Cos’è la prima nota, e come compilarla

È vero, la contabilità aziendale è nelle mani dei commercialisti o di chi gestisce la tesoreria. Certo è che un registro dei movimenti di cassa può far comodo anche a chi l’azienda la amministra, o ci lavora dentro. Per questo il tracciamento dei flussi di cassa si rivela un’operazione essenziale, che può essere svolta in maniera informale e a scopo di monitoraggio interno all’azienda. In tal senso, il documento prima nota diventa allora lo strumento più adatto e che, proprio per sua struttura, agevola il lavoro degli imprenditori e dei contabili. Scopriamo in questo articolo che cos’è la prima nota, perché è buona norma compilarla e come farlo al meglio.

Che cosa si intende per prima nota in contabilità?

Con l’espressione prima nota intendiamo un documento contabile informale che registra i movimenti in entrata e in uscita dell'azienda: non solo quelli relativi alla cassa in senso stretto, ma anche i movimenti bancari, siano essi incassi o esborsi. Si tratta, in pratica, di un registro contabile utile per monitorare i flussi monetari dell'impresa in entrata e in uscita, in modo da poter tenere sotto controllo la liquidità ed evitare errori nella compilazione delle scritture contabili ufficiali (come il libro giornale).

Prima nota cassa e prima nota banca: quale differenza?

Come abbiamo appena visto, la prima nota registra i movimenti di cassa e di banca dell'azienda. In tal senso, qualcuno fa una distinzione tra prima nota cassa – che traccia i flussi di denaro contante – e prima nota banca – che registra bonifici, assegni e cambiali.

Si tratta, tuttavia, di una distinzione superflua: i flussi di liquidità possono infatti essere inseriti all’interno dello stesso documento.

La prima nota è obbligatoria per legge?

Come detto sopra, la prima nota è un documento informale e non ufficiale: questo significa che, di fatto, la prima nota non ha nessuna validità legale, se non in casi eccezionali che menzioneremo più avanti. La compilazione della prima nota, dunque, non è obbligatoria in nessun caso (la legge non la prevede né in ambito civilistico, né in ambito fiscale); tuttavia il suo utilizzo rimane sempre caldamente consigliato. Questo documento, infatti, si rivela utilissimo a chi sta dentro l’azienda, perché offre una visione complessiva e chiara del cashflow aziendale e aiuta a tenere sotto controllo le spese.

La prima nota, in altri termini, è un registro che fa comodo agli imprenditori e ai responsabili d’azienda, e proprio in quest’ottica bisogna valutarne la sua compilazione, scegliendo la struttura e le modalità che meglio rispondono alle esigenze della propria attività, e di chi ci lavora dentro.

Compilazione prima nota contabile: come organizzarla e cosa evidenziare?

La compilazione della prima nota può essere strutturata in maniera del tutto personale, già a partire dalla scelta del supporto, che può essere cartaceo o digitale.

Aziende con un approccio più tradizionale alle operazioni di gestione finanziaria preferiscono probabilmente una compilazione su moduli cartacei, seppur con tutti i limiti di uno strumento di questo tipo.

Altre aziende scelgono invece un approccio digitale facendo ricorso a fogli Excel oppure a un software dedicato, così da velocizzare i processi e ridurre le imprecisioni.

Non esiste dunque un modello standard per la corretta compilazione di questo documento. In ogni caso, per assicurarsi di redigere una prima nota che sia davvero funzionale alla gestione finanziaria dell’azienda, è necessario inserire nel documento almeno le informazioni indispensabili. Questo vuol dire che in una prima nota non devono mancare le seguenti informazioni:

• la data dell’operazione in entrata o in uscita;
• l’indicazione del tipo di movimento (entrata o uscita), con la spiegazione del perché hai pagato o ricevuto quella somma di denaro;
• l’importo dell’operazione, da inserire nella colonna delle entrate o delle uscite, a seconda che si tratti di un accredito o di un addebito;
• un riferimento al relativo documento fiscale (ad esempio la fattura corrispondente all'accredito);
• il conto corrente sul quale è avvenuto l'accredito o l'addebito;
• le informazioni sul saldo avvenuto.

A partire da questo scheletro, è possibile poi articolare una prima nota quanto più pratica possibile per le esigenze dell’azienda.

Per esempio, un’impresa che gestisce la tesoreria utilizzando più di un conto corrente bancario potrebbe decidere di aggiungere il nome del conto su cui è avvenuto l’accredito o l’addebito. Chi invece accetta dilazioni di pagamento può ritenere utile inserire la data di scadenza della fattura emessa.

Insomma, la prima nota deve adattarsi ai bisogni e alla struttura operativa della tua attività imprenditoriale. Ciò che conta è tenere a mente lo scopo ultimo del documento: offrire un quadro generale del flusso di cassa, e quindi – seppur indirettamente – dare contezza dei livelli di liquidità aziendali.

Gestione prima nota: cosa inserire al suo interno?

All’interno della prima nota devi registrare tutte le attività di tesoreria, vale a dire le operazioni che interessano la liquidità di cui dispone l’azienda.

Nello specifico, è bene inserire nella prima nota:

• incasso delle fatture di vendita, sia in contanti sia come accredito sul conto corrente;
• pagamenti a fornitori e banche;
• importi che arrivano dai finanziamenti;
• pagamento di contributi e imposte;
• spese relative alla gestione aziendale;
• incasso dei corrispettivi giornalieri.

