Forderungsmanagement Software: Vergleich, Auswahlkriterien & Best Practices für den Mittelstand (2026)

Für viele mittelständische Unternehmensgruppen ist das Forderungsmanagement einer der größten Hebel, um Liquidität zu sichern, Finanzierungskosten zu senken und Risiken zu steuern. Gleichzeitig arbeiten Debitoren-Teams häufig noch mit Excel-Listen, manuellen Mahnläufen und unvollständig integrierten ERP-Systemen. In diesem Kontext gewinnt spezialisierte Forderungsmanagement Softwarelösung massiv an Bedeutung – insbesondere im Mid-Market-Segment.

Im Folgenden erhalten CFOs, VP Finance und Debitorenbuchhalter einen strukturierten Überblick: Was leistet eine moderne Forderungsmanagement Software, welche Auswahlkriterien sind für den Mittelstand entscheidend, wie unterscheiden sich relevante Lösungen und wie sieht ein praxisnaher Business Case aus?

Was ist eine Forderungsmanagement Software?

Unter einer Forderungsmanagement-Software versteht man eine spezialisierte, digitale Lösung, mit der Finanz- und Debitorenabteilungen den Einzug offener Rechnungen steuern und beschleunigen. Im Mittelpunkt stehen die Verwaltung offener Posten, die automatisierte Durchführung und Überwachung von Mahnprozessen sowie die Auswertung zentraler Kennzahlen wie DSO (Days Sales Outstanding) und Fälligkeitsstrukturen. Moderne Forderungsmanagement Software digitalisiert und automatisiert diese Schritte zunehmend – teils mit KI-gestützten Funktionen –, um Zahlungsziele konsequent durchzusetzen, den rechtzeitigen Zahlungseingang zu sichern und den Cashflow planbarer zu machen, ohne die Kundenbeziehung unnötig zu belasten.

Abgrenzung zu bestehenden Werkzeugen im Finanzbereich

Viele CFOs fragen sich, warum sie überhaupt eine eigenständige Forderungsmanagement Software benötigen, wenn bereits ein ERP- oder Buchhaltungssystem im Einsatz ist.

ERP-/Buchhaltungssoftware vs. Forderungsmanagement Software

ERP- und FiBu-Systeme bilden primär Belege und Buchungen ab (Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen). Eine Forderungsmanagement Software setzt genau hier an und steuert den aktiven Einzug: automatisierte Mahnläufe, Eskalationslogiken, Priorisierung nach Risiko und Cash-Impact, Dispute-Management sowie zielgruppengerechtes Reporting für Management und Banken. Vereinfacht: Das ERP „weiß“, dass eine Rechnung offen ist – die Forderungsmanagement-Software sorgt dafür, dass sie bezahlt wird.

Excel-basierte Prozesse vs. professionelle Lösung

Viele Mid-Market-Unternehmen arbeiten trotz ERP weiterhin mit Excel-Listen für Mahnläufe und Fälligkeitsanalysen. Diese Ansätze sind fehleranfällig, nicht in Echtzeit und stark personenabhängig. Eine professionelle Forderungsmanagement Software ersetzt solche Insellösungen durch automatisierte, regelbasierte Workflows, konsolidierte, tagesaktuelle Daten und klare To-do-Übersichten für das AR-Team.

Inkasso-Software vs. präventives, strukturiertes Mahnwesen

Inkasso greift in der Regel erst, wenn Forderungen bereits weit überfällig sind. Eine Forderungsmanagement Software adressiert das vorgeschaltete, präventive Feld: systematische Zahlungserinnerungen, abgestufte Mahnstufen, frühzeitige Klärung von Streitfällen und strukturierte Eskalation. Ziel ist, die Übergabe an Inkasso auf Ausnahmefälle zu begrenzen und den Großteil der Außenstände über professionelle, interne Prozesse einzuziehen.

