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Rechnungsprüfung: Welche Stadien für Unternehmen wirklich wichtig sind

Die Rechnungsprüfung ist sowohl für große Unternehmen als auch für KMU ein wichtiger Bestandteil des Controllings. Aber wie lässt sich die Rechnungsprüfung effizient und genau erledigen? Wir erklären Ihnen die 3 wichtigsten Stadien der Rechnungsprüfung und zeigen Ihnen, wie Sie in diesem Bereich von der Digitalisierung profitieren – und warum Sie dadurch Ihre Kosten senken.

Inhalt:

Wer ist für die Rechnungsprüfung zuständig?

Für die Rechnungsprüfung ist normalerweise die sogenannte Kreditorenbuchhaltung zuständig. In ihren Arbeitsbereich fällt auch die Erfassung von Eingangsrechnungen und Gutschriften sowie die Verwaltung von offenen Posten.

Kleine und mittelständische Unternehmen haben aber oft nicht die finanziellen Mittel, eine eigene Kreditorenbuchhaltung einzusetzen. Deshalb wird die Rechnungsprüfung dort oft von der normalen Buchhaltung übernommen. Auch wenn es keine Kreditorenbuchhaltung gibt, ist es wichtig, dass die Rechnungsprüfung genau und regelmäßig erledigt wird.

Warum ist die Rechnungsprüfung wichtig?

Die Rechnungsprüfung ist wichtig, weil Rechnungen erst kontrolliert werden müssen, bevor sie kontiert und gebucht werden können. Nur wenn die Rechnung formell korrekt gestellt worden ist, kann der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.

Fehlerhafte Rechnungen können sogar dazu führen, dass Finanzbehörden die abgezogene Steuer wieder zurückverlangen. Das bedeutet: Wenn Pflichtangaben auf Rechnungen fehlen, können enorme finanzielle Nachteile entstehen, die sich natürlich auch auf die Liquidität Ihres Unternehmens auswirken.

Die 3 Stadien der Rechnungsprüfung

Die Rechnungsprüfung kann grob in 3 Stadien unterteilt werden: Sie beginnt als erster Schritt mit der formellen und sachlichen Prüfung. Anschließend kann die Rechnung zur Zahlung freigegeben werden.

1. Formelle Prüfung

Im ersten Stadium prüfen Sie, ob die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Das bedeutet, Sie müssen kontrollieren, ob alle Pflichtangaben vorhanden sind. Das sind gemäß § 14 Abs. 4 UstG folgende Angaben:

  1. Name und Anschrift der Liefernden/Leistenden
  2. UID-Nummer der Liefernden/Leistenden
  3. Name und Anschrift der Empfänger:in
  4. Fortlaufende Rechnungsnummer
  5. Datum der Rechnungslegung
  6. Datum der Lieferung/Leistung
  7. UID-Nummer der Empfänger:in (bei Gesamtbetrag über 10.000€ Reverse Charge/innergemeinschaftliche Lieferungen)
  8. Beschreibung der Lieferung/Leistung
  9. Entgelt für die Lieferung/Leistung
  10. Steuersatz
  11. Steuerbetrag
  12. Hinweis auf steuerliche Behandlung
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Im Zuge der formellen Rechnungsprüfung müssen Sie also darauf achten, dass alle formalen Merkmale erfüllt worden sind. Formal korrekte Rechnungen sind nicht nur für Sie als Empfänger:in wichtig, sondern auch für Ihre Kunden. Dadurch machen Sie ein gutes und seriöses Bild.

2. Sachliche Prüfung

Nach der formellen Prüfung kommen Sie ins nächste Stadium: die sachliche Prüfung. Diese Prüfung wird im Regelfall von derjenigen Person erledigt, welche die Rechnung ausgelöst und die Ware/Dienstleistung in Empfang genommen hat. Die sachliche Rechnungsprüfung dient zur Überprüfung, ob die Rechnung gerechtfertigt ist.

