Kapitalflussrechnung: Definition und kostenlose Vorlage zum Herunterladen

Die Kapitalflussrechnung ist eine äußerst wichtige Aufgabe für ein Unternehmen. Sie dient dazu, zu jedem Zeitpunkt genauestens über die Einnahmen und Ausgaben Bescheid zu wissen und kann zur Prognose für zukünftige Geldströme herangezogen werden. Wir zeigen Ihnen im Folgenden, wie Sie die Kapitalflussrechnung vornehmen und geben Tipps, wie Sie Stolperfallen vermeiden.

Definition: Was bedeutet Kapitalflussrechnung?

Mithilfe der Kapitalflussrechnung (auch Cashflow-Rechnung oder Cashflow-Statement genannt) erhalten Sie einen detaillierten Überblick über Ihren Cashflow – also über sämtliche Ein- und Auszahlungen im Unternehmen. Außerdem können Sie mittels der Kapitalflussrechnung auch Aussagen über zukünftige Geldströme treffen.

Das Prinzip dabei ist einfach: Jeden Monat subtrahieren Sie die Summe der Ausgaben von der Summe der Einnahmen. Das Ergebnis ist der Kassenbestand für den folgenden Monat. Für die bestmögliche Antizipation Ihrer Liquidität ist es ratsam, eine Prognose für die nächsten sechs bis zwölf Monate zu erstellen. Das gibt Ihnen genügend Zeit zum Reagieren, falls Sie in Zukunft einen negativen Cashflow erwarten.

Wann ist eine Kapitalflussrechnung Pflicht?

Eine Kapitalflussrechnung ist gemäß § 297 Abs. 1 Satz 1 HGB (Handelsgesetzbuch) ein Pflichtbestandteil des handelsrechtlichen Konzernabschlusses. Als Grundlage dafür dienen DRS 21 und IAS 7 – zwei Standards nach International Accounting Standard (ISA) und Deutschem Rechnungslegungsstandard (DRS). Je nachdem, ob Sie Ihren Konzernabschluss nach HGB oder IFRS aufstellen, gelten die nationalen oder internationalen Vorschriften.

Methoden der Kapitalflussrechnung

Es gibt zwei übergeordnete Arten der Kapitalflussrechnung respektive Cashflow-Berechnung:

• Direkte Methode der Kapitalflussrechnung: Hierbei listen Sie die tatsächlichen Cashflows aller Aktivitäten auf.
• Indirekte Methode der Kapitalflussrechnung: Hierbei beginnen Sie mit dem Jahresüberschuss und passen diesen anschließend an, um die Beträge, die nicht aus Cashflows resultieren (zum Beispiel Abschreibungen oder Wertminderungen), hinzuzufügen oder abzuziehen.

Zudem können Sie beide Methoden kombinieren.

Praktisches Beispiel: Wie funktioniert eine Kapitalflussrechnung?

Um die Kapitalflussrechnung durchzuführen, sind mehrere Schritte erforderlich:

1. Tabelle erstellen
2. Anfangssaldo eintragen
3. Ein- und Auszahlungen ermitteln

Wir zeigen Ihnen jeden Schritt im Detail.

Tabelle erstellen

Zuerst erstellen Sie für den Aufbau der Kapitalflussrechnung eine Tabelle, in der die Anzahl der Spalten den Monaten entspricht, über die Sie den Kapitalfluss berechnen wollen.

Anfangssaldo eintragen

Anschließend tragen Sie Ihren Anfangssaldo ein, also den Geldbetrag, der zu Beginn jedes Monats in der Kasse ist. Dies ist der Startwert, von dem aus Sie Ihre Kapitalflussrechnung beginnen.

Ein- und Auszahlungen ermitteln

Im nächsten Schritt führen Sie eine Bestandsaufnahme über Ihre sämtlichen Ein- und Auszahlungen durch. Hier empfiehlt sich eine akkurate Vorgehensweise - je genauer Sie diese Zahlungen in Ihrer Kapitalflussrechnung abbilden, desto besser treffen Sie später eine Vorhersage über zukünftige Geldströme.

