Firmenkarten: Definition, Vorteile, Anbieter und Tipps für Unternehmen

Weltweit wurden 2023 vier Billionen Euro über Firmenkarten ausgegeben, bis 2029 soll dieser Wert auf 6 Billionen anwachsen. Das verwundert nicht: Über Firmenkarten fällt es zunehmend vernetzten und ortsunabhängig arbeitenden Unternehmen einfacher, ihre Ausgaben in Echtzeit und einfach zu verwalten.

Sie bieten eine digitale Methode, um sämtliche Geschäftsausgaben zu überblicken. Immer mehr Firmen, vor allem im B2B-Umfeld, setzen auf diese Art von Karten, um Geschäftsausgaben abzuwickeln und zu tracken. Hier erfahren Sie, was genau eine Firmenkarte ist, wie sie funktioniert und Ihnen Tools wie Agicap bei der Verwaltung helfen.

Definition: was ist eine Firmenkarte?

Eine Firmenkarte, auch Corporate Card, Corporate Credit Card oder Prepaid-Firmenkarte genannt, ist eine spezielle Kreditkarte, die von einem Unternehmen an seine Mitarbeiter ausgegeben wird. Sie dient dazu, geschäftliche Ausgaben, die individuell anfallen und von Angestellten verursacht werden, zu decken.

In Europa waren 2019 beispielsweise rund 83 Prozent der Firmenkarten-Umsätze Reisen zuzuordnen. Neben Reisekosten sind Ausgaben für Hotelbuchungen und Geschäftsessen, aber auch verschiedene andere üblich.

Wer bekommt eine Firmenkreditkarte?

Im Gegensatz zu persönlichen Kreditkarten sind Firmenkarten in der Regel auf das Unternehmen und nicht auf einzelne Mitarbeiter registriert – nicht jeder Mitarbeiter erhält also eine Karte. Zweiteres ist allerdings bei einigen Anbietern wie Agicap ebenfalls möglich.

Als Verantwortlicher sehen Sie dann sämtliche Ausgaben zum Beispiel auf einem Dashboard.

In beiden Fällen erhalten die die Firmenkarten ausstellenden Unternehmen so einen Einblick in die Bewegungen der einzelnen Personen. Sie können:

• alle Transaktionen direkt überwachen
• Ausgabenrichtlinien
• Budgets definieren
• Karten bei unangemessener Nutzung

Wie funktionieren Firmenkarten?

Solche vereinfacht auch Mitarbeiterkarten genannten Firmenkreditkarten funktionieren im Grunde wie klassische Kreditkarten. Sie haben jedoch im Normalfall spezielle Merkmale und Funktionen, die auf Ihre Unternehmensbedürfnisse zugeschnitten sind.

Nach der Ausstellung einer Firmenkarte an einen Angestellten kann dieser mit der Karte wie mit jeder anderen Kreditkarte bezahlen. Als Verantwortlicher erhalten Sie eine Übersicht über die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter und Teams.

Es gibt zwei gängige Abrechnungsmodelle für Firmenkreditkarten:

• Zentrale Abrechnung: Als Verantwortlicher erhalten Sie eine monatliche Abrechnung aller Transaktionen mit den dazugehörigen Belegen – bei Agicap als Liquiditätsmanagement-Software etwa durch den Export aller Quittungen und zugehörigen Transaktionen mit einem Klick. Die Kosten werden direkt vom Unternehmenskonto abgebucht.
• Individuelle Abrechnung: Jeder Nutzer einer Firmenkarte erhält eine eigene Abrechnung seiner Karte. Nach Prüfung der Belege und Freigabe durch die Buchhaltung werden die Kosten vom Unternehmenskonto übernommen.

Bei den meisten Firmenkarten erhalten Sie zudem ein Online-Backend zur Verwaltung. Dort können Sie Ausgabenrichtlinien festlegen, Limits setzen oder Karten temporär sperren.

Welche Vorteile bringen Firmenkreditkarten für Mitarbeiter?

Der große Vorteil von Firmenkarten für Mitarbeiter ist der geringere Verwaltungsaufwand für die Spesenabwicklung und -abrechnung.

In den meisten Fällen stellt das Unternehmen die Karte zur Verfügung und übernimmt die Verantwortung für die Abrechnung und Zahlung der anfallenden Gebühren. Aus Sicht der Mitarbeiter heißt das: sie müssen nicht in Vorleistung gehen. So bleibt die „finanzielle Last“ der anfallenden, geschäftlichen Ausgaben beim Unternehmen.

Das System soll so sicherstellen, dass alle geschäftlichen Transaktionen klar und transparent erfasst werden.

Welche Vorteile bringen Firmenkarten für Unternehmen?

Auf der anderen Seite sorgen Firmenkarten im Controlling in erster Linie dafür, dass Sie jederzeit einen klaren Blick über anfallende Ausgaben haben – und damit die Liquidität sichern respektive bei einem Liquiditätsengpass eingreifen können.

