Cómo hacer un plan de tesorería con Excel y otras herramientas

Realizar un plan de tesorería con Excel u otra herramienta resulta esencial para todo negocio. Sin embargo, tal tarea puede llegar a ser tediosa y difícil. Ante eso, nosotros vamos a intentar explicarte el mejor método para llevarlo a cabo en tan solo cuatro pasos.

Dentro de este artículo

Primer paso: comprende qué es la previsión de tesorería, su definición y sus usos

La previsión de tesorería de efectivo es una tabla de pronóstico que le permite a la empresa estimar cuánto dinero recibirá (recibos de efectivo) y gastará (pagos en efectivo) durante un período de tiempo determinado. Gracias a esta información, le es posible anticipar la evolución de su flujo de caja para actuar en consecuencia.

Se trata de una de las cuatro principales tablas financieras provisionales:

  • La cuenta de resultados provisional: corresponde a los gastos e ingresos de la empresa.
  • El balance provisional: estima los activos de la compañía al final de cada año.
  • La tabla de financiación provisional: informa sobre los métodos de financiación de sus inversiones.
  • El plan de flujo de caja provisional o previsión de tesorería: indica el nivel de su flujo de caja.

De hecho, se trata de una herramienta que cuenta con muchas ventajas, tales como:

  • Te permite planificar el volumen de ventas que esperas lograr en los próximos meses e implementar las acciones asociadas.
  • Te da pie a comprender y anticipar los períodos de inactividad en el flujo de caja de tu empresa para evitar excedentes o incluso impagos.
  • Te ofrece la posibilidad de tener una mejor visión de tus gastos, para posiblemente reducir los costos comerciales y ahorrar dinero.
  • Te sirve como una herramienta de apoyo a la toma de decisiones, que es útil en algunos casos. Al ajustar el pronóstico de flujo de caja, podrás ver el impacto que esta compra tendrá en tu tesorería.

En todo caso, debes comprender la especificidad de estas ventajas. Y es que, aunque en teoría puedes proyectar todo lo que quieras con la previsión de flujo de caja, tus resultados perderán precisión a medida que avanzas. En este sentido, conviene ceñirse al corto y medio plazo: en general, el plan provisional se utiliza para periodos de hasta 12 meses. Ten cuenta, además, que siempre debes introducir los importes con IVA incluido.

Segundo paso: construye un plan de tesorería identificando los ingresos futuros

Empecemos, sin más dilación, con la construcción de la primera parte del plan de tesorería: los cobros.  Primero, has de crear una columna para cada mes del año que desees cubrir. Después, has de agregar una línea para cada artículo de la colección que hayas identificado. Para hacer esto, enumera tus entradas de efectivo planificadas, tratando de ser exhaustivo. Para ayudarte un poco, vamos a presentarte aquí una lista de las colecciones más comunes que se pueden encontrar (pero ojo, no es una lista exhaustiva y completa).

Ingresos por facturación al cliente

Puedes desglosar estos supuestos de recibos de efectivo en las siguientes secciones:

  • Mediante pago (efectivo, tarjeta de crédito, cheque, transferencia, etc.)
  • Por tipo de cliente (por ejemplo, si trabajas tanto con particulares como con profesionales, podrás distinguir entre estos dos tipos de ingresos).
  • Por tipo de facturación (si facturas parte de tus servicios en efectivo y la otra con plazo de pago).
  • Por frecuencia (puedes distinguir entre los recibos de clientes recurrentes y los de clientes puntuales).
  • Por tipo de IVA: por ejemplo, como propietario de un restaurante, es posible que desees distinguir los recibos de las ventas de bebidas de la venta de alimentos en el comedor, que cuentan con tipos de IVA diferentes.

Ingresos por ayudas y subvenciones

  • Reembolsos URSSAF
  • Bono de empleo
  • Otras becas, concursos, etc.

Ingresos por reembolso de crédito de IVA

Esto es relevante en los casos en los que el IVA a descontar es mayor que el cobrado.

Ingresos por préstamos y otras financiaciones

  • Banco de préstamos
  • Contribución personal
  • Recaudación de fondos

Tercer paso: determinar las partidas de desembolso en las previsiones de tesorería

En las previsiones de tesorería, una vez que hayas hecho el trabajo de inventario de tus recibos, solo tienes que hacer lo mismo con tus gastos.