Einzahlungen

Zu den Einzahlungen zählen sämtliche Geldströme, die in Ihre Richtung fließen – aus laufender Geschäftstätigkeit, Investitionstätigkeit und Finanzierungstätigkeit. Nachfolgend sind einige Punkte aufgelistet, die Ihnen dabei helfen, diese Ströme zu identifizieren und zu klassifizieren:

• Bezahlung durch Kund:innen (Überweisungen, Bargeldeinnahmen und so weiter)
• Bankkredite, Fundraising
• Subventionen oder sonstige Hilfen
• Kapitalerhöhungen (beispielsweise durch neue Partner:innen)
• Zahlungsunwirksame Erträge
• Gewinn aus dem Abgang von Gegenständen des Anlagevermögens
• Mehrwertsteuergutschriften (unter der Annahme, dass die abzuziehende Mehrwertsteuer höher ist als die ausgehende)

Die Liste aller möglichen Einzahlungen ist lang, dazu zählen zum Beispiel auch Ertragsteuerzahlungen in der Kapitalflussrechnung. Gleiches gilt für die Auszahlungen. Wir führen nur eine Auswahl auf.

Auszahlungen

Nun verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihren ausgehenden Cashflow. Gehen Sie auch hier mit Sorgfalt vor. Die nachstehende Liste gibt einen Überblick, was Sie an Kosten im Blick haben sollten:

• Einkäufe und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten
• Auszahlung der Löhne
• Auszahlungen für Investitionen
• Zahlung von Zinsen (falls Sie Kredite tilgen müssen)
• Miete
• Wasser und Strom
• Verträge für Internet und Telefonie
• Software-Abos
• Steuern
• Marketing- und Kommunikationsbudget
• Reisekosten
• Zahlungsunwirksame Aufwendungen
• Verlust aus dem Abgang von Gegenständen des Anlagevermögens

Zukünftige Ein- und Auszahlungen abschätzen

Haben Sie alle Daten erfasst, geht es an die Schätzung des künftigen Cashflows. Bei einigen Positionen wie der Miete können Sie die genauen zukünftigen Werte ermitteln, während Sie für andere Schätzungen vornehmen müssen.

Ein guter Indikator ist für manche Posten der Wert aus den vorangegangenen Monaten oder Jahren, sodass sich ein Mittelwert bilden lässt.

Salden am Monatsende berechnen

Haben Sie die Tabelle mit Ihren Hochrechnungen ausgefüllt, ziehen Sie den Saldo am Monatsende ab, was dann dem Saldo zu Beginn des Folgemonats entspricht.

Warum ist eine Kapitalflussrechnung sinnvoll?

Wenn Sie Ihre Cashflow-Berechnung bisher nur rudimentär durchgeführt haben, fragen Sie sich nun wahrscheinlich, wozu Sie sich die Mühe einer detaillierten Kapitalflussrechnung machen sollten – es hat in der Vergangenheit doch auch so geklappt. Möglicherweise haben Sie jedoch das ein oder andere Mal auch Probleme gehabt und sind gerade so durch eine mehrmonatige Phase gekommen, in der die Marktlage angespannt war.

Mit einer vorhergehenden Kapitalflussrechnung hätten Sie diese Phase vielleicht absehen und besser planen können. Genau das ist das Hauptziel der Cashflow-Berechnung: Ihnen zu sagen, wo Sie in Zukunft mit Engpässen zu rechnen haben, um Ihnen genügend Zeit zu geben, sich auf eine schwierige Phase vorzubereiten.

Günstige Zeitpunkte für Investitionen oder Kredite abschätzen

Mit Hilfe einer Kapitalflussrechnung sehen Sie zum Beispiel auch, wann ein günstiger Zeitpunkt ist, um Investitionen zu tätigen – schließlich sehen Sie immer, wie hoch Ihr Mittelzu- und -abfluss ist. Dadurch wird Ihnen möglicherweise sogar der Gang zur Bank erspart, um einen Kredit aufzunehmen.

