Scadenzario pagamenti: come organizzare le scadenze in modo efficace

Lo scadenzario pagamenti è uno strumento molto utile per organizzare le scadenze e non perdersi nulla. In questo articolo vediamo innanzitutto cos'è, ma anche con che criteri organizzarlo, come compilarlo e cadenzarlo, oltre naturalmente a capire quali strumenti digitali possono darci una mano.

Iniziamo naturalmente con la definizione di scadenzario, che probabilmente già conosci: è un registro dove poter scrivere tutte le scadenze relative sia ai pagamenti da effettuare sia da incassare. L'obiettivo è naturalmente quello di non perdersi alcuna scadenza e, contemporaneamente, non rischiare di pagare due volte o dimenticarsi una certa somma da esigere da un fornitore, ad esempio.

Annotare le scadenze è certamente utile, ma nel tempo è cambiato moltissimo il nostro modo di farlo... vediamo come farlo in maniera comoda ed efficiente nel 2024.

Dove scrivere tutte le scadenze fiscali, di pagamento fornitori e clienti?

L'idea di uno scadenzario è proprio quella di concentrare tutte le informazioni importanti in un unico posto, in genere online. Come vedremo successivamente, lo scadenzario cartaceo (come era originariamente) è ormai superato e si preferisce optare per soluzioni digitali più semplici da correggere, da aggiornare e da condividere con le figure interne all'azienda.

Quando parliamo di scadenze, facciamo riferimento sia alle scadenze fiscali, sia alle scadenze di pagamento in entrata e in uscita. Possiamo quindi dividere lo scadenzario in sezioni, ad esempio con un criterio simile a questo:

• Scadenze fiscali: questa sezione reca tutte le scadenze fiscali più importanti, come ad esempio l'IVA e le imposte ricorrenti, ma anche i costi relativi ai dipendenti (come i contributi previdenziali) e le scadenze specifiche legate a determinate procedure effettuate attraverso l'Agenzia delle Entrate che, se non gestite correttamente, rischiano di finire nel dimenticatoio;
• Scadenze di pagamento dei clienti: in questo caso parliamo di una scadenza di un incasso, dunque in realtà c'è ben poco da ricordare se non un promemoria nel caso in cui il cliente sia in ritardo con il pagamento. In questo caso, si può pensare anche di automatizzare il sistema con una mail di promemoria il giorno prima o il giorno stesso;
• Scadenze di pagamento dei fornitori: in questo caso è chiaramente l'azienda a dover pagare ed è molto importante farlo con puntualità e precisione. Tante aziende, infatti, sottovalutano questo aspetto e finiscono per avere cattivi rapporti con alcuni fornitori semplicemente per qualche giorno di ritardo e qualche distrazione. Uno scadenzario preserva le relazioni con i fornitori, ricorda i pagamenti da effettuare e permette anche di ottimizzarli (magari mettendo tutte le scadenze nello stesso giorno o comunque ravvicinate).

Questo è un primo step di partenza della struttura dello scadenzario, ma vediamo ora perché conviene farlo online e non (solo) cartaceo.

Come compilare uno scadenzario aziendale online? Il cartaceo è superato

Compilare uno scadenzario è in realtà molto semplice, la parte più importante consiste sicuramente nell'organizzazione: uno scadenzario organizzato in maniera semplice e intuitiva può contenere anche poche informazioni e sarà facile da aggiornare e consultare; uno scadenzario disordinato e poco maneggevole diventa un'arma a doppio taglio, perché non raggiunge il suo intento, anche se magari contiene tutti i dettagli possibili.

In linea di massima, per ogni voce di pagamento dovrebbe contenere:

• la data del pagamento, con distinzione di data di emissione e scadenza (se c'è);
• l’importo da incassare dal cliente o da incassare dal fornitore;
• il numero del documento identificativo, come ad esempio una fattura o una ricevuta;
• l'anagrafica del fornitore o del cliente,
• il metodo di pagamento se necessario, ad esempio se un'azienda ne richiede uno in particolare;
• la data effettiva in cui deve avvenire il pagamento;
• eventuali azioni da svolgere post-pagamento o ricorrenze di pagamento (magari avviene tutti i mesi nello stesso giorno).