Può essere utile da inserire, in una prima nota cassa e banca, anche i prelievi di contanti dal conto dell’azienda (operazioni che sfuggono al controllo dell'estratto conto bancario), specialmente se vuoi monitorare con particolare attenzione ai movimenti bancari.

È importante sottolineare che la prima nota deve contenere sia le operazioni in entrata sia le operazioni in uscita. Come già saprai, infatti, i documenti di contabilità aziendale – quindi lo stato patrimoniale o il conto economico – vengono redatti secondo il metodo della partita doppia.

Metodo che, tra le altre cose, prevede di segnare, dentro due colonne vicine, movimenti e operazioni di segno opposto. La prima nota può quindi facilitare la compilazione delle sezioni DARE e AVERE dei conti economici e patrimoniali.

Perché il registro prima nota è così tanto utile per le aziende?

Trattandosi di un documento facoltativo è facile che certe aziende scelgano di non redigere la prima nota, anche soltanto per risparmiare tempo e dedicarsi ad altri aspetti della gestione finanziaria.

È vero che ci sono dei casi in cui la compilazione diventa obbligatoria, ma si tratta comunque di casi eccezionali. Succede, per esempio, alle attività che sono esonerate dall’obbligo di tenere un registro dei corrispettivi, o per le attività che vengono svolte lontano dal luogo in cui quello stesso registro si trova (per esempio in un’altra sede dell’azienda).

Ad ogni modo, per la quasi totalità delle imprese, la prima nota non è obbligatoria. Ma è comunque necessaria. Necessaria perché la prima nota non solo ti permette di tenere traccia delle scadenze – scadenze delle tue fatture, di quelle emesse dai tuoi fornitori, scadenze delle rate di un prestito – ma ti aiuta anche ad avere un quadro chiaro della liquidità di cui effettivamente la tua attività dispone, così da rendere più intuitiva l’analisi di bilancio.

Se per esempio gli importi degli esborsi superano quelli delle entrate è chiaro che qualcosa deve essere rivisto nella gestione finanziaria della tua attività. E senza uno strumento come la prima nota è troppo difficile farsi un’idea del flusso di cassa aziendale.

Inoltre, come precisato all'inizio, la compilazione della prima nota facilita la compilazione del libro giornale, una delle scritture contabili che le aziende in regime di contabilità ordinaria sono obbligate a tenere, in cui si registrano in maniera dettagliata tutti i movimenti di un'azienda in un determinato periodo di tempo. Infatti, estraendo i dati dalla prima nota è possibile compilare il libro giornale con più accuratezza. La prima nota, infine, è uno strumento utile anche per il commercialista, in quanto lo aiuta a definire le imposte da pagare.

Foglio Excel o software: come fare la prima nota in maniera facile?

Come detto prima, la compilazione della prima nota può avvenire attraverso diversi metodi, ma qual è quello ottimale? Premesso che una risposta univoca non esiste, perché la scelta dipende da diversi fattori (le dimensioni dell'azienda, le risorse disponibili, le competenze dei dipendenti, ecc.), sicuramente l'approccio cartaceo è quello che presenta maggiori limiti. Tra questi c'è ad esempio la necessità di calcolare il saldo totale manualmente, tramite l'utilizzo di una calcolatrice. Inoltre, i documenti cartacei possono facilmente andare persi o deteriorarsi.

Excel rappresenta da questo punto di vista una scelta migliore, ma ancora poco efficiente: infatti, anche se i fogli di calcolo Excel sono sicuramente più comodi rispetto ai documenti cartacei, il loro utilizzo richiede, oltre che una certa padronanza dello strumento, anche un elevato dispendio di tempo. Inoltre, sebbene Excel sia una strumento informatico, l'inserimento dei dati avviene ancora in maniera manuale, il che espone a un elevato rischio di errori: basta infatti una piccola distrazione (ad esempio un numero omesso o una formula errata, cosa che capita di frequente quando ci si trova a gestire grosse moli di dati) per compromettere l'intero file. Infine, utilizzando Excel è difficile aggiornare i dati in tempo reale e questo può dar luogo a imprecisioni e inesattezze.

Per fortuna, però, ci sono oggi dei programmi specifici che permettono di controllare i movimenti di cassa in automatico, fornendo un valido aiuto. Sono soluzioni che si sono rivelate un vero punto di svolta nei sistemi di monitoraggio del cash flow e che meritano per questo di essere esplorate.

Per concludere

Come semplificare il tracciamento del cashflow con Agicap

Se il tracciamento tramite prima nota cartacea o in foglio Excel ti richiede troppo tempo, l'utilizzo di un software per la gestione dei flussi di cassa come Agicap è senza dubbio la soluzione. Registri la prima nota nel software in modo semplice e la esporti verso il tuo gestionale con un solo clic, risparmiando tempo ed evitando errori.

Ma i vantaggi di Agicap vanno ben oltre quelli della prima nota. Il software infatti non si limita a registrare i movimenti in tempo reale, ma è anche in grado di creare report scaricabili e scenari di previsione accurati che possono farti da guida nelle tue decisioni future, oltre a offrirti il monitoraggio del cash flow in real time.

Inoltre, Agicap offre una serie di funzionalità utili per semplificare la gestione dei pagamenti e delle spese, la gestione dei crediti e quella dei debiti.

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