So formuliert man Zahlungsbedingungen richtig

Die Zahlungsbedingungen regeln, wie und wann die Bezahlung einer Verbindlichkeit erfolgen soll. Unternehmen haben bei der Formulierung viele Freiheiten, da es nur wenige gesetzliche Vorgaben zu beachten gibt. Einige Dinge sollten Sie aber berücksichtigen, damit Sie nicht unnötig lange auf Zahlungen warten müssen oder es zu Missverständnissen mit Ihren Gläubigern kommt.

Einfach erklärt: Was sind Zahlungsbedingungen?

In den Zahlungsbedingungen (auch: Zahlungskonditionen) legt ein Unternehmen fest, welche Konditionen für seine Kund:innen gelten beim Begleichen ihrer Rechnungen. Wenn Kund:innen ein Geschäft tätigen, beispielsweise Waren bestellen, akzeptieren sie die Zahlungsbedingungen des oder der Verkäufer:in. Tun sie das nicht, kommt kein Geschäftsvertrag zustande.

Zahlungsbedingungen gelten überall, wo Geld gegen Waren oder Dienstleistungen ausgetauscht wird. Dabei kann die Zahlung auf verschiedene Arten erfolgen, zum Beispiel per Vorauszahlung, Bezahlung bei Erhalt der Ware, oder bezahlen nach Erhalt der Ware auf Rechnung. In der Praxis finden sich die Zahlungskonditionen online beispielsweise meist im Bereich „Liefer- und Zahlungsbedingungen“.

Gesetzliche Regelung für Zahlungsbedingungen im BGB

Das Gesetz in Deutschland schreibt nicht vor, wie Zahlungsbedingungen auf einem Angebot oder auf einer Rechnung konkret aussehen müssen, um rechtlich Bestand zu haben. In den Paragrafen 308 und 309 des BGB (Bürgergesetzbuch) ist lediglich festgeschrieben, was in allgemeinen Geschäftsbedingungen nicht zulässig ist.

Enthalten Zahlungsbedingungen Klauseln, die nicht mit § 308 und § 309 BGB konform sind, sind sie nichtig und können von Kund:innen angefochten werden. Insbesondere zu kurze Zahlungsziele müssen von Kund:innen nicht akzeptiert werden. Als gesetzlich konform gelten Zahlungsziele zwischen drei und 30 Tagen nach Rechnungseingang.

In der Regel reichen für die Zahlungsbedingungen folgende Eckpunkte aus, um sie klar zu definieren:

• Zahlungsfrist
• Zahlungsart
• mögliche Rabatte, Skonti oder andere Nachlässe

Bei der Zahlungsfrist ist zu beachten, dass Kund:innen diese einhalten können müssen. Das bedeutet: Sie darf nicht zu kurz sein, was auch in § 308 BGB festgeschrieben ist. Sie können auch auf die Angabe einer Zahlungsfrist verzichten – dann gilt die gesetzlich festgelegte Zahlungsfrist von 30 Tagen ab dem Tag des Rechnungseingangs.

Was für Zahlungsbedingungen gibt es?

Bei Geschäftskund:innen kommen häufig Rabatte oder Skonti vor. Diese werden dann ebenfalls auf der Rechnung vermerkt. Wird also per Vorkasse bezahlt und gewährt der oder die Verkäufer:in dabei zwei Prozent Skonto, steht dieser Abzug ebenfalls auf der Rechnung.

Eine weitere Variante ist der Skontoabzug, wenn Kund:innen zu einem bestimmten früheren Zeitpunkt nach Rechnungserhalt die Rechnung begleichen. Beträgt die Zahlungsfrist für eine Rechnung zum Beispiel 30 Tage, kann auf der Rechnung darauf verwiesen werden, dass bei Bezahlung innerhalb von zehn Tagen ein geringerer Betrag entrichtet werden muss. Diesen sollten Sie ebenfalls auf der Rechnung kenntlich machen, sodass es nicht zu Missverständnissen kommt.

Zahlungsverzug

In Zahlungsverzug geraten Geschäftspartner:innen oder Kund:innen, wenn sie ihre Rechnung nicht vor Ablauf der Zahlungsfrist beglichen haben. Hat eine Rechnung also 14 Tage Zahlungsfrist ab Eingang der Rechnung, sind Sie nach 15 Tagen in Zahlungsverzug. Gläubiger können dann eine Zahlungserinnerung oder ein Mahnschreiben versenden.

Die Anzahl der Tage in der Zahlungsfrist sind dabei Kalendertage und keine Werktage. Fällt das Fälligkeitsdatum auf einen Tag am Wochenende oder einen Feiertag, verlängert sich die Frist bis zum nächsten Werktag.

Sonderfall bei Zahlungsbedingungen „ab sofort“

Haben Sie auf der Rechnung vermerkt, dass diese sofort nach Rechnungseingang zu bezahlen ist, tritt ein Zahlungsverzug erst nach 30 Tagen ein, wenn die Rechnung nicht während dieses Zeitraums beglichen wird. Grund dafür ist die gesetzliche Vorgabe, dass Schuldner:innen ein angemessener Zeitraum zum Bezahlen der Rechnung eingeräumt werden muss.

Beispiele für Zahlungsbedingungen mit Formulierungen

Zahlungsbedingungen lassen sich in verschiedene Kategorien einteilen, die je nach Zahlungszeitpunkt oder Art der Zahlung unterschiedlich formuliert werden können. Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Beispiele vor.

