Procure-to-Pay (P2P): Erklärung, Funktionsweise und Vorteile

Wussten Sie, dass Unternehmen, die eine moderne Procure-to-Pay-Lösung implementieren, ihre Beschaffungskosten um bis zu 30 Prozent senken können? Der Grund: Procure-to-Pay (P2P) ist ein wertschöpfender Prozess, der den gesamten Beschaffungsprozess von der Bestellung bis zur Zahlung abdeckt. In diesem Artikel erfahren Sie, was Procure-to-Pay genau ist, wie es funktioniert und welche Vorteile eine digitale Lösung wie Agicap für Ihr Unternehmen bieten kann.

Definition: Was bedeutet Procure-to-Pay?

Procure-to-Pay (P2P), auch bekannt als Purchase-to-Pay, bezeichnet einen integrierten Prozess innerhalb des Beschaffungswesens, der alle Schritte von der Bedarfsermittlung bis zur endgültigen Zahlung an die Lieferanten umfasst.

Der P2P-Prozess umfasst mehrere Phasen:

• Bedarfsermittlung: Der Prozess beginnt mit der Identifikation eines Bedarfs an Waren oder Dienstleistungen. Das kann durch verschiedene Abteilungen innerhalb des Unternehmens geschehen, die spezifische Materialien oder Dienstleistungen benötigen.
• Bestellung: Nach der Bedarfsermittlung erfolgt die Erstellung und Genehmigung einer Bestellung. Diese wird dann an die Lieferanten übermittelt. In modernen P2P-Systemen erfolgt dieser Schritt oft elektronisch, was die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt.
• Bestellabwicklung: Die Lieferanten erhalten die Bestellung und beginnen mit der Erfüllung. Dieser Schritt umfasst die Bereitstellung der bestellten Waren oder Dienstleistungen innerhalb der vereinbarten Fristen.
• Wareneingang und -prüfung: Nach Erhalt der Waren oder Dienstleistungen erfolgt eine Prüfung, um sicherzustellen, dass die Lieferung den Anforderungen und Spezifikationen entspricht. Dieser Schritt ist wichtig, um sicherzustellen, dass nur ordnungsgemäß gelieferte und spezifizierte Artikel bezahlt werden.
• Rechnungsstellung: Die Lieferanten stellen eine Rechnung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen aus. Diese Rechnung wird vom Unternehmen überprüft und mit der Bestellung sowie dem Wareneingang abgeglichen.
• Zahlung: Nach erfolgreicher Prüfung der Rechnung erfolgt die Zahlung an die Lieferanten. Das kann je nach Zahlungsbedingungen und Vereinbarungen unterschiedliche Zeitspannen in Anspruch nehmen.

Wieso ein modernes P2P-System nutzen?

Die "2023 Procurement Value Measurement Study“ der Hackett Group zeigt, dass Inflation und Rezession die größten wirtschaftlichen Herausforderungen des Jahres 2023 waren. Diese Probleme betreffen auch die Beschaffungsorganisationen, die vor der Aufgabe stehen, ihre Kosten zu senken und den Wert ihrer Prozesse zu maximieren. In diesem Zusammenhang sind Kosteneinsparungen und Wertmessung alternativlose Faktoren für Ihren Erfolg.

Ein modernes Procure-to-Pay-System (P2P-System) bietet die notwendige Infrastruktur, um diesen Herausforderungen zu begegnen. Durch Automatisierung und verbesserte Transparenz steigert ein P2P-System die finanzielle Nachhaltigkeit und sichert langfristige Gewinne. Das zeigt, dass P2P-Systeme ihren Beitrag leisten, um wirtschaftliche Störfaktoren erfolgreich zu überwinden.

Wie funktioniert Procure-to-Pay (Purchase-to-Pay)?

Der Procure-to-Pay-Prozess beinhaltet mehrere Schlüsselphasen, die ineinandergreifen, um den gesamten Beschaffungszyklus wirkungsvoll und transparent zu gestalten. Jede Phase spielt dabei eine klare Rolle, denn Waren und Dienstleistungen müssen durch einen funktionierenden Cashflow terminlich bezahlt werden, um eine nahtlose Beschaffung zu gewährleisten.