Darüber hinaus liefern Firmenkarten weitere Vorteile:

• Vereinfachte Buchhaltung: Da alle Transaktionen sauber erfasst werden, können Belege und Quittungen leichter zugeordnet werden – das beschleunigt den Abrechnungsprozess.
• Liquiditätsmanagement: Durch den zeitlichen Spielraum zwischen dem Kauf und dem tatsächlichen Kontoabbuchungstermin können Sie Ihre Liquidität besser steuern und optimieren.
• Kontrolle über Geschäftsausgaben: Mit den Online-Verwaltungstools, die viele Anbieter von Firmenkarten wie Agicap bieten, können Sie Ausgaben in Echtzeit überwachen, Firmenkarten-Guthaben festlegen und bei Bedarf Limits für einzelne Mitarbeiter anpassen.
• Weltweite Akzeptanz: Firmenkarten werden fast überall akzeptiert. Das ist vor allem für Angestellte, die international unterwegs sind, hilfreich.
• Zusätzliche Vorteile und Prämien: Einige Firmenkreditkarten-Anbieter bieten Bonusprogramme, Rabatte oder Versicherungsleistungen, die Ihren Mitarbeitern und dem Betrieb zusätzliche Vorteile bringen.
• Sicherheit: Im Falle von Verlust oder Diebstahl können Firmenkarten schnell gesperrt werden. Das verringert das Risiko finanzieller Verluste.

Risiken und Herausforderungen von Mitarbeiter-Firmenkarten

Wo Licht, da auch Schatten – Firmenkarten bringen auch einige Nachteile mit sich. Das Offensichtliche zuerst: Es besteht das Risiko des Missbrauchs durch die Nutzer der Karten. Ohne klare Richtlinien und Überwachung können die Karte für persönliche oder unnötige und nicht abgesprochene Geschäftsausgaben genutzt werden.

Verbraucherjournalistin Iris Schulte-Renger rät im Handelsblatt: „Eine klar formulierte Nutzungsvereinbarung ist essenziell. Diese sollte die Bedingungen für die Ausgabe, die erlaubten Nutzungsbereiche, die Verfahren bei Verlust oder Diebstahl und die Folgen bei Missbrauch detailliert festlegen.“

Wer außerdem viele Firmenkarten beantragt, sie aber eigentlich gar nicht benötigt, zahlt unnötig viele Gebühren.

Doch auch wenn es Bedenken gibt: Ein Blick auf die globale Marktgröße für Firmenkreditkarten zeigt, dass der Markt stark wächst. Im Jahr 2024 lag er bei rund 1,3 Billionen USD und wird voraussichtlich bis 2033 knapp 2,5 Billionen USD erreichen, was einer jährlichen Wachstumsrate von 7,1 % entspricht.

Beliebte Anbieter von Firmenkarten im Vergleich

Diese steigende Nachfrage bedienen viele verschiedene Anbieter von Firmenkarten. Dabei müssen es nicht immer traditionelle Banken und Kreditinstitute sein – ganz im Gegenteil. Es gibt auch viele FinTech-Unternehmen, die sich auf ein solches Geschäftsmodell spezialisiert haben.

Häufig bieten diese bei ihren Corporate Cards auch zusätzliche Funktionen wie Ausgabenmanagement-Software, Echtzeit-Benachrichtigungen oder integrierte Softwarelösungen für die Buchhaltung an.

Bekannte Firmenkreditkarten-Anbieter aus beiden Welten sind:

• American Express (AmEx) mit speziellen Business Cards, die mit einem Konto zusätzliche Vorteile wie Bonuspunkte oder Reiseversicherungen bieten.
• Visa und Mastercard, die weltweit größten Kreditkartenunternehmen, haben spezielle Angebote für Unternehmen, die häufig von Banken in Kombination mit anderen Dienstleistungen vermarktet werden.
• Qonto und Pleo aus Deutschland, die umfangreiche und in der Regel technisch raffinierte Lösungen im Vergleich mit den traditionellen Kreditinstituten anbieten.
• Agicap, das als Treasury-Management-Plattform Firmenkarten als Teil einer Komplettlösung für das Cash Management integriert.

Firmenkarten von Agicap: Behalten Sie Ihre Ausgaben mit Mitarbeiterkarten im Blick

Bei Agicap haben Sie die Wahl zwischen drei verschiedenen Arten von Firmenkarten:

• Virtuelle Karten: kompatibel mit Apple Pay und Google Pay, unmittelbar verfügbar
• Physische Karten: kompatibel mit Apple Pay und Google Pay, Empfang wenige Tage nach Bestellung
• Einmal-Karten: nur einmalig und für bestimmten Zweck verwendbar

Alle Karten sind mit einem monatlichen Limit von bis zu 100.000 Euro ausgestattet und ermöglichen eine Echtzeitüberwachung der Ausgaben Ihrer Teammitglieder. Zusätzlich können Sie Ihre Buchhaltungstools und ERP-Systeme in Agicap integrieren – das erleichtert den Monatsabschluss und sorgt für eine transparente Ausgabenverwaltung.