Warum CFOs im Mid-Market eine Forderungsmanagement Software brauchen

Typische Herausforderungen im Forderungsmanagement

Laut der aktuellen Agicap-Marktstudie „State of Accounts Receivable Management 2025“ haben rund 78 % der deutschen CFOs mit Herausforderungen im Forderungsmanagement zu kämpfen. In mittelständischen Unternehmensgruppen mit mehreren Gesellschaften, ERP-Systemen und Bankkonten sind diese Herausforderungen im Debitorenmanagement oft strukturell:

Hoher manueller Aufwand in der Nachverfolgung: Mahnungen werden in Outlook verfasst, Wiedervorlagen in Excel geführt und Gesprächsnotizen dezentral dokumentiert. Das AR-Team bindet Kapazitäten in operativer Routinearbeit statt in Analyse, Kundensegmentierung oder gezielten Maßnahmen zur Verkürzung der Forderungslaufzeiten (DSO).

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• Unklare und inkonsistente Mahnprozesse: Ohne standardisierte, automatisierte Mahnlogiken hängt der Zahlungsfluss von persönlichen Routinen einzelner Mitarbeitender ab. Manche Kunden werden zu spät oder gar nicht erinnert, andere zu häufig oder zu scharf angeschrieben – mit entsprechend höheren Ausfallquoten und Abschreibungen.

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• Begrenzte Transparenz über DSO, Fälligkeitsstrukturen und Performance: CFOs erhalten vielfach nur periodische Auswertungen aus der Finanzbuchhaltung, die weder den Echtzeitstatus offener Posten noch die Wirksamkeit konkreter Collection-Aktivitäten abbilden. Fragen wie „Wo entsteht aktuell Risikokonzentration?“ oder „Welche Segmente zahlen systematisch schlechter?“ lassen sich nur eingeschränkt beantworten.

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• Fehlende Priorisierung nach Risiko und Cash-Impact: Ohne Scoring, Segmentierung oder Risikoindikatoren wird häufig „von Liste zu Liste“ gearbeitet. Welche offenen Posten den größten Einfluss auf den kurzfristigen Cashflow haben oder wo erhöhte Ausfallrisiken bestehen, bleibt unklar – mit entsprechend hohen DSO-Werten.

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• Liquiditätsdruck und höhere Finanzierungskosten: Verzögerte Zahlungseingänge führen zu Engpässen, die über Kontokorrent, Factoring oder kurzfristige Kreditlinien überbrückt werden müssen. Das treibt Finanzierungskosten und kann Covenants belasten, obwohl die eigentliche Stellschraube im Forderungsmanagement liegt.

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• Belastete Kundenbeziehungen: Ad-hoc-Mahnungen, wechselnde Ansprechpartner und uneinheitliche Kommunikation erzeugen Reibung auf Kundenseite. Zu späte oder zu aggressive Ansprache wirkt sich negativ auf die Geschäftsbeziehung und die Verhandlungsposition in künftigen Projekten aus.

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• Medienbrüche und Integrationsprobleme: Werden Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen nicht sauber und automatisiert aus den ERPs in das Forderungsmanagement übernommen, entstehen Doppelpflege, manuelle Workarounds und Fehler. In Gruppen mit mehreren ERP-Systemen potenziert sich dieses Problem und erschwert eine konsolidierte Sicht auf die Debitorenlage.

Strategische Vorteile einer professionellen Lösung

Eine moderne Forderungsmanagement Software adressiert diese Herausforderungen systematisch und wirkt damit direkt auf Cashflow, Working Capital und Finanzierungskosten:

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• DSO senken & Cashflow verbessern: Durch strukturierte Mahnprozesse, klare Priorisierung und transparente KPIs sinkt die DSO signifikant. Weniger Working Capital ist in Forderungen gebunden, der Bedarf an externer Finanzierung geht zurück. Ein Praxisbeispiel ist Nutrisens: Das Unternehmen konnte seine DSO um 14 % senken und gleichzeitig den Umsatz um 27 % steigern – unterstützt durch ein professionalisiertes Forderungsmanagement. Weitere Hebel und Best Practices sind im kostenlosen eBook „ Reduzieren Sie Ihre DSO und verbessern Sie Ihren Cashflow “ von Agicap zusammengefasst.

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• Planbare Liquidität: Verlässliche Zahlungsströme ermöglichen eine deutlich präzisere Liquiditätsplanung. Investitionen, Wachstumsvorhaben und Refinanzierungen von Verbindlichkeiten können auf Basis robuster Daten geplant werden.

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• Transparenz & Steuerbarkeit: Echtzeitansichten von offenen Posten, Aging, Mahnstatus und Collection-Performance schaffen eine gemeinsame Entscheidungsgrundlage für CFO, AR-Manager und Vertrieb.

