Kapitalflussrechnung: Definition und kostenlose Vorlage zum Herunterladen

Das Cashflow-Management ist eine äußerst wichtige Aufgabe für ein Unternehmen. Es dient dazu, zu jedem Zeitpunkt genauestens über die Einnahmen und Ausgaben Bescheid zu wissen, und kann auch zur Prognose für zukünftige Geldströme herangezogen werden. Viele Unternehmen behelfen sich jedoch mit aus der Zeit gefallenen Hilfsmitteln, wenn sie den Kapitalfluss errechnen wollen. Sie nutzen zur Kapitalflussrechnung Excel, doch ein solch statisches Tool stößt in der heutigen Zeit, wo die Geldströme sehr dynamisch sind, schnell an seine Grenzen. Wir wollen Ihnen im Folgenden zeigen, wie Sie Ihre Liquiditätsanalyse künftig einfacher und effizienter gestalten können. Darüber hinaus wird die Kapitalflussrechnung einfach erklärt, und wir geben Ihnen Tipps, wie Sie Stolperfallen dabei vermeiden.

In diesem Artikel :

Kapitalflussrechnung: Definition

Mit Hilfe der Kapitalflussrechnung gelingt es Ihnen, sich einen detaillierten Überblick über Ihren Cashflow – also über sämtliche Ein- und Auszahlungen – zu verschaffen. Außerdem können Sie mittels der Cashflow-Berechnung auch Aussagen über zukünftige Geldströme treffen. Das Prinzip dabei ist einfach: Jeden Monat subtrahiert man die Summe der Ausgaben von der Summe der Einnahmen. Das Ergebnis ist der Kassenbestand für den folgenden Monat. Für die bestmögliche Antizipation Ihrer Liquidität ist es ratsam, eine Prognose für die nächsten sechs bis zwölf Monate zu erstellen. Das gibt Ihnen genügend Zeit zum Reagieren, falls Sie in Zukunft einen negativen Cashflow erwarten.

Die Ziele der Kapitalflussrechnung

Wenn Sie Ihre Cashflow-Berechnung bisher nur rudimentär durchgeführt haben, fragen Sie sich nun wahrscheinlich, wozu Sie sich die Mühe machen sollten, ein detailliertes Cashflow-Management anzustreben, wenn es in der Vergangenheit doch auch so geklappt hat. Möglicherweise haben Sie jedoch das ein oder andere Mal auch Probleme gehabt, und sind gerade so durch eine mehrmonatige Phase gekommen, in der die Marktlage angespannt war. Mit einer vorhergehenden Kapitalflussrechnung hätten Sie diese Phase vielleicht absehen und besser planen können. Und genau das ist das Hauptziel der Cashflow-Berechnung: Ihnen zu sagen, wo Sie in Zukunft mit Engpässen zu rechnen haben, um Ihnen genügend Zeit zu geben, sich auf eine schwierige Phase vorzubereiten. Mit Hilfe einer Kapitalflussrechnung sehen Sie zum Beispiel auch, wann ein günstiger Zeitpunkt ist, um Investitionen zu tätigen, da Sie immer sehen, wie hoch Ihr Mittelzu- und -abfluss sind. Dadurch wird Ihnen möglicherweise sogar der Gang zur Bank erspart, um einen Kredit aufzunehmen. Sollten Sie doch in die Lage geraten, einen Kredit aufnehmen zu müssen, kann Ihnen die Vorlage einer detaillierten Cashflow-Prognose außerdem dabei helfen, mehr Verhandlungsspielraum bei Ihrer Bank zu haben, da diese ganz genau sieht, wo Sie finanziell gerade stehen und in welcher Höhe sie Ihnen ein Kreditrahmen einräumen kann. Ebenso wichtig ist bei der Kreditanfrage die Vorlage einer historischen Abbildung vergangener Cashflows, um Amortisationszeiten glaubwürdig darlegen zu können. Ohne die Vorlage einer Cashflow-Berechnung kann die Bank möglicherweise zusätzliche Garantien von Ihnen verlangen, um den Kredit abzusichern. Sie zeigen den Bankberatern:innen damit auch, dass Sie den Erfolg Ihres Unternehmens nicht dem Zufall überlassen, sondern aktiv daran arbeiten wollen, Ihre Lage zu verbessern. Eine weitere Möglichkeit, die Ihnen die Kapitalflussrechnung bietet – insbesondere, wenn Sie eine Cashflow-Management Software dazu verwenden – ist, dass Sie verschiedene Szenarien durchspielen können. Sie gehen dazu von Ihrer derzeitigen finanziellen Lage aus und verändern bestimmte Parameter, die dann zu verschiedenen Cashflow-Prognosen führen, mit denen Sie sich auf eventuelle Schwierigkeiten vorbereiten oder Abschätzungen für den Zeitpunkt einer Investition treffen können. Ihre Szenarien können Sie einteilen in „optimistisch“, „pessimistisch“ und „wahrscheinlich“, und diese als Grundlage für Ihre Entscheidungen heranziehen.