Proveedores

  • Dependiendo de tu actividad, puedes realizar un seguimiento de los gastos de tu proveedor:
  • Por prestador de servicios (agrega una fila para cada uno de tus principales proveedores).
  • Por tipo de producto (materias primas, consumibles, productos terminados, etc.),
  • Por tipo de IVA (proveedores sin IVA: compras en el exterior, 20% proveedores, etc.).
  • Por condiciones de pago (pagos en efectivo, pagos a 30 días, pagos a 45 días, pagos a 60 días).

Remuneración

  • Salarios (ejecutivos, no ejecutivos, etc.)
  • Provisional
  • Compensación del gerente
  • Pasantes
  • Aprendices

Cargos sociales y del empleador

  • Cotizaciones sociales y patronales
  • Mutual (cobertura de empleados en caso de que haya)
  • Reembolso de los gastos de transporte
  • Tickets de restaurante, tickets de comedor, tickets de comida

Suscripciones

  • Internet
  • Servicios de software
  • Teléfono

Local

  • Renta
  • Electricidad
  • Agua
  • Gas

Marketing

  • Anuncios (periódicos, televisión, etc.)
  • Motores de búsqueda (Adwords)
  • Redes sociales (campañas de Facebook Ads, etc.)
  • Ferias (alquiler de espacios)
  • Flyers (creación e impresión)

Proveedores

  • Contador colegiado o contable
  • Abogado
  • Subcontratación
  • Auditores
  • Asesor de gestión

Seguro

  • Local
  • Vehículos
  • Teléfonos
  • Ejercicio de actividad

Bancos

  • Pago de préstamo
  • Costos financieros
  • Comisión de intervención

Impuestos

  • Contribuciones de propiedad comercial
  • Tasa de aprendizaje (financiación de la formación técnica y profesional)
  • Impuestos de la sociedad

Otros gastos

  • Reembolso de clientes / gestos comerciales
  • Regalos y suministros para clientes
  • Suministros de oficina y administrativos
  • Mantenimiento de vehículos e instalaciones
  • Gastos de desplazamiento

Cuarto paso: controla las claves para tener éxito en tus pronósticos de flujo de caja

Conocer las entradas y salidas pasadas de tu negocio es bueno, pero determinarlos para el futuro es mejor. Para ello, necesitas conocer algunas claves para mantener a raya el conjunto de gastos monetarios de tu compañía.

Cada mes, multitud de empresas se encuentran luchando, o peor aún, desapareciendo, debido a la escasez de flujo de efectivo que podrían haber anticipado. Por lo tanto, es todo lo que está en juego para tener éxito en proyectarse a sí mismo en los meses siguientes.

1. Puntos a observar, factores de éxito

Aprovecha el trabajo que has realizado anteriormente y comienza a identificar tus ingresos y costos fijos. Aquí hay algunos ejemplos que deberían ayudarte en su proceso (nuevamente, esta no es una lista completa, si tienes elementos específicos para tu negocio, agrégalos).

Para los ingresos, podemos citar suscripciones, clientes recurrentes que te compran a intervalos regulares por la misma cantidad. Asimismo, si alquilas a tus clientes, es muy probable que la cantidad que te paguen cada mes sea la misma.

En cuanto a los cargos fijos, la lista de puntos claves a observar es más larga:

  • Salarios (incluyendo los posibles aumentos que puedan darse).
  • Seguros.
  • Suscripciones de todo tipo .
  • Facturas de gas, electricidad, agua y otros suministros.
  • Alquileres para tu local y otros gastos en inmuebles, como contribuciones o IBI.
  • La limpieza de tus espacios de trabajo si es un subcontratista quien se encarga de ello.
  • El reembolso de tus préstamos comerciales.
  • Impuestos y tasas (especialmente en el caso en el que estos elementos estén sujetos a variaciones de precio).

Una vez que se han identificado los cargos fijos, son bastante fáciles de proyectar: solo necesitas copiar tus cargos actuales en tu plan de futuro (en cada columna si estos cargos son mensuales, una vez cada tres meses si estos cargos son trimestrales...).

Ahora bien, más allá de lo dicho, la clave esencial para tener éxito en las proyecciones de futuro reside en aquello que es más difícil de predecir: los ingresos y gastos variables. Y es que se trata de flujos de efectivo que son intrínsecamente inciertos.

Para muchos de ellos, sabes que van a suceder, sin saber su monto exacto. Para otros, solo puede esperar (o temer) su ocurrencia. Es por ello que te conviene apoyarte en tus cifras de años anteriores para dejar la menor duda posible.