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• Governance & Compliance stärken: Standardisierte, dokumentierte Prozesse mit Audit-Trail erleichtern interne und externe Prüfungen. Gleichzeitig lassen sich Konzernrichtlinien (z. B. Eskalationsregeln, 4‑Augen-Prinzip) sauber im System abbilden.

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• Stabile Kundenbeziehungen: Strukturiertes, professionelles Mahnwesen – mit abgestimmter Tonalität und Eskalationslogik – reduziert Konflikte. Streitfälle können sauber im Dispute-Management geführt und vom Standard-Mahnprozess ausgenommen werden.

Auswahlkriterien: Wie wählen CFOs die richtige Forderungsmanagement Software?

Mittelständische Unternehmensgruppen haben andere Anforderungen als Kleinstunternehmen oder reine Start-ups. Es geht weniger um einfache Mahnungen pro Gesellschaft, sondern um skalierbare, gruppenfähige Prozesse mit sauberer Integration in eine komplexe Systemlandschaft.

Die folgenden Kriterien dienen CFOs und AR-Managern als Checkliste für die Auswahl der passenden Softwarelösung.

Funktionale Anforderungen

Zentral sind dabei die Funktionsbereiche, die direkt auf Effizienz und DSO wirken:

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• Automatisiertes Mahnwesen: Konfigurierbare Mahnläufe mit E-Mail, Brief und Telefon, mehrstufige Eskalationsszenarien, mehrsprachige Templates und individuelle Anpassungen nach Kundensegment, Risiko oder Region.

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• Dispute-Management: Strittige Rechnungen müssen isoliert und gesondert behandelt werden können, ohne dass Standard-Mahnlogiken weiterlaufen. Tickets, Notizen, Zuständigkeiten und Fristen sollten im System dokumentiert sein.

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• DSO- und Fälligkeitsauswertungen: Drill-down-Funktionalitäten nach Kunde, Region, Vertriebseinheit oder Gesellschaft sind essentiell, um gezielte Maßnahmen abzuleiten und das Risiko über das Portfolio hinweg zu steuern.

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• Dashboard & Aufgabenmanagement: Das System sollte klar anzeigen, wer und wann welchen Kunden kontaktiert, welcher Kanal genutzt wurde und was der aktuelle Status ist. Idealerweise werden Aufgaben automatisiert generiert und priorisiert.

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• Berichte & KPIs: Standard-Reports zu überfälligen Salden, DSO und Collection-Performance sollten im Tool verfügbar, einfach filter- und exportierbar sein. Für CFOs ist zudem wichtig, dass diese Kennzahlen als Basis für Cashflow-Planung und Management-Reporting genutzt werden können.

Integration & Datenqualität

Ohne saubere Datenbasis ist jede Forderungsmanagement Software nur begrenzt wirksam:

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• Tiefe ERP-/FiBu-Integration: Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen sollten automatisiert aus Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics, DATEV, Sage oder anderen lokalen ERPs übernommen werden.

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• Anbindung an E‑Invoicing-Plattformen: Wo elektronische Rechnungsstellung bereits etabliert ist, sollte die Forderungsmanagement Software direkt auf diese Daten zugreifen und Mahnprozesse darauf aufbauen können.

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• Vermeidung von Doppel-Erfassung: Alle relevanten Stammdaten und Bewegungsdaten müssen aus den führenden Systemen stammen. Manuelle Uploads und parallele Datenpflege sind mittelfristig nicht tragfähig.

Die Bedeutung von Datengrundlage, Integration und Self-Service wird auch im CPM Trend Monitor 2026 von BARC und BPM Partners unterstrichen: In der Befragung von 989 Fach- und IT-Verantwortlichen gelten sauberes Datenmanagement, integrierte Plattformen und anwenderfreundliche Tools als wichtigste Basis für fundierte Entscheidungen – auch im Finanz- und Forderungsmanagement.

Usability & Arbeitsalltag im AR-Team

Eine benutzerfreundliche Oberfläche mit klaren To-do-Listen und intuitiven Workflows ist zentral, damit AR- und Credit-Teams schnell produktiv arbeiten können – ohne hohen Schulungsaufwand oder IT-Abhängigkeit. Gleichzeitig sollte die Lösung Zusammenarbeit unterstützen: Notizen, Aufgaben, Übergaben und die gemeinsame Bearbeitung von Debitoren sind insbesondere in verteilten Gruppenstrukturen entscheidend.