Cloud-basierte P2P-Anwendungen, E-Procurement- und digitale Source-to-Pay-Lösungen garantieren die Infrastruktur, um den Beschaffungsprozess im gesamten Unternehmen umfassend zu steuern. Wir erklären Ihnen die einzelnen Schritte im Detail:

1. Bedarfsermittlung

• Analyse des Bedarfs: Identifizieren der benötigten Waren oder Dienstleistungen durch verschiedene Abteilungen.
• Genehmigung: Sicherstellen, dass der Bedarf durch das Management genehmigt wird, um unnötige Ausgaben zu vermeiden.

2. Lieferantenauswahl und Bestellung

• Lieferantenauswahl: Evaluieren und Auswählen geeigneter Lieferanten – basierend auf Kriterien wie Preis, Qualität und Lieferzeit.
• Bestellung: Erstellen und Übermitteln der Bestellung an die ausgewählten Lieferanten. In modernen P2P-Systemen erfolgt das in der Regel über E-Procurement-Plattformen, die den Prozess automatisieren und beschleunigen.

3. Wareneingang und Prüfung

• Wareneingang: Erhalt der bestellten Waren oder Dienstleistungen.
• Qualitätsprüfung: Überprüfen, ob die Lieferung den Spezifikationen entspricht. Das ist entscheidend, um sicherzustellen, dass nur einwandfreie Produkte bezahlt werden.

4. Rechnungsabgleich und -prüfung

• Rechnungsabgleich: Vergleichen der erhaltenen Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang.
• Genehmigung: Freigeben der Rechnung zur Zahlung, nachdem alle Angaben geprüft wurden.

5. Zahlung

• Zahlungsfreigabe: Genehmigen der Zahlung durch das Finanzmanagement.
• Zahlungsausführung: Durchführen der Zahlung an die Lieferanten gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen.

Vorteile einer Procure-to-Pay-Lösung

Die Digitalisierung des P2P-Prozesses bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Mit dem Einsatz einer Procure-to-Pay-Software profitieren Sie in erster Linie von den folgenden Aspekten:

• Reduzierung manueller Aufgaben: Durch den Einsatz von E-Procurement-Software werden viele manuelle Aufgaben automatisiert. Durch diese Automatisierung profitiert der Workflow und Fehler werden reduziert.
• Schnellere Transaktionen: Automatisierte Systeme können Bestellungen und Zahlungen schneller abwickeln – das hat einen positiven Effekt auf die Prozessdauer.
• Echtzeit-Überblick: Digitale Lösungen bieten Echtzeit-Daten über den gesamten Beschaffungsprozess. Das regelt in etwa Bestellanforderungen oder zeigt Probleme.
• Verbesserte Entscheidungsfindung: Transparenz, also der Zugang zu detaillierten Analysen und Berichten, hilft bei der strategischen Planung und Entscheidungsfindung.
• Optimierung der Ausgaben: Durch genaue Bedarfsanalysen und automatisierte Prozesse können Unternehmen ihre Ausgaben optimieren und Kosteneinsparungen erzielen.
• Vermeidung von Fehlern: Automatisierte Prüfungen und Zahlungsabgleiche minimieren das Risiko von Fehlern und Betrug.
• Zielführende Kommunikation: Digitale Plattformen erleichtern die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Lieferanten, das führt zu besseren Geschäftsbeziehungen.
• Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Ein gut funktionierendes P2P-System sorgt für pünktliche Zahlungen, was die Zufriedenheit der Lieferanten erhöht.

Beispiel: Procure-to-Pay mit Agicap

Ein konkretes Beispiel für die erfolgreiche Implementierung eines Procure-to-Pay-Systems ist Agicap. Wir bieten eine Softwarelösung, die speziell für die Optimierung des Cashflow- und Liquiditätsmanagements entwickelt wurde. Durch die Integration von Procure-to-Pay-Funktionen ermöglicht die Software eine nahtlose Verwaltung des gesamten Beschaffungsprozesses.

