Die 5 besten Budgetplanung-Softwares für 2025

Mit einer Budgetplanung-Software strukturieren Sie Ihre finanziellen Ziele und geplanten Ausgaben – etwa nach Projekten oder Abteilungen. Ergänzt durch ein Cashflow-Management-Tool behalten Sie dabei auch Ihre tatsächliche Liquidität im Blick. Welche Software für Sie die Beste ist, hängt von Ihren Anforderungen ab. Deshalb haben wir die in diesem Beitrag vorgestellten Tools bewusst nicht gerankt. Wir wollen Ihnen hier zeigen, welche verschiedenen Anwendungen Sie nutzen können, um Ihre Budgets besser zu kontrollieren.

Was ist eine Budgetplanung-Software?

Mit einer Budgetplanung-Software behalten Sie den Überblick über Ihre Ausgaben, sodass die vorgesehenen Budgets nicht überschritten werden. Tools, die sich automatisch mit Bankkonten und Zahlungsdiensten verbinden, bieten Ihnen dabei die genaueste Planung, da sie einen Echtzeit-Überblick über sämtliche Ausgaben liefern.

Die besten Budgetplanung-Softwares 2025 im Vergleich

Die bekanntesten Budgetplanung-Softwares

Agicap

Bei Agicap handelt es sich um eine Cashflow Management Software, die auch zur Budgetplanung genutzt werden kann. Das Tool ruft automatisch von den Geschäftskonten Ihres Unternehmens täglich sämtliche Transaktionen ab und stellt die Einnahmen sowie Ausgaben übersichtlich auf einem Dashboard dar.

Zusätzlich verbindet sich Agicap auch mit anderen Buchhaltungs- und Finanzmanagementtools, sodass beispielsweise auch Transaktionen, die von Ihren Mitarbeiter:innen per Kreditkarte getätigt werden, sofort in der Liquiditätsplanung aktualisiert werden.

Durch das Eintragen von Planzahlen können Sie Budgets in der Liquiditätsplanung berücksichtigen. Das ist wichtig, damit Sie die Budgets nicht zu optimistisch planen und später aufgrund von hohen Ausgaben einen Liquiditätsengpass erzeugen.

Agicap eignet sich damit vor allem für Unternehmen, die im Rahmen von neuartigen Budgetierungskonzepten (z.B. Better Budgeting) ihre Budgets mehrmals jährlich planen, und nicht wie bei der klassischen Budgetierung ein Jahr im Voraus. Die Budgetplanung kann so laufend angepasst und ohne großen Aufwand nachverfolgt werden, was Verantwortlichen noch mehr Handlungsspielraum in ihren Entscheidungen gibt.

Finway

Finway ist eine komplette Finanzmanagement-Suite, die viele Funktionen im Bereich Ausgaben- und Budgetmanagement bietet. Neben einem Rechnungsmanagement verfügt Finway auch über eine Schnittstelle, über die Bankkonten und Zahlungsdienste angebunden werden können. Ein Unternehmen hat damit einen vollständigen Überblick über all seine Ausgaben in Echtzeit.

Budgets können auf Kostenstellenebene festgelegt und eingesehen werden. Bereits getätigte und noch ausstehende Ausgaben werden übersichtlich dargestellt, sodass Verantwortliche jederzeit alle ihre Budgets vor Augen haben und ein unbeabsichtigtes Überschreiten der Budgetgrenzen ausgeschlossen ist.

Sage

Sage ist eine Finanzplaner-Software, mit der sich sehr viele Prozesse abdecken lassen. Nutzer:innen können zwischen verschiedenen Suite-Paketen wählen, welche einen unterschiedlich großen Funktionsumfang haben. Wenn Sie an Budgetierung interessiert sind, wählen Sie ein Paket aus, welches das Modul „Rechnungswesen" enthält.

In diesem Modul lassen sich für sämtliche Teilbereiche des Unternehmens getrennt Budgets anlegen und kontrollieren. Sage greift in Echtzeit auf Bankkonten zu, sodass Sie jederzeit einen aktuellen Überblick über Ihre Ist-Ausgaben haben. Per Soll-Ist-Vergleich können Sie dann abgleichen, ob ein zugeteiltes Budget unter- oder überschritten wird.