Bezogen auf Zahlungszeitpunkt

Zahlungsbedingungen formulieren bei Vorkasse Bei der Zahlung per Vorkasse können Sie beispielsweise folgende Formulierung verwenden:

„Vorauszahlung bei Bestellung. Bei Zahlungseingang auf unserem Konto werden wir die bestellten Waren sofort an Sie versenden.“

Wird per Kreditkarte bezahlt: „Ihre Kreditkarte belasten wir sofort nach Bestellung und liefern die bestellten Waren dann sofort an Sie aus.“

Lieferantenkredit

Bei einem Lieferantenkredit vereinbaren Sie ein Zahlungsziel, zu dem spätestens die Rechnung beglichen werden muss. Eine mögliche Formulierung:

„Zahlungsbedingungen: 14 Tage netto.“

Soll die Ware sofort bei Lieferung bezahlt werden, können Sie dies wie folgt formulieren:

„Die Zahlung ist sofort nach Rechnungsstellung fällig.“

Zahlungsbedingungen bei Raten-, Abschlags-, Teil- oder Anzahlung Stellen Sie Rechnungen aus, die Ratenzahlungen enthalten, bei denen noch Zinsen bezahlt werden, können Sie diese folgendermaßen formulieren:

„Zahlbar in vier Monatsraten zu jeweils 200,00 Euro.“

Bei Anzahlungen können Sie schreiben:

„10 % des Kaufpreises (x Euro) werden als Anzahlung bei Auftragserteilung fällig.“

Und bei Abschlagszahlungen können Sie folgende Formulierung verwenden:

„Die einzelnen Teilleistungen werden als Abschlagszahlung verrechnet.“

Formulierung bei Preisnachlässen

Eine Rabattformulierung können Sie wie folgt platzieren:

„Wir gewähren einen zusätzlichen Mengenrabatt von 10 % bei einer Bestellmenge von 100 Stück.“

Gewährt Sie Ihren Kund:innen Skonti beim früheren Begleichen von Rechnungen, lässt sich schreiben:

„Zahlbar binnen 10 Tagen mit 2 % Skonto, ansonsten 30 Tage netto.“

Das „netto“ bedeutet in diesem Zusammenhang so viel wie „ohne Abzüge“, also dass nach 30 Tagen der Bruttobetrag ohne Abzüge fällig wird.

Zahlungsbedingungen und ihre Auswirkungen auf ein Unternehmen

In den Zahlungsbedingungen legt ein Unternehmen fest, wie die Rechnungsbegleichung erfolgen soll. Wie schnell ein Unternehmen dabei bezahlt wird, hängt von der Zahlungsfrist ab. Um die Liquidität zu schonen, sind kurze Zahlungsfristen oder das Bezahlen per Vorkasse am günstigsten.

Wenn Sie Ihre Rechnungen mit der Zahlungsbedingung „sofort“ versehen, müssen Sie möglicherweise bis zu 30 Tage auf Ihr Geld warten - Kund:innen kommen erst ab Tag 31 in Verzug. Setzen Sie dagegen konkret eine Zahlungsfrist von 14 Tagen, tritt der Zahlungsverzug schon nach Tag 15 ein.

Bei Geschäftskund:innen ist es oft üblich, längere Zahlungsziele als bei Privatkund:innen einzuräumen. Hier werden teilweise Zahlungsfristen zwischen 60 und 120 Tagen gewählt – je nach Kund:in und Auftrag. Diese besonderen Zahlungsbedingungen werden nicht in den allgemeinen Geschäftsbedingungen festgelegt, sondern individuell mit den jeweiligen Kund:innen.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zu Zahlungsbedingungen

Was bedeutet Zahlungsbedingungen?

Zahlungsbedingungen legen fest, wann und wie ein:e Kund:in für eine erhaltene Leistung oder Ware bezahlen muss. Sie beinhalten Informationen zur Zahlungsfrist, Zahlungsart und möglichen Rabatten oder Nachlässen.

Welche Zahlungsziele gibt es?

Zahlungsziele variieren und werden von Verkäufer:innen festgelegt. Sie können „sofort“, „innerhalb von x Tagen“ oder „bei Erhalt der Ware“ sein. Gesetzlich konform (siehe BGB) sind in Deutschland Zahlungsziele zwischen drei und 30 Tagen.

Was sind gute Zahlungsbedingungen?

„Gute“ Zahlungsbedingungen sind relativ. Klar ist: Sie müssen rechtlich zulässig sein und sollten dem Zahlungspflichtigen genug Zeit zur Begleichung der Rechnung lassen.

Was bedeutet „Zahlungsbedingungen: 10 Tage netto“?

„10 Tage netto“ bedeutet, dass der volle Rechnungsbetrag innerhalb von zehn Tagen nach Erhalt der Rechnung zu zahlen ist - ohne dass Abzüge, beispielsweise Skonto, möglich sind.

Was heißt „Zahlungsbedingungen: 14 Tage netto“?

„14 Tage netto“ bedeutet, dass innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt der Rechnung der volle Rechnungsbetrag zu zahlen ist. Dabei sind keine Abzüge, beispielsweise Skonto, möglich.

Wer bestimmt die Zahlungsbedingungen und legt sie fest?

Die Zahlungsbedingungen werden vom verkaufenden Unternehmen festgelegt. Sie werden oft in den allgemeinen Geschäftsbedingungen aufgeführt oder individuell in Verträgen mit einzelnen Kund:innen vereinbart.

Was bedeutet „Zahlungsbedingungen nach VOB“?

„Zahlungsbedingungen nach VOB“ beziehen sich auf die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (§ 16 VOB/B) in Deutschland. Sie enthalten spezifische Regelungen für Zahlungsbedingungen bei Bauverträgen, beispielsweise Abschlags- und Schlusszahlungen.