Rechnungsverwaltung: Strategien für optimierte Finanzprozesse

Jedes Unternehmen muss sich mit dem Thema Rechnungsverwaltung auseinandersetzen. In der Finanzabteilung gehen nicht nur viele Rechnungen ein, die bezahlt werden müssen. Es werden auch regelmäßig Rechnungen gestellt. Damit die Prozesse reibungslos laufen, müssen Unternehmen sich über die Rechnungsverwaltung Gedanken machen. Automatisierung spielt gerade bei der Rechnungsverwaltung eine große Rolle. Hier ein Überblick:

Was genau ist eine Rechnungsverwaltung?

Mit dem Begriff Rechnungsverwaltung werden zahlreiche Prozesse umfasst, die sich mit eingehenden und ausgehenden Rechnungen, jedoch auch der Stammdatenverwaltung, der Überwachung von Zahlungen, dem Mahnwesen und der Aufbewahrung von Rechnungen befassen.

Die Rechnungsverwaltung ist für Unternehmen von großer Bedeutung. Effiziente Prozesse sorgen hier dafür, dass bei gestellten Rechnungen Zahlungen pünktlich eingehen und bei Rechnungseingängen keine fälligen Beträge übersehen werden.

Warum eine intelligente Rechnungsverwaltung so wichtig ist

Rechnungen spielen in Unternehmen eine wesentliche Rolle. Sie gehören zu den wichtigsten Belegen, die erstellt, geprüft, verbucht und dokumentiert werden müssen.

Buchhaltung entlasten

Die Rechnungsverwaltung umfasst sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen. Es handelt sich hier um zahlreiche Dokumente, die ein Unternehmen im Jahr verarbeiten muss. Zudem müssen Kunden- und Lieferantendaten aktuell gehalten und verwaltet werden.

Prozesse, die noch dabei auf manuelles und ggf. analoges Arbeiten setzen, sind aufwendig und sogar fehleranfällig. Eine digitale Rechnungsverwaltung sorgt durch einen hohen Grad an Automatisierung für schnellere Abläufe und entlastet die Mitarbeiter:innen der Buchhaltung erheblich.

Immer den Überblick bewahren

Die Rechnungsverwaltung muss vor allem auch für Transparenz sorgen: Unternehmen müssen schnell nachvollziehen können, welche Beträge gerade ausstehen oder welchen Zahlungsverpflichtungen sie in Kürze nachkommen müssen. Mit digitalen Lösungen gelingt dies Mitarbeiter:innen bereits mit wenigen Klicks.

Rechnungsverwaltung online und per App?

Zudem kann eine Rechnungsverwaltung, die beispielsweise auch per App online verfügbar ist, jederzeit und von überall (auch im Homeoffice) den Überblick gewährleisten. Rechnungsverwaltung und mobiles Arbeiten der Mitarbeiter:innen schließen sich also nicht aus.

Kunden und Rechnungsverwaltung

Auch in der Kundenkommunikation ist es von Vorteil, wenn jederzeit der Überblick gewahrt ist. Bei offenen Fragen zu Rechnungen können Unstimmigkeiten oder Missverständnisse schnell geklärt werden.

Rechnungsverwaltung ist ein Compliance-Thema

Eine effektive Rechnungsverwaltung ist auch aus Compliance-Sicht von großer Bedeutung. Unternehmen müssen zahlreiche steuerliche Regelungen einhalten. Dies gilt sowohl bei der Rechnungsstellung als auch bei der Rechnungseingangsprüfung. Mit einer digitalen Rechnungsverwaltung können mittlerweile reibungslose Abläufe gewährleistet werden, gerade auch, was die Rechnungsprüfung angeht. So wird beispielsweise automatisch geprüft, ob eine Rechnung alle Pflichtangaben enthält.

Nimmt man beispielsweise allein das Thema Umsatzsteuersatz, so muss genau geprüft werden, ob der Regelsteuersatz, der ermäßigte Steuersatz oder überhaupt keine Steuer auszuweisen ist. Im Falle von Reverse-Charge ist der Rechnungsempfänger in der Pflicht, die Steuer abzuführen. Noch komplizierter wird es, wenn es sich um Rechnungen in oder aus dem Ausland handelt. Denn in Europa gibt es keine einheitlichen Steuersätze. Wer soll hier noch den Überblick behalten? Durch spezialisierte Rechnungssoftware können rechtssichere Prozesse aufgestellt werden.

