Expense Management Software: Die 7 besten Tools für 2025

Eine Expense-Management-Software hilft Ihnen dabei, Spesen und Ausgaben zu tracken und so sämtliche Geschäftsausgaben effizient im Überblick zu behalten. In den meisten Fällen wird eine solche Software speziell für Reisekosten eingesetzt, die Funktionen reichen aber oft auch darüber hinaus. Wir stellen Ihnen sieben Expense-Management-Tools genauer vor.

Die 7 besten Expense-Management-Softwares 2025 im Vergleich

Sie kennen die Situationen: Unterwegs fallen Ausgaben an, Belege kommen bei verschiedenen Mitarbeiter:innen an, der Überblick über die Ausgaben fällt schwer. Genau dafür gibt es Expense-Management-Softwares -- sie erleichtern alle genannten Prozesse auf digitale Art und Weise.

Wir stellen Ihnen in der folgenden Tabelle sieben Anbieter aus diesem Bereich vor, auf die wir später detaillierter eingehen. Wichtig zu wissen: Die Tabelle ist kein Ranking.

Software	Features	Vorteile
Agicap Kostenlos testen	Liquiditätsmanagement-Tool, das auch Ausgabenmanagement umfasst, speziell für KMU und schnell wachsende, auch größere Unternehmen	Echtzeit-Liquiditätsübersicht automatische Kategorisierung von Ausgaben Integration mit Buchhaltungssystemen und weiteren Tools sowie Bankkonten Budgetierung und Prognose
Zoho Expense	Klassische Travel-and-Expense-Management-Software, die den gesamtenProzess von Erfassung bis Genehmigung von Rechnungen abdeckt	Mobile Belegerfassung automatische Belegzuordnung integrierte Reisekostenerstattung Analyse- und Berichtstools
Expensify	Cloud-Expense-Management-Software, die sich an Unternehmen jederGröße richtet, englischsprachig	SmartScan-Technologie zur Belegerfassung automatisierte Genehmigungsabläufe Integration mit verschiedenen Buchhaltungs- und ERP-Systemen benutzerdefinierte Workflows
Circula	Deutsches Expense-Management-Tool für Reisekosten- undBelegabrechnung kompatibel mit verschiedenen Buchhaltungsstandards	Mobile App zur Belegerfassung Compliance-Checks einfache Integration mit bestehenden Systemen
Rydoo	Ausgabentool und Spend-Management-Software, das den gesamten Prozessvon Einreichung bis zur Buchung umfasst und digital optimiert	Automatisierte Belegerkennung KI zur Ausgabenkategorisierung Echtzeit-Budgetüberwachung Compliance-Monitoring umfassende Integrationen möglich
Payhawk	Ausgabenmanagement-Software, das Belege automatisch sammelt, Echtzeit-Ausgabenüberwachung anbietet und mit dem sich Genehmigungsprozesseflexibel definieren lassen	Optimierung der Finanzprozesse Corporate Cards Echtzeit-Überwachung von Ausgaben und Liquidität
Spendesk	Expense-Management-Tool mit Ausgabenregeln und definierbarenGenehmigungsprozessen, das sich in verschiedene Buchhaltungssystemeintegrieren lässt	Selbstständige Budgetverwaltung Betrugsvermeidung durch automatische Erkennung Kostenlose Version zum Kennenlernen

Die 7 besten Expense-Management-Tools vorgestellt

Agicap

Agicap ist ein unter anderem in Berlin ansässiges Unternehmen, das die gleichnamige Cash-Management-Software entwickelt hat. Das Tool deckt in einem seiner drei Hauptbestandteile auch das Ausgabenmanagement ab. Mit Agicap können Unternehmen jeder Größe ihre Liquidität im Auge behalten und Ausgaben effizient verwalten.

Das Expense-Management-Tool ist vor allem für Controller:innen interessant, die damit beauftragt sind, Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Folgende Funktionen im Ausgabenmanagement hat Agicap:

· Integration von mehr als 150 Systemen wie Lexoffice, DATEV und SAP -- so sind alle Zahlungsströme zentral an einem Ort verfügbar

· Automatische Kategorisierung von Ausgaben

· Liquiditätsprognosen und Szenario-Analysen auf Basis der gesammelten Daten

· Echtzeit-Übersichten auf zentralen Dashboards für schnelle Entscheidungsfindung und Einsicht zu jederzeit von überall aus

Agicap ist in einer kostenlosen Demoversion verfügbar. Der Preis der kostenpflichtigen Pakete basiert anschließend auf Ihren individuellen Anforderungen und wird separat berechnet.

