Warum die Plankostenrechnung essentiell für Ihre Budgetplanung ist

Für Unternehmen ist es wichtig, dauerhaft wirtschaftlich zu sein. Ein wesentlicher Punkt dabei ist, dass die Kosten nicht aus dem Ruder laufen dürfen. Dafür benötigt das Management einen detaillierten Überblick — vor allem, wenn es um Planungen für die Zukunft geht. Können bestimmte Waren noch wirtschaftlich produziert werden? Welche Kosten werden erwartet? Können die gesetzten Ziele realistisch erreicht werden? Die Plankostenrechnung ermittelt die Kosten einer Unternehmung für eine bestimmte Planungsperiode im Voraus. Wie das geht, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Plankostenrechnung einfach erklärt

Bei der Unternehmensplanung spielen die Kosten eine wichtige Rolle. Mit der Plankostenrechnung können Sie die voraussichtlichen Kosten für eine bestimmte Periode planen. In diesem Zusammenhang wird auch von Plankosten gesprochen. Es handelt sich hierbei um eine Sollgröße - die Kosten sind also noch nicht entstanden. Plankosten sind zukunftsbezogen und können auch als Informationsgrundlage bei der Budgetierung herangezogen werden.

Die Plankostenrechnung ist zwar genau genommen keine Kostenrechnung, da sie nicht bereits angefallene Kosten berechnet, sondern vielmehr die zu erwartenden Kosten ermittelt. Doch sie ist für die Kostenkontrolle wichtig. Durch einen Soll-Ist-Vergleich können Sie ermitteln, ob Abweichungen festzustellen sind. Sind die Kosten so eingetreten, wie sie geplant wurden? Falls (deutliche) Abweichungen vorliegen, können Analysen die Ursachen dafür offenlegen.

Wesentliche Aufgaben bei der Plankostenrechnung sind also die folgenden Punkte:

1. Plankosten ermitteln

2. Ist-Kosten ermitteln

3. Soll-Ist-Vergleich

4. Analyse von Abweichungen

Ist-Kostenrechnung vs. Normalkostenrechnung vs. Plankostenrechnung

Die Plankostenrechnung ist eine von mehreren Möglichkeiten zur Kostenplanung und -steuerung. Neben ihr gibt es noch die Ist-Kostenrechnung und die Normalkostenrechnung:

• Ist-Kostenrechnung: Bei der Ist-Kostenrechnung werden die tatsächlich entstandenen Kosten erfasst und zugeordnet. Sie bietet eine genaue und detaillierte Erfassung aller Kosten, die in einem bestimmten Zeitraum angefallen sind — so werden diese realitätsnah abgebildet. Allerdings berücksichtigt diese Art der Kostenrechnung nur vergangene und keine zukünftigen Kosten.
• Normalkostenrechnung: Die Normalkostenrechnung stellt einen Mittelweg zwischen Ist- und Plankostenrechnung dar. Sie berücksichtigt durchschnittliche, also „normale“ Kosten der Vergangenheit. Sie hat einen besseren „Vorhersagewert“ als die Ist-Kostenrechnung.

In der Praxis kombinieren viele Unternehmen verschiedene Ansätze, um die Stärken der verschiedenen Methoden optimal zu nutzen. Wir zeigen Ihnen im Folgenden, wie Sie eine Plankostenrechnung durchführen.

Starr oder flexibel: Wie führt man eine Plankostenrechnung durch?

Bei der Plankostenrechnung gibt es zwei verschiedene Formen:

• starre Plankostenrechnung
• flexible Plankostenrechnung

Wir erklären Ihnen beide im Detail.

Was ist die starre Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis?

Die starre Plankostenrechnung gilt als simple Methode. Es handelt sich dabei um eine Vollkostenrechnung. Dafür müssen Sie für die Planperiode für einzelne Kostenstellen die Plankosten und die Planbeschäftigung berechnen respektive definieren. Für eine bestimmte Bezugsgröße werden also die zu erwartenden Kosten berechnet, die Plankosten werden anschließend den tatsächlichen Kosten gegenübergestellt.

Obwohl die starre Plankostenrechnung in der Durchführung als verhältnismäßig einfach gilt, bringt sie einige Schwächen mit sich: Abweichungen zur Planbeschäftigung werden hier nicht berücksichtigt. Dabei ist dieser Faktor für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von großer Bedeutung. Und: Bei den Plankosten wird nicht zwischen variablen und flexiblen Kosten unterschieden. Daher gilt die starre Plankostenrechnung als zu ungenau und daher wenig aussagekräftig. In der Praxis wird die starre Plankostenrechnung deshalb kaum noch eingesetzt.

Was ist die flexible Plankostenrechnung?

