Für Unternehmen ist es wichtig sicherzustellen, dass sie auf Dauer wirtschaftlich tätig sind. Doch ein wesentlicher Punkt dabei ist, dass die Kosten nicht aus dem Ruder laufen dürfen. Dafür benötigt das Management einen detaillierten Überblick, vor allem, wenn es um Planungen für die Zukunft geht. Können bestimmte Waren noch wirtschaftlich produziert werden? Welche Kosten werden erwartet? Können die gesetzten Ziele realistisch erreicht werden? Die Plankostenrechnung ermittelt die Kosten einer Unternehmung für eine bestimmte Planungsperiode im Voraus. Dabei kann nach Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträgern unterschieden werden. Dieser Beitrag gibt einen Überblick.
Plankostenrechnung einfach erklärt
Bei der Unternehmensplanung spielen die Kosten eine wichtige Rolle. Mit der Plankostenrechnung können Unternehmen die voraussichtlichen Kosten für eine bestimmte Periode planen. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von Plankosten. Es handelt sich hierbei um eine Sollgröße. Die Kosten sind noch nicht entstanden. Die Plankosten sind zukunftsbezogen und können auch als Informationsgrundlage bei der Budgetierung herangezogen werden.
Die Plankostenrechnung ist zwar genau genommen keine Kostenrechnung, da sie nicht bereits angefallene Kosten berechnet, sondern vielmehr die zu erwartenden Kosten ermittelt. Doch sie spielt bei der Kostenkontrolle eine wichtige Rolle. Durch einen Soll-Ist-Vergleich kann das Unternehmen ermitteln, ob Abweichungen festzustellen sind. Sind die Kosten so eingetreten, wie sie geplant wurden? Falls (deutliche) Abweichungen vorliegen, können Analysen die Ursachen dafür offenlegen.
Wesentlich bei der Plankostenrechnung sind also folgende Arbeitsschritte:
- Plankosten ermitteln
- Ist-Kosten ermitteln
- Soll-Ist-Vergleich
- Analyse von Abweichungen
Starre oder flexible Plankostenrechnung
Bei der Plankostenrechnung gibt es verschiedene Formen:
- die starre Plankostenrechnung oder auch
- die flexible Plankostenrechnung.
Starre Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis
Die starre Plankostenrechnung gilt als simple Methode. Es handelt sich dabei um eine Vollkostenrechnung. Dafür müssen für die Planperiode für einzelne Kostenstellen die Plankosten und die Planbeschäftigung definiert werden. Für eine bestimmte Bezugsgröße werden also die zu erwartenden Kosten berechnet. Die Plankosten werden dann den tatsächlichen Kosten gegenübergestellt.
Obwohl die starre Plankostenrechnung in der Durchführung als recht einfach gilt, bringt sie einige Schwächen mit sich: Abweichungen zur Planbeschäftigung werden hier nicht berücksichtigt. Dabei ist dieser Faktor für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von großer Bedeutung. Und: Bei den Plankosten wird nicht zwischen variablen und flexiblen Kosten unterschieden. Daher gilt die starre Plankostenrechnung als zu ungenau und daher wenig aussagekräftig. In der Praxis wird die starre Plankostenrechnung deshalb kaum noch eingesetzt.
Flexible Plankostenrechnung
In der Praxis hat sich die flexible Plankostenrechnung bewährt. Hier findet eine Differenzierung zwischen variablen und fixen Kosten statt. Die fixen Kosten werden nicht einfach mitverrechnet. Doch auch hier gibt es verschiedene Formen. So unterscheidet die Literatur zwischen
Flexible Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis: Es wird unterschieden zwischen variablen und fixen Kosten.
Flexible Plankostenrechnung aus Teilkostenbasis (Grenzplankostenrechnung): Die Grenzplankostenrechnung fokussiert sich ausschließlich auf geplante variable Kosten. Die fixen Kosten bleiben unbeachtet.
Warum ist die flexible Plankostenrechnung so beliebt? Sie lässt verschiedene Abweichungsanalysen, wie die Verbrauchsabweichung und die Beschäftigungsabweichung zu (vgl. folgende Ausführungen). Diese Methode gilt als aussagekräftiger und daher als gute Basis für Entscheidungen, beispielsweise zur Preispolitik.
Plankostenrechnung: Wichtige Formeln
Bei der Plankostenrechnung kommen wichtige Formeln zum Einsatz. Basis für die Planung sind Kalkulationssätze. Wichtig sind vor allem der Plankostenverrechnungssatz, die verrechneten Plankosten und die Abweichung wichtiger Rechengrößen.
So wird zum Beispiel für die Plankosten der sog. Plankostenverrechnungssatz ermittelt. Es handelt sich dabei um den Quotienten aus den Plankosten und der Planbeschäftigung. Die Formel lautet also: *Plankostenverrechnungssatz = Plankosten / Planbeschäftigung *
Bei der flexiblen Plankostenrechnung wird außerdem der variable Plankostenverrechnungssatz ermittelt: Variabler Plankostenverrechnungssatz = Geplante variable Kosten / Planbeschäftigung
Die verrechneten Plankosten werden wie folgt berechnet: Verrechnete Plankosten = Plankostenverrechnungssatz * Istbeschäftigung
Bei der flexiblen Plankostenrechnung werden die Sollkosten berechnet. Es handelt sich hier um die geplanten fixen Kosten, die jedoch an die Istbeschäftigung angepasst werden.
