Connettività ERP e conti bancari. Guida alle soluzioni migliori

Le sfide della gestione finanziaria su ERP

Se è vero che i software ERP hanno un impatto significativo su efficienza e performance aziendali, quando entra in gioco la gestione della liquidità la situazione cambia radicalmente. Perché i dati finanziari non sono semplici dati aziendali; rientrano piuttosto nella categoria dei dati sensibili, e richiedono quindi un livello extra di sicurezza prima di essere condivisi. La comunicazione bancaria, oggi, è regolata quindi da protocolli specifici, che hanno il compito di azzerare il rischio di frodi o di dispersione dei dati così da garantire alle aziende – ma anche al privato cittadino – una gestione del denaro sicura e protetta. Qui sta la difficoltà nell’utilizzo di un sistema ERP per la gestione finanziaria. Come già saprai, gli ERP sono progettati per aggregare tutti i dati aziendali (es. i dati relativi al magazzino) su un’unica piattaforma. La raccolta di dati può avvenire manualmente o tramite sincronizzazione automatica (es. con un terminal RF per scansionare la merce), agevolando così la pianificazione e l'esecuzione delle attività (es. il trasferimento della merce da un magazzino all’altro).

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Tuttavia, nel contesto della tesoreria aziendale, la situazione è più complessa. Un ERP facilita in effetti l'aggregazione dei dati, ma per la raccolta di informazioni e la programmazione delle attività finanziarie (es. gli ordini di pagamento) serve una comunicazione bancaria conforme ai protocolli in vigore. Vediamo, allora, in che modo puoi connettere ERP e banca per consentire alla tua azienda uno scambio fluido (e sicuro) dei dati finanziari.

Soluzioni per connettere il tuo ERP e la banca

Le soluzioni per connettere il tuo ERP con i conti bancari sono molteplici, ma tutte riconducibili a tre metodi, e cioè:

• il metodo tradizionale con Excel
• la connessione diretta con i conti bancari
• un software di connettività bancaria

Qui sotto li analizzeremo uno per uno, valutando anche i pro e i contro di ciascun metodo.

Carica i dati manualmente su Excel

L’uso di Excel è tipico delle imprese ancora poco digitalizzate. In generale, i fogli di calcolo sono lo step che precede una totale digitalizzazione. Questo vale anche per le aziende che hanno già adottato un sistema ERP. Come accennato prima, i software ERP mostrano dei limiti evidenti sul piano della gestione finanziaria. Di conseguenza, per sfruttarne appieno le potenzialità, è necessario intervenire direttamente sul software e integrare così le funzionalità relative alla tesoreria. Non tutte le aziende, però, dispongono di un reparto IT altamente qualificato. Per questo spesso ripiegano sul download manuale dei dati bancari, come gli estratti conto, che vengono poi inseriti manualmente in Excel.

Si tratta di una procedura abbastanza “grezza”. Il caricamento manuale dei dati rallenta i tempi di monitoraggio e analisi della liquidità. Spesso le aziende si appoggiano su diversi conti bancari, magari anche distribuiti su più banche – il che allunga ulteriormente i tempi di recupero dei dati, e quindi anche di caricamento. In più, la procedura manuale aumenta il rischio di errore umano come può succedere quando, per esempio, dimentichi di aggiornare il file. Un foglio di calcolo poi non permette di eseguire tramite ERP attività specifiche, come i pagamenti in tempo reale. In fondo, Excel è soltanto una piattaforma di calcolo e archiviazione dei dati: il sistema ERP che se ne avvale non può di certo andare oltre queste funzionalità.

Nonostante tutto, si tratta di un approccio ampiamente adottato e, principalmente, per due motivi: è gratuito e sembra più semplice di tante altre soluzioni, anche se – in effetti – non lo è.

Connetti direttamente il sistema ERP alla banca

La connessione diretta alla banca, quindi senza intermediari, è il metodo preferito delle aziende con un reparto IT solido e che già utilizzano un software interno sviluppato in-house. In pratica, si tratta di customizzare il sistema ERP – cioè di personalizzarlo ed estenderlo – per adattarlo al tipo di connettività utilizzata dagli istituti bancari. Nel contesto della comunicazione bancaria, infatti, gli istituti possono avvalersi di diverse soluzioni, come per esempio:

• il metodo H2H
• il network CBI
• il network SWIFT
• le API proprietarie
• l’open banking

Ogni banca è libera di decidere in autonomia quale modello applicare, e dunque non esiste una soluzione univoca per tutti. Di conseguenza, la scelta di customizzare il software ERP per adeguarlo alle banche non è mai davvero conveniente – a prescindere dal livello di preparazione degli sviluppatori aziendali.

Questo vale soprattutto per grandi aziende, gruppi societari e multinazionali, con attività finanziarie distribuite su più banche e magari anche in diversi Paesi. In situazioni come queste, riuscire a connettere gli ERP direttamente alla banca può rivelarsi problematico, perché significa:

• adeguarsi ai protocolli di ciascuna banca
• attendere il tempo necessario per l’approvazione
• “aggiustare” il sistema in caso di aggiornamento delle disposizioni normative

In sostanza, la connessione diretta comporta sempre un enorme dispendio di tempo e denaro. Per questo molte aziende hanno iniziato a valutare soluzioni alternative.