Was passiert beim fehlerhaften Ausweis der Umsatzsteuer?

Die Folgen eines fehlerhaften Ausweises der Umsatzsteuer sind aus Liquiditätssicht besonders schmerzhaft: Denn dann schuldet der Rechnungsausstellung (gem. § 14c Umsatzsteuergesetz) den fehlerhaft ausgewiesen Steuerbetrag. Die Rechnungsverwaltung muss deshalb besonders sorgfältig arbeiten. Eine Umsatzsteuerprüfung kann sonst schnell zum bösen Erwachen führen.

Zudem ist die Buchhaltung auf Rechnungen angewiesen. Denn der allgemeine Grundsatz lautet: Keine Buchung ohne Beleg. Damit die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung eingehalten werden, müssen entsprechende Regeln befolgt werden. Rechnungen werden in der Finanzbuchhaltung verarbeitet. Wichtig sind hier auch die Archivierung und Aufbewahrung der Rechnungen: Unternehmen müssen dafür Sorge tragen, dass die Rechnungen aufbewahrt werden und hierbei auch Aufbewahrungsfristen einhalten. Wenn beispielsweise eine Betriebsprüfung durchgeführt wird, müssen die Rechnungen problemlos auffindbar sein.

Wichtig: Es gibt zahlreiche gesetzliche Vorgaben, die Unternehmen bei der Rechnungsverwaltung einhalten müssen. Die Rechnungsverwaltung ist also sowohl intern als auch extern von großem Interesse.

Rechnungseingang: Wie bearbeitet man eine Rechnung?

Mit dem Rechnungseingang ist folgender Prozess gemeint: Das Unternehmen erhält Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern. Das kann beispielsweise eine Rechnung in Papierform, in einem elektronischen Format oder als PDF-Anhang per E-Mail sein.

Beim Rechnungseingang muss das Dokument genau geprüft werden. Welcher Preis wurde mit dem Lieferanten vereinbart? Wurde der richtige Rechnungsbetrag ausgewiesen? In der Regel wird die Rechnung mittlerweile digital erfasst und an die betreffende Abteilung im Unternehmen zur Freigabe übermittelt. Belege dürfen auf keinen Fall verloren gehen -- daher ist die Erfassung so wichtig. In der Fachabteilung muss dann zunächst die Freigabe erteilt werden. Es wird also geprüft, ob Rechnungsbetrag, Auftragsbezeichnung, Adressat usw. korrekt sind.

Bei einer intelligenten Rechnungsverwaltung wird bereits bei der Erfassung der Rechnung automatisiert geprüft, ob die Rechnung auch allen formalen Kriterien entspricht. Das deutsche Umsatzsteuergesetz gibt genau vor, welche Pflichtangaben enthalten sein müssen, damit der Vorsteuerabzug gewährleistet ist. Gerade hier ist deshalb die intelligente Rechnungsverwaltung auch ein wichtiger Aspekt im Hinblick auf mögliche Liquiditätsrisiken. Rechnungen, die nicht ordnungsgemäß gestellt wurden, berechtigen nicht zum Vorsteuerabzug. Doch der Vorsteuerabzug ist für die Unternehmensliquidität von großer Bedeutung. Sollte daher ein Mangel festgestellt werden, muss der Rechnungsaussteller unverzüglich informiert und um korrekte Rechnungsstellung gebeten werden.

Eine intelligente Rechnungsverwaltung sorgt zudem dafür, dass die wichtigen Daten der Rechnung automatisiert erfasst werden. So können Fälligkeitstermine besser überwacht, Zahlungen automatisch pünktlich ausgeführt und die Liquiditätsplanung schnell angepasst werden.

Rechnungen schreiben: Digitale Rechnungsstellung ist die Zukunft

Die Rechnungsstellung ist für Unternehmen existenziell wichtig. Nach erbrachter Lieferung oder Leistung wird eine Rechnung ausgestellt. Diese Rechnung enthält Angaben, wie den Rechnungsbetrag oder auch die Fälligkeit des Rechnungsbetrags. Die Empfänger orientieren sich in der Regel anhand der Rechnung, wenn es um die Bezahlung der Leistungen geht. Deshalb ist der Prozess der Rechnungsstellung so wichtig für die Sicherung von Zahlungseingängen. Wenn Unternehmen Rechnungen nicht zeitnah stellen, dann geht das zulasten der eigenen Liquidität.