Sollkosten = Geplante fixe Kosten + Variabler Plankostenverrechnungssatz * Istbeschäftigung
Und die Abweichung wird schließlich wie folgt festgestellt:
*Abweichung = Tatsächliche Gesamtkosten - Verrechnete Plankosten *
Bei einer Differenzierung von flexiblen und variablen Kosten kann zudem ermittelt werden, ob eine Verbrauchs- oder Beschäftigungsabweichung vorliegt. Die Verbrauchsabweichung liefert dabei Informationen zum Ressourcenverbrauch, die Beschäftigungsabweichung lässt Rückschlüsse zur Kapazitätsausnutzung zu.
*Verbrauchsabweichung = Gesamtkosten – Sollkosten Beschäftigungsabweichung = Sollkosten – Verrechnete Plankosten *
Plankostenrechnung: Beispiel mit Lösung
Ein Industrieunternehmen plant die Kosten für die Herstellung der Produktartikel A. Es plant, 1.500 Stück herzustellen und rechnet dabei mit Kosten von 12.000 Euro. Das Unternehmen analysiert nach einem Monat die Zahlen um festzustellen, ob es "im Plan" liegt. Dabei zeigt sich: Die tatsächlichen Kosten liegen bei 10.000 Euro. Es wurden allerdings auch nur 1.100 Artikel produziert. Nach der starren Plankostenrechnung ergibt sich Folgendes: *Plankostenverrechnungssatz: 12.000 Euro / 1500 Stück = 8 Euro / Stück Verrechnete Plankosten = 8 Euro * 1.100 Stück = 8.800 Euro * Abweichung = 10.000 Euro – 8.800 Euro = 1.200 Euro
Die Berechnung zeigt, dass mehr Kosten entstanden sind. Die Planung ging also nicht ganz auf. Die Gründe dafür, sind jedoch erst einmal nicht ersichtlich.
Abwandlung: Flexible Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis:
Ein Industrieunternehmen plant die Kosten für die Herstellung der Produktartikel A. Es plant, 1.500 Stück herzustellen und rechnet dabei mit Gesamtkosten von 12.000 Euro, davon 5.500 Euro fixe Kosten und 6.500 Euro variable Kosten. Das Unternehmen analysiert nach einem Monat die Zahlen um festzustellen, ob es "im Plan" liegt und unterscheidet dabei auch variable und fixe Kosten. Dabei zeigt sich: Die tatsächlich entstandenen fixen Kosten liegen bei 5.500 Euro. Die variablen Kosten liegen bei 4.500 Euro. Es wurden 1.100 Artikel produziert. Nach der flexiblen Plankostenrechnung ergibt sich Folgendes:
*Variabler Plankostenverrechnungssatz: 4.500 Euro / 1500 Stück = 3 Euro / Stück Plankostenverrechnungssatz: 12.000 Euro / 1500 Stück = 8 Euro / Stück Verrechnete Plankosten = 8 Euro * 1.100 Stück = 8.800 Euro Sollkosten = 5.500 Euro + 3 Euro * 1.100 Stück = 8.800 Euro Abweichung = 10.000 Euro – 8.800 Euro = 1.200 Euro Verbrauchsabweichung = 10.000 Euro – 8.800 Euro = 1.200 Euro Beschäftigungsabweichung = 8.800 Euro – 8.800 Euro = 0 *
Die Analyse zeigt, dass es zu einer Verbrauchsabweichung kam. Das Unternehmen kann entsprechend prüfen, ob der Produktionsprozess optimiert werden kann. Wurde beispielsweise mehr Material eingesetzt als geplant? Oder war ein Teil des Materials mangelhaft? Hier sollte mit dem entsprechenden Verantwortlichen der Kostenstelle Rücksprache gehalten werden.
Plankostenrechnung: Manuelle Tabelle nicht mehr zeitgemäß
Viele Plankostenrechnungen wurden traditionell in Excel erstellt. Doch wer heute bereits moderne Softwarelösungen einsetzt, muss diese Berechnungen nicht mehr mühsam händisch eingeben. Für viele Berechnungen sind bereits einfache Arbeitshilfen verfügbar. Im Idealfall können die Ergebnisse exportiert und automatisch in die Liquiditätsplanung integriert werden. Wenn Unternehmen also feststellen, dass die Kosten beispielsweise durch Lieferkettenprobleme steigen, dann können sie dies sowohl bei der Kostenkontrolle als auch der Liquiditätsplanung (nahezu) in Echtzeit berücksichtigen.
Plankostenrechnung und Deckungsbeitragsrechnung
Die Plankostenrechnung kann wichtige Informationen liefern als Entscheidungshilfen. Vor allem in Ergänzung einer Deckungsbeitragsrechnung können Unternehmen schnell ermitteln, wie wirtschaftlich beispielsweise die Produktion einer bestimmten Ware ist. Die Deckungsbeitragsrechnung betrachtet nicht nur die Kostenseite sondern auch die Erlöse.
Der verschärfte Kostendruck macht es umso wichtiger, dass Unternehmen ihre Zahlen genau unter die Lupe nehmen. Dabei gilt es vor allem, die erforderlichen Daten schnell zur Verfügung zu stellen. Nur so kann das Liquiditätsmanagement bei Fehlentwicklungen schnell Maßnahmen ergreifen.
Plankostenrechnung: Abweichungen analysieren und Kosten optimieren
Bei der Unternehmensplanung gibt es immer zahlreiche Unsicherheitsfaktoren. So müssen Unternehmen beispielsweise mit globalen Lieferkettenproblemen, steigenden Energiekosten u.v.m. planen. Gerade für produzierende Unternehmen heißt das aber auch, dass sich die Kostensituation sehr schnell verändern kann. Darum kontrollieren viele Firmen die Kosten monatlich, um Abweichungen zur Planung schnell analysieren und mögliche Maßnahmen ergreifen zu können.