Dort hat sich die flexible Plankostenrechnung durchgesetzt und bewährt. Hier findet eine Differenzierung zwischen variablen und fixen Kosten statt. Die fixen Kosten werden nicht einfach mit verrechnet. Doch auch hier gibt es verschiedene Formen. So unterscheidet die Literatur zwischen:

• Flexible Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis inklusive Variator: Variable und fixe Kosten werden unterschieden
• Flexible Plankostenrechnung aus Teilkostenbasis (Grenzplankostenrechnung): Die Grenzplankostenrechnung fokussiert sich ausschließlich auf geplante variable Kosten. Die fixen Kosten bleiben unbeachtet.

Warum ist die flexible Plankostenrechnung so beliebt? Sie lässt verschiedene Abweichungsanalysen wie die Verbrauchsabweichung und Beschäftigungsabweichung zu. Diese Methode gilt als aussagekräftiger und daher als gute Basis für Entscheidungen, beispielsweise zur Preispolitik.

Gesamtabweichung und Abweichungsanalysen in der Plankostenrechnung

Die Verbrauchsabweichung gibt Auskunft darüber, wie effizient Sie Ressourcen im Vergleich zur Planung eingesetzt haben. Ein positiver Wert deutet darauf hin, dass mehr Ressourcen verbraucht wurden als ursprünglich geplant. Mögliche Gründe sind eine ineffiziente Nutzung Ihrer Ressourcen, erhöhte Materialpreise oder unvorhergesehene Produktionsausfälle.

Die Beschäftigungsabweichung auf der anderen Seite zeigt an, inwiefern die tatsächliche von der geplanten Beschäftigung abweicht. Eine positive Beschäftigungsabweichung weist auf eine Unterauslastung der Kapazitäten hin, während eine negative Abweichung eine Überauslastung signalisiert.

Sind Plankosten Sollkosten?

Ein häufiges Missverständnis in der Plankostenrechnung betrifft den Unterschied zwischen Plankosten und Sollkosten. Plankosten sind die voraussichtlichen Kosten für eine bestimmte Planperiode, basierend auf den geplanten Aktivitäten und Ressourcen.

Sollkosten hingegen sind die real anfallenden Kosten, die bei der tatsächlichen Leistung entstehen. Sie werden errechnet, indem die Plankosten auf die tatsächlich erbrachte Leistung angepasst werden. Die Sollkosten bilden daher einen Vergleichswert zu den tatsächlich entstandenen Kosten (Ist-Kosten).

Plankostenrechnung: Wichtige Formeln

Bei der Plankostenrechnung kommen wichtige Formeln zum Einsatz. Basis für die Planung sind Kalkulationssätze, wobei vor allem der Plankostenverrechnungssatz, die verrechneten Plankosten und die Abweichung wichtiger Rechengrößen relevant sind.

So ermitteln Sie zum Beispiel für die Plankosten den Plankostenverrechnungssatz. Es handelt sich dabei um den Quotienten aus den Plankosten und der Planbeschäftigung. Die Formel lautet also:

Plankostenverrechnungssatz = Plankosten / Planbeschäftigung

Bei der flexiblen Plankostenrechnung ermitteln Sie außerdem den variablen Plankostenverrechnungssatz:

Variabler Plankostenverrechnungssatz = Geplante variable Kosten / Planbeschäftigung

Die verrechneten Plankosten berechnen Sie wie folgt:

Verrechnete Plankosten = Plankostenverrechnungssatz * Istbeschäftigung

Bei der flexiblen Plankostenrechnung müssen Sie die Sollkosten berechnen. Es handelt sich hier um die geplanten fixen Kosten, die jedoch an die Istbeschäftigung angepasst werden:

Sollkosten = Geplante fixe Kosten + Variabler Plankostenverrechnungssatz * Istbeschäftigung

Die Abweichung stellen Sie folgendermaßen fest:

Abweichung = Tatsächliche Gesamtkosten - Verrechnete Plankosten

Bei einer Differenzierung flexibler und variabler Kosten ermitteln Sie zudem, ob eine Verbrauchs- oder Beschäftigungsabweichung vorliegt. Die Verbrauchsabweichung liefert dabei Informationen zum Ressourcenverbrauch, die Beschäftigungsabweichung lässt Rückschlüsse zur Kapazitätsausnutzung zu:

Verbrauchsabweichung = Gesamtkosten — Sollkosten Beschäftigungsabweichung = Sollkosten — Verrechnete Plankosten

Beispiel mit Lösung: Wie berechnet man die Plankosten?

Sie planen als Industrieunternehmer:in die Kosten für die Herstellung eines Produktartikels A. Sie haben vor, 1.500 Stück herzustellen und rechnen dabei mit Kosten von 12.000 Euro. Sie analysieren nach einem Monat die Zahlen, um festzustellen, ob Sie „im Plan" liegen. Dabei zeigt sich: Die tatsächlichen Kosten liegen bei 10.000 Euro. Sie haben allerdings auch nur 1.100 Artikel produziert.

