Gutschrift: Besser als eine Rechnung?

Das Ausstellen von Gutschriften kann eine interessante Form der Abrechnung sein und die Liquiditätssteuerung eines Unternehmens optimieren. Doch was versteht man unter einer Gutschrift? In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Vorteile eine Abrechnung mittels Gutschrift mit sich bringt und welche Vorgaben umgesetzt werden müssen.

Was ist eine Gutschrift? Definition und Bedeutung

Definition

Als Gutschrift wird im umsatzsteuerrechtlichen Sinne eine Rechnung verstanden, die nicht vom Lieferanten bzw. Dienstleister erstellt wird, sondern vom Leistungsempfänger. Es handelt sich also um eine andere Form der Abrechnung (auch Gutschriftverfahren genannt), an die jedoch auch strenge umsatzsteuerliche Anforderungen gestellt werden, damit der Vorsteuerabzug gewährleistet wird.

Was bedeutet eine Gutschrift?

Eine Gutschrift wirkt als Rechnung, wenn sie korrekt erstellt wurde. Rechnungen sind für Unternehmen von großer Bedeutung: Eine Rechnung ist regelmäßig mit einer Zahlungsverpflichtung verbunden. Außerdem wird in der Regel Umsatzsteuer ausgewiesen. Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können den ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrag entsprechend als Vorsteuer geltend machen und sich vom Finanzamt erstatten lassen. Es liegt auf der Hand, dass sich hier beim Liquiditätsmanagement eine spannende Möglichkeit bietet, die eigene Liquidität zu steuern.

Wann bekommt man eine Gutschrift?

Eine Gutschrift wird vom Leistungsempfänger an den leistenden Unternehmer erstellt, wenn dies so vereinbart wurde. In der Regel sollte dies zeitnah nach der Leistungserbringung erfolgen.

Tipp: Vor allem bei langfristigen Geschäftsbeziehungen sollten Vereinbarungen getroffen werden, bis wann die Gutschrift ausgestellt wird und welche Zahlungsfristen gewährt werden. Dabei ist zu beachten, dass das Umsatzsteuergesetz vorgibt, dass der Leistungsempfänger die Gutschrift binnen sechs Monaten nach Leistungsausführung erteilen muss.

Rechnung erhalten oder Gutschrift schreiben?

Der klassische Rechnungsprozess sieht folgendermaßen aus:

1. Unternehmer A liefert eine Ware an Unternehmer B.

2. Unternehmer A stellt eine Rechnung aus und sendet diese an B.

3. B prüft die Rechnung und bezahlt diese.

4. Wurde Umsatzsteuer ausgestellt, kommt für B der Vorsteuerabzug infrage.

5. Wenn B jedoch eine Gutschrift erstellt, muss A keine Rechnung ausstellen.

Wer bekommt die Gutschrift?

Eine Gutschrift wird vom Leistungsempfänger an den Leistungserbringer gestellt. Die Gutschrift ersetzt also die klassische Rechnung. Zu beachten ist: Wer die Ausstellung der Rechnung bzw. Gutschrift übernimmt, muss vor der Abrechnung entschieden und vereinbart werden.

Wann ist eine Gutschrift zu buchen?

Die Gutschrift wirkt wie eine Rechnung und wird auch entsprechend so in der Buchhaltung behandelt. Der Leistungsempfänger (Aussteller der Gutschrift) bucht also beispielsweise den Wareneingang:

Wareneingang 19 % Vorsteuer an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Der Lieferant (Empfänger der Gutschrift) bucht wiederum:

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen an Erlöse 19 % Umsatzsteuer

Vorteile beim Erstellen einer Gutschrift

Was ist nun besser: Rechnung erhalten oder Gutschrift schreiben? Das Gutschriftverfahren bringt einige interessante Aspekte mit sich. Der Leistungserbringer (Empfänger der Gutschrift) hat den Vorteil, dass er nicht selbst eine Rechnung schreiben muss. Das kann den Verwaltungsaufwand einerseits reduzieren. Andererseits muss der Leistungserbringer prüfen, ob die Gutschrift korrekt erstellt wurde. Der Leistungsempfänger (Aussteller der Gutschrift) wiederum hat mehr Kostenkontrolle.

