Das Ausbuchen von Forderungen wird oft am Jahresende notwendig, wenn der Jahresabschluss erstellt wird. Damit keine offenen Posten übrigbleiben, müssen die noch offenen Forderungen geprüft und gegebenenfalls ausgebucht werden. Wie das geht und was man dabei beachten muss, lesen Sie in diesem Artikel.
Forderungen ausbuchen: Wann muss es gemacht werden?
Damit man Forderungen ausbuchen kann, müssen sie uneinbringlich sein. Das heißt, es muss zweifelsfrei feststehen, dass die Forderung vom Schuldner nicht mehr beglichen wird. Ist das der Fall, muss sie zum Bilanzstichtag ausgebucht werden.
Dieser Vorgang entspricht einer Wertberichtigung und wird vom HGB vorgeschrieben, denn die im Jahresabschluss ausgewiesenen Vermögensgegenstände sowie Schulden eines Unternehmens müssen stets korrekt sein, damit die Umsatzsteuer ebenfalls stimmig ist. Würde eine offene Forderung unerklärt stehenbleiben, würde die Bilanz nicht aufgehen und das Unternehmen eine inkorrekte Umsatzsteuer abführen.
Zum Jahresabschluss muss deshalb die Liste mit den offenen Forderungen durchgegangen werden und eine Bewertung vorgenommen werden, ob die Forderungen uneinbringlich oder zweifelhaft sind.
Zweifelhafte und uneinbringliche Forderungen
Bei einer zweifelhaften Forderung besteht das Risiko, dass diese nicht oder nicht vollständig beglichen wird. Es muss bei der Erstellung des Jahresabschlusses dann abgeschätzt werden, mit welchem Betrag noch zu rechnen ist. Der Teilbetrag, mit dem nicht mehr gerechnet wird, wird dann ausgebucht.
Bei einer uneinbringlichen Forderung steht zweifelsfrei fest, dass diese abgeschrieben werden muss, da der Schuldner sie nicht mehr begleichen wird. Das ist dann der Fall, wenn beim Schuldner eine Zwangsvollstreckung erfolglos war, nicht mehr genügend Insolvenzmasse vorhanden war, die Forderung bereits verjährt ist, oder der Schuldner nicht mehr auffindbar bzw. verstorben ist. Uneinbringliche Forderungen werden stets in ihrer Gesamthöhe abgeschrieben und müssen dann am Bilanzstichtag ausgebucht werden.
Ausbuchen von Forderungen: Buchungssatz für gängige Szenarien
Ausbuchen von Forderungen gegen Personal
Bezahlt der Arbeitnehmer einem Mitarbeiter einen Lohn- oder Gehaltsvorschuss im Dezember, und macht zum 31.12. seinen Jahresabschluss, muss der Vorschuss in der Bilanz unter sonstigen Vermögensgegenständen ausgewiesen werden. Im Januar wird der Vorschuss dann mit dem Januargehalt des Mitarbeiters verrechnet. Sowohl das Auszahlen des Vorschusses, sowie die Verrechnung müssen dann gesondert gebucht werden.
Für die Auszahlung ergibt sich dieser Buchungssatz:
Konto SKR 03/04 Soll: 1530/1340 „Forderungen gegen Personal aus Lohn- und Gehaltsabrechnung“, Betrag: Höhe des Lohnvorschusses
Konto SKR 03/04 Haben: 1755/3790 „Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto“, Betrag: Höhe des Lohnvorschusses
Für die Verrechnung mit dem Januargehalt ergibt sich:
Konto SKR 03/04 Soll: 1740/3720 „Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt“, Betrag: Höhe des Nettogehalts
Konto SKR 03/04 Haben: 1530/1340 „Forderungen gegen Personal aus Lohn- und Gehaltsverrechnung“, Betrag: Höhe des Lohnvorschusses; 1200/1800 „Bank“, Betrag: Differenz aus Nettogehalt und Lohnvorschuss
Buchen von Forderungen gegen Gesellschafter
Schuldet ein Gesellschafter der GmbH Geld, ist dafür ein gesondertes Konto für die Buchung vorgesehen: das Gesellschafterverrechnungskonto. Handelt es sich bei den Forderungen z.B. um Zinsen, weil die GmbH dem Gesellschafter Geld geliehen hat, wird das mit folgendem Buchungssatz gebucht:
Konto SKR 03/04 Soll: 1382/1308 „Forderungen gegen Gesellschafter“, Betrag: Höhe der Zinsen
Konto SKR 03/04 Haben: 2650/7110 „Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge“, Betrag: Höhe der Zinsen
Ausbuchen von Forderungen & Umsatzsteuer-Korrektur
Ist eine Forderung uneinbringlich, wirkt sich das auch auf die Umsatzsteuer aus, die ein Unternehmen zu entrichten hat. Das heißt, man muss nicht nur die Forderung ausbuchen, sondern auch die Umsatzsteuer korrigieren.
