Kapitalflussrechnung: Definition und kostenlose Vorlage zum Herunterladen

Die Kapitalflussrechnung ist eine äußerst wichtige Aufgabe für ein Unternehmen. Sie dient dazu, zu jedem Zeitpunkt genauestens über die Einnahmen und Ausgaben Bescheid zu wissen, und kann auch zur Prognose für zukünftige Geldströme herangezogen werden. Wir wollen Ihnen im Folgenden zeigen, wie Sie bei der Kapitalflussrechnung vorgehen, und geben Ihnen Tipps, wie Sie Stolperfallen vermeiden.

Inhalt

Kapitalflussrechnung: Definition

Mit Hilfe der Kapitalflussrechnung (auch Cashflow-Berechnung genannt) gelingt es Ihnen, sich einen detaillierten Überblick über Ihren Cashflow – also über sämtliche Ein- und Auszahlungen – zu verschaffen. Außerdem können Sie mittels der Kapitalflussrechnung auch Aussagen über zukünftige Geldströme treffen.

Das Prinzip dabei ist einfach: Jeden Monat subtrahiert man die Summe der Ausgaben von der Summe der Einnahmen. Das Ergebnis ist der Kassenbestand für den folgenden Monat. Für die bestmögliche Antizipation Ihrer Liquidität ist es ratsam, eine Prognose für die nächsten sechs bis zwölf Monate zu erstellen. Das gibt Ihnen genügend Zeit zum Reagieren, falls Sie in Zukunft einen negativen Cashflow erwarten.

Immer flüssig bleiben

Wenn Sie Ihre Cashflow-Berechnung bisher nur rudimentär durchgeführt haben, fragen Sie sich nun wahrscheinlich, wozu Sie sich die Mühe machen sollten, ein detailliertes Cashflow-Management anzustreben, wenn es in der Vergangenheit doch auch so geklappt hat. Möglicherweise haben Sie jedoch das ein oder andere Mal auch Probleme gehabt, und sind gerade so durch eine mehrmonatige Phase gekommen, in der die Marktlage angespannt war.

Mit einer vorhergehenden Kapitalflussrechnung hätten Sie diese Phase vielleicht absehen und besser planen können. Und genau das ist das Hauptziel der Cashflow-Berechnung: Ihnen zu sagen, wo Sie in Zukunft mit Engpässen zu rechnen haben, um Ihnen genügend Zeit zu geben, sich auf eine schwierige Phase vorzubereiten.

Günstige Zeitpunkte für Investitionen oder Kredite abschätzen

Mit Hilfe einer Kapitalflussrechnung sehen Sie zum Beispiel auch, wann ein günstiger Zeitpunkt ist, um Investitionen zu tätigen, da Sie immer sehen, wie hoch Ihr Mittelzu- und -abfluss sind. Dadurch wird Ihnen möglicherweise sogar der Gang zur Bank erspart, um einen Kredit aufzunehmen.

Sollten Sie doch in die Lage geraten, einen Kredit aufnehmen zu müssen, kann Ihnen die Vorlage einer detaillierten Cashflow-Prognose außerdem dabei helfen, mehr Verhandlungsspielraum bei Ihrer Bank zu haben, da diese ganz genau sieht, wo Sie finanziell gerade stehen und in welcher Höhe sie Ihnen ein Kreditrahmen einräumen kann.

Ebenso wichtig ist bei der Kreditanfrage die Vorlage einer historischen Abbildung vergangener Cashflows, um Amortisationszeiten glaubwürdig darlegen zu können. Ohne die Vorlage einer Cashflow-Berechnung kann die Bank möglicherweise zusätzliche Garantien von Ihnen verlangen, um den Kredit abzusichern.

Sie zeigen den Bankberatern:innen damit auch, dass Sie den Erfolg Ihres Unternehmens nicht dem Zufall überlassen, sondern aktiv daran arbeiten wollen, Ihre Lage zu verbessern.

Besser für die Zukunft planen

Eine weitere Möglichkeit, die Ihnen die Kapitalflussrechnung bietet – insbesondere, wenn Sie eine Cashflow-Management Software dazu verwenden – ist, dass Sie verschiedene Szenarien durchspielen können.

Sie gehen dazu von Ihrer derzeitigen finanziellen Lage aus und verändern bestimmte Parameter, die dann zu verschiedenen Cashflow-Prognosen führen, mit denen Sie sich auf eventuelle Schwierigkeiten vorbereiten oder Abschätzungen für den Zeitpunkt einer Investition treffen können. Ihre Szenarien können Sie einteilen in „optimistisch“, „pessimistisch“ und „wahrscheinlich“, und diese als Grundlage für Ihre Entscheidungen heranziehen.

