Note spese, questo modello Excel ti semplifica il lavoro

In azienda siete ormai sommersi da ricevute, giustificativi e annotazioni? Gestire le note spese in Excel è sicuramente la strada migliore. Un modello Excel ben strutturato può infatti trasformarsi in un alleato prezioso se hai bisogno di un metodo veloce per semplificare il tuo lavoro – e questo nonostante tutti i suoi limiti! In questo articolo scoprirai com’è fatto un modello di note spese efficace, ma potrai anche scaricare gratuitamente un template infallibile per la gestione delle spese dei dipendenti.

Perché dovresti compilare le note spese in Excel?

Lo saprai già: la nota spese è un documento contabile di cui non puoi fare a meno se hai dipendenti che anticipano le spese aziendali in attesa di un rimborso.

La nota spese infatti, insieme ai giustificativi (cioè gli scontrini, le ricevute, ecc.) sono la prova tangibile che esiste una spesa da rimborsare, perciò consentono una gestione delle spese aziendali fluida, senza troppi errori.

Fino a poco tempo fa, le note spese erano semplici documenti cartacei: moduli da compilare su pagine fisiche da conservare, cioè in altre parole un enorme spreco di carta e di spazio tutto a carico dell’azienda.

Ma sappiamo come sono cambiate le cose nel tempo: oggi la digitalizzazione dei processi si fa sempre più diffusa nelle aziende italiane, e attecchisce di più se porta un risparmio immediato – come accade quando si elimina definitivamente il cartaceo dai nostri strumenti.

Compilare le note spese in Excel rappresenta una sorta di step intermedio. Più che di digitalizzazione, in questo caso è più corretto parlare di dematerializzazione: una gestione delle note spese virtuale, che consente di archiviarle su un computer aziendale, su un server o un cloud, così da semplificarne la conservazione e la consultazione.

In Italia, la dematerializzazione delle note spese è non solo consentita, ma anche consigliata. L’Agenzia per l’Italia Digitale, per esempio, ha sviluppato il Codice dell’Amministrazione Digitale – un testo unico che, pur essendo rivolto alle realtà della pubblica amministrazione, getta le basi per una contabilità informatizzata, nel rispetto di alcuni parametri che vedremo in seguito.

È vero, la compilazione delle note spese in Excel è – come abbiamo detto – uno step intermedio, forse solo un primo passo. Ma è un passo concreto verso una gestione snella della contabilità, digitale e smart come dovrebbe esserlo al giorno d’oggi.

Come si compila una nota spese dematerializzata?

Prima di proporti un modello di nota spesa, è bene spendere due parole su come si compila una nota spese dematerializzata, che sia in Excel (lo strumento preferito dalle aziende) o anche in Word.

Se è vero che la normativa si muove – anch’essa – nella direzione di una gestione digitale dei processi aziendali, è vero anche che impone certi requisiti di ammissibilità, cioè degli elementi che danno valore legale al documento dematerializzato.

In buona sostanza, come deve essere una nota spese dematerializzata perché sia data per buona?

Secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale, qualsiasi documento contabile informatico deve rispettare almeno quattro parametri, e cioè deve essere:

• completo
• immodificabile
• autentico
• leggibile

In più l’Agenzia delle Entrate, nella risposta 388/2019, suggerisce anche di aggiungere un file immagine del giustificativo – da inviare come allegato via email o caricandolo su un cloud.

Compreso questo, è chiaro che qualsiasi modello di nota spese è valido, purché contenga tutti i dati utili e sia facilmente esportabile in un documento statico – per esempio un PDF.

Quali voci includere nella nota spese, su Excel o Word?

A prescindere dallo strumento che utilizzerai per la tua nota spesa dematerializzata, devi comunque includere alcune voci specifiche – cioè campi da compilare che ti serviranno poi nella gestione dei rimborsi ai dipendenti. Quali sono queste voci?

• riferimenti all’aziendanome, ragione sociale, sede, partita iva, ecc.
• numero nota spesa
• luogo e data
• nome del dipendente
• motivo della spesa
• natura e importo della spesaes. biglietto aereo di ## euro
• categoria di spesaes. spese di trasferta
• eventuali annotazioni

In calce al modello di nota spese, dovresti anche prevedere uno spazio per la firma digitale: ogni nota infatti va consegnata con apposita firma.

Una volta costruito il tuo modulo da compilare, potrai inviarne una copia ai dipendenti che ne hanno bisogno. Sarà il documento standard da utilizzare per avere il rimborso delle spese.

Come abbiamo accennato, non ci sono vincoli sullo strumento da utilizzare. Questo significa che può andare bene anche Word, o un software analogo. Tuttavia con Excel – che è, come sappiamo, un foglio di calcolo – hai il vantaggio della somma automatica, il che può essere utile se le spese da conteggiare sono più di una. È vero, la somma automatica non ti libera dal rischio di errori, ma sicuramente ti tornerà utile.

Ecco un modulo fac simile per il rimborso dei dipendenti

Se stai cercando un fac simile di nota spese da condividere con i dipendenti della tua azienda, puoi prendere ispirazione dal modello da compilare che trovi nell’immagine qui sotto.

Abbiamo inserito tutti i dati utili: i dettagli sull’azienda, la categoria di spesa, la data, l’importo, lo spazio per la firma del lavoratore. A te spetta il compito di replicare l’intero modello sul software che preferisci usare.

Quando allegare il giustificativo alla nota spese?

Il giustificativo è una componente essenziale nel processo di rimborso spese. Senza il giustificativo, sarebbe difficile verificare la veridicità delle spese sostenute, e quindi garantire all’intero processo il giusto livello di trasparenza.

