Zahlungsaufforderung: Wie schreibe ich sie richtig?

Leider kommt es im Unternehmensalltag immer wieder vor, dass zwar Waren geliefert oder Leistungen erbracht wurden, jedoch die gestellten Rechnungen nicht pünktlich beglichen werden. Wenn der Zahlungseingang jedoch ausbleibt, macht sich das bei der Liquidität des Unternehmens bemerkbar. Dann stellt sich die Frage: Wie können Kund:innen zur Zahlung der Rechnung überzeugt werden? Eine Zahlungsaufforderung kann eine wirkungsvolle Möglichkeit zur Kommunikation darstellen. Doch was genau ist eine Zahlungsaufforderung?

Warum Zahlungsaufforderungen wichtig sind

In der Unternehmenspraxis gehört es leider zum Alltag, dass nicht alle offene Forderungen pünktlich eingehen. Für die Liquiditätsplanung ist das problematisch. Schließlich wird mit dem Geld gerechnet – und ohne diese Mittel können wichtige Investitionen vielleicht nicht getätigt werden oder das Unternehmen ist auf mehr Fremdkapital angewiesen. Doch wenn Kredite in Anspruch genommen werden müssen, dann sind damit auch entsprechende Finanzierungskosten verbunden. Und was, wenn das Geld überhaupt nicht eingeht? Forderungsausfälle müssen unbedingt – soweit möglich – vermieden werden.

👉 Kurz gesagt: Verspätete Zahlungseingänge kosten das Unternehmen eine Menge. Das sollte möglichst umgangen werden. Damit überfällige Rechnungen nicht zur Regel werden, muss das Unternehmen reagieren und Kund:innen zur Zahlung des fälligen Betrags auffordern. Viele Unternehmer handeln hier häufig zurückhaltend. Die Situation ist ihnen oft unangenehm und man möchte auch wichtige Geschäftspartner nicht verärgern.

Doch gerade in Anbetracht dessen, dass in vielen Firmen die Liquiditätssituation angespannt ist, führt an einem professionellen Forderungsmanagement kein Weg vorbei. Zahlungsaufforderungen sind deshalb von großer Bedeutung.

Zahlungsaufforderung: Was ist das?

Wie ist eine Zahlungsaufforderung überhaupt einzuordnen? Eine Zahlungsaufforderung kann als Hinweis an Kund:innen übermittelt werden, die fällige Zahlung vorzunehmen, bevor ein Mahnverfahren eingeleitet wird. Dabei gibt es für die Zahlungsaufforderung keine formellen Voraussetzungen. Die Zahlungsaufforderung kann beispielsweise telefonisch, persönlich, schriftlich oder per E-Mail erfolgen.

Eine Zahlungsaufforderung kann jedoch durchaus auch bereits eine Mahnung sein – sie wird jedoch häufig als etwas „lockerer“ wahrgenommen. Inhaltlich muss also nicht zwingend eine Abgrenzung vorliegen. Mit einer Mahnung kommt der Schuldner in Zahlungsverzug.

Zahlungsaufforderung: Form und Formulierung

Wie die Zahlungsaufforderung genau formuliert wird, ist grundsätzlich Entscheidung des Unternehmens. So kann die Zahlungsaufforderung sehr höflich, entgegenkommend und freundlich formuliert sein. Manch ein Unternehmen entscheidet sich für einen lockeren Text. Doch möglich ist auch ein sehr sachlicher, faktenbasierter Ton.

Grundsätzlich sollten sich Unternehmen bewusst machen, dass eine Zahlungsaufforderung eine wichtige Form der Kundenkommunikation darstellt. Die Kunst liegt hier darin, den richtigen Ton zu finden. Selbstverständlich soll der Gegenüber zur Zahlung bewegt werden. Dabei sollte jedoch auf eine gute Kundenbeziehung hingewirkt werden. Wenn beispielsweise eine Rechnung zwei Tage überfällig ist, muss nicht unbedingt direkt aggressiv reagiert werden. Fehler kommen vor – auch Kund:innen können einmal eine Rechnung vergessen. Eine höfliche Zahlungsaufforderung reicht deshalb häufig bereits aus.