Kapitalflussrechnung: Beispiel

Die Cashflow-Berechnung erfolgt in mehreren Schritten.

Tabelle erstellen

Zuerst erstellen Sie eine Tabelle, in der die Anzahl der Spalten den Monaten entspricht, über die Sie den Kapitalfluss berechnen wollen.

Anfangssaldo eintragen

Anschließend tragen Sie Ihren Anfangssaldo ein, also den Geldbetrag, der zu Beginn jedes Monats in der Kasse ist. Dies ist der Startwert, von dem aus Sie Ihre Kapitalflussrechnung beginnen.

Ein- und Auszahlungen ermitteln

Im nächsten Schritt führen Sie eine Bestandsaufnahme über Ihre sämtlichen Ein- und Auszahlungen durch. Hier empfiehlt sich eine akkurate Vorgehensweise, denn je genauer Sie diese Zahlungen in Ihrer Kapitalflussrechnung abbilden können, desto besser können Sie später eine Vorhersage über zukünftige Geldströme treffen.

Einzahlungen

Zu den Einzahlungen zählen sämtliche Geldströme, die in Ihre Richtung fließen. Nachfolgend sind einige Punkte aufgelistet, die Ihnen dabei helfen sollen, diese Ströme zu identifizieren und zu klassifizieren:

  • Bezahlung durch Kunden (Überweisungen, Bargeldeinnahmen, etc.)
  • Bankkredite, Fundraising
  • Subventionen oder sonstige Hilfen
  • Kapitalerhöhungen (z.B. durch neue Partner)
  • Mehrwertsteuergutschriften (unter der Annahme, dass die abzuziehende MwSt. höher ist als die Ausgangs-MwSt.)
Auszahlungen

Nun verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihren ausgehenden Cashflow. Gehen Sie auch hier mit Sorgfalt vor. Die nachstehende Liste gibt einen Überblick, was Sie an Kosten im Blick haben sollten:

  • Einkäufe und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten
  • Auszahlung der Löhne
  • Zahlung von Zinsen (falls Sie Kredite tilgen müssen)
  • Miete
  • Wasser und Strom
  • Verträge für Internet und Telefonie
  • Software-Abos
  • Steuern
  • Marketing- und Kommunikationsbudget
  • Reisekosten

Zukünftige Ein- und Auszahlungen abschätzen

Haben Sie alle Daten erfasst, geht es an die Schätzung des künftigen Cashflows. Bei einigen Positionen können Sie die genauen zukünftigen Werte ermitteln (z.B. Miete), während Sie für andere Schätzungen vornehmen müssen.

Ein guter Indikator ist für manche Posten der Wert aus den vorangegangenen Monaten oder Jahren, sodass sich ein Mittelwert bilden lässt.

Salden am Monatsende berechnen

Haben Sie die Tabelle mit Ihren Hochrechnungen ausgefüllt, ziehen Sie den Saldo am Monatsende ab, was dann dem Saldo zu Beginn des Folgemonats entspricht.

Fehler vermeiden

Bei der Erstellung einer Kapitalflussrechnung können Sie einige Fehler begehen, was die Prognose verfälschen würden. Wir geben Ihnen hier einen Überblick über die größten Stolperfallen.

Keine Berücksichtigung der Zahlungsfristen

Wenn Sie eine Rechnung ausstellen, entspricht das Rechnungsdatum nicht dem Datum, an dem Sie das Geld erhalten. Wenn Sie z.B. eine Rechnung Ende März ausstellen, das Geld aber von Ihrem Kunden erst im April erhalten, ist der entsprechende Cashflow erst im April zu berücksichtigen und nicht schon im März.

Schauen Sie also nicht auf das Rechnungsdatum, sondern auf die Fristen, die Sie Ihren Kunden zur Begleichung der Rechnung einräumen. Beträgt diese mehrere Wochen, sollten Sie den antizipierten Geldstrom auch erst am Ende dieser Frist eintragen.

Für Ihre Planung kann das weitreichende Folgen haben: Stellen Sie sich vor, Sie wollen im März eine Investition tätigen und sehen, dass Sie hier noch eine offene Rechnung haben. Wenn der Kunde aber erst im April bezahlt, rutschen Sie möglicherweise in die roten Zahlen, wenn Sie dann schon im März Ihre Investition tätigen.

Cashflow-Analyse erst wenn man im roten Bereich ist

Wenn Sie mit der Analyse Ihres Kapitalflusses erst anfangen, wenn Sie schon rote Zahlen schreiben, ist das zu spät. Die Analyse soll Sie nämlich gerade davor bewahren, dass Sie in diesen Bereich rutschen, indem sie Ihnen zeigt, was Sie künftig erwarten und rechtzeitig Maßnahmen ergreifen können.

