Wie muss eine 2. Mahnung aussehen, um ihr Ziel zu erreichen?

Die 2. Mahnung wird notwendig, nachdem die Zahlungsfrist für die erste Mahnung verstrichen ist und die säumige Person immer noch keine Bezahlung getätigt hat. Im Gegensatz zur Zahlungserinnerung oder 1. Mahnung bedient man sich in der 2. Mahnung einem eindringlicheren Tonfall. Wir zeigen Ihnen hier, wie eine solche Mahnung aussehen könnte.

2. Mahnung: Wann versendet man sie?

Die 2. Mahnung wird versendet, nachdem die Zahlungsfrist der ersten Mahnung verstrichen ist. Sie unterscheidet sich von der Zahlungserinnerung bzw. von der ersten Mahnung dahingehend, dass sie bestimmter ist im Ton, um den säumigen Kund:innen die Dringlichkeit deutlich zu machen.

Unternehmen ist es freigestellt, ob sie nach Ablauf der Rechnungsfrist zunächst eine Zahlungserinnerung versenden oder eine erste Mahnung. Üblicherweise wird bei Erstfällen eine Zahlungserinnerung versendet, und bei „Wiederholungstäter:innen“ eine Mahnung.

Die Tonalität unterscheidet sich bei beiden nicht. Kund:innen werden darin freundlich auf ihre Säumigkeit hingewiesen und zur Zahlung aufgefordert. Der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und erster Mahnung besteht also nur darin, ob man das Schreiben „Zahlungserinnerung“ oder „1. Mahnung“ nennt.

Die Mahnabfolge sieht dann so aus:

• Zahlungserinnerung
• 1. Mahnung
• 2. Mahnung
• 3. Mahnung
• Gerichtliches Mahnverfahren

2. Mahnung: Vorlage & Text

Vorlage für Mahnung

Genauso wie die Zahlungserinnerung bzw. die 1. Mahnung muss auch die 2. Mahnung formell einem bestimmten Muster folgen, dass sie Rechtsbestand hat. Folgende Punkte müssen in einem Mahnschreiben enthalten sein:

• Name und Anschrift des Gläubigers und des Schuldners (bei Geschäftskunden auch der Firmenname) • Datum der Mahnung • Nummer der Rechnung oder des Lieferscheins, die beglichen werden müssen • Höhe der Zahlung (inkl. Mahngebühren, falls solche erhoben werden) • Höhe der Verzugszinsen und Aufschlüsselung, wie sich diese zusammensetzen (falls solche erhoben werden) • Fälligkeitsdatum der Rechnung • Bankverbindung des Gläubigers • Steuernummer des Gläubigers • Neues Zahlungsziel mit konkreter Angabe des Datums: xx.yy.zzzz

Text für Mahnung

Während man bei einer Zahlungserinnerung und in der 1. Mahnung freundlich auf den Zahlungsverzug hinweist, ist man bei der 2. Mahnung bestimmter in der Wortwahl. Ein Text für die 2. Mahnung könnte so aussehen:

Nachdem wir Ihnen die 1. Mahnung vom xx.yy.zzzz für die Rechnung mit der Nummer 12345 zukommen ließen, konnten wir immer noch keinen Zahlungseingang bei uns feststellen.

Da auch wir darauf angewiesen sind, dass Zahlungen bei uns pünktlich eingehen, bitten wir Sie nochmals, den fälligen Rechnungsbetrag bis zum xx.yy.zzzz auf unser unten angegebenes Konto zu überweisen. Es stehen folgende Beträge aus: • Rechnungsbetrag: 100,00€ • Mahngebühren: 8,00€ • Verzugszins: 10,00€ • Gesamtbetrag: 118,00€

Beachten Sie, dass bei weiterem Verzug zusätzliche Mahngebühren und Verzugszinsen für Sie anfallen.

2. Mahnung: Zahlungsfrist nicht zu lang wählen

Üblicherweise ist die Zahlungsfrist in der Zahlungserinnerung und in der 1. Mahnung nicht länger als 14 Tage. Bei der 2. Mahnung dagegen ist es sinnvoll, eine kürzere Frist zu wählen, da Kund:innen schon sehr lange Zeit hatten, den fälligen Betrag zu überweisen und Gläubiger:innen durch den Verzug in Liquiditätsschwierigkeiten kommen könnten.

Es ist deshalb angemessen, in der 2. Mahnung eine Frist von 7 Tagen zu setzen. In der 3. und letzten Mahnung darf diese sogar noch weiter verkürzt werden, z.B. auf 5 Tage.

2. Mahnung: Gebühren & Kosten in Rechnung stellen

Es liegt im Ermessen des Gläubigers, ob er Mahngebühren und Verzugszinsen erhebt. Grundsätzlich ist es gesetzlich gestattet, solche Gebühren zu erheben und die Kosten dafür den säumigen Kund:innen in Rechnung zu stellen. Es gibt jedoch Obergrenzen für die jeweiligen Gebühren und Zinsen.

Für die Mahngebühren an sich dürfen lediglich die Kosten für Papier und Porto in Rechnung gestellt werden. Die Gebühren für ein Mahnschreiben sind mit 2,50€ angemessen.

Für die Verzugszinsen gibt es eine gesetzliche Regelung:

• Bei Privatpersonen: 5% über dem Basiszinssatz • Bei Geschäftskunden: 9% über dem Basiszinssatz

Der Basiszinssatz orientiert sich am aktuellen Leitzins. Liegt dieser z.B. bei 2,5% p.a., darf man bei Privatkunden maximal 7,5% p.a. Verzugszinsen berechnen und bei Geschäftskunden maximal 11,5% p.a.

Der Zinssatz für die Verzugszinsen bezieht sich auf ein Jahr (p.a.). Die Zinsen, die man den säumigen Kund:innen in Rechnung stellt, berechnet man nach der Anzahl der Tage ab Ablauf des Fälligkeitsdatums der Rechnung.

Beispiel für Verzugszinsen

Eine Rechnung an einen Privatkunden hat das Rechnungsdatum 01.06.2022 und einen geschuldeten Betrag von 1.000€. Die Rechnungsfrist beträgt 14 Tage. Verzug tritt also ab dem 16.06.2022 ein. Die zweite Mahnung wird am 15.07.2022 versendet, man berechnet also die Verzugszinsen für 30 Tage mit einem Verzugszinssatz von 6%:

Verzugszinsen für ein Jahr = 1.000€ x 6 / 100 = 60€ Verzugszinsen für 30 Tage = 60€ / 365 x 30 = 4,93€

Als Verzugszinsen stellt man dem Kunden demnach 4,93€ in Rechnung.

2. Mahnung… und dann?

Verstreicht auch die Frist der 2. Mahnung und es geht immer noch keine Bezahlung ein, sollten Gläubiger:innen nicht zögern, eine 3. Mahnung zu versenden. In dieser ist der Ton noch eindringlicher und es wird darauf hingewiesen, dass bei weiterem Verzug ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet wird.

Bleibt die Zahlung weiterhin aus, kann man sich an eine Rechtsberatung wenden, die sich auf Inkasso spezialisiert, oder einen Inkasso-Dienstleister mit dem Einleiten des gerichtlichen Mahnprozesses beauftragen. Hierzu ist es notwendig, dass mindestens eine Zahlungserinnerung bzw. Mahnung versendet wurde, und diese den rechtlichen Anforderungen entsprechen.