Spend Management Software: Die 14 besten Tools für 2025
Der globale Markt mit Spend Management Software wächst bis 2027 um rund elf Prozent pro Jahr – diese Art von Software boomt also. Viele Unternehmen setzen auf eine solche Software, um ihre Ausgaben geordnet zu dokumentieren und jederzeit darauf zugreifen zu können. Das ist vor allem für Betriebe hilfreich, bei denen viele verschiedene Posten und Mitarbeiter:innen Ausgaben verursachen – beispielsweise, weil sie auf Reisen sind. In diesem Artikel stellen wir Ihnen sieben Tools vor, mit denen Sie Ihre Ausgaben tracken und auch analysieren können.
Was ist eine Spend Management Software?
Spend Management Softwares sind Tools, mit denen Unternehmen über eine zentrale Stelle alle ihre Ausgaben kontrollieren. Sie bietet Funktionen zur Überwachung, Analyse und Verwaltung sämtlicher Ausgaben. Ziel ist es, das Spend Management (Ausgabenmanagement) zu vereinfachen und so Transparenz über alle Ausgaben zu schaffen.
Was gibt es für Spend Management Softwares?
Bevor wir auf die Tools genauer eingehen, hilft eine Einordnung der Begrifflichkeiten. In der Praxis wird eine Spend Management Software auch als Expense Management Software oder Ausgabenmanagementlösung bezeichnet. Zwar gibt es hier und da marginale Unterschiede im Leistungsumfang – im Kern meinen aber alle Softwares dasselbe.
Auf dem Markt gibt es daher unter unterschiedlichen Bezeichnungen dutzende Anbieter, mit denen Sie Ihre Ausgaben sowohl erfassen als auch analysieren können. Alle vorzustellen, würde den Rahmen sprengen. Sie lernen daher 14 Spend Management Softwares kennen, die eine gute Bandbreite aller Lösungen abdecken. Günstige Softwares, teure Tools, Lösungen für das reine Management, Lösungen für die Analyse der Ausgaben – für jeden Anwendungsfall ist etwas dabei.
Die 14 besten Spend Management Softwares 2025 im Vergleich
Sie finden in der Tabelle eine Kurzübersicht aller 14 vorgestellten Tools, die wir Ihnen im weiteren Verlauf des Artikels im Detail vorstellen. Die Liste erhebt keinen Vollständigkeitsanspruch und ist auch nicht nach Leistungsumfang oder Ähnlichem geordnet.
Welche Software letztlich für Sie die beste Lösung ist, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Viele der Anbieter bieten kostenlose Testversionen oder geführte Demos an – nutzen Sie diese, um die für Ihre Zwecke am besten passende Spend Management Software zu finden.
Software | Beschreibung | Vorteile und Features | Unternehmensgröße |
|---|---|---|---|
Agicap | , die Liquiditätsverwaltung mit Spend Management
kombiniert, sodass Unternehmen ihre Ausgaben und Liquidität im Blick behalten können. Fokus auf Reportings und Analysen der Ausgaben (und Einnahmen) | Automatische Kategorisierung von Ausgaben, Liquiditätsprognosen, Szenario-Analysen, zentrales Dashboard zur besseren Übersicht, maßgeschneiderte Pakete für verschiedene Unternehmensgrößen | KMUs |
Expensify | Ausgabenmanagementlösung, die es Unternehmen einfacher machen soll, Belege zu erfassen und Geschäftsausgaben zu verwalten | One-Click-Ausgabenerfassung, Integration mit Buchhaltungstools, benutzerdefinierte Ausgabenreportings, automatisierte Genehmigungsworkflows, mobile App | KMUs, Große Unternehmen, Kleine Unternehmen, Freiberufler |
Spendesk | Ausgabenkarten in Kombination mit einfach zu bedienender Spend Management Software,
dadurch verbesserte Ausgabenkontrolle und Berichterstattung | Virtuelle und physische Karten für Mitarbeiter:innen, Echtzeit-Überwachung von Ausgaben, benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows, Integration mit Buchhaltungssystemen, Compliance-Berücksichtigung | KMUs, Große Unternehmen |
Rydoo | Reise- und Ausgabenmanagement-Tool, das den Prozess von der Buchung bis zur
Rückerstattung der Ausgaben an Mitarbeiter:innen vereinfacht | Digitale Belegerfassung und -sammlung, Echtzeit-Ausgabenüberwachung, Integration mit Buchhaltungstools, Compliance-Berücksichtigung, mobiler Zugriff, mehrsprachiger Support | KMUs, Große Unternehmen |
Zoho Expense | Spend Management Software als Teil einer großen ERP-Suite, die den gesamten Prozess
von Ausgabenerfassung bis -analyse umfasst | Intuitive Belegerfassung, mehrstufige Genehmigungsprozesse, Integration mit Buchhaltung und Banking, a npassbare Reportings und Analysen, mobile App | Alle Unternehmen, KMUs, Kleine Unternehmen, Freiberufler |
