Eine Rechnungskorrektur muss durchgeführt werden, sobald man eine fehlerhafte Rechnung ins Buchungssystem eingebucht hat. Dabei gibt es bestimmte Regeln zu beachten. Wir zeigen Ihnen hier, welche das sind und veranschaulichen die Buchungsvorgänge anhand von Beispielen.
Rechnungskorrektur: Wann braucht man sie?
Eine Rechnungskorrektur benötigt man, wenn man eine fehlerhafte Rechnung ausgestellt hat. Sofern man die Rechnung noch nicht versendet und in das Buchungssystem eingebucht hat, genügt es, die Rechnung einfach zu löschen und eine neue zu erstellen.
Hat man die Rechnung jedoch bereits versendet und eingebucht, muss eine Rechnungskorrektur durchgeführt werden, wobei man auf einige Dinge achten muss, denn auch eine Rechnungskorrektur muss formal korrekt sein und richtig eingebucht werden, damit die Buchführung stimmt.
Stellt man bei fehlerhaften Rechnungen keine Rechnungskorrektur aus, kann das bei einer Betriebsprüfung negativ auffallen, sodass Unternehmen unter Umständen keinen Vorsteuerabzug mehr durchführen dürfen oder sogar eine Strafzahlung leisten müssen.
Eine Rechnungskorrektur kann aus den folgenden Gründen notwendig sein:
- Falsche Adressen oder Firmenbezeichnungen
- Falsche Steuernummer
- Falsche Rechnungsnummer
- Falscher Rechnungsbetrag oder Umsatzsteuersatz
- Falsches Liefer- oder Leistungsdatum
Ist eine Rechnungskorrektur eine Gutschrift?
Eine Rechnungskorrektur ist aus kaufmännischer Sicht eine Gutschrift, da die Leistungsempfänger:innen dabei einen Betrag vom Leistenden gutgeschrieben bekommen.
Dabei ist darauf zu achten, dass das Wort „Gutschrift“ nicht verwendet wird, sondern entweder „Korrekturrechnung“ oder „Stornorechnung“.
Wann Rechnungskorrektur und wann Stornorechnung?
Wird eine Rechnungskorrektur ins Buchungssystem eingebucht, spricht man auch von einer Stornorechnung. Die inkorrekte Rechnung wird dabei storniert und somit in den Büchern ausgeglichen.
Wie macht man eine Rechnungskorrektur?
Ist aufgefallen, dass eine falsche Rechnung ausgestellt und gebucht wurde, ist es am besten, wenn man diese sofort korrigiert. Dazu gehört zum einen, dass man eine neue, korrekte Rechnung ausstellt und diese ins System einbucht, und zum anderen, dass man die fehlerhafte Rechnung ausbucht.
Rechnungskorrektur: Welches Datum ausstellen?
Auf die Korrekturrechnung schreibt man das aktuelle Datum, verweist aber im Betreff auf die Nummer sowie auf das Datum der ursprünglichen fehlerhaften Rechnung, damit die Korrektur eindeutig der Originalrechnung zugeordnet werden kann.
Rechnungskorrektur: Muster
Auf einer Rechnungskorrektur sind dieselben Angaben erforderlich wie auf einer herkömmlichen Rechnung:
- Name und Anschrift des Ausstellers und des Rechnungsempfängers
- Steuernummer des Ausstellers
- Ausstellungsdatum der Korrekturrechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Datum der Lieferung oder Leistung
- Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
- Beträge für die Lieferung oder Leistung
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Bruttogesamtbetrag der Rechnung
Gut sichtbar sollte anstatt dem Wort „Rechnung“ das Wort „Stornorechnung“ ganz oben im Dokument auftauchen. Im Betreff ist es sinnvoll, auf die Originalrechnung zu verweisen, zum Beispiel so:
„Rechnungskorrektur für Rechnungsnummer 12345 vom xx.yy.zzzz“
Rechnungskorrektur & negatives Vorzeichen
Bei einer Rechnungskorrektur kommt es häufig vor, dass ein bestimmter Betrag an den Leistungsempfänger zurückerstattet, d.h. gutgeschrieben werden muss. Für die Korrekturrechnung bedeutet das, dass der Rechnungsbetrag ein negatives Vorzeichen hat. Dadurch wird kenntlich gemacht, dass es sich um eine Gutschrift handelt und der Leistende Geld zurückbezahlen muss.
Rechnungskorrektur: Beispiele
Rechnungskorrektur buchen
Zum Buchen einer Rechnungskorrektur nimmt man im Buchungssysteme verschiedene Buchungen vor. Muss ein Rechnungsbetrag, den man falsch ausgestellt hat, korrigiert werden, geht man im SKR 03/04 so vor:
- Konto 8400/4400 Soll: „Erlöse 19% Umsatzsteuer“ Korrekturbetrag
- Konto 1400/1200 Haben: „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ Korrekturbetrag
Beispiel für die Rechnungskorrektur mit Gutschrift
Ein Unternehmen hat an seinen Kunden Waren gesendet im Wert von 1.000€ netto bei einem Umsatzsteuersatz von 19%, also 1.190€ brutto. Der Kunde hat jedoch festgestellt, dass die Ware in geringerer Menge als vereinbart geliefert wurde. Das Unternehmen nimmt nun eine Rechnungskorrektur vor, indem es den Rechnungsbetrag reduziert und die Differenz dem Kunden gutschreibt. Anstatt 1.000€ beträgt der Rechnungsbetrag lediglich 700€ netto, also 833€ brutto. Es wird nun so gebucht:
- Konto 8400/4400 Soll: „Erlöse 19% Umsatzsteuer“ 833€
- Konto 1400/1200 Haben: „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ 833€
Rechnungskorrektur & Umsatzsteuer
Die Korrektur der Umsatzsteuer erfolgt auf den Konten 8400/4400 automatisch, das heißt, die Umsatzsteuer wird von den Erlösen automatisch abgezogen, sodass hier keine extra Buchung notwendig ist.
Hat man fälschlicherweise eine Rechnung mit einem zu hohen Steuersatz (19% anstatt 7%) ausgestellt, kann man dies so korrigieren:
- Konto 1770/3800 Soll: „Umsatzsteuer“ ursprünglicher Rechnungsbetrag – richtiger Rechnungsbetrag
- Konto 1400/1200 Haben: „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ ursprünglicher Rechnungsbetrag – richtiger Rechnungsbetrag
Beispiel Eine Rechnung über 1.000€ netto wurde fälschlicherweise mit 19% Umsatzsteuer ausgestellt (1.190€ brutto) anstatt mit 7% (1.070€ brutto).
Die Rechnungskorrektur sieht dann so aus:
- Konto 1770/3800 Soll: „Umsatzsteuer“ 120€
- Konto 1400/1200 Haben: „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ 120€
