So prüfen, buchen und bewahren Sie eine Lieferantenrechnung richtig auf
Eine Lieferantenrechnung ist eine spezielle Art von Rechnung, die vom Lieferanten einem Unternehmen ausgestellt wird, das Waren bezogen hat. Wir zeigen Ihnen hier, wie man diese Rechnung richtig überprüft, wie man sie bucht und was man sonst noch alles beachten muss.
Ist eine Lieferantenrechnung eine Forderung?
Eine Lieferantenrechnung, die einem Unternehmen vom Lieferanten zugestellt wird, ist für das Unternehmen keine Forderung, sondern eine Verbindlichkeit. Der Lieferant hat eine Leistung erbracht und fordert das Unternehmen nun zur Bezahlung dieser Leistung auf. Für den Lieferanten ist die Rechnung deshalb eine Forderung.
Außerdem tauchen Lieferantenrechnungen in der Bilanz nicht gesondert auf. Sie werden zusammengefasst unter den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und auch als solche gebucht.
Lieferantenrechnung & andere Verbindlichkeiten prüfen
Erhalten Sie eine Lieferantenrechnung, empfehlen wir Ihnen, diese genau zu prüfen. Fehler können sich nämlich immer einschleichen, und schlimmstenfalls kostet eine fehlerhafte Rechnung Sie eine Menge Geld. Überprüfen Sie deshalb den Rechnungsbetrag und die Steuer genau. Ist der Betrag richtig, und stimmt der Steuersatz? Wenn Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, kann ein fehlerhafter Steuersatz Probleme beim Abzug machen.
Auf folgende Punkte sollten Sie neben dem korrekten Rechnungsbetrag und Steuersatz ebenfalls achten:
- Stimmen die Positionen auf der Rechnung in Menge und Art mit den gelieferten Waren überein?
- Sind eventuell vereinbarte Rabatte berücksichtigt?
- Sind sowohl Ihr Unternehmensname sowie -adresse als auch jene des Lieferanten korrekt?
- Stimmt das Rechnungsdatum?
- Hat der Lieferant eine Umsatzsteuer-Nummer angegeben?
- Hat die Rechnung eine Rechnungsnummer?
Sie sind nur verpflichtet, eine Rechnung zu bezahlen, wenn diese sowohl formell als auch rechnerisch korrekt ist. Stellen Sie einen Fehler in der Lieferantenrechnung fest, informieren Sie Ihren Lieferanten unverzüglich und bitten um eine Rechnungskorrektur. Beachten Sie unbedingt, dass eine fehlerhafte Rechnung Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Deshalb müssen Sie auch bei kleinen Fehlern, den Lieferanten informieren.
Lieferantenrechnung buchen
Wollen wir eine Lieferantenrechnung buchen, erfassen wir diese als Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen in unserem Buchungssystem. Da es sich dabei jedoch um ein Sammelkonto handelt, auf welchem sämtliche Verbindlichkeiten zusammenlaufen, können wir es nicht direkt bebuchen. Stattdessen nutzen wir für die Buchung sogenannte Nebenkonten: in unserem Fall Lieferantenkonten.
Jeder Lieferant hat dabei sein eigenes Konto im System. Man spricht auch von Kreditorenkonten. Diese können einzeln bebucht werden und werden dann intern automatisch auf dem Sammelkonto erfasst.
Buchungssatz für Lieferantenrechnung
Damit wir die Lieferantenrechnung richtig buchen, müssen wir zwei Dinge prüfen:
- In welche Warenkategorie fällt die Lieferung?
- Mit welchem Steuersatz (19% oder 7%) ist die Rechnung ausgewiesen?
Je nachdem, um welche Art von Waren es sich handelt, gelten unterschiedliche Steuersätze. Zudem wird bei der Buchung auch zwischen verschiedenen Warenkategorien unterschieden.
Beispiel Wir erhalten eine Rechnung von unserem Lieferanten, der uns Büromaterial im Wert von 200€ geliefert hat. Es gilt dabei eine Umsatzsteuer von 19%. D.h. der Bruttorechnungsbetrag ist 238€. Die Lieferantenrechnung müssen wir also auf dem Sachkonto für Bürobedarf erfassen.
Je nachdem, ob wir SKR03 oder SKR04 in unserem Buchungssystem nutzen, ergeben sich folgende Buchungssätze (SKR03/SKR04):
- Soll: Sachkonto 4930/6815 (Bürobedarf 19% Vorsteuer): 200€
- Soll: Sachkonto 1576/1406 (Vorsteuerabzug 19%): 38€
- Haben: Kreditor 70001/70001: 238€
Lieferantenrechnung ausbuchen
Manchmal kommt es vor, dass man eine Lieferantenrechnung ausbuchen muss, zum Beispiel weil diese verjährt ist. Man hat einfach übersehen, diese zu bezahlen und der Lieferant hat ebenfalls vergessen zu mahnen. Nach dem Ablauf von drei Jahren kann die Rechnung dann ausgebucht werden.
Wollen wir beispielsweise die Rechnung aus dem obigen Beispiel ausbuchen, nutzen wir im SKR03/SKR04 folgende Buchungssätze:
- Soll: Sachkonto 1600/330 (Verbindlichkeiten aus LuL): 238€
- Haben: 1200/1800 (Bank): 200€
- Haben: 1699/3699 (Gegenkonto Vorsteuerkorrektur): 38€
Aufbewahrung der Lieferantenrechnung
Genau wie bei sämtlichen anderen Belegen und Rechnungen, muss auch eine Lieferantenrechnung für einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren aufbewahrt werden. Hat man die Rechnung in Papierform erhalten, bewahrt man diese in einem Ordner auf.
Hat man lediglich eine elektronische Rechnung erhalten, z.B. in Form eines PDF-Dokuments, speichert man diese an einem sicheren Ort, z.B. in der Cloud mit zusätzlichem Backup-Service ab. Das hat den Vorteil, dass im Falle eines Festplattencrashs auf dem PC die abgelegten Rechnungen nicht verloren sind und man immer darauf Zugriff hat.
Bekommt man Besuch von Wirtschaftsprüfer:innen, ist man immer im Vorteil, wenn man ihnen ein leicht zugängliches und geordnetes Ablagesysteme präsentieren kann. Die chronologische Ordnung von Lieferantenrechnungen sowie Belegen ist deshalb Pflicht.
