Come i software EPM ti aiutano a ottimizzare i processi

I software EPM (Enterprise Performance Management) sono la chiave per ottimizzare i processi aziendali e raggiungere nuovi livelli di efficienza. In questo articolo, scoprirai come queste soluzioni aiutano a gestire budget, forecasting, reporting e analisi in modo integrato, migliorando la collaborazione e la visibilità su dati finanziari e operativi. Ma conoscerai anche gli svantaggi più comuni dei sistemi EPM, così da poter scegliere con consapevolezza la soluzione migliore per la tua attività.

Una breve introduzione all’Enterprise Performance Management (o EPM)

Con Enterprise Performance Management (acronimo di EPM) si intendono un insieme di pratiche, metodologie ma anche strumenti – come i software EPM, appunto – che permettono alle aziende di migliorare le performance attraverso un controllo attento dei loro processi aziendali.

Sviluppata nel 2001 da Gartner Inc., multinazionale statunitense che si occupa di consulenza strategica, l’EPM si è trasformata con il tempo in una disciplina vera e propria capace di guidare le imprese verso una crescita aziendale sostenibile e concreta.

L’EPM si basa su tre pilastri fondamentali:

• pianificazione strategica
• visione consolidata
• analisi dei dati

Tre pilasti che, per funzionare, si avvalgono di alcune attività chiave – come forecasting e budgeting, cioè la stima e la pianificazione delle risorse finanziarie necessarie all’azienda, o la riconciliazione dei conti e il consolidamento del bilancio – ma anche di metodologie specifiche, come il machine learning e la data science, che permettono una gestione dei processi aziendali ancora più intelligente e predittiva.

Parliamo insomma di una disciplina complessa: l’EPM è in effetti in continua evoluzione, ma la sua applicazione offre alle imprese un vantaggio competitivo da non sottovalutare.

CPM, BPM e EPM: l’evoluzione dell’approccio Gartner

In origine, nel 2001, l’Enterprise Performance Management veniva definita Corporate Performance Management, ovvero CPM. Era questa la denominazione decisa da Gartner Inc. per racchiudere l’insieme di metodologie e pratiche sviluppate proprio dalla società di consulenza per una migliore pianificazione finanziaria.

In seguito, l’approccio CPM ha lasciato il posto al Business Performance Management, o BPM. Qual è la differenza? Il BPM integra una componente di Business Intelligence, cioè di quei processi aziendali che ruotano attorno a raccolta e analisi dei dati.

Il termine EPM, invece, fa riferimento all’evoluzione più recente di questa disciplina. L’Enterprise Performance Manangement, infatti, guarda alle performance dell’intera azienda. Non si ferma soltanto all’aspetto finanziario: copre invece più di una funzione aziendale, come la produzione, le vendite, il marketing, la catena di approvvigionamento, ecc.

Va detto però che EPM, CPM e BPM vengono utilizzati spesso come sinonimi intercambiabili. In altre parole, chi è poco esperto di pianificazione strategica tende a cancellare le differenze tra questi diversi tipi di approccio.

Conoscere le diverse sfumature di ogni metodologia, però, ti permette di avere una visione di insieme che può fare la differenza in termini di successo e crescita aziendale.

Differenza tra ERP e EPM nella gestione aziendale

Un’altra differenza su cui è bene soffermarsi è quella tra ERP, o Enterprise Resource Planning, e EPM. Quando si parla di ERP, il riferimento più immediato è quello dei software ERP, cioè quegli strumenti informatici che aiutano le aziende a gestire risorse e processi interni.

Per spiegarlo in parole semplici, i sistemi ERP aiutano a gestire le attività aziendali; i sistemi EPM gestiscono invece le performance dell'azienda. Vedremo in seguito come.

Un software ERP in genere serve per la contabilità, per la gestione del magazzino, la programmazione dei pagamenti, ecc. Insomma per tutto quello che riguarda le risorse interne dell’azienda, e le sue esigenze di base.

Un software EPM, invece, ti suggerisce quale direzione prendere – cioè ti dice quale strategia di crescita è da considerare più efficace, più redditizia, più performante. In sostanza, è una tecnologia che migliora la qualità delle decisioni aziendali (e quindi delle performance aziendali), sulla base di quanto è stato fatto fino a quel momento e di cosa ha funzionato di più.

Cosa fa un software EPM, per definizione?

Quando parliamo di software EPM, in realtà intendiamo una suite di strumenti che integra diverse funzionalità su un'unica piattaforma. Così il software funziona come un sistema di comando e controllo centralizzato: raccoglie dati al suo interno, li trasforma in informazioni utili per il piano strategico.

Per garantirti un risultato efficace, un software EPM conta su alcune funzionalità chiave:

• monitoraggio dei dati
• analisi delle performance
• attività di forecasting
• pianificazione integrata
• definizione degli obiettivi
• operazioni di budgeting
• sistema di reportistica
• condivisione delle informazioni

Funzionalità che sono rese possibili grazie al supporto di tecnologie specifiche – come l’in-memory database che permette alle aziende di analizzare in tempo reale grossi volumi di dati, come il cloud e il machine learning.

Per spiegarlo in parole semplici, un software EPM contribuisce alla creazione di valore ottimizzando i processi di gestione interna. E ci riesce grazie all’integrazione di dati operativi e finanziari che aprono a una visione olistica dell’azienda, utile a muoversi con consapevolezza verso la crescita del business.

L’automatizzazione di processi come la creazione di budget o il reporting fiscale riduce la probabilità di errori e libera tempo prezioso per altre attività strategiche. Insomma, con un software EPM ottimizzi l'uso del tempo e delle risorse – e questo favorisce la crescita e il successo aziendale.