Pleo | Unternehmenskarten mit integrierter Spend Management Software, die das Ausgabenmanagement für alle Beteiligten vereinfacht | Echtzeit-Tracking aller Transaktionen, automatische Belegerfassung, spezifische Ausgabenlimits, Integration mit Buchhaltungssoftware, mobile App | KMUs, Kleine Unternehmen |
SAP Concur | Integrierte Software für Ausgabenmanagement, die volle Sichtbarkeit und Kontrolle
über Unternehmensausgaben bietet, vor allem für Konzerne interessant | Vollständige Integration mit SAP-Systemen, automatisierte Rechnungsverarbeitung, mobile Belegübermittlung, benutzerdefinierte Compliance-Regeln, umfassende Berichtsfunktionen | Große Unternehmen, Konzerne |
Pliant | Ausgabenmanagement-Software für Automatisierung und Optimierung aller Ausgabenprozesse. | Echtzeit-Transaktionsüberwachung, Ausgabenlimits für einzelne Mitarbeiter:innen und Teams, lässt sich nahtlos in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren, automatisierte Workflows und mobiler Zugriff | KMUs, Große Unternehmen |
Payhawk | Verwaltung von Firmenkarten, Spesenabrechnungen und Rechnungen, Integration mit
verschiedenen Buchhaltungssystemen, um den Finanzfluss zu optimieren | Physische und virtuelle Firmenkarten mit flexiblen Limits, automatische Erfassung und Kategorisierung von Belegen, Unterstützung für mehrere Währungen und internationale Transaktionen | KMUs, Große Unternehmen |
Moss | Software zur Verwaltung von Unternehmensausgaben, die sich auf die Automatisierung
und Vereinfachung von Spesenabrechnungen und Budgetkontrollen spezialisiert hat | Ausgabe von physischen und virtuellen Karten für Mitarbeiter:innen, Überwachung und Kontrolle der Ausgaben in Echtzeit, Kompatibilität mit gängigen Buchhaltungssystemen, Fehler in der Kostenabrechnung werden automatisch korrigiert | KMUs, Große Unternehmen |
Finway | Plattform für das Ausgabenmanagement, die bei der Digitalisierung und
Automatisierung von Finanzprozessen unterstützt, deckt den gesamten Prozess von der Antragstellung bis zur Zahlung ab | Automatische Rechnungserfassung via OCR-Rechnungserkennung, umfassende digitale Erfassung und Verarbeitung von Belegen, automatisierte Genehmigungsprozesse und Workflows | KMUs, Große Unternehmen |
circula | Ausgabenmanagement-Software, um Spesen- und Reisekostenabrechnungen
zu optimieren | Flexible Genehmigungsverfahren und die Wahl zwischen Kostenerstattung
und Kreditkarte, automatische Zuordnung von Einnahmen, Kostenstellen und Berechnung der VMA | KMUs, Große Unternehmen |
yokoy | All-in-One-Plattform für das Ausgabenmanagement, um Ausgabenprozesse effizienter zu gestalten | Automatische Erfassung und Verarbeitung von Ausgaben durch KI, Verwaltung von physischen und virtuellen Firmenkarten, nahtlose Integration in Buchhaltungs- und ERP-Systeme | Große Unternehmen, KMUs |
Soldo | Umfassende Lösung mit physischen Karten für volle Kontrolle und Transparenz
der Ausgaben, die in Echtzeit überprüft werden können | Physische und virtuelle Karten mit anpassbaren Limits, automatische Kategorisierung und Synchronisierung von Ausgaben, Verwaltung und Überwachung von Budgets auf Team- und Projektebene | KMUs, Freiberufler:innen |
Die 14 besten Spend Management Softwares vorgestellt
Agicap
Agicap ist ein Treasury-Management-Tool mit Funktionen für Cash und Spend Management, das vom gleichnamigen Anbieter aus Berlin am Markt etabliert wurde. Der Fokus der Software liegt auf Liquiditätsverwaltung und -analyse. Zudem bietet die Software Funktionen im Debitoren- und Kreditorenmanagement.
Wenn Sie Ihre Ausgaben effizient verwalten und tracken, Kategorien und Ihre Liquidität überwachen möchten, ist Agicap mit diesen Funktionen genau das richtige Tool für Sie:
- •
Anbindung von über 150 Finanztools und 3.000 Bankkonten zur Synchronisierung aller Ausgaben und Einnahmen
- •
Echtzeit-Überwachung aller Zahlungsströme inklusive automatisiertem Mahnwesen
- •
Zentrales Dashboard für Ausgabenberichte und -analysen
- •
Umfangreiche Szenario-Analysen
Zudem bietet Agicap hinaus weitere Features im übergeordneten Bereich Treasury Management, etwas eine Bank-ERP-Anbindung.