Wenn die Abrechnung über den Lieferanten erfolgt, ergibt sich leider häufig die Schwierigkeit, dass der Leistungsempfänger auf die Rechnung warten muss. Für die Liquiditätsplanung kann dies problematisch sein, so insbesondere zu den Fragen:

• Wann wird die Rechnung gestellt?
• Bis wann muss die Zahlung erfolgen?
• Wann kann der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden?

Für die Planung, wann Liquidität abfließt, ist diese Vorgehensweise also schwer kalkulierbar. Vor allem Unternehmen, die täglich viele Warenlieferungen erhalten, sollten überdenken, wie sie den Rechnungsprozess hier optimieren können.

Das bietet sich insbesondere dann an, wenn mit Geschäftspartnern langfristig zusammengearbeitet wird. In diesem Fall können entsprechende Vereinbarungen getroffen werden. Wenn der Leistungsempfänger dann das Schreiben der Abrechnung mittels Gutschrift übernimmt, bringt dies erhebliche Vorteile bei der Liquiditätssteuerung mit sich.

Gutschrift: Vorgaben nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG)

Gutschrift als Nachweis für einen Vorsteuerabzug

Wichtig ist jedoch, dass die umsatzsteuerlichen Vorgaben korrekt und sorgfältig umgesetzt werden. Nur dann kann der Vorsteuerabzug in Anspruch genommen werden -- und auch das hat erhebliche Auswirkungen auf die Liquidität eines Unternehmens. Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist jedoch, dass eine Rechnung vorliegt. Eine Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt, liegt nur dann vor, wenn das Abrechnungsdokument ordnungsgemäß im umsatzsteuerlichen Sinne ausgestellt wurde mit sämtlichen Pflichtangaben.

Wie muss eine Gutschrift aussehen?

Doch wie schreibt man nun eine Gutschrift? Das Umsatzsteuergesetz legt in § 14 fest, wie eine Rechnung ausgestellt werden muss. Hieraus ergeben sich Pflichtangaben, die auch bei der Ausstellung einer Gutschrift zwingend eingehalten werden müssen. Eine Gutschrift sollte deshalb Folgendes enthalten:

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,

2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,

3. Ausstellungsdatum,

4. fortlaufende Rechnungsnummer

5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,

6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

7. Aufgeschlüsseltes Entgelt

8. Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung (Hinweis: Der Gutschriftsendbetrag sollte auch angegeben werden)

9. In den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers

10. Angabe „Gutschrift“

Bei dem Abrechnungsdokument muss also, neben anderen Pflichtangaben, zwingend die Angabe „Gutschrift“ enthalten sein. Die Gutschrift muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden (vgl. § 14 Absatz 2 UStG).

Wichtig: Das Dokument wirkt übrigens nur dann als Rechnung, wenn der Empfänger damit einverstanden ist. Wenn der Empfänger der Gutschrift dieser widerspricht, wirkt sie auch nicht als Rechnung. Das bedeutet für den Aussteller der Gutschrift, dass das Dokument ihn nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Wann bei einer Gutschrift kein Vorsteuerabzug möglich ist

Unternehmen müssen für den Vorsteuerabzug darauf achten, an wen Gutschriften ausgestellt werden. Wenn der Lieferant/Dienstleister (Empfänger der Gutschrift) beispielsweise Kleinunternehmer ist, darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden und somit auch kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.

Wird Umsatzsteuer fälschlicherweise ausgestellt, ist das für beide Unternehmen von Nachteil: Der Empfänger der Gutschrift kann dem Dokument widersprechen. Ansonsten schuldet er die Umsatzsteuer und der Aussteller der Gutschrift kann kein Vorsteuerabzug geltend machen.