Skalierbarkeit & Sicherheit

Schließlich müssen Mid-Market-Lösungen gruppenfähig, sicher und regulatorisch sauber sein:

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• Multi-Entity, Multi-Currency, Multi-Language: Für Unternehmensgruppen mit mehreren Gesellschaften, Ländern und Währungen ist diese Funktionalität unverzichtbar.

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• Rollen- und Rechtekonzept: Unterschiedliche Zugriffsrechte für CFO, AR-Team, Vertrieb und lokale Gesellschaften sind notwendig, um Governance- und Datenschutzanforderungen abzubilden.

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• DSGVO-Konformität und Zertifizierungen: Datenspeicherung in der EU, Verschlüsselungsstandards und gängige Zertifizierungen (z. B. ISO 27001) sind für Compliance und IT-Security zentral.

Vergleich: Die wichtigsten Forderungsmanagement Softwares im Überblick

Der Markt für Forderungsmanagement-Software und AR-Automation ist sehr heterogen: Neben spezialisierten AR-Plattformen gibt es ERP-nahe Lösungen, O2C-Suites sowie Collections-Tools mit Inkasso-Fokus. Die folgende Übersicht (ohne Ranking) ordnet die wichtigsten Typen grob ein und erleichtert so die erste Orientierung bei der Auswahl.

Überblick der wichtigsten Softwarelösungen im Detail

Im Folgenden finden CFOs und AR-Manager eine Einordnung der wichtigsten Anbieter – als Ausgangspunkt, um die passende Lösung für Ihr Forderungsmanagement zu identifizieren.

Agicap – Integrierte Cash- & Forderungsmanagement Software für den Mid-Market

Agicap ARA ist eine spezialisierte AR-Automation-Lösung, die Forderungsmanagement eng mit Cashflow-Planung und Treasury in einer Plattform bündelt. Kernelemente sind automatisierte, konfigurierbare Mahnläufe (E-Mail), ein flexibles Streitfallmanagement sowie aussagekräftige DSO- und Fälligkeitsauswertungen mit Segmentierung nach Debitoren, Regionen oder Gesellschaften. Über ein zentrales Dashboard erhalten Finanzteams eine konsolidierte Sicht auf offene Posten und Zahlungsströme auf Gruppenebene. Durch tiefe Integrationen in ERP- und Buchhaltungssysteme, direkte Bankanbindungen, KI-gestütztes Invoice-to-Payment-Matching und automatische Bankjournaleinträge bleibt der gesamte Prozess von der Rechnung bis zum Zahlungseingang möglichst medienbruchfrei. 

Esker – Order-to-Cash- und AR-Automation für größere Unternehmen

Esker bietet eine Order-to-Cash-Suite, in der das Forderungsmanagement als Modul in durchgängige O2C-Prozesse eingebettet ist. Schwerpunkte sind automatisierte AR-Prozesse, Streitfall, Zahlungsanalysen sowie KI-gestützte Auswertungen des Zahlungsverhaltens. Eine Workflow-Steuerung ermöglicht die Abbildung komplexerer Freigabe- und Eskalationsszenarien. Die Lösung wird vor allem bei größeren Mittelständlern und Konzernen mit international ausgerollten O2C-Prozessen eingesetzt.

HighRadius – Enterprise AR & Treasury Suite

HighRadius adressiert überwiegend große, international tätige Unternehmen mit hohem Belegvolumen. Die Suite kombiniert Funktionen für Forderungsmanagement (z.B. automatisierte Dunning-Prozesse, Priorisierung, Cash Application) mit Treasury-Modulen. Ein Fokus liegt auf tiefegehenden Analytics, Machine Learning und weitreichender Prozessautomatisierung. Der Einsatz erfolgt typischerweise in Organisationen mit komplexen Shared-Service-Strukturen und entsprechendem Projektumfang.