Expensify
Expensify ist eine in den USA ansässige und global angebotene Spend Management Software, die sich durch „One-Click-Ausgabenerfassung“ und die einfache Integration mit dutzenden Buchhaltungstools auszeichnet. Mit Expensify können Sie sämtliche Ausgaben verfolgen, benutzerdefinierte Reportings und Spesenabrechnungen für das Spesenmanagement erstellen sowie automatisierte Genehmigungsworkflows einrichten.
Spendesk
Spendesk kombiniert Ausgabenkarten für jede:n Mitarbeiter:in mit einem nutzerfreundlichen Software-Tool, um den gesamten Ausgabenprozess zu vereinfachen und zu digitalisieren. Mit virtuellen und physischen Karten, der Echtzeit-Überwachung von Ausgaben und benutzerdefinierten Genehmigungsworkflows bietet die deutsche Spend Management Software eine umfassende Lösung für Sie, wenn Sie Ihr Ausgabenmanagement smarter gestalten möchten.
Rydoo
Rydoo ist eine Spend Management Software, die mit intuitiver Oberfläche punkten kann. Zu den Funktionen zählen unter anderem eine digitale Belegerfassung, die Überwachung aller Ausgaben in Echtzeit und die Integration zahlreicher Finanz- und Buchhaltungssoftwares. Zudem bietet der Anbieter eine mobile App an.
Zoho Expense
Zoho Expense ist eine Tool-Ausprägung der Zoho Suite, die wiederum ein ganzheitliches ERP-System abbildet. Innerhalb dieses Kosmos ist Zoho Expense die Expense und Spend Management Software, mit der Sie sämtliche Ausgaben erfassen, verfolgen und analysieren können. Außerdem lassen sich andere Tool sowie Bankkonten in die Software integrieren, die auch eine mobile App bietet.
Pleo
Pleo ist als Business Spend Management Software bekannt für seine Firmenkarten mit verknüpfter Software, die das Ausgabenmanagement für alle Beteiligten vereinfacht. Mit Echtzeit-Transaktionsbenachrichtigungen, automatischer Belegerfassung und personenspezifischen Ausgabenlimits bietet Pleo eine innovative Lösung für die Abwicklung und auch Kontrolle sämtlicher Ausgaben in Ihrem Unternehmen.
SAP Concur
Der Name SAP dürfte beinahe allen ein Begriff sein, die sich mit ERP-Software auseinandersetzen. Mit SAP Concur bietet das deutsche IT-Unternehmen auch eine Spend Management Software an, die das Ausgabenmanagement vereinfachen soll. Rechnungen werden vom System automatisiert verarbeitet, über die Funktionen wie Concur Expense, Travel und weitere werden verschiedene Bereiche im Spend Management abgedeckt.
Pliant
Pliant bietet eine flexible Lösung für das Ausgabenmanagement, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten ist. Die Software ermöglicht die Verwaltung von physischen und virtuellen Firmenkarten, automatisiert Genehmigungsprozesse und integriert sich nahtlos in ERP- und Buchhaltungssysteme. Besonders hervorzuheben ist die Echtzeit-Überwachung von Transaktionen, die sofortige Einsicht und Kontrolle ermöglicht.
Payhawk
Payhawk ist eine umfassende Spend-Management-Plattform, die speziell für international tätige Unternehmen entwickelt wurde. Sie unterstützt Multiwährungstransaktionen, automatisiert die Belegerfassung und -kategorisierung und bietet ein zentrales Dashboard für detaillierte Berichte und Echtzeit-Transparenz. Die integrierte Rechnungsverarbeitung erleichtert zudem das Rechnungsmanagement.
Moss
Moss spezialisiert sich auf die Verwaltung und Automatisierung von Unternehmensausgaben und ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet. Die Plattform bietet die Ausgabe von physischen und virtuellen Karten, Echtzeit-Überwachung von Ausgaben und nahtlose Integration in Buchhaltungssysteme. Die benutzerfreundliche Oberfläche und starke Budgetkontrollfunktionen machen Moss attraktiv.
Finway
Finway unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung und Automatisierung ihrer Finanzprozesse. Die Plattform deckt den gesamten Ausgabenprozess ab, von der Antragstellung bis zur Zahlung, und bietet umfassende Transparenz und Kontrolle über alle Ausgaben. Besonders hervorzuheben sind die automatisierten Genehmigungsworkflows und die starken Budgetkontrollfunktionen.
