Come Luminous Hotel Management automatizza la tesoreria di 11 hotel.
Neha Jadav (CEO) e James Fair (COO) raccontano come Agicap abbia trasformato la gestione della tesoreria multi-società di Luminous Hotel Management, sostituendo il monitoraggio manuale su fogli di calcolo con una piattaforma collaborativa e scalabile per la gestione della liquidità di 11 hotel negli Stati Uniti.
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Punti chiave
Luminous Hotel Management gestisce un portafoglio multi-società di 11 hotel negli Stati Uniti, dove strutture societarie differenti, la stagionalità delle singole strutture e la presenza di più conti bancari per hotel rendono fondamentale una gestione centralizzata della liquidità per proteggere i margini operativi e garantire i rendimenti degli investitori.
L’utilizzo di M3 Accounting, un ERP basato sulla contabilità per competenza, costringeva il management ad accedere ogni giorno ai portali bancari e a monitorare la liquidità tramite fogli di calcolo, creando una scarsa visibilità tra i ricavi contabilizzati e la liquidità effettivamente disponibile.
Con Agicap, Luminous ha centralizzato la visibilità della liquidità di tutte le società su un’unica piattaforma, automatizzato la riconciliazione bancaria grazie all’abbinamento intelligente delle transazioni basato sull’AI e colmato il divario operativo tra finance e operations.
La piattaforma automatizza previsioni di liquidità su diversi orizzonti temporali, combinando una previsione diretta a 13 settimane con una pianificazione indiretta della liquidità a 12-15 mesi. Il team finance può così individuare in anticipo eventuali carenze di liquidità, simulare facilmente scenari legati a importanti investimenti (CAPEX) e mantenere il pieno controllo del capitale circolante.
" Lavorare con il team finance, il management e il team operations sulla stessa piattaforma ci permette di rendere le nostre riunioni molto più efficaci. "
€10-18M
di fatturato
11
hotel
912
camere gestite
Storia del cliente
Luminous Hotel Management è una società di gestione alberghiera con sede nel nord della Virginia, fondata da Neha Jadav (CEO) e James Fair (COO). Gestisce un portafoglio di 11 hotel negli Stati Uniti, affiancando i proprietari nella gestione delle strutture attraverso un’ampia gamma di servizi: ottimizzazione degli asset, gestione operativa e strategia finanziaria.
Il portafoglio comprende hotel affiliati a importanti marchi come IHG, Marriott, Wyndham e Hilton. Ogni struttura opera secondo standard di brand e obblighi contrattuali specifici, ma viene gestita come parte di un unico portafoglio.
Il settore alberghiero presenta dinamiche finanziarie particolarmente complesse. Ogni struttura è soggetta a una domanda stagionale influenzata dal territorio in cui opera, rendendo i ricavi variabili e difficili da prevedere a livello di singolo hotel. Allo stesso tempo, costi come il personale, le fee di franchising, il servizio del debito e la manutenzione continuano a gravare sull’attività indipendentemente dal tasso di occupazione.
Per sostenere la rapida espansione del portafoglio senza aumentare il carico di lavoro delle funzioni amministrative, Luminous aveva bisogno di una piattaforma moderna per la gestione della tesoreria, capace di collegare i dati contabili basati sul principio di competenza con decisioni operative fondate sulla liquidità.
Esigenze del cliente
Prima di implementare Agicap, Luminous Hotel Management si trovava ad affrontare diversi colli di bottiglia operativi causati dalla frammentazione dei dati bancari, da processi di riconciliazione manuali e dalla mancanza di allineamento tra contabilità per competenza e liquidità effettivamente disponibile nelle sue 11 strutture. L’azienda aveva bisogno di:
Centralizzare il monitoraggio dei saldi bancari, eliminando gli accessi manuali quotidiani a decine di conti bancari e creando un’unica fonte affidabile dei dati.
Colmare il divario tra contabilità per competenza e liquidità disponibile, sostituendo i dati sui ricavi di M3 con il monitoraggio degli incassi effettivi per pianificare con precisione i pagamenti ai fornitori.