Zu viel Optimismus

Auch wenn auf dem Papier gerade alles gut aussieht und die Kapitalflussrechnung auch für die kommenden Monate eine gute Prognose liefert, verfallen Sie nicht in einen Kauf- oder Investitionsrausch. Fragen Sie sich vor jeder Neuanschaffung, ob jetzt wirklich der richtige Zeitpunkt dafür ist, und ob diese wirklich absolut notwendig ist.

Spielen Sie die Investition anhand eines Szenarios durch und bewerten Sie, wie sich diese auf Ihren zukünftigen Cashflow auswirken wird. Wenn sich die Investition aufschieben lässt, tun Sie das und bilden Sie stattdessen Rücklagen. Ein finanzielles Polster kann Ihnen in Krisenzeiten viele schlaflose Nächte ersparen.

Verwalten Sie Ihre Kapitalflussrechnung

Das Aufstellen Ihrer Cashflow-Planung ist das Eine, das Verwalten das andere. Sie sollten Ihre Finanzen immer im Auge behalten und die Prognosen regelmäßig aktualisieren. In turbulenten Zeiten können sich Parameter sehr schnell ändern. Eine statische Analyse zum Monatsende hat daher nur reaktiven Charakter, die Ihnen keinen großen Mehrwert bringt, da Sie nicht vorausschauend planen können.

Aktualisieren Sie Ihre Cashflow-Rechnung am besten einmal pro Woche. Wenn Sie eine Neuanschaffung planen, tragen Sie das in Ihre Tabelle ein und schauen sich die Auswirkungen an. Wenn Sie einen neuen Kunden haben, der Sie regelmäßig über die nächsten Monate bezahlen wird, tragen Sie dies ebenfalls ein, und lassen Sie alles in Ihre Cashflow-Prognose einfließen.

Cashflow-Berechnung zur Kostenkontrolle

Anhand einer Cashflow-Analyse sehen Sie auch sehr genau, in welchen Bereichen Sie hohe Ausgaben haben. Daher eignet sich die Kapitalflussrechnung auch hervorragend dazu, einmal die gesamten Kostenpunkte innerhalb des Unternehmens auf den Prüfstand zu stellen und zu hinterfragen, ob in einem oder mehreren Bereichen nicht eingespart werden kann.

Ressourcen und allgemeine Betriebskosten sparen

Dies kann durch sehr triviale Dinge erfolgen wie zum Beispiel durch das Sparen von Ressourcen: Papierloses Büro, oder durch das Sparen von Strom- und Heizkosten. Manche anderen Dinge sind möglicherweise nicht so trivial, können aber auch auf den Prüfstand.

Neuverhandeln mit Lieferanten

Zum Beispiel kann man mit seinen Lieferanten neu verhandeln, oder sich mit einer anderen Firma zusammentun, falls man in seinem angemieteten Gebäude einige leerstehende Büroräume hat.

Reisekosten reduzieren

Hat man hohe Reisekosten, ist die Investition in eine Videokonferenzanlage möglicherweise auf lange Sicht günstiger als sich immer persönlich mit Kunden oder Geschäftspartnern zu treffen.

Kleinvieh macht auch Mist

Manche Kostenpunkte mögen im Einzelnen als sehr gering und nicht der Rede wert erscheinen, doch viele solcher kleinen Dinge summieren sich schnell zu einem großen Kostenfaktor auf, der sich negativ auf Ihre Liquidität auswirkt. Das Cashflow-Management hilft Ihnen, diese Punkte zu identifizieren, sodass Sie Maßnahmen ergreifen können, um die Kosten zu senken.

Kostenlose Vorlage für die Kapitalflussrechnung zum Herunterladen

Falls Sie im Moment sehr ausgelastet sind, stellen wir Ihnen gern kostenlos eine Vorlage zur Verfügung, mit der Sie Ihre Kapitalflussrechnung in Excel durchführen können. Anhand der vorausgefüllten Spalten können Sie sich mit der Funktionsweise vertraut machen. Wenn Sie dann Ihre Ein- und Auszahlungen identifiziert haben, brauchen Sie diese nur noch in die Liste einzutragen.

Wollen Sie noch mehr Zeit und Arbeit einsparen, während die Liquiditätsprognose noch genauer wird, können Sie auch die Cashflow Management Software von Agicap kostenlos ausprobieren und sich damit Ihre Kapitalflussrechnung erstellen lassen. Die Software erspart Ihnen das manuelle Eintippen von Zahlen in Excel-Tabellen, denn sie synchronisiert sich direkt mit Ihren Bankkonten, sodass die Zahlungsein- und -ausgänge immer aktuell sind.

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