Spendesk

Spendesk schlägt in eine ähnliche Kerbe wie Finway. Dabei handelt es sich vor allem um eine Ausgabenmanagement-Software. Daten und Beträge aus Rechnungen werden automatisch übernommen und in der Budgetkontrolle berücksichtigt. Durch das Anbinden von Bankkonten und Zahlungsdiensten entsteht auch hier ein Überblick über die Ausgaben in Echtzeit.

Budgets lassen sich individuell für Teams festlegen. Bevor dann eine Ausgabe getätigt wird, prüft Spendesk, ob diese im Rahmen des Budgets liegt und gibt sie erst nach einer positiven Prüfung frei. Für Verantwortliche bedeutet das weniger Arbeit, weil sie nicht mehr jede Ausgabe selbst genehmigen müssen. Und Teams erhalten mehr Eigenverantwortung und können schneller Ausgaben tätigen.

Quickbooks

Quickbooks ist ebenfalls eine Finanzmanagement-Suite (derzeit nur in englischer Sprache erhältlich), mit welcher sich Budgets planen lassen. Sie können Ihre Planzahlen per Upload als csv-Datei in Quickbooks importieren. Das Tool generiert dann automatisch eine Vorlage zur Budgetplanung für Sie basierend auf diesen Werten.

Da Quickbooks in Echtzeit auf Ihre Bankkonten zugreift, sind die Ausgaben (Ist-Werte) im Budget immer aktuell, sodass Sie jederzeit erkennen können, ob Ihre Ausgaben im Rahmen des Budgets sind.

FAQ zur Budgetplanung und Budgetplanung-Software

Budgetplanung & Cashflow-Management im Mid-Market – Zwei Perspektiven, ein gemeinsames Ziel

In wachstumsorientierten Mid-Market-Unternehmen reicht es nicht mehr aus, nur Budgets zu definieren. Entscheidend ist die Fähigkeit, geplante Mittel (Budget) mit tatsächlich verfügbarer Liquidität (Cashflow) in Echtzeit zu synchronisieren.

Budgetplanung beantwortet die Frage:

„Wie verteilen wir unsere Ressourcen strategisch auf Projekte, Abteilungen und Initiativen?“

Cashflow-Management ergänzt mit:

„Welche Mittel stehen uns tatsächlich zur Verfügung – heute, morgen, nächsten Monat?“

Ein reibungsloser Übergang zwischen beiden Ebenen – Planung und Steuerung – ist heute Pflicht.

Was gehört alles zur Budgetplanung?

In der Budgetplanung legen Sie fest, mit welchen Ressourcen Sie ein festgelegtes Ziel (z.B. die Entwicklung eines Produkts) erreichen wollen. Zu den Ressourcen zählen hierbei sämtliche Kosten, die im Rahmen der Tätigkeit entstehen sowie die eventuell mit der Tätigkeit verbundenen Einnahmen.

Im Budgetplan legen Sie fest, wie hoch die bereitgestellten Mittel minimal sein müssen und maximal sein dürfen, um das Ziel zu erreichen. In regelmäßigen Abständen gleichen Sie den Budgetplan mit der Realität ab, indem Sie die tatsächlichen Ausgaben mit Ihren erwarteten Ausgaben vergleichen.

Was ist ein Budget-Planer?

Ein Budget-Planer hilft Ihnen dabei, Ihre Budgets zu kontrollieren. Das kann in der einfachsten Form eine Excel-Tabelle sein, in welche Sie Ihre Budgets abgebildet haben und regelmäßig aktualisieren, oder eine Budgetplanung-Software, welche automatisch den Soll-Ist-Vergleich für Sie durchführt.

Welche Arten der Budgetierung gibt es?

Es gibt 3 Hauptarten der Budgetierung:

• 

  Top-Down-Verfahren

• 

  Bottom-Up-Verfahren

• 

  Gegenstromverfahren

Beim Top-Down-Verfahren legt die Geschäftsführung fest, welche Mittel für ein Projekt oder eine Abteilung bereitgestellt werden. Die Projekt- oder Abteilungsverantwortlichen müssen dann ihre Aktivitäten mit diesen Mitteln planen.