Kapitalflussrechnung: Interpretation und Erstellung

Die Cashflow-Berechnung erfolgt in mehreren Schritten. Zuerst erstellen Sie eine Tabelle, in der die Anzahl der Spalten den Monaten entspricht, über die Sie den Kapitalfluss berechnen wollen. Anschließend tragen Sie Ihren Anfangssaldo ein, also den Geldbetrag, der zu Beginn jedes Monats in der Kasse ist. Dies ist der Startwert, von dem aus Sie Ihre Kapitalflussrechnung beginnen. Im nächsten Schritt führen Sie eine Bestandsaufnahme über Ihre sämtlichen Ein- und Auszahlungen durch. Hier empfiehlt sich eine akkurate Vorgehensweise, denn je genauer Sie diese Zahlungen in Ihrer Kapitalflussrechnung abbilden können, desto besser können Sie später eine Vorhersage über zukünftige Geldströme treffen.

Einzahlungen

Zu den Einzahlungen zählen sämtliche Geldströme, die in Ihre Richtung fließen. Nachfolgend sind einige Punkte aufgelistet, die Ihnen dabei helfen sollen, diese Ströme zu identifizieren und zu klassifizieren:

  • Bezahlung durch Kunden (Überweisungen, Bargeldeinnahmen, etc.)
  • Bankkredite, Fundraising
  • Subventionen oder sonstige Hilfen
  • Kapitalerhöhungen (z.B. durch neue Partner)
  • Mehrwertsteuergutschriften (unter der Annahme, dass die abzuziehende MwSt. höher ist als die Ausgangs-MwSt.)

Auszahlungen

Nun verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihren ausgehenden Cashflow. Gehen Sie auch hier mit Sorgfalt vor. Die nachstehende Liste gibt einen Überblick, was Sie an Kosten im Blick haben sollten:

  • Einkäufe und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten
  • Auszahlung der Löhne
  • Zahlung von Zinsen (falls Sie Kredite tilgen müssen)
  • Miete
  • Wasser und Strom
  • Verträge für Internet und Telefonie
  • Software-Abos
  • Steuern
  • Marketing- und Kommunikationsbudget
  • Reisekosten

Haben Sie alle Daten erfasst, geht es an die Schätzung des künftigen Cashflows. Bei einigen Positionen können Sie die genauen zukünftigen Werte ermitteln (z.B. Miete), während Sie für andere Schätzungen vornehmen müssen. Ein guter Indikator ist für manche Posten der Wert aus den vorangegangenen Monaten oder Jahren, sodass sich ein Mittelwert bilden lässt. Haben Sie die Tabelle mit Ihren Hochrechnungen ausgefüllt, ziehen Sie den Saldo am Monatsende ab, was dann dem Saldo zu Beginn des Folgemonats entspricht.

Fehler vermeiden

Bei der Erstellung einer Kapitalflussrechnung können Sie einige Fehler begehen, was die Prognose verfälschen würden. Wir geben Ihnen hier einen Überblick über die größten Stolperfallen.

Keine Berücksichtigung der Zahlungsfristen

Wenn Sie eine Rechnung ausstellen, entspricht das Rechnungsdatum nicht dem Datum, an dem Sie das Geld erhalten. Wenn Sie z.B. eine Rechnung Ende März ausstellen, das Geld aber von Ihrem Kunden erst im April erhalten, ist der entsprechende Cashflow erst im April zu berücksichtigen und nicht schon im März. Schauen Sie also nicht auf das Rechnungsdatum, sondern auf die Fristen, die Sie Ihren Kunden zur Begleichung der Rechnung einräumen. Beträgt diese mehrere Wochen, sollten Sie den antizipierten Geldstrom auch erst am Ende dieser Frist eintragen. Für Ihre Planung kann das weitreichende Folgen haben: Stellen Sie sich vor, Sie wollen im März eine Investition tätigen und sehen, dass Sie hier noch eine offene Rechnung haben. Wenn der Kunde aber erst im April bezahlt, rutschen Sie möglicherweise in die roten Zahlen, wenn Sie dann schon im März Ihre Investition tätigen.