Automatizzare la riconciliazione bancaria per 11 entità, riducendo i tempi di elaborazione a sole 2 ore a settimana ed eliminando la necessità di dedicare una risorsa a tempo pieno all’attività.
Allineare finance e operations nella pianificazione dei CAPEX, consentendo al management operativo di integrare gli investimenti programmati nelle previsioni di cassa, preservando al contempo la liquidità durante la bassa stagione.
Rafforzare i controlli antifrode e la gestione del rischio, sfruttando l’aggiornamento automatico dei dati bancari e la categorizzazione delle transazioni per verificare i movimenti e individuare immediatamente prelievi anomali o operazioni inattese.
Neha Jadav, Amministratore delegato e cofondatrice di Luminous Hotel Management, spiega : "Prima di Agicap non avevamo una visione chiara della liquidità netta che generavamo o consumavamo ogni mese. I ricavi erano registrati nel sistema, ma si trattava di dati contabili per competenza, non della liquidità realmente disponibile sul conto."
Soluzione
Luminous Hotel Management ha scelto Agicap per trasformare la gestione della tesoreria e ottenere una visibilità quotidiana sulla liquidità. L’implementazione si è articolata in tre fasi strategiche:
1. Integrazione dei conti bancari e creazione dello storico di riferimento Agicap ha collegato direttamente tutti i conti bancari delle 11 entità del gruppo. Per gli hotel acquisiti più di recente sono stati importati 12 mesi di dati bancari storici, creando una base di riferimento per l’analisi dei flussi di cassa di ciascuna struttura senza fare affidamento esclusivamente sui dati della contabilità per competenza.
2. Integrazione del modulo fornitori di M3 Accounting I dati relativi ai debiti verso fornitori (Accounts Payable) di M3 sono stati sincronizzati con Agicap per alimentare le previsioni di liquidità.
3. Implementazione della riconciliazione basata sull’AI e dei modelli di previsione stagionale Lo strumento di riconciliazione basato sull’AI di Agicap propone automaticamente l ’abbinamento tra le operazioni aperte in M3 e i movimenti bancari. Inoltre, sono stati configurati modelli di previsione personalizzati per ciascuna struttura, basati sull’andamento dello stesso periodo dell’anno precedente e sulle medie storiche.
Risultati principali
Oltre il 90% di riduzione del tempo dedicato alla riconciliazione bancaria: il tempo necessario per riconciliare i conti delle 11 strutture è passato da un’attività mensile estremamente onerosa a circa 2 ore a settimana, consentendo di gestire la crescita del portafoglio senza aumentare il personale amministrativo.
Collaborazione fluida tra operations e finance nella pianificazione dei CAPEX: i team operations possono inserire direttamente gli investimenti programmati in Agicap, permettendo al team finance di valutare in anticipo l’impatto sulla liquidità durante la bassa stagione, senza dover più scambiarsi fogli Excel statici.
" Prima programmavamo i pagamenti basandoci solo sui ricavi riportati in M3. Oggi, invece, li pianifichiamo sulla base dei flussi di cassa realmente in entrata. "
Conclusioni
Con l’implementazione di Agicap, Luminous Hotel Management ha trasformato la gestione della liquidità delle proprie strutture, passando da un processo manuale e frammentato a un sistema centralizzato e scalabile. L’integrazione ha colmato il divario tra la contabilità per competenza di M3 e la liquidità disponibile in tempo reale. Oggi il management dispone di una visibilità completa sui pagamenti ai fornitori nel breve termine, sulla stagionalità di ciascuna struttura e sui progetti di investimento (CAPEX) di lungo periodo. Il risultato è una gestione più efficiente dell’espansione del portafoglio alberghiero e la possibilità di condividere previsioni finanziarie più chiare e affidabili con i proprietari delle strutture.
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MW.FEP
Settore di attività:
Settore manifatturiero
Dove:
Ronchi dei Legionari (GO), Italia