Wenn jedoch derselbe Rechnungsempfänger immer wieder die Zahlungen nicht (pünktlich) veranlasst, kann es sinnvoll sein, die Formulierung etwas nachdrücklicher zu gestalten.

Ist eine Zahlungsaufforderung eine Mahnung?

Eine Zahlungsaufforderung kann durchaus eine Mahnung darstellen. Sie muss jedoch nicht zwingend als Mahnung bezeichnet werden. Eine Zahlungsaufforderung kann jedoch auch lediglich eine unverbindliche Zahlungserinnerung sein.

Unternehmen setzen meist ein mehrstufiges Mahnverfahren ein. Das sieht häufig wie folgt aus:

1. Das Forderungsmanagement stellt fest, dass eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt wurde.
2. Der Rechnungsempfänger erhält eine Zahlungserinnerung/Zahlungsaufforderung.
3. Nach einer gewissen Zeit (zum Beispiel 14 Tage) wird ein weiteres Schreiben versandt.
4. Geht der Rechnungsbetrag immer noch nicht ein, wird eine formelle Mahnung versandt und ein gerichtliches Mahnverfahren angedroht.
5. Blieben alle Maßnahmen ohne Erfolg, kann das Unternehmen den Weg eines gerichtlichen Mahnverfahrens wählen.

Wann eine Zahlungsaufforderung vorzunehmen ist

Wann besteht denn überhaupt Handlungsbedarf? Unternehmen müssen sich bereits im Vorfeld Gedanken darüber machen, welche Zahlungsfristen sie ihren Kund:innen gewähren wollen. Deshalb findet man auch unterschiedliche Formulierungen in Rechnungen im Wirtschaftsleben.

Manche Rechnungen enthalten beispielsweise Formulierungen wie „Bitte bezahlen Sie die Rechnung innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungseingang.“

Andere Rechnungen enthalten keine explizite Angabe zur Zahlungsfrist. Hier ist die Rechnung zwar grundsätzlich sofort fällig – der Gesetzgeber räumt jedoch eine 30-Tage-Frist für den Eintritt eines Zahlungsverzugs ein (bei Verbrauchern müssen Unternehmen auf die 30 Tage-Regelung und die Folgen eines Zahlungsverzugs hinweisen).

Eine Zahlungsaufforderung macht dann Sinn, wenn der Zahlungseingang sich verspätet. Wenn also die Rechnung überfällig ist, kann das Unternehmen tätig werden.

Zahlungsaufforderung: Frist

Wenn das Unternehmen festgestellt hat, dass die Zahlung einer fälligen Rechnung noch nicht eingegangen ist, können weitere Schritte erwogen werden. In der Regel melden sich Unternehmen jedoch nicht bereits am nächsten Tag mit einer Zahlungsaufforderung, sondern warten noch eine gewisse Zeit (zum Beispiel eine Woche) ab.

In der Zahlungsaufforderung selbst können Unternehmen erneut eine Frist setzen, bis wann der Schuldner den fälligen Rechnungsbetrag begleichen soll.

👉 Wichtig: Je großzügiger Unternehmen Zahlungsfristen setzen, desto länger müssen sie ggf. auf ihre Zahlungseingänge warten. Aus Liquiditätssicht muss hier deshalb genau überlegt werden, welche Fristen gewährt werden (können).

Zahlungsaufforderung ohne Rechnung

Unternehmen müssen zunächst Rechnungen stellen. Zahlungsaufforderungen zu versenden, ohne dass eine Rechnung gestellt wurde, sorgt für Irritationen und Ärger mit der Kundschaft. Deshalb sollte im Forderungsmanagement darauf geachtet werden, dass Zahlungsaufforderungen nur dann versandt werden, wenn tatsächlich auch Rechnungen bzw. ähnliche Abrechnungsdokumente, an die Kund:innen übermittelt wurden.

Offene Rechnungen müssen kontrolliert werden

Ein nachlässiges Forderungsmanagement ist Gift für die Liquidität eines Unternehmens. Es ist wichtig, dass immer der Überblick bewahrt wird, welche Forderungen bestehen und welche vielleicht bereits fällig sind. Zahlungseingänge müssen entsprechend zeitnah kontrolliert, zugeordnet und verbucht werden.

