Cómo hacer un plan de tesorería con Excel y otras herramientas

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Foto plan de tesorería

Realizar un plan de tesorería con Excel u otra herramienta resulta esencial para todo negocio. Sin embargo, elaborar un plan de este estilo puede llegar a ser tediosa y difícil. Ante eso, nosotros vamos a intentar explicarte el mejor método para llevarlo a cabo en tan solo cuatro pasos.

En este artículo:

Qué es el plan de tesorería

El plan o previsión de tesorería es un documento de pronóstico que le permite a la empresa estimar las entradas y salidas de dinero durante un período de tiempo determinado. De esta manera, puede anticipar la evolución de su flujo de caja y actuar en consecuencia. Es una de las principales tablas provisionales de la gestión financiera:

  • La cuenta de resultados provisional: corresponde a los gastos e ingresos de la empresa.
  • El balance de situación: estima los activos de la compañía al final de cada año.
  • La tabla de financiación provisional: informa sobre los métodos de financiación de sus inversiones.
  • El plan de tesorería o previsión de tesorería: indica el nivel de su flujo de caja.
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De hecho, se trata de una herramienta que cuenta con muchas ventajas, tales como:

  • Permite planificar los cobros por ventas que esperas en los próximos meses.
  • Da pie a comprender y anticipar los períodos de inactividad en el flujo de caja de tu empresa para evitar excedentes o impagos.
  • Mejora la visibilidad de tus obligaciones de pago, lo que permitirá reducir costes.
  • Es una herramienta de apoyo para la toma de decisiones, ya que puedes ver cómo impactarán distintas acciones en el flujo de caja y anticipar los cobros y pagos mes a mes.
  • Aunque puedes proyectar todo lo que quieras con la previsión de flujo de caja, tus resultados perderán precisión a medida que avanzas. En este sentido, conviene ceñirse al corto plazo, o incluso al medio plazo. En general, el plan provisional se utiliza para periodos de hasta 12 meses.

Las claves para previsiones de tesorería fiables

Conocer las entradas y salidas pasadas de tu negocio es bueno, pero determinarlos para el futuro es mejor.

Cada mes, multitud de marcas luchan, o peor aún, desaparecen, debido a problemas con la liquidez de la empresa que pudieron haber evitado. Por lo tanto, es todo lo que está en juego para tener éxito en proyectarse a sí mismo en los meses siguientes.

1. Identificar tus ingresos y gastos fijos

Para los ingresos, podemos citar suscripciones, clientes recurrentes que te compran a intervalos regulares por la misma cantidad. Asimismo, si alquilas a tus clientes, es muy probable que la cantidad que te paguen cada mes sea la misma.

En cuanto a los gastos fijos, la lista de puntos claves a observar es más larga:

  • Salarios, incluyendo los posibles aumentos que se aplicarán.
  • Seguros.
  • Suscripciones de todo tipo .
  • Facturas de gas, electricidad, agua y otros suministros.
  • Alquileres para tu local y otros gastos en inmuebles, como contribuciones o IBI.
  • La limpieza de tus espacios de trabajo si es un subcontratista quien se encarga de ello.
  • La devolución de préstamos.
  • Impuestos y tasas, especialmente en el caso en el que estos elementos estén sujetos a variaciones de precio, como los aportes a la seguridad social.

Una vez identificados los cargos fijos, son bastante fáciles de proyectar en la gestión comercial: solo necesitas copiar tus cargos actuales en tu previsión de tesorería, dependiendo si son mensuales, trimestrales, semestrales o anuales.

Sin embargo, la clave fundamental para tener éxito en las proyecciones reside en aquello que es más difícil de predecir: los ingresos y gastos variables. Y es que se trata de flujos de efectivo que son intrínsecamente inciertos, que sabes que tendrás, pero no conoces su monto exacto.

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2. Algunas observaciones sobre tus pronósticos

Has de tener especial cuidado al predecir gastos variables. Es bastante sencillo subestimar los gastos futuros, por lo que te aconsejamos que apliques supuestos conservadores, para cubrir gastos que no habrías previsto (compra de una máquina en sustitución de la anterior habiéndose averiado sin avisar).

Presta atención a las condiciones de pago de tus clientes. La trampa sería, por ejemplo, considerar que un pedido hecho en el mes de febrero debe estar reflejado como ingreso de febrero, cuando en realidad acordaste con el comprador que este podría pagarte en 30 días, por lo que habría que introducirlo en marzo. De la misma manera, presta especial atención a los plazos de pago de tus proveedores.

Ten en cuenta la estacionalidad si tu negocio está sujeto a ella. No hagas previsiones de ventas en verano iguales a las de invierno si tienes un cartel de alquiler de esquís, por ejemplo. Si trabajas principalmente con empresas, es muy probable que agosto sea un mes con una cantidad de ingresos mucho menor que en los meses de invierno. Lo más importante es ser realista y conocer la forma en la que funciona el mercado.

Establece varios escenarios posibles. Puedes duplicar tu plan de flujo de caja para crear varios escenarios: pesimista, realista o incluso optimista. La idea es que puedas comparar los diferentes pronósticos entre sí. Por ejemplo, si habrá una aportación de capital, ¿qué consecuencias tendrá esta acción en tu flujo de caja en un escenario muy optimista? ¿Qué pasa con el peor de los casos?

3. Previsión de flujo de caja: errores a evitar

  • Conocer las mejores prácticas puede ser muy útil, pero sería una pena si tus esfuerzos se desperdician debido a algunos errores que podrías haber evitado. Aquí encontrarás los principales problemas que te esperan y cómo evitarlos.
  • Descuidar pequeñas cantidades. Por sí solas no significan mucho, pero si las sumas pueden convertirse en un factor que no debe subestimarse. Demasiados ejecutivos toman el camino fácil una y otra vez. Resultado: su negocio tiene buenas posibilidades de estar en números rojos.
  • No actualizar tu plan provisional: una cierta cantidad de parámetros son intrínsecamente variables, o incluso no pueden haberse tenido en cuenta todavía porque no existen aún. Debes prestar mucha atención a este punto, porque un plan de flujo de caja provisional es cualquier cosa menos una herramienta fija y petrificada. Ha de ser continuamente actualizada.
  • No tener en cuenta el riesgo de sufrir retrasos en los pagos. Ignorarlos puede ponerte en dificultades, ya que es un elemento central en tu pronóstico de flujo de efectivo.

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