Si può utilizzare un foglio di calcolo gratuito per l’EPM?

In teoria sì, puoi utilizzare un foglio di calcolo gratuito (es. Excel) per alcune attività di base di EPM. Qualche esempio? Creazione di budget, gestione delle spese e monitoraggio dei flussi di cassa.

Non a caso, alcuni sistemi EPM offrono anche degli add-in per Excel, che agevolano le aziende nella gestione dei dati, soprattutto per quanto riguarda la creazione di report.

Tuttavia, un foglio di calcolo da solo non è sufficiente per l’EPM, e le ragioni sono diverse. Per esempio:

• nessun tipo di automatizzazione. I fogli di calcolo richiedono un'immissione manuale dei dati e l'esecuzione manuale di calcoli e report
• scalabilità impossibile. Se il volume e la complessità dei dati cresce, gestirli in un foglio di calcolo senza fare errori diventa di fatto impossibile
• scarso livello di sicurezza. I dati nei fogli di calcolo non sono protetti adeguatamente da accessi non autorizzati, così corri il rischio di perderli

Un foglio di calcolo gratuito per l'EPM può essere forse una soluzione accettabile soltanto per piccole aziende, magari appena nate, con esigenze semplici.

Best practice per l'implementazione di un software EPM

L'adozione di un software EPM rappresenta un passo strategico per le aziende, perché una soluzione EPM è in grado di rivoluzionare definitivamente la gestione aziendale. Tuttavia, perché l’implementazione del software si riveli di successo, serve una programmazione accurata e un’esecuzione diligente.

Quali sono, allora, le best practice da seguire?Ne abbiamo individuate quattro. Vediamole qui.

1. Valutazione e selezione

La prima cosa da fare è comprendere quali sono le esigenze della tua azienda e come gestisce i processi aziendali. In questo modo, potrai riconoscere i punti di forza e di debolezza della tua attività, individuando allo stesso tempo quelle aree che necessitano di miglioramento. In base a questa analisi, potrai selezionare la soluzione EPM più adatta alle tue necessità ma anche alle caratteristiche peculiari della tua azienda (es. le sue dimensioni, il settore di riferimento, ecc.).

2. Coinvolgimento del team

Altra tappa fondamentale è il coinvolgimento di tutti i dipendenti che si troveranno a utilizzare il software EPM. Può essere utile, a tal proposito, creare un team dedicato – composto da esperti interni e, se necessario, da consulenti esterni.

Inoltre non può mancare un percorso di formazione adeguato: per quanto intuitivi, i software EPM necessitano di competenze tecnologiche che non sempre i dipendenti hanno. La formazione dovrebbe essere specifica per le diverse funzioni aziendali, e quindi coprire tutti gli aspetti del software: dall'utilizzo delle funzionalità di base alla creazione di report complessi, e così via.

3. Manutenzione del software

Una volta implementato il software EPM, è importante assicurarsi che ci sia un supporto adeguato e una manutenzione costante, così da essere certi che tutto funzioni sempre per il meglio. Questo significa, per esempio, mantenere un contatto diretto con il customer service dell’azienda che ha sviluppato il software, ma anche effettuare aggiornamenti periodici per allineare le capacità del software alle nuove esigenze aziendali.

4. Monitoraggio dei progressi

Il monitoraggio dei progressi e delle prestazioni funziona come una bussola che permette di sfruttare al meglio le funzionalità di un software EPM. Questo lo si può fare definendo un set di metriche chiave (cioè di KPI), che misurino l'efficienza dei processi aziendali, la qualità dei dati finanziari e l'utilizzo del software EPM.

La raccolta di dati basati su questi indicatori fornisce, infatti, una mappa dettagliata dei progressi compiuti, e quindi consente a chi lavora in azienda di valutare l’impatto del software EPM e quindi ottimizzare la sua implementazione (vedi punto 3).

Cerchi una soluzione semplice per il tuo reparto finance? Prova il software di gestione della tesoreria Agicap!

Un software EPM porta alle aziende vantaggi innegabili, in termini di pianificazione integrata delle risorse. Come abbiamo già detto, questi tipi di software offrono una vasta gamma di funzionalità – tra cui budgeting, forecasting, reporting, analisi e consolidamento.

Eppure non sempre sono la soluzione migliore.Prima di adottare un software EPM, dovresti considerare infatti alcuni aspetti importanti. E cioè:

• sono strumenti molto costosi
• non è facile utilizzarli
• richiedono competenze specifiche
• vanno aggiornati periodicamente
• prendono tempo e risorse in fase iniziale

Per questo, sono migliaia le aziende che oggi preferiscono un software di tesoreria come Agicap. Con Agicap, infatti, il tuo team finance avrà un supporto completo nella pianificazione finanziaria della tua attività, senza il ricorso alle tecnologie complicate delle soluzioni EPM.

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Inoltre, grazie a Agicap potrai automatizzare quasi tutti gli aspetti della gestione finanziaria, per esempio i pagamenti o gli incassi, le spese dei dipendenti, il debito residuo e la liquidità in eccesso.

Ma non è tutto! A differenza delle soluzioni EPM, Agicap è facile da usare e nell’abbonamento è inclusa un’assistenza costante: il nostro team di customer success saranno sempre al tuo fianco per aiutarti a sfruttare al meglio tutte le funzionalità del software.

Con Agicap avrai quindi un’alternativa flessibile, facile e scalabile pronta ad adattarsi alle esigenze della tua attività.

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