Sage – Buchhaltungs- und ERP-Umfeld mit AR-Funktionen

Sage wird im Mittelstand häufig als Buchhaltungs- oder ERP-System genutzt, in das grundlegende Forderungsfunktionen integriert sind. Dazu gehören die Verwaltung offener Posten, Mahnvorschläge und Standardberichte im Rahmen des Gesamt-Rechnungswesens. Unternehmen im Sage-Ökosystem nutzen diese Funktionen meist als ersten Ansatz für ihr Debitorenmanagement und ergänzen sie bei Bedarf durch spezialisierte Lösungen.

Upflow – AR-Software für DSO-Reduktion

Upflow ist eine cloudbasierte AR-Software mit Fokus auf strukturierte Mahnläufe, DSO-Kennzahlen und Aging-Übersichten. Die Lösung bindet sich an gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme an und wird vor allem von wachstumsstarken Unternehmen und Scale-ups genutzt, die ihre Debitorenprozesse standardisieren und visualisieren möchten. Der Einsatz erfolgt in der Regel in eher einfachen Gesellschaftsstrukturen.

Aryza Collect – Collections- & Recovery-Lösungen

Aryza Collect konzentriert sich auf Collections- und Recovery-Prozesse, häufig mit Ausrichtung auf Finanzdienstleister und regulierte Branchen. Unterstützt werden fortgeschrittene Collection-Workflows, Restrukturierungen und inkasso-nahe Abläufe. Die Lösung kommt vor allem in Szenarien zum Einsatz, in denen spätere Phasen des Forderungszyklus im Vordergrund stehen.

OnCollect – AR- und Mahnwesen-Software für den deutschsprachigen Mittelstand

OnCollect ist eine spezialisierte Debitoren- und Mahnwesen-Software, die sich auf strukturierte Mahnprozesse und Transparenz im offenen Posten-Bestand konzentriert. Typische Funktionen sind automatisierte Mahnläufe, OP-Listen, DSO- und Fälligkeitsauswertungen sowie Integrationen in gängige ERP- und Buchhaltungssysteme. Die Lösung wird vor allem von mittelständischen Unternehmen im deutschsprachigen Raum eingesetzt, die ihr Mahnwesen professionalisieren möchten, ohne eine umfassende O2C- oder Treasury-Plattform einzuführen.

IKAROS – Forderungsmanagement mit Anbindung an Inkasso-Prozesse

IKAROS adressiert Unternehmen mit höherem Forderungsausfallrisiko und verbindet internes Forderungsmanagement mit nachgelagerten Inkasso-Workflows. Neben klassischen Mahnprozessen unterstützt die Software Raten- und Zahlungsvereinbarungen, die strukturierte Bearbeitung säumiger Zahler und die optionale Übergabe an externe Inkasso-Dienstleister. Die Lösung eignet sich insbesondere für Organisationen, in denen spätere Eskalationsstufen und Recovery-Prozesse eine größere Rolle spielen.

Wie Agicap sich von anderen Forderungsmanagement Softwares unterscheidet

Im Vergleich zu vielen AR-Tools, die primär Mahnläufe und AR-Reporting adressieren, positioniert sich Agicap bewusst breiter – als integrierte Liquiditäts- & Forderungsplattform für den Mittelstand.

1. Vereinte Liquiditäts- & Forderungsplattform statt reinem Mahnwesen System

Agicap bündelt Accounts Receivable Automation (ARA), Cashflow-Planung, Treasury und Accounts Payable in einer Lösung. CFOs sehen nicht nur AR-Dashboards, sondern den direkten Zusammenhang zwischen Forderungen, Verbindlichkeiten und Liquidität auf Gruppenebene.

2. Direkter Einfluss des Forderungsmanagements auf Cash-Forecasts

In Agicap fließen Mahnaktivitäten und Zahlungseingänge automatisch in Cash-Positionen und Forecasts ein – ohne Exporte oder separate Treasury-Tools. Das erleichtert die Steuerung von Covenants, Kreditlinien und PE-Reporting im Mid-Market.

3. Doppelte Konnektivität: ERP & Banken

Agicap ist das Bindeglied zwischen ERP- und Buchhaltungssysteme und Banken und stellt so Zahlungsströme über alle Konten und Gesellschaften hinweg dar. Damit werden nicht nur ERP-Daten, sondern auch bankseitige Bewegungen direkt in der Liquiditätsplanung berücksichtigt.