Unternehmen können ihre Ausgaben genauer steuern, die Zahlungsvorgänge automatisieren und eine präzise Liquiditätsvorschau erstellen. Die Lösung von Agicap zeigt, wie Unternehmen durch die Digitalisierung ihres P2P-Prozesses einerseits Kosten sparen und andererseits auch die gesamte Finanzplanung und -steuerung verbessern können.

Funktionen von Agicap als Procure-to-Pay-Tool

Agicap bietet eine Reihe von Funktionen, die es als potenzielle P2P-Anwendung attraktiv machen und sogar als Ersatz für traditionelle P2P-Systeme in Betracht gezogen werden können. Die Spezialisierung auf Liquiditätsmanagement, die einfache Integration und Nutzung sowie die automatisierte Datenaggregation machen Agicap zu einer leistungsstarken Spend Management Software für Unternehmen.

Als Grundlage für die Optimierung des Cashflows bietet es detaillierte Echtzeit-Einblicke in die finanzielle Situation. Die Plattform ist benutzerfreundlich und kann nahtlos in bestehende ERP- und Finanzsysteme integriert werden, was die Implementierung erleichtert.

Die Flexibilität und schnelle Anpassungsfähigkeit von Agicap an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens sind besonders in sich schnell verändernden Märkten von Vorteil, die seit der Corona-Pandemie zunehmend an der Tagesordnung stehen. Durch die Echtzeit-Überwachung von Finanzströmen und präzise Prognosen hilft Agicap Unternehmen, ihre Ausgaben zu planen und sicherzustellen, dass sie über ausreichende Liquidität verfügen, um ihre Verpflichtungen zu erfüllen.

Mit diesen Funktionen ergänzt Agicap traditionelle P2P-Systeme, indem es eine umfassendere Kontrolle und Optimierung des gesamten Beschaffungsprozesses ermöglicht und als moderne Prognosesoftware wirkt.

Weitere Vorteile von Agicap

• Umfassendes Finanzmanagement: Ergänzt P2P-Funktionen durch starkes Liquiditätsmanagement.
• Echtzeit-Überwachung und -Prognosen: Bietet präzise Daten zur Ausgabenplanung und Sicherstellung der Liquidität.
• Verbesserte Entscheidungsfindung: Bietet aktuelle und genaue Daten für fundierte Entscheidungen.
• Kostenkontrolle und Effizienzsteigerung: Automatisiert Finanzprozesse, reduziert manuellen Aufwand und Fehleranfälligkeit.

Durch diese Vorteile hilft Agicap Unternehmen, ihr Kosten- und Ertragsmanagement zu optimieren und ihre Liquidität wirkungsvoll zu verwalten. Während traditionelle Procure-to-Pay-Systeme den gesamten Beschaffungsprozess von der Bestellung bis zur Zahlung abdecken, bietet Agicap zusätzliche Tiefe und Präzision im Bereich des Finanzmanagements.

Fazit: Kosteneinsparungen durch einen modernen Beschaffungsprozess

Die Zukunft des Procure-to-Pay-Prozesses liegt in der vollständigen Integration digitaler Technologien. Unternehmen, die frühzeitig auf moderne P2P-Lösungen setzen, werden sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern.

Während sich die Konkurrenz weiterhin mit manuellen und ineffizienten Prozessen abmüht, können Sie durch die Implementierung einer Procure-to-Pay-Lösung wie Agicap Ihre Ressourcen besser nutzen, die Betriebskosten senken und die Lieferantenbeziehungen stärken.

FAQ: Meistgestellte Fragen zu Procure-to-Pay und Procure-to-Pay-Software

Was ist ein Procure-to-Pay-Prozess?

Ein Procure-to-Pay-Prozess umfasst alle Schritte von der Bedarfsermittlung über die Bestellung und den Wareneingang bis zur Rechnungsprüfung und Zahlung.

Was ist S2P?

Source-to-Pay (S2P) ist ein umfassender Prozess, der die Lieferantenauswahl (Sourcing) und das gesamte Beschaffungs- und Zahlungsmanagement integriert.

Was versteht man unter Purchase-to-Pay?

Purchase-to-Pay (P2P) ist ein Synonym für Procure-to-Pay und beschreibt den vollständigen Beschaffungszyklus von der Bestellung bis zur Zahlung.