👉 Hinweis: In der Praxis gibt es bereits Softwareprogramme für Forderungsmanagement, die durch Automatisierungslösungen das Rechnungswesen erheblich entlasten. Transaktionen werden automatisch zu den jeweiligen Rechnungen zugeordnet. So gelingt ein Monitoring in Echtzeit und das Liquiditätsmanagement kann zeitnah reagieren.

Zahlungsaufforderung: Muster und Vorlage

Im Internet findet man zahlreiche Muster und Vorlagen zur Formulierung von Zahlungsaufforderungen. Es gibt nicht „die eine“ Standardformulierung. Unternehmen müssen sich strategisch mit dem Thema befassen und im Vorfeld entscheiden, welche Zahlungsziele und Zahlungsschonfristen sie ihrer Kundschaft gewähren.

Natürlich kann das Rechnungswesen dann jedoch entlastet werden, indem eine Musterformulierung getroffen wird, die als Vorlage für alle erstmaligen Zahlungsaufforderungen verwendet wird.

Dies kann beispielsweise wie folgt aussehen:

Sehr geehrter Herr …./Sehr geehrte Frau…,

leider haben Sie unsere Rechnung vom TT.MM.JJJJ (Rechnungsnummer XXXXX) noch nicht beglichen. Wir bitten Sie den fälligen Betrag bis spätestens TT.MM.JJJJ zu bezahlen.

Falls Sie jedoch die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Wie bereits beschrieben, kann eine Zahlungsaufforderung jedoch deutlicher und mit Nachdruck erfolgen. Insbesondere, wenn es sich bei der Zahlungsaufforderung um ein Mahnschreiben handelt. Dann kann beispielsweise ein gerichtliches Mahnverfahren angedroht werden oder auch eine Vollstreckungsandrohung enthalten sein.

Fazit: Zahlungsaufforderungen tragen zur Liquiditätssicherung bei

Eine Zahlungsaufforderung ist manchmal ein notwendiges Übel, damit Unternehmen offene Forderungen zeitnah eintreiben können. Auch wenn es keine Maßnahme ist, die gerne ergriffen wird: Die Sicherung der Unternehmensliquidität macht es dringend erforderlich, dass offene Forderungen kontrolliert und ggf. Kund:innen zur Zahlung aufgefordert werden. Wenn Unternehmen sich hier zu großzügig zeigen und eigene Liquiditätsengpässe riskieren, kann das existenzbedrohend sein.

Ist eine Zahlungsaufforderung schon eine Mahnung?

Der Begriff „Zahlungsaufforderung“ ist rechtlich nicht definiert. Es kann sich dabei um eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung handeln, denn in beiden Fällen wird der Schuldner zum Bezahlen einer Rechnung aufgefordert.

Es ist Gläubigern freigestellt, ob sie eine Zahlungsaufforderung als Zahlungserinnerung oder Mahnung ausgestalten. Beide Dokumente folgen denselben formalen Richtlinien und haben rechtlich Bestand. Der Unterschied liegt einzig und allein darin, dass man in der Zahlungserinnerung dem Schuldner keine Mahngebühren und Verzugszinsen in Rechnung stellt.

Sobald ein Verzug eintritt, d.h. die Rechnungsfrist verstrichen ist und keine Bezahlung eingegangen ist, kann eine Zahlungsaufforderung in Form einer freundlichen Zahlungserinnerung oder einer Mahnung versendet werden. Es ist auch möglich, bereits zu diesem Zeitpunkt ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.

Um Kund:innen oder Geschäftspartner:innen nicht vor den Kopf zu stoßen, wird jedoch aus Kulanzgründen in den allermeisten Fällen erst eine Zahlungserinnerung versendet – vor allem dann, wenn diese Personen oder Unternehmen bisher nicht durch eine schlechte Zahlungsmoral aufgefallen sind.

Wie schreibe ich eine Zahlungsaufforderung?