Sollten Sie doch in die Lage geraten, einen Kredit aufnehmen zu müssen, kann Ihnen die Vorlage eines detaillierten Cashflow-Forecasts außerdem dabei helfen, mehr Verhandlungsspielraum bei Ihrer Bank zu haben, da diese transparente Einblicke erhält.

Ebenso wichtig ist bei der Kreditanfrage die Vorlage einer historischen Abbildung vergangener Cashflows, um Amortisationszeiten glaubwürdig darlegen zu können. Ohne die Vorlage einer Kapitalflussrechnung kann die Bank möglicherweise zusätzliche Garantien von Ihnen verlangen, um den Kredit abzusichern.

Besser für die Zukunft planen

Eine weitere Möglichkeit der Kapitalflussrechnung ist das Durchspielen verschiedener Szenarien - insbesondere, wenn Sie eine Cashflow-Management-Software verwenden.

Sie gehen dazu von Ihrer derzeitigen finanziellen Lage aus und verändern bestimmte Parameter. Diese führen dann zu verschiedenen Cashflow-Prognosen, mit denen Sie sich auf Eventualitäten vorbereiten können. Ihre Szenarien können Sie in „optimistisch“, „pessimistisch“ und „wahrscheinlich“ einteilen und diese als Grundlage für Ihre Entscheidungen heranziehen.

Fehler vermeiden

Bei der Erstellung einer Kapitalflussrechnung können Sie einige Fehler begehen, was die Prognose verfälschen würden. Wir geben Ihnen einen Überblick über die größten Stolperfallen:

• Keine Berücksichtigung der Zahlungsfristen: Wenn Sie eine Rechnung ausstellen, entspricht das Rechnungsdatum nicht dem Datum, an dem Sie das Geld erhalten. Der Cashflow muss in dem Monat berücksichtigt werden, indem das Geld bei Ihnen eingeht. Schauen Sie also nicht auf das Rechnungsdatum, sondern auf die Fristen, die Sie Ihren Kund:innen zur Begleichung der Rechnung einräumen.
• Cashflow-Analyse erst im roten Bereich: Wenn Sie mit der Analyse Ihres Kapitalflusses erst anfangen, wenn Sie schon rote Zahlen schreiben, ist das zu spät. Die Analyse soll Sie nämlich gerade davor bewahren, dass Sie in diesen Bereich rutschen.
• Zu viel Optimismus: Auch wenn die Kapitalflussrechnung für die kommenden Monate eine aussichtsreiche Prognose liefert - verfallen Sie nicht in einen Kauf- oder Investitionsrausch. Fragen Sie sich vor jeder Neuanschaffung, ob jetzt wirklich der richtige Zeitpunkt dafür ist und ob diese absolut notwendig ist. Spielen Sie die Investition anhand eines Szenarios durch und bewerten Sie, wie sich diese auf Ihren zukünftigen Cashflow auswirken wird. Wenn sich die Investition aufschieben lässt, tun Sie das und bilden Sie stattdessen Rücklagen.

Verwalten Sie Ihre Kapitalflussrechnung

Das Aufstellen Ihrer Kapitalflussrechnung ist das Eine, das Verwalten das andere. Sie sollten Ihre Finanzen immer im Auge behalten und die Prognosen regelmäßig aktualisieren. In turbulenten Zeiten können sich Parameter sehr schnell ändern.

Eine statische Analyse zum Monatsende hat daher nur reaktiven Charakter, die Ihnen keinen großen Mehrwert bringt, da Sie nicht vorausschauend planen können. Aktualisieren Sie Ihre Kapitalflussrechnung am besten einmal pro Woche. Tragen Sie als Neuanschaffungen oder neue Kund:innen wöchentlich ein – so behalten Sie einen immer aktuellen Überblick.

Cashflow-Berechnung zur Kostenkontrolle

Anhand einer Cashflow-Analyse sehen Sie auch sehr genau, in welchen Bereichen Sie hohe Ausgaben haben. Daher eignet sich die Kapitalflussrechnung auch hervorragend dazu, einmal die gesamten Kostenpunkte innerhalb des Unternehmens auf den Prüfstand zu stellen.