4. Workflow- & Dispute-Management für Gruppenstrukturen

Die Mahn- und Freigabeworkflows in Agicap ARA sind explizit auf Mid-Market-Gruppen ausgelegt. Key Accounts können differenziert behandelt, Streitfälle (Disputes) sauber aus Standardprozessen herausgenommen und Eskalationsstufen granular definiert werden. Rollen, Gesellschaften und Länder lassen sich flexibel abbilden – deutlich über das Niveau einfacher KMU-Forderungsmanagement Systeme hinaus.

5. KI-gestützte Cash Application & Buchhaltung

KI-basiertes Invoice-to-Payment-Matching beschleunigt die Zuordnung von Zahlungen zu offenen Posten und verbessert die Datenqualität im AR. Automatisch erzeugte Bankjournaleinträge können ins ERP exportiert werden und reduzieren manuellen Buchhaltungsaufwand.

6. Ganzheitliches Reporting für CFOs

AR-, AP- und Treasury-Kennzahlen werden in einem konsistenten Reporting auf Gruppen‑, Gesellschafts- oder Segmentebene zusammengeführt. DSO, Aging-Strukturen, Fälligkeiten und Liquiditätsprognosen lassen sich in einem gemeinsamen Datenmodell auswerten.

7. Auf den Mid-Market zugeschnittener Implementierungsansatz

Die Einführung ist auf mittelständische Gruppen ausgelegt: business-getrieben, mit überschaubarem IT-Einsatz und fokussierter Time-to-Value. Der Funktionsumfang orientiert sich an Anforderungen, die sonst häufig TMS- oder Enterprise-Projekten vorbehalten sind, ohne deren Projektaufwand zu reproduzieren.

Praxisbeispiel: Wie der Laukimax-Konzern DSO und Treasury mit Agicap verbessert hat

Ausgangssituation

Laukimax ist ein integrierter Mediendienstleister mit rund 25 Mio. € Umsatz, neun Gesellschaften, über 60 Bankkonten und einem PE-Investor im LBO-Setup. Vor der Einführung von Agicap erfolgte die Liquiditätskonsolidierung gruppenweit über manuelle Excel-Tabellen; ein Update der Cash-Position dauerte jeweils rund einen halben Arbeitstag. Die DSO lag bei über 150 Tagen, das Mahnwesen war wenig strukturiert und nicht nach Kundengruppen segmentiert. Zudem waren die Zahlungsprozesse heterogen organisiert, ohne einheitliches 4‑Augen-Prinzip, während die Vorbereitung der Bankjournaleinträge und Abstimmungen einen hohen manuellen Aufwand verursachten.

Umsetzung mit Agicap

Einführung einer zentralen Plattform für Treasury und AR:

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• Gruppenweites Treasury inkl. 13‑Wochen-Forecast und konsolidiertem Reporting

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• AR-Automation mit segmentierten Mahnläufen, DSO- und Aging-Analysen

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• Anbindung von ~60 Bankkonten und Sage 100 / ACD inkl. automatischer Bankjournaleinträge

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• Standardisierte Zahlungsprozesse, einheitliches 4‑Augen-Prinzip, zentrale Freigaben, strukturierte Dispute-Erfassung

Ergebnisse

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• DSO-Reduktion von ca. 150 auf 46 Tage (rund –70 %) trotz weiterer Expansion (zwei zusätzliche Gesellschaften)

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• Einsparung von etwa einer Vollzeitstelle im Debitorenbereich durch Automatisierung

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• Tägliche, konsolidierte Liquiditätssicht und belastbarer 13‑Wochen-Forecast für Management und Investor

Der Case Laukimax zeigt exemplarisch, wie die Kombination aus automatisierten Mahnwesen, integrierter Liquiditätsplanung und sauberer Systemanbindung im Mid-Market sowohl DSO als auch Treasury-Steuerung spürbar verbessern kann.

Fazit & nächste Schritte

Für mittelständische Unternehmensgruppen reichen ein reines Buchhaltungssystem oder einfache Mahn-Tools in der Regel nicht mehr aus, um DSO, Cashflow und Risiko wirksam zu steuern. Manuelle Excel-Listen, unstrukturierte Mahnprozesse und begrenzte Transparenz binden Working Capital, erhöhen Finanzierungskosten und begünstigen Abschreibungen.