Die E-Commerce-Brand Metallbude etwa arbeitet mit virtuellen Kreditkarten von Agicap, die von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden. Der Vorteil aus Sicht von Geschäftsführer Tobias Stermer: Sämtliche Daten fließen live ins System, Nutzer werden automatisiert daran erinnert und „alles in einem Tool zu haben ist für mich der größte Vorteil von Agicap. So erleben wir keine bösen Überraschungen im Hinblick auf unsere Liquidität.“

Firmenkarten erstellen: Worauf Sie bei der Einführung achten sollten

Bevor Sie sich mit dem Einkauf und Erstellen von Firmenkarten beschäftigen, sollten Sie die vorgestellten Risiken und Herausforderungen abwägen. Sie werden vermutlich aber zum nachvollziehbaren Schluss kommen, dass sich die Investition und der anfängliche administrative Mehraufwand lohnen.

Entscheiden Sie sich dann für Firmenkarten, sind folgende Punkte wichtig:

• Wählen Sie einen seriösen Anbieter, der einen schnellen und zuverlässigen Support bietet
• Schulen Sie alle Mitarbeiter, die in Besitz einer Firmenkarte sind, und klären Sie sie über die Verwendung und Regeln auf
• Richten Sie Limits und Sperrungen ein
• Zu niedrige Limits sind ebenso wie zu hohe nicht zu empfehlen

Werden diese Vorgaben berücksichtigt, steht der erfolgreichen Nutzung von Firmenkreditkarten oder auch -debitkarten nichts mehr im Wege.

Fazit: Businesscards erleichtern Ihren Mitarbeitern den Geschäftsalltag

Firmenkarten sind für viele Organisationen mittlerweile mehr als bloße Zahlungsmittel – sie sind die Verknüpfung von finanzieller Flexibilität und einer effizienten Buchhaltung. Viele sehen die Möglichkeit, Firmenkarten zu nutzen, als zusätzlichen Benefit für die Angestellten, schließlich erleichtern sie die Abwicklung von Auslagen und Ausgaben erheblich.

Gleichzeitig erfordert die Ausgabe der Firmenkreditkarten aus Sicht des Unternehmens auch ein umsichtiges Management. Mit Tools wie Agicap behalten Sie die Ausgaben der Firmenkarten im Blick, optimieren Ihre finanziellen Abläufe und stellen sicher, dass die Vorteile der Kreditkarten in vollem Umfang genutzt werden. Testen Sie Agicap jetzt kostenlos!

FAQ zu Firmenkarten: Meistgestellte Fragen zu Mitarbeiter-Kreditkarten

Was bedeutet „Firmenkarte“?

Eine Firmenkarte (auch Firmenkreditkarte oder Corporate Card) ist eine spezielle Art von Kreditkarte, die Sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Dies können darüber geschäftliche Ausgaben tätigen – etwa für Dienstreisen, Besprechungen oder den Kauf von Büromaterialien. Die Ausgaben werden dem Nutzer anschließend erstattet oder direkt vom Unternehmenskonto abgebucht.

Wie hoch sind die Kosten für eine Firmenkreditkarte?

Die Kosten für Firmenkarten hängen von Ihren Anforderungen ab. Wählen Sie einen Anbieter, der nur darauf spezialisiert ist, sind es oft nur hohe zwei- oder niedrige dreistellige Beträge pro Monat. Sind die Firmenkarten in eine ganzheitliche Cash-Management-Software integriert, wird es teurer.

Welche Kreditkarte ist die beste für Unternehmen?

Wählen Sie am besten einen Anbieter oder eine Plattform, die nicht nur virtuelle und physische Firmenkarten gegen Geld ausgibt, sondern auch das Management der Ausgaben dahinter einfach und integriert in Ihre Finanzprozesse ermöglicht – etwa Agicap. Zudem sollten die Karten mit gängigen Wallets und Dienstleistern wie Apple Pay und Google Pay kompatibel sein.

Was darf mit einer Firmenkarte bezahlt werden?

Die zulässigen Ausgaben variieren je nach Unternehmensrichtlinie – der Anbieter der Karten macht dazu keine Angaben. Häufig werden sie für Dienstreisen, Hotelbuchungen, Geschäftsessen und andere geschäftsbezogene Ausgaben verwendet. Unser Tipp: Stellen Sie sicher, dass alle Kartennutzer die entsprechenden Unternehmensrichtlinien genau kennen, damit sie sich an sie halten können. Kommt es zu Missbrauch, können Sie einzelne Karten Ihrer Teammitglieder sperren.

Ist eine Firmenkarte eine Debitkarte?

Nein, eine Firmenkarte ist nicht zwingend eine Debitkarte. Sie ist meist eine spezielle Kreditkarte, die Sie Ihren Angestellten und Teammitgliedern für geschäftliche Ausgaben zur Verfügung stellen. Während Transaktionen mit einer Debitkarte direkt vom zugehörigen Bankkonto abgebucht werden, ermöglicht eine Firmenkarte Zahlungen auf Kreditbasis – die Abrechnung erfolgt im Nachhinein über dazugehörige Tools wie Agicap.