Circula
Circula ist spezialisiert auf das Management von Spesen- und Reisekostenabrechnungen und bietet hierfür spezialisierte Tools. Die Software ermöglicht eine einfache Erfassung und Verarbeitung von Belegen über mobile Apps und stellt sicher, dass gesetzliche Vorschriften und Unternehmensrichtlinien eingehalten werden. Circula integriert sich nahtlos in bestehende Buchhaltungssysteme und bietet hilfreiche Compliance- und Belegverarbeitungsfunktionen.
Yokoy
Yokoy kombiniert künstliche Intelligenz und Automatisierung, um den Ausgabenmanagement-Prozess effizienter zu gestalten. Die Plattform bietet umfassende Lösungen für die Verwaltung von Firmenkarten, automatisiert die Verarbeitung von Ausgaben und integriert sich in ERP- und Buchhaltungssysteme. Die Echtzeit-Transparenz und der Einsatz von KI zur Automatisierung von Prozessen machen Yokoy besonders attraktiv für moderne Unternehmen, die flexible und zeitsparende Funktionen suchen.
Soldo
Soldo bietet flexible Kartenlösungen für Unternehmen, mit physischen und virtuellen Karten, die individuell angepasst werden können. Die Plattform automatisiert die Buchhaltung, unterstützt die Verwaltung von Team- und Projektbudgets und bietet umfassende Berichtsfunktionen. Soldo ist besonders geeignet für Unternehmen, die flexible Kartenlösungen und starke Budgetverwaltungsfunktionen benötigen.
Was versteht man unter Spend Management?
Spend Management steht für die ganzheitliche Verwaltung, Kontrolle und Optimierung der Ausgaben eines Unternehmens. Das schließt alle Prozesse ein, die mit dem Einkauf von Produkten und Dienstleistungen verbunden sind – von der Anforderung über die Genehmigung bis hin zur Bezahlung und Analyse der Daten.
Es fallen allerdings nicht nur klassische Kosten wie solche für Waren oder die Gebäudemiete in den Definitionsbereich – auch beispielsweise Reisekosten oder andere Ausgaben, die Mitarbeiter:innen tätigen, zählen dazu.
Spend Management zielt in diesem Rahmen darauf ab, die Effizienz der verknüpften Prozesse zu steigern, Kosten zu senken, die Compliance zu gewährleisten und die Transparenz über die Unternehmensausgaben zu erhöhen.
Da Verantwortliche mit manuellen Prozessen dabei oft an ihre Grenzen stoßen, kommen passende Softwarelösungen wie die, die wir Ihnen vorgestellt haben, zum Einsatz.
Spend Management Software vs. Expense Management Software
Spend Management und Expense Management Software werden oft synonym verwendet – auch von Softwareanbietenden. Streng genommen haben sie jedoch leichte Unterschiede.
Expense Management legt den Schwerpunkt auf die Verarbeitung und Kontrolle von Mitarbeiterausgaben wie Reisekosten und Spesen. Spend Management hingegen umfasst die ganzheitliche Verwaltung aller Ausgaben.
In der Praxis überlappen sich diese Bereiche häufig, weshalb beide Begriffe austauschbar im Softwarebereich eingesetzt werden.
Spend Management Software für Ausgabenmanagement: SaaS oder On-Premise?
Sie können Ihre Spend Management Software als SaaS- (Software as a Service) oder On-Premise-Lösung implementieren. Beide Ansätze haben ihre eigenen Vor- und Nachteile:
- •
SaaS: Bei der SaaS-Variante wird die Software online von Ihrem Anbietenden gehostet und bereitgestellt. Die Vorteile liegen in der schnellen Implementierung, niedrigeren Kosten und der Möglichkeit, jederzeit und überall Zugriff zu haben. Der große Nachteil: Sie brauchen jederzeit eine stabile Internetverbindung – zudem ist eine SaaS-Lösung aus Datenschutzsicht nicht immer unbedenklich.
- •
On-Premise: On-Premise-Lösungen werden auf Ihren eigenen Servern gehostet. Das gibt Ihnen mehr Kontrolle und Raum für Personalisierung – gleichzeitig ist der Aufwand (Anfangsinvestition, Wartungsaufwand, Implementierungszeit) deutlich höher.
Fazit: Business Spend Management Software zur besseren Übersicht
Ob Sie sich für eine der vielen verfügbaren Cloud- und damit SaaS-Lösungen oder eine On-Premise-Software entscheiden: Alle bieten im Normalfall ähnliche Funktionen, die Sie beim Management Ihrer Ausgaben unterstützen.
Wer einen Schritt weitergehen will und nicht nur seine Ausgaben tracken, sondern auch umfassend zur Liquiditätsplanung analysieren möchte, sollte auf ein Tool wie Agicap zurückgreifen. Es eignet sich als Ergänzung neben einer klassischen Spend Management Software ideal – probieren Sie es selbst aus!