Si estás iniciando tu actividad, confía en los supuestos de tu plan de negocios, que deben estar lo más fundamentados posible.

Entre los ingresos variables, suelen encontrarse los siguientes:

  • Tus objetivos de ventas.
  • Dinero de un nuevo servicio que puede aumentar tu flujo de caja sin previo aviso.
  • Un posible reembolso del crédito del IVA.
  • Cualquier interés o sanción por pago atrasado recibido.

Luego, en los gastos variables, tienes que tener en cuenta:

  • Tus compras a proveedores (bien sabes que, dependiendo del volumen y de la actividad general de la empresa en un determinado contexto, los montos pueden variar mucho de un momento a otro).
  • Costos de transporte (el combustible, el uso de transporte público, el pago de dietas por movimiento...).
  • Costes excepcionales comprendidos en general (piezas vitales para el correcto funcionamiento de una máquina averiada, renovación de una oficina tras un incendio, honorarios legales tras una disputa, etc.)

2. Algunas observaciones sobre tus pronósticos de flujo

  • Has de tener especial cuidado al predecir cargas variables. Es bastante sencillo subestimar los gastos futuros, por lo que te aconsejamos que apliques supuestos conservadores, para cubrir gastos que no habrías previsto (compra de una máquina en sustitución de la anterior habiéndose averiado sin avisar).
  • Presta atención a las condiciones de pago de tus clientes. La trampa sería, por ejemplo, considerar que un pedido hecho en el mes de febrero debe estar reflejado como ingreso de febrero, cuando en realidad acordaste con el comprador que este podría pagarte en 30 días (por lo que habría que introducirlo en marzo). Este es un punto bastante sencillo de recordar, pero es necesario integrarlo bien para evitar errores que puedan poner en dificultades a tu empresa. Asimismo, y al igual que los cobros, presta especial atención a los plazos de pago de tus proveedores.
  • Ten en cuenta la estacionalidad si tu negocio está sujeto a ella. No hagas previsiones de ventas en verano iguales a las de invierno si tienes un cartel de alquiler de esquís, por ejemplo. Si trabajas principalmente con empresas, es muy probable que agosto sea un mes con una cantidad de ingresos mucho menor que en los meses de invierno. Lo más importante es ser realista y conocer la forma en la que los mercados funcionan.
  • Establece varios escenarios posibles, para que nunca te encuentres desprevenido. Así, puedes duplicar tu plan de flujo de caja para crear varios escenarios: pesimista, realista o incluso optimista. La idea es que puedas comparar sus diferentes pronósticos entre sí. Por ejemplo, si deseas comprar un local más grande, ¿qué consecuencias tendrá esta acción en tu flujo de caja si se basa en un escenario muy optimista? ¿Qué pasa con el peor de los casos? Has de desafiar tus ideas estimando su impacto en tu pronóstico de flujo de efectivo para determinar su viabilidad. Cuanta más experiencia tengas, más precisas serán tus predicciones y menos probabilidades tendrás de verte sorprendido.

3. Previsión de flujo de caja: errores a evitar

Conocer las mejores prácticas puede ahorrarte mucho, pero si tus esfuerzos se desperdician debido a algunos errores que podrías haber evitado, es una pena. Aquí encontrarás los principales peligros que te esperan y cómo evitarlos.

  • Descuidar pequeñas cantidades. Por sí solas no significan mucho, pero si las sumas pueden convertirse en un factor estratégico que no debe subestimarse. Demasiados ejecutivos toman el camino fácil una y otra vez. Resultado: su negocio tiene buenas posibilidades de estar en números rojos.
  • No actualizar tu plan de flujo de caja provisional: ya hemos visto cómo una cierta cantidad de parámetros son intrínsecamente variables, o incluso no pueden haberse tenido en cuenta todavía porque no existen aún. Debes prestar mucha atención a este punto, porque un plan de flujo de caja provisional es cualquier cosa menos una herramienta fija y petrificada. Ha de ser continuamente actualizada.
  • No tener en cuenta el riesgo de sufrir retrasos en los pagos. Ignorarlos puede ponerte en dificultades, ya que es un elemento central en tu pronóstico de flujo de efectivo .

En conclusión, realizar un plan de tesorería con Excel resulta de importancia capital. Para ello te hemos mostrado, a lo largo de este artículo, un sencillo método en cuatro pasos. En todo caso, deberás tener especialmente en cuenta los errores a evitar. En AGICAP ponemos a tu disposición el software que necesitas para llevar al día tu plan de tesorería, sin sobresaltos.

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