Zoho Expense

Zoho Expense ist eine Expense- und Spend-Management-Software der klassischen Art und Teil der übergeordneten und umfangreichen Zoho Suite, zu der mehrere Tools für Buchhaltung, CRM und weitere gehören.

Mit der Software automatisieren Sie den gesamten Prozess von der Belegerfassung bis zur Genehmigung und integrieren nahtlos auch weitere Finanzsysteme. Zoho Expense ist zudem als mobile App verfügbar, wodurch Mitarbeiter:innen beispielsweise während Geschäftsreise Belege einfach übermitteln und verwalten können.

Die Preise von Zoho Expense, das sich an Unternehmen jeder Größe richtet, variieren und liegen je nach gewähltem Plan bei monatlicher Zahlung zwischen 9 und 15 Euro pro Monat und Nutzer:in. Zudem gibt es eine dauerhaft kostenlose Version, die allerdings im Leistungsumfang stark begrenzt ist.

Expensify

Expensify ist ein englischsprachiges Expense-Management-Tool. Das gleichnamige Unternehmen mit Hauptsitz in Oregon (USA) hat sein Tool mit einer „SmartScan-Technologie" zur Belegerkennung und automatisierten Workflows ausgestattet. Damit reduzieren Sie die Zeit für die Ausgabenverwaltung erheblich.

Zu den weiteren Funktionen gehören individualisierbare Genehmigungsprozesse, Integration mit gängigen Buchhaltungs- und ERP-Systemen sowie Echtzeit-Überwachung und Kontrolle.

Expensify ist wie Zoho Expense in einer Grundversion kostenlos erhältlich. Darüber hinaus richtet sich der Preis an den in Anspruch genommenen Funktionen und liegt bei maximal 36 US-Dollar pro User:in pro Monat. Der Grundpreis der zwei Pakete liegt bei 5 und 9 US-Dollar.

Circula

Nach Agicap ist Circula die zweite in Berlin ansässige Expense-Management-Software in unserer Liste. Die Lösung für Reisekosten- und Belegabrechnung passt sich an lokale Buchhaltungsstandards an und bietet ein einfaches und transparentes System zur Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben.

Mit einer Mobile App zur Belegerfassung, Compliance-Checks sowie der Integration mit bestehenden Buchhaltungssystemen (u.a. DATEV, Personio, SAP) ermöglicht Circula eine einfache Verwaltung und Überwachung aller im Unternehmensalltag anfallenden Ausgaben.

Die Kosten der GoBD- und DSGVO-konformen Software, die in Deutschland gehostet wird, liegen je nach Plan zwischen 10 und 16 Euro pro Lizenz pro Monat bei monatlicher Zahlung. Sie können die Ausgabenmanagement-Lösung kostenlos testen.

Rydoo

Rydoo ist ein weltweit vertriebenes Expense-Management-Tool mit Niederlassungen in sieben Ländern und Hauptsitz im belgischen Mechelen. Mit der Software wickeln Sie den gesamten Ausgabenprozess von der Einreichung bis zur Buchung ab und können diesen digital optimieren.

Das moderne Tool für Spesenmanagement punktet mit einer intuitiven und benutzerfreundlichen Plattform und beinhaltet Funktionen wie Easy Scan (automatische Belegerfassung), KI-gesteuerte Ausgabenkategorisierung, Echtzeit-Budgetüberwachung, Compliance-Monitoring und umfassende Integrationen mit anderen Apps und Systemen.

Rydoo kostet in der Basisversion 8 Euro pro Monat pro Nutzer:in bei monatlicher Abrechnung. Den größeren Plan erhalten Sie für 10 Euro, die Enterprise- und Business-Pläne ist nur auf Anfrage verfügbar.

Payhawk

Payhawk ist eine Cloud-basierte Lösung für das Ausgabenmanagement, mit der Unternehmen ihre Finanzprozesse optimieren und die Kontrolle über ihre Ausgaben behalten können. Mit Funktionen wie Firmenkredit- und Debitkarten, Rückerstattungen, Kontenzuordnungen und Integrationen in und von verschiedene(n) Finanz- und ERP-Systeme bietet Payhawk eine Plattform für Organisationen jeder Größe.

Mit der Expense-Management-Software können Sie zudem individuelle Genehmigungsworkflows für Ausgaben und eine automatische Abstimmung mit Ihrem ERP-System erstellen -- das minimiert den Verwaltungsaufwand.