Die Zahlungsaufforderung wird als Zahlungserinnerung oder Mahnung ausgestaltet. Damit sie rechtlich Bestand hat, muss sie folgende Angaben enthalten:

• Gut sichtbar das Wort „Zahlungserinnerung“ oder „Mahnung“ oben auf dem Dokument
• Name und Anschrift des Unternehmens
• Name und Anschrift der säumigen Person (oder Unternehmensname)
• Rechnungsnummer und -datum der nicht bezahlten Rechnung
• Ausstehender Rechnungsbetrag
• Zahlungsaufforderung ggf. mit neuer Fristsetzung
• Bei einer Mahnung: Auflistung der Mahngebühren und Verzugszinsen, sowie zu zahlender Gesamtbetrag

Welche Frist ist bei einer Zahlungsaufforderung angemessen?

Die Fristsetzung ist in der Zahlungsaufforderung nicht notwendig. Da schon Verzug besteht, reicht der Hinweis auf den Verzug und die Aufforderung die Rechnung sofort zu bezahlen.

Aus Kulanzgründen und um die Schuldner nicht zu verprellen, setzen Gläubiger jedoch meist eine neue Frist. Bei der ersten Zahlungsaufforderung beträgt diese oft 14 Tage. Bleibt die Zahlung weiterhin aus und wird eine zweite Aufforderung versendet, kann die Frist verkürzt werden, z.B. auf 7 Tage oder zur sofortigen Zahlung aufgefordert werden.

Zahlungsaufforderung erstellen mit Muster & Vorlage

Haben Sie öfters mit unbezahlten Rechnungen zu tun, ist es sinnvoll sich eine Zahlungsaufforderungs-Vorlage zu erstellen. Diese müssen Sie dann nur noch an wenigen Stellen anpassen und sparen sich somit sehr viel Zeit.

Je nachdem, ob es sich um die erste Zahlungsaufforderung, die zweite oder gar die dritte handelt, wählen Sie den passenden Ton. Während die erste Zahlungsaufforderung noch ein freundlicher Hinweis ist, kann man in weiteren Aufforderungen drängender werden.

Muster für 1. Zahlungsaufforderung

Für eine freundliche Zahlungsaufforderung können Sie folgenden Text verwenden:

Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,

Hiermit weisen wir Sie freundlich daraufhin, dass wir bisher keinen Zahlungseingang für die Rechnung vom aa.bb.cccc mit der Nummer 12345 bei uns verzeichnen konnten. Wir bitten Sie deshalb, die Zahlung zu überprüfen, und bis zum xx.yy.zzzz zu tätigen, falls noch nicht erfolgt.

Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen

Muster für 2. Zahlungsaufforderung

In der zweiten Zahlungsaufforderung ist der Ton dringlicher und man kann Mahngebühren oder Verzugszinsen erheben. Ein Beispieltext könnte so aussehen:

Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,

Nachdem wir Ihnen die Zahlungserinnerung vom aa.bb.cccc für die Rechnung mit der Nummer 12345 zukommen ließen, konnten wir immer noch keinen Zahlungseingang bei uns feststellen. Da auch wir darauf angewiesen sind, dass Zahlungen bei uns pünktlich eingehen, bitten wir Sie nochmals, den fälligen Rechnungsbetrag bis zum xx.yy.zzzz auf unser unten angegebenes Konto zu überweisen. Es stehen folgende Beträge aus:

• Rechnungsbetrag: 100,00€

• Mahngebühren: 8,00€

• Verzugszins: 10,00€

• Gesamtbetrag: 118,00€

Beachten Sie, dass bei weiterem Verzug zusätzliche Mahngebühren und Verzugszinsen für Sie anfallen.

Mit freundlichen Grüßen

Kann man eine Zahlungsaufforderung ohne Rechnung erstellen?

Eine Zahlungsaufforderung ist nur mit Rechnung gültig, denn die Rechnung ist der Nachweis, dass eine Leistung erbracht wurde und für diese nun eine Bezahlung gefordert wird. Für Unternehmen ist es deshalb wichtig, Rechnungen auszustellen und dafür zu sorgen, dass diese den Kund:innen oder Geschäftspartner:innen auch zugehen.

Tritt dann Verzug ein, ist das Erstellen und Versenden einer Zahlungsaufforderung rechtens und kann im Streitfall auch gerichtlich durchgesetzt werden. Ohne Rechnung ist dies jedoch nicht möglich.