Eine moderne Forderungsmanagement Softwarelösung automatisiert Mahnprozesse, schafft Echtzeit-Transparenz über offene Posten und stärkt Reporting sowie Governance. CFOs erhalten damit einen wirksamen Hebel, um den Cash Conversion Cycle zu verkürzen, externe Finanzierung zu verringern und die Position gegenüber Banken und Investoren zu verbessern.

Agicap geht einen Schritt weiter, indem Forderungsmanagement, Cashflow-Planung und Treasury in einer integrierten Plattform zusammengeführt werden. Für Mid-Market-Unternehmen, die nicht nur Mahnläufe professionalisieren, sondern ihre gesamte Liquiditätssteuerung systematisch weiterentwickeln möchten, ist dieser holistische Ansatz besonders relevant.

Empfohlene nächste Schritte für CFOs und Debitorenmanager:

1. Anforderungen entlang der oben skizzierten Auswahlkriterien definieren

2. Marktoptionen vergleichen (z.B. Agicap, Esker, HighRadius, Sage, Upflow, Lexoffice, Aryza)

3. Gezielt prüfen, welche Lösung im eigenen Setup den größten Hebel auf DSO, Cashflow und Governance bietet

Jetzt Demo mit Agicap buchen und prüfen, welches Potenzial für DSO-Reduktion und Cashflow-Verbesserung in Ihrer Organisation steckt.

FAQ: Häufige Fragen zu Forderungsmanagement Software

Ist eine Debitorenmanagement Software dasselbe wie eine Forderungsmanagement Software?

Im B2B-Umfeld werden die Begriffe meist synonym verwendet. Beide bezeichnen Software, mit der offene Posten verwaltet, Mahnprozesse automatisiert und Kennzahlen wie DSO und Aging gesteuert werden. Je nach Anbieter und Region ist eher von “Forderungsmanagement Software”, “Debitorenmanagement Software” oder “AR-Automation” die Rede.

Welche Unternehmen benötigen eine spezialisierte Forderungsmanagement Softwarelösung – und ab wann lohnt sich die Investition?

Eine spezialisierte Forderungsmanagement-Softwarelösung lohnt sich in der Regel für mittelständische Unternehmen und Unternehmensgruppen, die ein relevantes Volumen offener Posten, mehrere Gesellschaften oder heterogene ERP-Landschaften haben. Ein typischer Trigger ist, wenn das AR-Team einen Großteil der Zeit mit manuellen Mahnläufen, Excel-Listen und Abstimmungen verbringt und die DSO deutlich über dem Branchendurchschnitt liegt. Spätestens dann übersteigen die Effekte auf Cashflow, Working Capital und Finanzierungskosten in der Regel die Investitionskosten.

Wie lange dauert die Einführung einer Forderungsmanagement Software im Mittelstand typischerweise?

Die Einführungsdauer hängt stark von der Systemlandschaft und dem Funktionsumfang ab. Im Mid-Market bewegen sich Projekte bei spezialisierten AR-Lösungen typischerweise im Rahmen von wenigen Wochen bis wenigen Monaten – insbesondere, wenn Standard-Integrationen zu ERP-/FiBu-Systemen und Banken vorhanden sind. Enterprise‑O2C‑ oder TMS‑Projekte können hingegen deutlich länger dauern. Wichtig ist ein klarer Scope (z. B. Start mit ausgewählten Gesellschaften) und ein business-getriebener Implementierungsansatz.

Gibt es Forderungsmanagement-Software kostenlos – und wo liegen die Grenzen solcher Lösungen?

Es gibt einfache Tools und Funktionen (z. B. Mahnmodule in Buchhaltungsprogrammen oder Basis-Tools), die sich als „Forderungsmanagement-Software kostenlos“ oder sehr günstig positionieren. Diese Lösungen bieten meist grundlegende Mahnläufe und Offene-Posten-Listen, stoßen aber schnell an Grenzen bei Themen wie Multi-Entity-Fähigkeit, Integration in komplexe ERP-Landschaften, DSO-Analysen, Governance oder Reporting auf Gruppenebene. Für mittelständische Unternehmensgruppen mit professionellem AR-Setup reichen solche kostenlosen Lösungen in der Regel nicht aus, um DSO, Cashflow und Risiko wirksam zu steuern.