La gestione dei processi di Procure to Pay per un'azienda efficiente

In azienda è molto importante gestire in maniera efficiente tutti i processi e il Procure to Pay è uno di questi: vediamo cosa significa, cosa rappresenta per l'azienda e in che modo può essere ottimizzato per risparmiare tempo e risorse (e avere tutto sotto controllo in ogni momento).

Nel contesto economico attuale, la gestione del ciclo completo di approvvigionamento ha assunto un ruolo assolutamente cruciale nella gestione delle risorse da parte delle imprese, sia PMI sia grandi aziende. I dati mostrano che un'efficiente gestione del ciclo di approvvigionamento può portare a notevoli vantaggi. In particolare, le aziende che implementano una soluzione moderna di Procure-to-Pay possono ridurre i costi di approvvigionamento fino al 30%. Questo dato sottolinea l'importanza cruciale di ottimizzare questo processo per migliorare l'efficienza finanziaria complessiva dell'azienda.

Dati impossibili da trascurare che sottolineano il peso di questo aspetto, divenuto ancor più centrale dal 2020 in poi: per alcune imprese la possibilità di continuare ad avere una catena di fornitura efficiente (e senza interruzioni) è stato un vero e proprio fattore critico di successo. Ma cosa significa gestirla in maniera efficiente? Quali strumenti possono aiutare? Ecco tutto ciò che c'è da sapere su questo tema.

Che cosa si intende con il termine P2P, procure to pay? Definizione e significato

Il termine Procure to Pay, spesso abbreviato con la sigla "P2P", si riferisce a quello che in italiano viene definito ciclo completo dell'approvvigionamento. Esso è il processo con cui vengono integrati i sistemi di acquisto e di registrazione degli acquisti al fine di rendere tutto l'iter efficiente e controllabile.

La gestione dell'approvvigionamento comprende in realtà diverse fasi, tra cui le principali sono:

• Selezione merci e servizi correlati
• Ricezione della merce o fruizione dei servizi
• Controllo della conformità dell'ordine o dell'erogazione del servizio
• Fatturazione e pagamento

Questi step fanno già capire quanto sia importante ottimizzare i processi, soprattutto perché in molti casi si tratta di acquisti ripetuti nel tempo. Si pensi a un'azienda legata alla produzione di un determinato bene fisico, come ad esempio un'impresa edile: avrà necessariamente bisogno di acquistare la materia prima in maniera ricorrente nel tempo, in questo caso i materiali di costruzione. Un eventuale ritardo nella consegna di questo materiale causa un danno non indifferente, oltre che un ritardo difficilmente recuperabile. L'acquisto di un materiale scadente in termini di qualità causa un danno rilevante in termini di qualità del prodotto finale e della reputazione dell'azienda e così via.

Ora che è più chiara l'importanza del Procurement to Pay, vediamo come funziona e perché usarlo, portando i tre vantaggi principali che comporta.

Che cosa è il procurement? Come funziona il procure to payment e perché usarlo

Il ciclo completo di approvvigionamento, noto anche come procure to pay (P2P), offre una serie di vantaggi che possono letteralmente trasformare la gestione finanziaria e operativa di un'azienda. I principali benefici che possiamo delineare sono i seguenti:

• Miglioramento dell'efficienza operativa
• Riduzione (anche considerevole) dei costi
• Maggiore trasparenza e controllo

Miglioramento dell'efficienza operativa

Un efficiente sistema di Procurement to Pay è un ottimo modo per automatizzare e standardizzare praticamente tutte le operazioni che fanno parte del ciclo di approvvigionamento. Si pensi alla selezione dei fornitori, all'elaborazione degli ordini e la gestione di fatture e pagamenti: standardizzare questi step che sono sostanzialmente sempre uguali significa guadagnare tempo, risorse e con ogni probabilità mantenere la qualità del prodotto o servizio invariata nel tempo.

Un sistema di Procurement to Pay efficiente automatizza questi processi, togliendo anche risorse umane da attività facilmente automatizzabili e a scarso valore aggiunto. Bisogna però considerare che la scelta del fornitore, ad esempio, è assolutamente uno step fondamentale. L'automazione dei processi di acquisto è possibile solo nel momento in cui il fornitore giusto è già stato trovato e si è già instaurata una relazione di fiducia tra le due parti.

