Grund dafür ist, dass ein Leasing-Objekt nicht im Besitz des Unternehmens ist, welches das Objekt least, sondern dem Leasing-Vertragspartner gehört. Wirtschaftlicher Eigentümer ist somit nicht gleich dem juristischen Eigentümer.
In der Praxis hat sich jedoch folgender Grundsatz etabliert: Da Leasing-Verträge eher kurzfristigen Charakter haben und auch jederzeit gekündigt werden können, ist der wirtschaftliche und der juristische Eigentümer immer der Leasing-Geber. Dieser verbucht die vermieteten Objekte also auf der Aktivseite seiner Bilanz und schreibt sie über die betriebliche Nutzungsdauer ab. Der Leasing-Nehmer verbucht die Leasingraten in seiner Gewinn-und-Verlustrechnung unter Aufwand und in der Bilanz auf der Passivseite.
Bilanzierung von Fremdkapital
Fremdkapital wird auf der Passivseite der Bilanz ausgewiesen, da es Mittel sind, die zum Finanzieren des Anlage- oder Umlaufvermögens genutzt werden. Zum Fremdkapital zählen sämtliche Schulden, die ein Unternehmen gegenüber Dritten hat (z.B. Bankkredite und Hypotheken, sowie Lieferantenkredite).
Bei der Bilanzierung werden auch die Rückstellungen zum Fremdkapital gezählt. Rückstellungen sind zum Beispiel Mittel für Pensionen in der betrieblichen Altersvorsorge, oder Mittel zum Bezahlen der Steuern.