Beim Schreiben der Rechnung müssen Unternehmen darauf achten, dass alle Pflichtangaben enthalten sind. Die Rechnung muss dann an den Empfänger übermittelt werden. Dies kann bisher beispielsweise in Papierform, als PDF-Anhang in einer Mail oder elektronisch erfolgen.

Doch damit ist der Prozess noch nicht abgeschlossen: Die Zahlungseingänge müssen regelmäßig geprüft werden. Wenn ein Zahlungsverzug eintritt, müssen Unternehmen weitere Maßnahmen ergreifen, wie Zahlungserinnerungen oder Mahnungen.

Merke: Die Rechnungsverwaltung ist eng mit dem Forderungsmanagement verknüpft. Und das Forderungsmanagement ist wiederum für die Liquiditätssicherung eines Unternehmens essenziell. Effiziente Prozesse tragen daher positiv zum Liquiditätsmanagement bei.

Automatisierung und digitale Prozesse steigern die Effizienz

Gerade die Rechnungsstellung kann sehr aufwendig und komplex sein. So müssen die Daten des Rechnungsempfängers richtig gepflegt sein. Doch es stellen sich auch viele Fragen wie beispielsweise:

• Welcher Steuersatz ist auszuweisen?
• Welcher Rechnungsbetrag ist richtig?
• Sind Rabatte zu berücksichtigen?

Digitale Prozesse haben bei der Rechnungsstellung zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel:

• Effizienzsteigerung
• Schnellere Zahlungseingänge
• Weniger Fehler
• Kostensenkung
• Mehr Transparenz bei der Nachverfolgung

Ein hoher Grad an Automatisierung ist beispielsweise gerade bei wiederkehrenden Rechnungen von Vorteil. So kann bei einem Abonnement monatlich eine Rechnung automatisiert geplant, erstellt, übermittelt und nachverfolgt werden. Das Unternehmen wiederum kann die Umsätze in diesen Fällen im Vorfeld exakt planen. Je nachdem, welche Zahlungsmethoden angeboten werden, können sogar die Zahlungseingänge besser geplant werden. Abo-Rechnungen sind also ein typisches Beispiel, warum die digitale Rechnungsverwaltung von Vorteil ist.

Auch die Rechnungseingangsprüfung kann mittlerweile automatisiert werden. Unternehmen können auf diese Weise personelle Ressourcen sparen und mehr Zeit in Analysen stecken: Wann werden Rechnungen fällig? Werden Rechnungseingänge in Echtzeit verarbeitet, profitiert hiervon auch die Liquiditätsplanung. So können Prognosen schnell angepasst werden.

Wichtig: Die Daten aus der Rechnungsverwaltung werden für die finanzielle Steuerung eines Unternehmens benötigt. So greift beispielsweise das Controlling auf die Daten zu.

Elektronische Rechnungen werden zur Pflicht

Wer in der Rechnungsverwaltung bisher noch wenig auf Digitalisierung gesetzt hat, sollte nun schnell nachsteuern. Die elektronische Rechnungsstellung wird im sog. B2B-Bereich (Business-to-Business) verpflichtend. Entsprechende Umsetzungspläne sind vom Gesetzgeber bereits auf dem Weg.

Stand 15. März 2023 wurde das sog. Wachstumschancengesetz noch nicht verabschiedet. Hierin sind zwar noch Übergangsfristen vorgesehen. Allerdings sollten sich Unternehmen nicht in Sicherheit wiegen: Mit der Pflicht zur E-Rechnung werden viele Prozesse in der Rechnungsverwaltung umfangreich anzupassen sein. Das betrifft sowohl die Rechnungsstellung, die Rechnungseingangsprüfung als auch die Archivierung der Rechnungen.

Wichtig: Unternehmen sollten sich deshalb bereits jetzt zu den erforderlichen Maßnahmen informieren und die bisher eingesetzten Tools auf den Prüfstand stellen. Prozesse in der Rechnungsverwaltung müssen reibungslos laufen -- schließlich hängt die finanzielle Gesundheit des Unternehmens davon ab. Umso wichtiger ist es bei umfangreichen Veränderungen, dass hier genug Zeit investiert werden kann.

Überwachung von Zahlungen

Eingehende Rechnungen müssen pünktlich bezahlt werden. Unternehmen müssen deshalb sicherstellen, dass die Rechnungen nicht nur richtig verbucht werden, sondern auch die Zahlungen fristgerecht veranlasst werden.