Einige Tipps zur Kostenkontrolle mit der Kapitalflussrechnung:

• Ressourcen und allgemeine Betriebskosten sparen: Sie sehen sofort, wo Ihre Kosten liegen. Mit Maßnahmen wie einem papierloses Büro oder durch das Sparen von Strom- und Heizkosten lassen sich Kosten langfristig reduzieren.
• Neuverhandeln mit Lieferanten: Sie können mit Lieferanten neu verhandeln oder sich mit einer anderen Firma zusammentun, die in einem angemieteten Gebäude einige leerstehende Büroräume hat.
• Reisekosten reduzieren: Haben Sie in der Kapitalflussrechnung hohe Reisekosten entdeckt, können Sie diese auf den Prüfstand stellen. Womöglich genügen auch Videokonferenzen für den ein oder anderen Außer-Haus-Termin

Manche Kostenpunkte mögen im Einzelnen als sehr gering und nicht der Rede wert erscheinen, doch viele solcher kleinen Dinge summieren sich schnell zu einem großen Kostenfaktor auf, der sich negativ auf Ihre Liquidität auswirkt. Die Kapitalflussrechnung hilft Ihnen, diese Punkte zu identifizieren und Maßnahmen zu ergreifen, um die Kosten zu senken.

Kostenlose Vorlage für die Kapitalflussrechnung zum Herunterladen

Falls Sie im Moment sehr ausgelastet sind, stellen wir Ihnen kostenlos eine Vorlage zur Verfügung, mit der Sie Ihre Kapitalflussrechnung in Excel durchführen können. Anhand der vorausgefüllten Spalten können Sie sich mit der Funktionsweise und Darstellung vertraut machen. Wenn Sie dann Ihre Ein- und Auszahlungen identifiziert haben, brauchen Sie diese nur noch in die Liste einzutragen.

Wollen Sie noch mehr Zeit und Arbeit einsparen und eine genaue Liquiditätsprognose erhalten, nutzen Sie die Cashflow-Management-Software von Agicap zur Erstellung Ihrer Kapitalflussrechnung. Sparen Sie sich so das manuelle Eintippen von Zahlen in Excel-Tabellen – die Software synchronisiert sich direkt mit Ihren Bankkonten, sodass alle Zahlungsein- und -ausgänge immer aktuell sind. Probieren Sie Agicap kostenlos aus!

FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Kapitalflussrechnung

Was sagt die Kapitalflussrechnung aus?

Die Kapitalflussrechnung gibt Ihnen Auskunft über die Herkunft und Verwendung der finanziellen Unternehmensmittel innerhalb eines Geschäftsjahres. Sie zeigt, wie viel Geld Sie durch den operativen Geschäftsbetrieb verdient und wie Sie dieses Kapital investiert oder verteilt haben.

Wie berechnet man die Kapitalflussrechnung?

Um den Kapitalfluss zu berechnen, teilen Sie alle Geldflüsse in drei Bereiche: operative Tätigkeit, Investitionstätigkeit und Finanzierungstätigkeit. Die Differenz der Ausgaben und Einnahmen entspricht Ihrem Kapitalfluss.

Wer muss eine Kapitalflussrechnung erstellen?

Nach HGB sind national Kapitalgesellschaften sowie Personengesellschaften, bei denen keine natürliche Person unbeschränkt haftender Gesellschafter ist, zu Kapitalflussrechnung verpflichtet. Internationale Standards wie IFRS verlangen eine Kapitalflussrechnung von allen kapitalmarktorientierten Unternehmen.

Was ist der Unterschied zwischen Cashflow- und Kapitalflussrechnung?

In der Praxis werden beide Begriffe meist synonym verwendet, insbesondere im Kontext der operativen Cashflow-Berechnung, die einem Teilbereich der Kapitalflussrechnung entspricht.

Technisch gesehen stellt die Kapitalflussrechnung die Herkunft und Verwendung von Geldmitteln über einen bestimmten Zeitraum dar. Der Cashflow hingegen bezieht sich auf die Differenz zwischen den Ein- und Auszahlungen eines bestimmten Zeitraums.