Riduzione dei costi

Questo è un aspetto importante per tutte le aziende: chi non vorrebbe ridurre i costi di gestione, i costi di acquisto, i costi per il personale e così via? Qualsiasi azienda, anche la più sana ed efficiente, vede di buon occhio una possibile riduzione dei costi.

Risparmiare sui costi diretti e indiretti grazie a un'oculata gestione del ciclo completo di approvvigionamento è sicuramente saggio e, anzi, è un aspetto spesso fortemente sottovalutato. Centralizzare le operazioni d'acquisto, l'analisi e il controllo delle operazioni di approvvigionamento porta anche ad alcuni vantaggi indiretti che non si traducono subito in un risparmio economico, ma che nel lungo periodo possono fare la differenza: migliori rapporti con i fornitori, migliori capacità di gestione delle scorte di magazzino (mai eccessive o ridotte), minori o nulli interventi manuali di sistemazione di aspetti burocratici, ottimizzazione dei volumi di acquisto e del dispendio per registrare e pagare le fatture.

Maggiore trasparenza e controllo

Un efficace sistema di Procurement to Pay permette di avere sotto controllo tutte le transazioni di acquisto, rendendo più semplice anche ogni operazione per risalire a tutte le informazioni utili, migliorando anche la fase di controllo nel momento in cui fosse necessario ritoccare determinati step del ciclo di approvvigionamento.

Si pensi a quanto è più semplice monitorare le spese, stimarne l'andamento nel futuro, individuare le aree su cui intervenire rilevando immediatamente anomalie o errori. In generale, ottimizzare questo tipo di operazioni significa anche avere una velocità di reazione maggiore nel momento in cui qualcosa non dovesse essere in linea con le previsioni. Anche questo permette di non disperdere risorse e in alcuni settori anche di non incorrere in problemi giuridici come sanzioni e segnalazioni.

Ad esempio, la possibilità di tracciare ogni fase del processo di approvvigionamento fino al pagamento finale garantisce che tutte le transazioni siano documentate e verificabili, migliorando così la responsabilità e la conformità.

I benefici, come abbiamo visto, sono significativi e vanno oltre la sola comodità. Vediamo ora un elemento che effettivamente migliora l'efficienza operativa e mira in generale al successo dell'azienda non solo nel presente ma anche e soprattutto nel futuro.

P2P automation, come un software può cambiare la gestione aziendale

Agicap è uno strumento molto utile per tenere sotto controllo la situazione, in particolare perché permette di fare esattamente quanto abbiamo visto nel corso dell'articolo: automatizzare le operazioni, ridurre il margine di errore, migliorare la velocità di intervento quando necessario e anche stimare gli scenari futuri con grande precisione.

"Non voglio utilizzare cinque o sei strumenti diversi e passare continuamente da uno all'altro, preferisco avere tutto su un'unica piattaforma. Con Agicap, ho tutto ciò che riguarda la gestione finanziaria in un'unica soluzione, dalla gestione delle spese e dei collegamenti bancari alla pianificazione della liquidità." - Tobias Stermer, Amministratore delegato di Metallbude

In particolare, tenere sotto controllo il cash flow può non essere semplice e tra le operazioni problematiche ci sono proprio quelle legate al ciclo di approvvigionamento. Molte organizzazioni utilizzano uno strumento ormai obsoleto, ma per molti comodo e ormai d'abitudine: Excel. Esso nasce come strumento comodo e tutto sommato intuitivo per registrare dati e consultarli, ma quando le esigenze diventano più complesse e articolate, non può essere sufficiente.

Utilizzare invece un software dedicato, come Agicap, è la soluzione ideale per avere sempre sott’occhio in tempo reale la situazione di cassa della tua azienda.

Agicap è un tool semplice e intuitivo, grazie al quale risparmierai tempo e fatica, perché potrai:

• sincronizzare automaticamente tutti i tuoi conti bancari;
• integrare i dati di contabilità in pochi clic;
• controllare il ciclo completo di approvvigionamento in ogni sua fase;
• realizzare scenari di previsione;
• creare report in modo semplice e veloce;

Tenere sotto controllo il ciclo di approvvigionamento non è mai stato così semplice e senza pensieri, perché Agicap solo semplifica la gestione finanziaria quotidiana, ma offre anche strumenti potenti per la pianificazione strategica e la previsione, garantendo così la stabilità e il successo a lungo termine delle PMI e delle grandi aziende.

Una struttura dei costi flessibile e sempre sotto controllo passa anche per un buon software di gestione aziendale, un vero e proprio vantaggio competitivo da non sottovalutare.

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