Bei der Bottom-Up-Planung legen die Projekt- oder Abteilungsverantwortlichen fest, welche Mittel sie benötigen. Sämtliche Teilbudgets werden dann zu einem Gesamtbudget auf Unternehmensebene zusammengefasst.

Das Gegenstromverfahren vereint das Top-Down- mit dem Bottom-Up-Verfahren. Hier wird sowohl von oben ein Teilbudget festgelegt als auch von unten ein Teilbudget kommuniziert. Bei großen Abweichungen muss dann ein Mittelweg gefunden werden, um die Interessen der untersten sowie der obersten Ebene zu wahren.

Was ist Better Budgeting?

Mit Better Budgeting werden traditionelle Budgetierungsprozesse durch verschiedene Maßnahmen optimiert.

Wie macht man eine Budgetplanung?

Bei einer Budgetplanung geht man schrittweise vor:

1. 

   Budgetplanungsart festlegen: Top-Down, Bottom-Up, Gegenstromverfahren (s.o.)

Bei Top-Down

• 

  Festlegung eines Gesamtbudgets für das Projekt

• 

  Herunterbrechen des Gesamtbudgets auf einzelne Tätigkeiten und Ressourcen

Bei Bottom-Up

• 

  Notwendige Tätigkeiten und Ressourcen identifizieren und mit „Preisschild" versehen

• 

  Sämtliche Preisschilder zu einem Gesamtbudget zusammenrechnen

• 

  Bei Gegenstromverfahren

• 

  Vorgabe der Ziele von oben = Top-Down (z.B. Umsatzsteigerung um 5% zum Jahresende, oder Fertigstellung eines bestimmten Projekts in einem bestimmten Zeitraum)

• 

  Basierend auf Zielvorgaben Maßnahmen und Ressourcen auf der untersten Ebene identifizieren (Bottom-Up-Verfahren)

• 

  Vergleichen, ob Bottom-Up-Planung realistisch ist zum Erreichen der Zielvorgaben und ggf. Ziele anpassen oder weitere Maßnahmen und Ressourcen in Planung integrieren

Was sind die Anforderungen an eine Budget-Software?

Mit einer Budget-Software behalten Sie den Überblick über Ihre Ausgaben, sodass die vorgesehenen Budgets nicht überschritten werden. Tools, die sich automatisch mit Bankkonten und Zahlungsdiensten verbinden, bieten Ihnen dabei die genaueste Planung, da sie einen Echtzeit-Überblick über sämtliche Ausgaben liefern.

In einer Budgetplanung-Software werden Budgets individuell festgelegt und die Ausgaben laufend kontrolliert. Ziel ist es, dass sich die Ausgaben nur im Budgetrahmen bewegen und das Überschreiten von Budgets vermieden wird.

Eine Liquiditätsmanagementsoftware geht sogar noch einen Schritt weiter: mit ihr lassen sich auch die Einnahmen kontrollieren und im Voraus planen. So können Budgetpläne noch genauer erstellt und regelmäßig angepasst werden, je nachdem, mit welchen Einnahmen man in den kommenden Monaten rechnet.

Warum ist eine Budgetplanung-Software für Unternehmen wichtig?

Eine Budgetplanung-Software unterstützt Verantwortliche dabei, ihre Budgets bestmöglich zu planen und ihre Ausgaben zu kontrollieren, sodass ein Überschreiten der Budgets vermieden wird.

Ist ein Budget-Planer sinnvoll?

Die Software-Planung spart Verantwortlichen sehr viel Zeit, da sie viele Vorgänge automatisch erledigt. Insbesondere, wenn Unternehmen ihre Budgets nicht einmal im Jahr planen, sondern auf ein rollierendes Budgetierungskonzept setzen wie zum Beispiel beim Better oder Beyond Budgeting ist eine Software zur Planung sehr nützlich.

Gibt es eine Budgetplanung-Software, die kostenlos ist?