Cashflow-Analyse erst wenn man im roten Bereich ist

Wenn Sie mit der Analyse Ihres Kapitalflusses erst anfangen, wenn Sie schon rote Zahlen schreiben, ist das zu spät. Die Analyse soll Sie nämlich gerade davor bewahren, dass Sie in diesen Bereich rutschen, indem sie Ihnen zeigt, was Sie künftig erwarten und rechtzeitig Maßnahmen ergreifen können.

Zu viel Optimismus

Auch wenn auf dem Papier gerade alles gut aussieht und die Kapitalflussrechnung auch für die kommenden Monate eine gute Prognose liefert, verfallen Sie nicht in einen Kauf- oder Investitionsrausch. Fragen Sie sich vor jeder Neuanschaffung, ob jetzt wirklich der richtige Zeitpunkt dafür ist, und ob diese wirklich absolut notwendig ist. Spielen Sie die Investition anhand eines Szenarios durch und bewerten Sie, wie sich diese auf Ihren zukünftigen Cashflow auswirken wird. Wenn sich die Investition aufschieben lässt, tun Sie das und bilden Sie stattdessen Rücklagen. Ein finanzielles Polster kann Ihnen in Krisenzeiten viele schlaflose Nächte ersparen.

Verwalten Sie Ihre Kapitalflussrechnung

Das Aufstellen Ihrer Cashflow-Planung ist das Eine, das Verwalten das andere. Sie sollten Ihre Finanzen immer im Auge behalten und die Prognosen regelmäßig aktualisieren. In turbulenten Zeiten können sich Parameter sehr schnell ändern. Eine statische Analyse zum Monatsende hat daher nur reaktiven Charakter, die Ihnen keinen großen Mehrwert bringt, da Sie nicht vorausschauend planen können. Aktualisieren Sie Ihre Cashflow-Rechnung am besten einmal pro Woche. Wenn Sie eine Neuanschaffung planen, tragen Sie das in Ihre Tabelle ein und schauen sich die Auswirkungen an. Wenn Sie einen neuen Kunden haben, der Sie regelmäßig über die nächsten Monate bezahlen wird, tragen Sie dies ebenfalls ein, und lassen Sie alles in Ihre Cashflow-Prognose einfließen. Anhand einer solchen Analyse sehen Sie auch sehr genau, in welchen Bereichen Sie hohe Ausgaben haben. Daher eignet sich die Kapitalflussrechnung auch hervorragend dazu, einmal die gesamten Kostenpunkte innerhalb des Unternehmens auf den Prüfstand zu stellen und zu hinterfragen, ob in einem oder mehreren Bereichen nicht eingespart werden kann. Dies kann durch sehr triviale Dinge erfolgen wie zum Beispiel durch das Sparen von Ressourcen: Papierloses Büro, oder durch das Sparen von Strom- und Heizkosten. Manche anderen Dinge sind möglicherweise nicht so trivial, können aber auch auf den Prüfstand. Zum Beispiel kann man mit seinen Lieferanten neu verhandeln, oder sich mit einer anderen Firma zusammentun, falls man in seinem angemieteten Gebäude einige leerstehende Büroräume hat. Hat man hohe Reisekosten, ist die Investition in eine Videokonferenzanlage möglicherweise auf lange Sicht günstiger als sich immer persönlich mit Kunden oder Geschäftspartnern zu treffen. Manche Kostenpunkte mögen im Einzelnen als sehr gering und nicht der Rede wert erscheinen, doch viele solcher kleinen Dinge summieren sich schnell zu einem großen Kostenfaktor auf, der sich negativ auf Ihre Liquidität auswirkt. Das Cashflow-Management hilft Ihnen, diese Punkte zu identifizieren, sodass Sie Maßnahmen ergreifen können, um die Kosten zu senken.