Der Buchungssatz kann dann bei 19% Umsatzsteuer so aussehen:
Konto SKR 03/04 Soll: 2406/6936 „Forderungsverluste 19% USt“, Betrag: Höhe der Forderung (Brutto)
Konto SKR 03/04 Haben: 14465/14465 „(Kontenbezeichnung, z.B. Name des Schuldners)“, Betrag: Höhe der Forderung (Brutto)
Bei 7% Umsatzsteuer wird folgender Buchungssatz verwendet: Konto SKR 03/04 Soll: 2401/6931 „Forderungsverluste 7% USt“, Betrag: Höhe der Forderung (Brutto)
Konto SKR 03/04 Haben: 14465/14465 „(Kontenbezeichnung, z.B. Name des Schuldners)“, Betrag: Höhe der Forderung (Brutto)
Bei den Konten 2406/2401 sowie 6936/6931 wird in DATEV automatisch eine Korrektur der Umsatzsteuer vorgenommen, sodass es ausreichend ist, nur die Höhe der Forderung mit dem Bruttobetrag zu buchen. Die Beträge auf den Konten „Umsatzsteuer 19%“ (1776/3806) bzw. „Umsatzsteuer 7%“ (1771/2801) werden automatisch angepasst.
Ausbuchen von Forderungen bei Verjährung
Die gesetzliche Verjährungsfrist bei Forderungen beträgt drei Jahre. Die Frist beginnt am 31.12. des Jahres in dem die Forderung entstanden ist. Nach drei Jahren endet die Verjährungsfrist mit Ablauf des 31.12. Bei einer Forderung aus dem Jahr 2019 endet die Verjährungsfrist also am 31.12.2022. Selbst wenn eine Forderung beim Schuldner angemahnt wird, wird die Verjährungsfrist nicht verlängert. Bei einer Ratenzahlung durch den Schuldner wird die Frist unterbrochen und beginnt ab der Teilzahlung dann erneut.
Vergisst das Unternehmen, den Schuldner rechtzeitig zu mahnen und ist die Verjährungsfrist verstrichen, ist die Forderung uneinbringlich und muss ausgebucht werden, da auch eine Korrektur bei der Umsatzsteuer erfolgen muss. In diesem Fall wird genauso vorgegangen, wie bei einer uneinbringlichen Forderung, die nicht durch Verjährung entstanden ist.
Forderungen ausbuchen bei Insolvenzverfahren
Ist bei einem Gläubiger ein Insolvenzverfahren eingeleitet worden und es steht schon fest, dass nicht genügend Insolvenzmasse zur Verfügung steht, um die offene Forderung zu begleichen, ist diese uneinbringlich. Beim Ausbuchen der Forderung verfährt man dann ebenfalls so wie im Standardfall und bucht auf die Konten „Forderungsverluste“ mit 19% oder 7% Umsatzsteuer.
Steht noch nicht fest, ob die Forderung zweifelsfrei ausfällt, kann man einen Teilbetrag unter „Zweifelhafte Forderungen“ buchen. Der Restbetrag wird dann abgeschrieben. Für diesen Fall sieht der Buchungssatz so aus:
Konto SKR 03/04 Soll: 1460/1240 „Zweifelhafte Forderungen“, Betrag: Gesamthöhe der Forderung
Konto SKR 03/04 Haben: 14321/14321 „(Kontenbezeichnung, z.B. Name des Schuldners)“, Betrag: Gesamthöhe der Forderung
Konto SKR 03/04 Soll: 2451/6923 „Einstellungen in die Einzelwertberichtigung auf Forderungen“, Betrag: Summe, die wahrscheinlich nicht beglichen wird
Konto SKR 03/04 Haben: 0998/1246 „Einzelwertberichtigungen zu Forderungen – Restlaufzeit bis zu 1 Jahr“, Betrag: Summe, die wahrscheinlich nicht beglichen wird