Scegli un software che comunica con le banche

L’introduzione di software di connettività bancaria ha permesso di semplificare il collegamento tra ERP e banche, trasformandolo in una procedura accessibile anche alle aziende meno esperte. Si tratta di un’alternativa “comoda”: tocca infatti al software provider curare gli aspetti più tecnici della connessione con la banca – tra cui l’accesso alle informazioni, la crittografia dei dati, l’adeguamento ai protocolli di sicurezza e così via. Per le aziende questo significa beneficiare di una soluzione pronta all’uso, adatta a qualsiasi sistema ERP. Una soluzione che è anche multi-banking, e che consente una connessione immediata con qualsiasi banca attualmente operativa. Di fatto, un software di connettività bancaria funziona come un ponte virtuale che agevola lo scambio di informazioni e transazioni tra banca e azienda, tra banca e ERP. Operazioni come analisi del cash flow, previsioni di cassa, riconciliazione dei conti, e persino l'esecuzione di pagamenti, vengono svolte in automatico – il che riduce il tempo e le risorse da dedicare alla gestione della tesoreria.

In sostanza, con un software dedicato ottieni una panoramica completa e aggiornata dei flussi di cassa, delle transazioni e dei saldi bancari, in tempo reale e da un unico punto di accesso. Questo significa anche gestire un flusso di lavoro unificato che:

• elimina il rischio di scostamenti nei dati
• si muove in conformità con le normative vigenti
• ti fa risparmiare tempo e risorse finanziarie
• ti permette di concentrarti su attività strategiche

In sintesi, integrare un software di connettività bancaria al tuo sistema ERP ti apre la strada verso una gestione finanziaria efficiente, sicura e a portata di mano.

Come scegliere la soluzione più efficace per te

Tre opzioni quindi, ognuna con pro e contro da valutare. Come si arriva alla soluzione migliore? Il primo passo è individuare quali sono le caratteristiche e le esigenze specifiche della tua azienda. Puoi iniziare ponendoti alcune di queste domande:

• si tratta di una piccola o una grande azienda?
• quante transazioni gestisci giornalmente?
• hai più di una sede o filiale?
• i tuoi conti sono sparsi su più banche?
• puoi contare su un reparto IT solido?
• qual è il tuo budget per questa attività?

Considera questo: i metodi che ti abbiamo proposto sopra (caricamento manuale su Excel, connessione diretta o uso di un software di connettività bancaria) sono tutti metodi funzionali. Alcuni però lo sono più di altri, specie se la tua azienda risponde a caratteristiche specifiche.

Facciamo un esempio. Se hai una piccola azienda che utilizza un unico conto bancario e registra un volume basso di transazioni, la scelta di Excel può rivelarsi comoda – nonostante i suoi limiti. Excel infatti è gratuito e si presta bene in contesti operativi “semplici”, anche se ti espone sempre al rischio di errori di calcolo e compilazione. D’altro canto, se ti occupi di una grande azienda che si appoggia a diverse banche, magari anche estere, avrai bisogno di una soluzione avanzata che sia in grado di gestire con efficacia le esigenze complesse della tesoreria. In questa prospettiva, la connessione diretta è certamente la scelta più adeguata, a patto di poter contare su sviluppatori esperti e risorse finanziarie a sufficienza. La scelta migliore rimane quindi un software di connettività bancaria, e questo a prescindere dal volume di operazioni bancarie dell’azienda e dalle competenze informatiche dei suoi dipendenti.

Un software dedicato, infatti, conviene in termini di budget, perché ha costi di implementazione e adeguamento ridotti (tradotto: non dovrai ricorrere a un team di sviluppatori interni o esterni). Conviene in termini di tempo, perché risponde in automatico ai protocolli bancari, network operativi e sistemi ERP. Infine, conviene in termini di efficienza, perché ti permette di automatizzare il controllo di cassa e le operazioni di riconciliazione bancaria utili a una gestione di tesoreria senza intoppi.

In definitiva, un software di connettività bancaria rappresenta la soluzione ideale per le aziende di tutte le dimensioni che vogliono ottimizzare la tesoreria, aumentare la produttività dei dipartimenti e migliorare le performance complessive.

Con Agicap ti connetti alle banche in pochi clic

Agicap è un software di gestione della tesoreria che ti offre una connettività bancaria di ultima generazione. Il software, infatti, si integra perfettamente con il tuo sistema ERP e ti aiuta a gestire le tue finanze in modo efficiente e sicuro, senza bisogno di competenze informatiche avanzate.

In sostanza, grazie a Agicap puoi:

• collegare i tuoi conti bancari in pochi clic
• automatizzare la riconciliazione bancaria
• monitorare il cash flow in tempo reale
• eseguire pagamenti e bonifici in sicurezza
• gestire su conti bancari su un’unica dashboard

Il tutto nel rispetto delle normative vigenti, e con il supporto di un sistema di sicurezza all’avanguardia. Se cerchi una soluzione che ti permette di risparmiare e – al contempo – di migliorare la produttività del reparto finanziario, pur mantenendo uno stretto controllo sulla liquidità, Agicap è il software che fa al caso tuo. Più di 7mila aziende in Europa utilizzano già Agicap per gestire e pianificare la liquidità dell’azienda. L’impatto sul workflow è stato rivoluzionario, come conferma Marcello Caroli, Accountant di miscusi: "Con Agicap, vi è un risparmio notevole di tempo per tutte quelle operazioni che prima potevano essere manuali, come ad esempio il download di tutti gli estratti conto delle banche. Definirei Agicap: intelligente, intuitivo e strategico."

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Riferimenti Report ISTAT, Imprese e ICT | Anno 2023, 20 dicembre 2023