Cashflow-Dashboard: Eine Komponente des Manager-Dashboards

Das Cashflow-Dashboard ist eines der Hilfsmittel, das Geschäftsführer:innen oder Finanzverantwortliche in ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Die Kapitalflussrechnung ist jedoch nur ein kleiner Baustein im gesamten Dashboard. Weitere Dinge umfassen zum Beispiel:

  • Personalwesen
  • Kommerzielle Leistungsfähigkeit
  • Warenvorrat und Produktionskapazität
  • Finanzen (diese beinhalten den Cashflow)

All diese Bausteine ermöglichen es Verantwortlichen, strategische Entscheidungen zu treffen, und Auswirkungen auf das Unternehmen vorherzusagen. Die Cashflow-Berechnung sollte nicht im Mittelpunkt Ihrer Arbeit stehen und ständig Ihre Aufmerksamkeit beanspruchen. Es ist extrem wichtig, die Liquidität zu überwachen und daraus Prognosen abzuleiten, doch lassen Sie die anderen wichtigen Faktoren, die Ihr Unternehmen beeinflussen, nicht außer Acht.

Kostenlose Vorlage für die Kapitalflussrechnung zum Herunterladen

Falls Sie im Moment sehr ausgelastet sind, stellen wir Ihnen gern kostenlos eine Vorlage zur Verfügung, mit der Sie Ihre Kapitalflussrechnung in Excel durchführen können. Anhand der vorausgefüllten Spalten können Sie sich mit der Funktionsweise vertraut machen. Wenn Sie dann Ihre Ein- und Auszahlungen identifiziert haben, brauchen Sie diese nur noch in die Liste einzutragen. Wollen Sie noch mehr Zeit und Arbeit einsparen, während die Liquiditätsprognose noch genauer wird, können Sie auch die Cashflow Management Software von Agicap kostenlos ausprobieren. Diese erspart Ihnen das manuelle Eintippen von Zahlen in Excel-Tabellen, denn sie synchronisiert sich direkt mit Ihren Bankkonten, sodass die Zahlungsein- und -ausgänge immer aktuell sind.

Fazit

Das Erstellen einer Kapitalflussrechnung ist für ein Unternehmen sehr wichtig, um für die Zukunft planen zu können. Nur wenn Sie genau wissen, wo Sie finanziell gerade stehen und was Sie an Cashflow für die kommenden Monate erwarten, können Sie wichtige Entscheidungen treffen. Ein kritischer Punkt im Liquiditätsmanagement ist das korrekte Ermitteln aller Ein- und Auszahlungen. Denn nur wenn diese korrekt und vollständig erfasst werden, lassen sich daraus verlässliche Prognosen ableiten. Ein großer Fehler, der beim manuellen Erstellen der Cashflow-Berechnung auftreten kann, ist die Nichtbeachtung von Zahlungsfristen. Diese können eine Vorhersage stark verzerren und zu eklatanten Fehlentscheidungen führen, die ein Unternehmen schlimmstenfalls in finanzielle Schieflage geraten lassen. Außerdem sollten Unternehmer:innen nicht den Fehler begehen, und mit der Kapitalflussrechnung erst beginnen, wenn das Unternehmen schon in den roten Zahlen feststeckt. Cashflow-Management ist ein Hilfsmittel, das davor bewahren soll, dass ein Unternehmen in eine Notlage gerät. Je genauer die Prognose der Kapitalflussrechnung, desto besser können finanzielle Engpässe vorhergesehen und auf diese reagiert werden. Außerdem führt die Kapitalflussrechnung Ihnen auch vor Augen, in welchen Bereichen Sie hohe Ausgaben haben, sodass Sie sich vielleicht Lösungsansätze überlegen, wie Sie zu hohe Kosten senken könnten. Was Sie dort nämlich einsparen können, haben Sie auf der Positiv-Seite zur Verfügung: entweder für Investitionen oder zum Bilden von Rücklagen, die Sie besonders in turbulenten und unsicheren Zeiten ruhiger schlafen lassen. Mit einer Cashflow-Software gelingt es, zeiteffizient und ressourcensparend einen genauen Überblick über sämtliche Geldströme im Unternehmen zu bekommen. Dadurch, dass die Zahlen tagesaktuell sind, können die aktuellen Gegebenheiten und äußeren Einflüsse auf das Unternehmen dynamisch abgebildet werden, was eine hochgenaue Prognose der zukünftigen Liquidität ermöglicht. Dadurch gelingt es Unternehmern:innen basierend auf einer fundierten Analyse Entscheidungen zu treffen, und vor allem rechtzeitig für eine Notlage zu planen, sodass das Unternehmen mit kleinstmöglichem Schaden durch eine Krise kommt, und bestmöglich für die Zukunft planen kann.

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