Bei der Rechnungsstellung spielen die gewährten Zahlungsbedingungen eine große Rolle. Wie großzügig werden Zahlungsfristen gewährt? Unternehmen müssen überwachen, ob die gestellten Rechnungen auch fristgerecht bezahlt wurden und entsprechende Zahlungseingänge vorhanden sind.

*Tipp: Mit einer Softwarelösung wie Agicap können die Bankkonten synchronisiert werden. Einzahlungen und Auszahlungen können automatisch überwacht werden. Cashflow-Management wird damit einfach: So können die Transaktionen in Echtzeit kontrolliert werden. *

Ein automatisiertes Mahnwesen kann Unternehmen unterstützen, wenn Rechnungsempfänger in Zahlungsverzug geraten.

Aufbewahrung und Archivierung von Rechnungen

Zur Rechnungsverwaltung gehört auch eine ordnungsgemäße Aufbewahrung und Archivierung der Rechnungen. Hier muss mit Sorgfalt vorgegangen werden, denn wenn das Finanzamt entsprechende Belege anfordert und diese nicht auffindbar sind, kann dies zu erheblichen Problemen führen. Im schlimmsten Fall wird die ganze Buchführung infrage gestellt.

Auch elektronische Rechnungen müssen aufbewahrt und archiviert werden. Spezialisierte Rechnungssoftware bieten hier häufig GoBD-konforme Lösungen an.

Hinweis: Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen liegt bisher bei 10 Jahren. Doch der Regierungsentwurf des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes sieht eine Verkürzung auf 8 Jahre vor. Das Gesetz muss allerdings noch verabschiedet werden.

Wie kann man kostenlos Rechnungen schreiben?

Rechnungen können auch kostenlos erstellt werden, beispielsweise mithilfe von Excel. Entsprechende Rechnungsvorlagen finden sich auch im Internet. Doch selbstverständlich müssen auch diese Rechnungen die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes einhalten.

Spätestens mit der Pflicht zur E-Rechnung wird die Rechnungserstellung mit Excel nicht mehr ohne weiteres möglich sein. Rechnungen müssen dann nach einem speziellen Format und strengen Anforderungen erstellt werden. Hier wird also der Einsatz einer entsprechenden Software besonders wichtig.

Rechnung schreiben: Rechnungssoftware oder Rechnungsverwaltung mit Excel?

Rechnungen mit Excel

Es gibt ohne Frage Unternehmen, die bisher die Rechnungsverwaltung erfolgreich mit Excel bestreiten konnten. Allerdings werden die gesetzlichen Anforderungen an die Rechnungsverwaltung -- gerade aufgrund der künftigen Pflicht zu E-Rechnungen - steigen.

Rechnung schreiben: Programm und Analysetools

Volle Aktenschränke mit Papierrechnungen werden wohl bald der Vergangenheit angehören. Die Digitalisierung des Prozesses ist unausweichlich. Eine Rechnungsverwaltung, die keine spezifische Lösung einsetzt und alle Prozesse mit Excel löst, wird daher auf Dauer sehr kompliziert.

Zudem nehmen die Datenmassen in Unternehmen immer mehr zu -- und entsprechend das Bedürfnis nach effizienten Analysetools.

Software für Rechnungsverwaltung: Anbieter vergleichen

Es gibt viele verschiedene Anbieter für Rechnungsprogramme. Unternehmen sollten sich im Vorfeld Gedanken machen, welche Funktionen ihnen bei einer Software wichtig sind und welche Kosten sie hierfür aufbringen können.

Software für Rechnung: Was kostet ein gutes Rechnungsprogramm?

Die Kosten für Rechnungssoftware variieren und hängen von zahlreichen Faktoren ab: Was soll das Programm alles abdecken? Wie viele Nutzer arbeiten mit dem Programm? Welche Zusatzfunktionen sollte es bieten (wie beispielsweise ein automatisiertes Mahnwesen)? Der Preis hängt deshalb von den individuellen Bedürfnissen ab. Unternehmen sollten deshalb verschiedene Lösungen vergleichen und sich ggf. auch beraten lassen. Eine Testphase kann dabei helfen, einen ersten Eindruck zu erhalten. Wichtig ist, dass die Rechnungssoftware immer auf dem neuesten Stand ist, damit die digitale Rechnungsverwaltung rechtssicher aufgestellt werden kann.