Nach der starren Plankostenrechnung ergibt sich Folgendes:

• Plankostenverrechnungssatz: 12.000 Euro / 1500 Stück = 8 Euro / Stück
• Verrechnete Plankosten = 8 Euro * 1.100 Stück = 8.800 Euro
• Abweichung = 10.000 Euro — 8.800 Euro = 1.200 Euro

Die Berechnung zeigt, dass Ihnen mehr Kosten entstanden sind — Ihre Planung ging also nicht ganz auf. Die Gründe dafür sind jedoch erst einmal nicht ersichtlich.

Abwandlung: Flexible Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis

Sie planen erneut die Kosten für die Herstellung von Produktartikel A, wieder sollen 1.500 Stück bei Gesamtkosten von 12.000 Euro hergestellt werden. Davon sind 5.500 Euro fixe Kosten und 6.500 Euro variable Kosten. Sie analysieren erneut nach einem Monat, ob Sie im Plan liegen — unterscheiden dieses Mal aber auch variable und fixe Kosten.

Dabei zeigt sich: Die tatsächlich entstandenen fixen Kosten liegen bei 5.500 Euro, die variablen bei 4.500 Euro. Es wurden 1.100 Artikel produziert. Nach der flexiblen Plankostenrechnung ergibt sich Folgendes:

• Variabler Plankostenverrechnungssatz: 4.500 Euro / 1500 Stück = 3 Euro / Stück
• Plankostenverrechnungssatz: 12.000 Euro / 1500 Stück = 8 Euro / Stück
• Verrechnete Plankosten = 8 Euro * 1.100 Stück = 8.800 Euro
• Sollkosten = 5.500 Euro + 3 Euro * 1.100 Stück = 8.800 Euro
• Abweichung = 10.000 Euro — 8.800 Euro = 1.200 Euro
• Verbrauchsabweichung = 10.000 Euro — 8.800 Euro = 1.200 Euro
• Beschäftigungsabweichung = 8.800 Euro — 8.800 Euro = 0

Die Analyse zeigt, dass es zu einer Verbrauchsabweichung kam. Sie können entsprechend prüfen, ob der Produktionsprozess optimiert werden kann. Wurde beispielsweise mehr Material eingesetzt als geplant? Oder war ein Teil des Materials mangelhaft? Hier sollten Sie mit dem entsprechenden Verantwortlichen der Kostenstelle Rücksprache halten.

Plankostenrechnung: Manuelle Tabelle nicht mehr zeitgemäß

Viele Plankostenrechnungen wurden traditionell in Excel erstellt. Doch wer heute bereits moderne Softwarelösungen einsetzt, muss diese Berechnungen nicht mehr mühsam händisch eingeben. Für viele Berechnungen sind bereits einfache Arbeitshilfen verfügbar. Im Idealfall können die Ergebnisse exportiert und automatisch in die Liquiditätsplanung integriert werden.

Wenn Sie also feststellen, dass die Kosten beispielsweise durch Lieferkettenprobleme steigen, dann können Sie dies sowohl bei der Kostenkontrolle als auch der Liquiditätsplanung (nahezu) in Echtzeit berücksichtigen.

Plankostenrechnung und Deckungsbeitragsrechnung

Die Plankostenrechnung kann als Entscheidungshilfe wichtige Informationen liefern. Vor allem in Ergänzung einer Deckungsbeitragsrechnung können Sie so schnell ermitteln, wie wirtschaftlich beispielsweise die Produktion einer bestimmten Ware ist. Die Deckungsbeitragsrechnung betrachtet nicht nur die Kostenseite, sondern auch die Erlöse.

Der verschärfte Kostendruck macht es umso wichtiger, dass Sie Ihre Zahlen genau unter die Lupe nehmen. Dabei gilt es vor allem, die erforderlichen Daten schnell zur Verfügung zu stellen. Nur so kann das Liquiditätsmanagement bei Fehlentwicklungen schnell Maßnahmen ergreifen.

Plankostenrechnung: Abweichungen analysieren und Kosten optimieren

Bei der Unternehmensplanung gibt es zahlreiche Unsicherheitsfaktoren. So müssen Sie beispielsweise mit globalen Lieferkettenproblemen, steigenden Energiekosten und anderen Faktoren planen. Gerade für produzierende Unternehmen heißt das aber auch, dass sich die Kostensituation sehr schnell verändern kann. Darum kontrollieren viele Firmen die Kosten monatlich, um Abweichungen zur Planung schnell analysieren und mögliche Maßnahmen ergreifen zu können.