Die einfachste Form einer kostenlosen Budgetplanung-Software ist eine Excel-Tabelle. Nachteilig ist, dass Sie dort sämtliche Ausgaben zuerst manuell zusammenrechnen und eintragen müssen. Wenn Sie sehen wollen, wie eine solche Tabelle aussehen kann, laden Sie sich hier unsere Budgetplanung-Vorlage für Excel herunter.

Was ist der Nutzen einer Budgetplanung-Software?

Die Budgetplanung-Software unterstützt Verantwortliche dabei, ihre Budgets bestmöglich zu planen und ihre Ausgaben zu kontrollieren, sodass ein Überschreiten der Budgets vermieden wird.

Da eine Software viele Vorgänge automatisch erledigt, spart man sich bei der Planung sehr viel Zeit. Insbesondere, wenn Unternehmen ihre Budgets nicht einmal im Jahr planen, sondern auf ein rollierendes Budgetierungskonzept setzen wie zum Beispiel beim Better oder Beyond Budgeting ist eine Software zur Planung sehr nützlich.

Was sind die Funktionen einer Budgetplanung-Software?

In einer Budgetplanung-Software werden Budgets individuell festgelegt und die Ausgaben laufend kontrolliert. Ziel ist es, dass sich die Ausgaben nur im Budgetrahmen bewegen und das Überschreiten von Budgets vermieden wird.

Eine Liquiditätsmanagementsoftware geht sogar noch einen Schritt weiter: mit ihr lassen sich auch die Einnahmen kontrollieren und im Voraus planen. So können Budgetpläne noch genauer erstellt und regelmäßig angepasst werden, je nachdem, mit welchen Einnahmen man in den kommenden Monaten rechnet.

Unsere Tipps zur Wahl einer Budgetplanung-Software

Welches Programm sollte für Budgets genutzt werden?

Achten Sie bei der Auswahl einer Budgetplanung-Software darauf, dass sich diese automatisch mit all Ihren Bankkonten und verschiedenen Zahlungsdiensten verbindet. Optimal ist es, wenn sämtliche Ausgaben in Echtzeit in der Software angezeigt werden können, ohne, dass Sie selbst noch manuelle Einträge vornehmen müssen.

Gesamte Finanzplanung mit Software optimieren

Wenn Sie Ihre Budgets quartalsmäßig anstatt nur einmal im Jahr planen, ist eine Cashflow-Management-Software hilfreich, denn diese zeigt Ihnen neben Ihren Ausgaben auch die erwarteten Einnahmen in den kommenden Monaten an, sodass Sie Ihre Budgets basierend auf den Erwartungen planen können.

Eine Budgetplanung-Software muss zu Ihrem Unternehmen passen

Wir haben Ihnen in diesem Artikel fünf Budgetplanung-Softwares vorgestellt, die Sie alle dabei unterstützen, Ihre Ausgaben in Echtzeit nachzuverfolgen. Wollen Sie für Ihre Teams oder Kostenstellen individuell Budgets festlegen und Ihren Mitarbeiter:innen Freiräume im Tätigen von Ausgaben bieten, sind Spendesk und Finway sehr gut dazu geeignet.

Legen Sie vor allem Wert darauf, Ihr gesamtes Unternehmensbudget im Rahmen Ihrer Cashflow-Planung abzubilden, ist Agicap eine gute Alternative oder eine Ergänzung (sevdesk lässt sich z.B. in Agicap integrieren für einen automatischen Datenaustausch zwischen beiden Anwendungen).

Verfolgen Sie einen Better oder Beyond-Budgeting-Ansatz in Ihrem Unternehmen, hilft Ihnen eine Cashflow-Management-Software wie Agicap ebenfalls weiter: Anhand Ihrer erwarteten Einnahmen in den kommenden Monaten stimmen Sie Ihre Budgets optimal auf Ihre finanzielle Situation ab.

Wollen Sie neben der Budgetierung auch noch weitere Buchhaltungstätigkeiten von einer Software automatisch erledigen lassen, oder sind Sie auf der Suche nach einer ganzheitlichen Software für Finanzplanung, eignen sich Sage und Quickbooks dazu sehr gut. Auch dort haben Sie die Möglichkeit, individuell Budgets zu generieren und in Echtzeit mit den Planzahlen abgleichen zu lassen.