Bisogna tener presente che ogni azienda ha le proprie caratteristiche e, in funzione anche del settore e delle dimensioni dell'azienda, può cambiare tutto. In linea di massima è buona cosa "standardizzare" i pagamenti: ad esempio mettersi una data per pagare tutte le fatture del mese o per incassare tutte le fatture relative a un certo progetto e così via.

Come ormai specificato più volte, è necessario più che altro un criterio organizzativo. Quale sia dipende moltissimo dall'azienda stessa.

Come ricordare le scadenze di tutte le fatture? Programma settimanale, mensile e trimestrale

Un elemento apparentemente trascurabile, ma importante nell'organizzazione di uno scadenzario, è proprio quello relativo alle ricorrenze. Un po' come facciamo per il nostro calendario personale con tool come Google Calendar, possiamo impostare in molti casi delle date di pagamento o riscossione che si ripetono nel tempo.

Come detto nel precedente paragrafo, questa ricorrenza aiuta a ricordare tutte le date più importanti e a standardizzare il meccanismo di pagamento. L'ufficio amministrativo o la persona che se ne occupa potrà così avere un modus operandi sempre uguale senza perdere alcuna data di scadenza. Anche un foglio di calcolo con totali e parziali può aiutare molto, costituendo una prima nota (lo step precedente ad un vero e proprio registro contabile) dei pagamenti effettuati e ricevuti nel momento in cui si realizza il movimento bancario.

In questo senso, può essere un buon consiglio quello di dividere le scadenze per ricorrenza: alcune sono settimanali, altre mensili ed altre ancora trimestrali o addirittura semestrali o annuali. Ciò permette di avere una struttura fissa e il rischio di dimenticare qualche data di scadenza si abbassa notevolmente.

Inoltre, diamo un piccolo consiglio anche per i liberi professionisti titolari di Partita IVA: anche se le scadenze e le fatture sono certamente meno, ottimizzare il proprio calendario anche dal punto di vista dei pagamenti è un ottimo modo per non perdere alcuna data di scadenza e non rischiare di compromettere relazioni lavorative per qualche banale dimenticanza.

Software Agicap: perché anche per lo scadenzario Excel non basta

Quando si parla di registri, pagamenti e scadenze è importante innanzitutto curare la sicurezza dei dati, perché nel 2024 questo è uno dei grandi temi che aziende grandi e piccole non possono sottovalutare.

Non solo per non diffondere dati privati, ma anche e soprattutto per non perderli. Perdere dati nel corso dei propri processi amministrativi e contabili è davvero pericoloso e porta tra le conseguenze il mancato rispetto delle date di scadenza.

In questo senso, è molto importante anche tenere sotto controllo e analizzare in maniera ricorrente il cash flow aziendale, in modo da prevedere i flussi futuri e sapere perfettamente di essere in grado di far fronte alle varie spese da pagare.

Per fare ciò, un semplice file Excel non basta, ma può essere utile ricorrere a uno strumento come Agicap, il software per la gestione del cash flow che permette di avere sempre sotto controllo le entrate e le uscite della propria azienda e di disporre in ogni momento di dati precisi e aggiornati da poter utilizzare nel processo decisionale.

Grazie a Agicap è fattibile non solo monitorare con precisione il flusso di denaro nelle casse aziendali, ma anche effettuare proiezioni future fino a 12 mesi per guidare le decisioni aziendali. Agicap si sincronizza inoltre con gli strumenti di gestione e fatturazione già utilizzati, consentendo una gestione centralizzata. Altre funzionalità di Agicap includono la rapida generazione di report e la configurazione di notifiche per i pagamenti, per non perdere alcuna scadenza importante.

Per sperimentare direttamente tutti i benefici di Agicap, richiedi ora la prova gratuita per scoprire come funziona il software e come può aiutarti a 360° nella gestione aziendale.