Come abbiamo detto, l’Agenzia delle Entrate suggerisce di utilizzare un’immagine del giustificativo – vale a dire una scansione della ricevuta (scontrino, fattura, ecc.) o anche una foto scattata con uno smartphone.

Quello che conta è che la copia del giustificativo arrivi in amministrazione insieme alla nota spesa, per esempio in allegato alla email oppure caricata in una stessa cartella del cloud.

Non ci sono obblighi specifici sulle modalità: dopotutto la gestione delle note spesa è compito dell’azienda, che può impostarla secondo le modalità che preferisce.

Come si gestiscono le note spese su Excel?

La parte più complicata riguarda, però, proprio la gestione di tutte le note spese che i tuoi dipendenti ti inviano. La nota spese dematerializzata, infatti, ti agevola con l’archiviazione dei documenti; ma, se usi uno strumento base come Excel, non avrai mai contezza delle spese effettive.

Te lo spieghiamo meglio con un esempio.

Supponiamo che la tua azienda usi un server cloud per conservare tutte le note spese – inclusi i giustificativi. Periodicamente il reparto amministrativo le consulta, le verifica e poi fa partire il rimborso.

È un meccanismo semplice che, tuttavia, tralascia molti dettagli importanti. Tra cui, per esempio, l’impatto delle spese dei dipendenti sulla tesoreria dell’azienda. Del resto le spese dei dipendenti sono costi aziendali a tutti gli effetti, che meritano un monitoraggio attento e un’analisi costante.

Cosa significa tutto questo? Significa che la gestione delle note spese merita uno strumento a parte, come un software specifico o un file Excel tutto dedicato alle spese dei dipendenti.

Di software per le note spese ce ne sono diversi, e rappresentano in effetti la soluzione migliore. Eppure, un modello Excel di gestione note spese può funzionare come scelta* entry-level*, a costo zero, per muovere i primi passi nella direzione giusta.

Scarica gratis qui il modello base per gestire le note spese

Questo modello Excel di Agicap può darti una mano a monitorare le spese dei dipendenti in un unico foglio di calcolo. Come tutti i modelli Excel, ha un grosso limite e cioè: la compilazione manuale. In sostanza, per garantirti la massima efficacia di questo sistema, devi anche assicurarti di inserire – a mano, ovviamente – tutti i dettagli delle note spese ricevute.

Ciò nonostante, questo monitoraggio attento delle spese dei dipendenti ti spianerà la strada verso un controllo reale della tesoreria. Anche perché puoi personalizzarlo, e trasformarlo in una rendicontazione digitale di tutte le spese dell’azienda.

Scarica qui il modello Excel per gestire le note spese

Come potrai vedere, il modello è suddiviso in sette colonne – ognuna delle quali riporta una voce fondamentale per il controllo delle spese. E cioè:

• data della spesa
• fornitore
• descrizione della spesaes. alloggio o spesa di trasporto, etc.
• categorie di spesadefinite in base alle esigenze dell’aziendaes. spese di viaggio o spese dei dipendenti
• importo netto
• importo lordo
• link al giustificativo

Ogni riga corrisponde a una spesa, mentre in basso troverai una riga finale che riporterà il totale delle spese aziendali.

Come si registrano i rimborsi spese nel modello?

Se lo desideri, puoi aggiungere a questo modello una sezione dedicata ai rimborsi, o meglio un’ottava colonna dentro cui riportare una nota sul rimborso – es. programmato, già eseguito, e così via.

Ampliare così il modello può aiutarti ad avere un controllo ancora più attento delle spese dei dipendenti, un controllo che tenga conto anche dell’effettivo esborso.

Il vantaggio, da un punto di vista della gestione della liquidità, è enorme. Fai attenzione, però: con Excel devi sempre preoccuparti di compilare a mano ogni voce, inclusi gli aggiornamenti sui rimborsi. La sezione sui rimborsi può rivelarsi un’arma a doppio taglio per i datori di lavoro disattenti.

Ricorda: la soluzione migliore è sempre un software di gestione spese!

Se è vero che un foglio di calcolo può tornarti utile (specie se sei alle prime armi), è innegabile che un software per le note spese resta sempre la soluzione migliore.

Ecco per esempio alcuni dei benefici principali:

• elimina le attività manuali e azzera il rischio di errori, grazie alla compilazione automatica dei dati relativi alle spese;
• elimina la procedura di rimborso, soprattutto se ti offre anche carte di pagamento aziendali come fa Agicap;
• aumenta la visibilità delle spese totali, perché le monitora in tempo reale e ti aiuta a impostare budget e limiti;
• ottimizza i processi contabili, attraverso l’integrazione con software di contabilità già in uso nella tua azienda.

La grafica qui sotto riassume le differenze chiave tra software per note spese e gestione in Excel.

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Cerchi uno strumento facile e intuitivo per gestire le tue note spese? Agicap Spend Management è la soluzione che fa per te.

Grazie al nostro software, infatti, non hai solo accesso a una panoramica completa delle spese dei dipendenti (che saranno sempre disponibili, a portata di clic) ma puoi contare su una funzionalità unica: le carte di pagamenti aziendali.

Agicap Spend Management ti consente di emettere con facilità carte di pagamento fisiche e virtuali per i tuoi dipendenti. In questo modo puoi gestire, anche a distanza:

• abbonamenti e pagamenti online
• qualunque spesa di trasferta
• budget aziendali e limiti di spesa
• gli estratti conto dei pagamenti
• l’invio di tutti giustificativi

Agicap Spend Management è solo una delle diverse funzionalità offerte dalla suite Agicap, la soluzione più completa sul mercato per la gestione della tesoreria aziendale. Con Agicap puoi finalmente tenere sotto controllo tutta la liquidità aziendale, incluse le spese dei dipendenti.

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