Payhawk, mit Büros in unter anderem Berlin, London, New York, Paris und Barcelona weltweit vertreten, ermöglicht dabei eine Echtzeit-Überwachung aller Geschäftsausgaben und Transaktionen. So haben Sie Ihre Ausgaben und die Liquidität stets im Blick.

Die Kosten für die Plattform sind nicht öffentlich einsehbar. Sie müssen eine Demo buchen, nach der ein Angebot konzipiert wird.

Spendesk

Spendesk bietet als französisches Unternehmen seinen über 4.000 Kund:innen eine umfassende Expense-Management-Lösung an. Die Plattform ermöglicht es Teams, selbstständig über ihre Budgets zu verwalten und Zugriff auf sichere Zahlungsmethoden wie virtuelle und physische Karten sowie Lieferantenrechnungen zu haben.

Zu den weiteren Funktionen gehören die automatisierte Belegsammlung, eine Echtzeit-Ausgabenüberwachung und die Definition von Ausgabenregeln und Genehmigungsprozessen in einem zentralen Tool.

Mit Spendesk können Sie außerdem Betrug durch die automatische Erkennung doppelter oder verdächtiger Zahlungen vermeiden. Die Software lässt sich wie fast alle Expense-Management-Softwares nahtlos in bestehende Buchhaltungssysteme integrieren und ermöglicht benutzerdefinierte Exporte. Laut Spendesk selbst sparen Nutzer:innen des Tools so durchschnittlich vier Tage pro Monat dank vereinfachter Buchhaltung.

Wie auch bei Payhawk oder Agicap sind die Preise der drei kostenpflichtigen Pakete (Essentials, Scale und Premium) nicht öffentlich einsehbar. Aber: Es gibt eine kostenlose Version, die Sie ohne Umschweife nutzen können.

Was ist eine Corporate-Expense-Management-Software?

Mit einer Expense-Management-Software haben Sie ein Tool an der Hand, das bei der Organisation geschäftlicher Ausgaben hilft. Oft wird in diesem Kontext auch von Spend-Management-Software gesprochen, mit der Sie alle monetären Zahlungsausgänge im Blick haben -- dazu zählen etwa Reisekosten oder Ausgaben für den Bürobedarf.

Welche Funktionen hat eine Business-Expense-Management-Software?

Eine Business-Expense-Management-Software, auch Expense-Tracking-Software genannt, verfolgt in erster Linie das Ziel der Automatisierung. Mit einem solchen Tool sparen Sie sich das manuelle Sammeln von Belegen und Ausführungen von Überweisungen.

Zu den Hauptfunktionen zählen:

· Mitarbeiter:innen können Belege und Rechnungen erfassen und direkt im System hochladen

· Genehmigungsprozesse lassen sich individuell anpassen und integrieren

· Das Tool lässt sich beziehungsweise integriert selbst andere Tools wie Buchhaltungssysteme und Lohnabrechnungssoftware

· Analysen und Reportings auf Basis der Ausgaben lassen sich erstellen, um beispielsweise den Überblick über die Liquidität zu wahren

· Eine mobile Version ermöglicht die Abwicklung aller Prozesse auch von unterwegs

Gibt es einen Unterschied zwischen Enterprise-Expense-Management-Software und Accounting-Software?

Eine Accounting-Software -- auch Buchhaltungssoftware genannt -- umfasst meist nochmals mehr Bereiche und hat ausgereiftere Funktionen als eine reine Expense-Management-Software.

Während sich letztere vor allem auf die Ausgaben (expenses) konzentriert, wickeln Sie mit einer Account-Software auch Einnahmen und größtenteils auch die Kommunikation mit Steuerberater:innen und dem Finanzamt ab.

Fazit: Expense-Management-Tools helfen beim Ausgabenmanagement

Wenn Mitarbeiter:innen unterwegs sind und dabei Kosten verursachen, Angestellte über verschiedene Wege für das Unternehmen einkaufen oder Lieferantenrechnungen ankommen, ist eines wichtig: sie müssen korrekt erfasst und verbucht werden. Dabei hilft eine Expense-Management-Software.

Im Idealfall bietet sie zudem eine Liquiditätsübersicht an -- so wissen Sie, ob Sie sich auch künftig diese Ausgaben leisten können. Eines der vorgestellten Tools, das das kann, ist Agicap. Probieren Sie die Expense-Management-Software noch heute kostenlos aus!