Das bedeutet konkret, es wird geprüft, ob die Leistung ordnungsgemäß und frei von Mängeln erbracht worden ist bzw. ob die Ware einwandfrei geliefert wurde. In diesem Schritt wird die Rechnung auch auf Rechenfehler geprüft. Es kann nämlich durchaus vorkommen, dass Einzel- und Gesamtpreise nicht übereinstimmen. Und als Unternehmen hat man auch ein natürliches Interesse daran, für Waren oder Dienstleistungen nicht mehr Geld zu bezahlen als nötig – das lässt sich mit der Rechnungsprüfung gewährleisten.

3. Freigabe und Zahlung

Nachdem alle Fragen mit den richtigen Personen geklärt worden sind, kommt man ins letzte Stadium der Rechnungsprüfung: Die Rechnung wird zur Zahlung freigegeben. Aufgrund der genauen Prüfung im Vorhinein kann in diesem Schritt die Rechnung guten Gewissens freigegeben werden. Bei größeren Rechnungsbeträgen können noch zusätzliche Genehmigungsschritte festgelegt werden.

Unser Praxistipp: Die Rechnungsprüfung und Freigaben können dank moderner Lösungen einfach digital abgewickelt werden. Manche Softwarelösungen ermöglichen es Ihnen sogar, Prüfschritte und Freigaberegeln nach den Erfordernissen Ihres Unternehmens festzulegen und zu automatisieren. Achten Sie bei der Auswahl der Software darauf, dass die gesamte Kommunikation rund um einen Beleg nachvollziehbar und damit prüfungssicher in dem System dokumentiert wird.

Worauf muss man bei der Rechnungsprüfung achten?

Nach § 14 UstG gilt jedes Dokument als Rechnung, das zur Abrechnung einer Lieferung oder Leistung verwendet wird. Es ist wichtig, dass Sie die einzelnen Stadien der Rechnungsprüfung genau erledigen. Außerdem gilt, dass Sie für jede Rechnung Folgendes gewährleisten müssen:

  • die Unversehrtheit des Inhalts
  • die Echtheit der Herkunft und
  • die Lesbarkeit des Dokuments

Rechnungen müssen demnach unveränderbar sein, es muss eine Sicherheit über die Identität des Rechnungsstellers herrschen und die Lesbarkeit der Rechnung muss ebenfalls gewährleistet werden.

Digitale Rechnungsprüfung: So profitieren Sie davon

Viele Unternehmen drucken erhaltene Rechnungen noch aus um Sie zu prüfen und für die Zahlung freizugeben. In einer Unterschriftenmappen wandern sie danach von einer Stelle zur nächsten. Die Durchlaufzeit eines Beleges ist dementsprechend hoch und ein aktueller Gesamtüberblick fehlt.

Moderne, digitale Lösungen zur Rechnungsprüfung und Freigabe bieten hier wesentliche Vorteile: Regelbasierte Prüf- und Arbeitsschritte automatisieren die Zuordnung und Verarbeitung der Belege im Team. Mit einem zielgenauen Rechte- und Rollensystem stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten nur die Informationen einsehen können, welche für die Bearbeitung relevant sind.

Features wie eine komplette Belegauslese durch KI und die automatische Zuordnung von Transaktionen zu Belegen reduzieren den manuellen Arbeitsaufwand auf ein Minimum Alle Arbeitsschritte und Freigaben werden zudem nachvollziehbar und prüfungssicher festgehalten.

Mit einer digitalen Rechnungsprüfung und -freigabe sparen Unternehmen Zeit und Kosten und erhöhen zugleich die Übersicht und Kontrolle über alle Belege. So kann sich Ihre Finanz-Team auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren. Eine digitale, tagesaktuelle Erfassung der Belege bietet Ihnen zudem eine ausgezeichnete Datenbasis für weitergehende Analysen und Planungen, etwa für eine Liquiditätsprognose.

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