Wenn also Gutschriften an einen Empfänger ausgestellt werden, der nicht zum Ausweis von Umsatzsteuer berechtigt ist, dann ist besondere Vorsicht geboten.

Exkurs: Ein Sonderfall wäre, wenn ein Kleinunternehmer eine Gutschrift ausstellt: Wenn dies an ein Unternehmen erfolgt, das Regelversteuerer ist, muss auch Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Allerdings dürfte dieses Vorgehen in der Praxis eher selten sein.

Welche Arten von Gutschriften gibt es?

Gutschriften: Beispiele

Der Begriff Gutschrift wird im allgemeinen Sprachgebrauch in unterschiedlichen Zusammenhängen verwendet. Das kann sehr verwirrend sein. Schauen wir uns den Begriff noch einmal genauer an:

Gutschrift in der Umsatzsteuer

Im umsatzsteuerrechtlichen Sinne wird die Gutschrift als Rechnung verstanden, die nicht vom leistenden Unternehmen, sondern vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Es geht also um das Gutschriftverfahren.

Bankgutschrift

Eine Bankgutschrift ist hingegen ein Zahlungseingang auf einem Bankkonto. Der Begriff ist also von dem Begriff „Gutschrift“ in der Umsatzsteuer abzugrenzen.

Rechnungskorrektur: Rechnungsgutschrift

Auch Stornorechnungen werden im allgemeinen Sprachgebrauch manchmal als Gutschrift bezeichnet. Doch eine sog. Rechnungsgutschrift, bei der ein Rechnungsbetrag „gutgeschrieben“ wird (zum Beispiel bei einer Warenrücksendung) ist von einer Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne zu unterscheiden.

Rabatt: Kaufmännische Gutschrift

Wird ein Kaufpreis nachträglich reduziert, z.B. aufgrund eines Rabattes, dann muss auch die Rechnung entsprechend berichtigt werden. Der Kaufpreis wird korrigiert und der Rechnungsempfänger erhält eine kaufmännische Gutschrift. Mit dem Gutschriftenverfahren ist dies jedoch erneut nicht zu verwechseln. Korrekturrechnungen unterscheiden sich von Gutschriften.

Gutschrift zur Rechnung und Abgrenzung zur Rechnungskorrektur

Fehler sind menschlich und passieren -- auch in der Rechnungsstellung. Wenn ein Kunde sich dann erfolgreich beschwert hat, hört man häufig vom Kundenservice: „Bitte entschuldigen Sie das Versehen. Sie erhalten von uns eine Gutschrift.“ Aus Abrechnungssicht ist das missverständlich. In diesem Fall geht es meist um eine Stornorechnung.

Mögliche Fehler können sein:

• Das Entgelt wurde fehlerhaft berechnet.
• Der falsche Steuersatz wurde ausgewiesen (zum Beispiel zu hoher Steuerausweis).
• Der falsche Empfänger und/oder die falsche Anschrift wurden angegeben.

Beispiel:

1. Der Unternehmer A stellt an B eine Rechnung für den Kauf von Computerzubehör aus.

2. Allerdings stellt er versehentlich eine falsche Anzahl von Monitoren in Rechnung.

3. Der Rechnungsbetrag und damit auch der Umsatzsteuerausweis sind zu hoch.

4. Unternehmer B weist Unternehmer A auf den Fehler hin.

5. Unternehmer A storniert deshalb die Rechnung und sendet an B eine neue Rechnung mit den korrekten Angaben.

Rechnungskorrektur ist keine Gutschrift

Bei einer Stornorechnung oder Rechnungskorrektur handelt es sich nicht um eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne. Es handelt sich bei einer Stornorechnung um eine Rechnung, die nach den umsatzsteuerlichen Vorschriften erstellt werden muss und einen Bezug zu einer früheren Rechnung herstellt.