Come gestire il flusso di cassa in Excel (+ download gratis)

La gestione del flusso di cassa in Excel è una pratica ancora ampiamente adottata dalle imprese italiane. Nonostante le sue limitazioni rispetto a un software gestionale dedicato, Excel si aggiudica un primato come strumento più usato per la gestione finanziaria aziendale. Ma come funziona il monitoraggio del cash flow in Excel? Quali sono i vantaggi (e gli svantaggi) di un tale strumento? E – soprattutto – quale modello Excel risponde realmente alle esigenze della tesoreria? Scoprilo qui, e prova il nostro template di flusso di cassa in Excel disponibile per il download.

Perché il cash flow in Excel è ancora tanto utilizzato?

Partiamo da un dettaglio: la gestione del cash flow richiede un monitoraggio e una raccolta dati che siano costanti nel tempo. Questo vuol dire che non ci si può limitare all’osservazione sporadica di incassi e pagamenti; al contrario, se l’obiettivo è l’ottimizzazione della tesoreria aziendale, ogni movimento monetario ha bisogno di essere registrato e analizzato al momento opportuno.

L’utilizzo dei fogli Excel per il flusso di cassa ha permesso alle aziende italiane di digitalizzare – per lo meno in forma “rudimentale” – una delle pratiche più impegnative nella gestione finanziaria. Excel ha tolto di mezzo fogli di carta, faldoni, il rischio di deterioramento di documenti importanti, e così via.

Eppure, i fogli Excel non hanno prodotto alcun cambiamento significativo nelle attività di tesoreria. Con Excel, la gestione del cash flow si è smaterializzata, ma è rimasta tale e quale. Il che significa, per esempio, che è ancora necessaria la compilazione manuale; che permane il rischio di errore umano; che la registrazione dei movimenti di liquidità richiede ancora ore e ore di lavoro.

Il processo di digitalizzazione, con tutti i suoi vantaggi, qui è soltanto apparente: il flusso di cassa in Excel presenta le stesse difficoltà di una gestione finanziaria eseguita con carta e penna. Ciò nonostante, nelle imprese italiane più restie al progresso tecnologico, Excel rimane uno strumento di calcolo intramontabile.

Come si calcola il flusso di cassa in Excel? Analisi del cash flow operativo e non solo...

Il calcolo del cash flow tramite Excel richiede l'implementazione di pratiche e procedure specifiche. In fase iniziale, sarà necessario impostare correttamente lo schema del foglio di calcolo Excel, in modo che possa rappresentare le diverse componenti del cash flow, e cioè: il flusso di cassa da attività operative, da attività di investimenti e da attività di finanziamenti.

Questo schema sarà organizzato perciò in sezioni chiare e ben definite, presumibilmente secondo le indicazioni dell’OIC 10 – che non sono obbligatorie, ma sono comunque particolarmente efficaci. In fondo a questo paragrafo, avrai accesso al download di un modello Excel per il flusso di cassa, un template che ti chiarirà come va impostato lo schema.

Un passaggio fondamentale è la compilazione del foglio Excel, che deve essere periodica e costante. In seguito – una volta che avrai registrato gli incassi vendite, i pagamenti verso fornitori, le spese operative, le tasse e altre voci di flusso di cassa – potrai sfruttare le formule di Excel per calcolare in automatico la liquidità disponibile in cassa.

Alcune formule specifiche possono esserti di grande aiuto. Per esempio, la funzione Somma può essere utilizzata per sommare o sottrarre i valori in una colonna (per esempio quella relativa al cash flow all’esercizio in corso), mentre la funzione Saldo può calcolare il saldo cumulativo del flusso di cassa nel tempo.

Schema del flusso di cassa mensile su Excel

Il flusso di cassa in Excel andrebbe compilato – idealmente – su base mensile, a partire dalle informazioni raccolte nella prima nota giornaliera (o da un qualsiasi strumento equivalente). Prendiamo come esempio il mese di gennaio per una data azienda X e vediamo come potrebbe essere organizzato il flusso di cassa in Excel.

Nella prima colonna del foglio di calcolo, vanno inserite le date del mese di gennaio, dal primo giorno all'ultimo.

Successivamente sarà utile dividere le righe in blocchi: uno per le entrate, uno per le uscite, e così via. Questo renderà più accessibile la lettura del flusso di cassa. I blocchi saranno a loro volta divisi per voci di spesa e di incasso del periodo – per esempio: incassi dalle vendite, incassi dalla cessione di titoli, etc; e pure: pagamenti verso i fornitori, pagamenti delle imposte; etc.).

Potrebbe essere utile, in questa fase, utilizzare colori diversi per rendere evidente la differenza tra i movimenti legati alle attività operative e quelli per le attività di investimento, e così via.

Come generare una previsione di cassa in Excel

Se hai bisogno di generare previsione di cassa, puoi procedere allo stesso modo – pur tenendo proiezione che si tratta di una proiezione che èsoggetta a possibili errori.

Il cash flow previsionale, infatti, si basa su ipotesi e stime calcolate a partire da dati reali. Tanto più sono precisi i dati del flusso di cassa effettivo, tanto più affidabile sarà lo scenario di previsione.

Questo significa che il foglio Excel è uno strumento poco idoneo per generare una previsione di cassa – a differenza dei software specifici, che sono invece in grado di lavorare a una tesoreria previsionale efficace e dinamica.

In ogni caso, la procedura è la stessa: il modello di flusso di cassa in Excel può essere utilizzato anche per il cash flow previsionale, sebbene sia preferibile – in questo caso – tracciare una previsione semestrale, e non mensile.

Scarica qui il modello in Excel per il monitoraggio dei flussi di cassa (il download è gratuito!)

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Grazie a questo modello, potrai tracciare facilmente le entrate e le uscite mensili, calcolare la cassa effettiva disponibile alla fine di ogni periodo e prevedere correttamente la disponibilità di cassa. Inoltre, ti aiuterà a identificare e risolvere tempestivamente le piccole crisi di liquidità

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Se è vero che Excel ha rappresentato un primo approccio alla digitalizzazione della gestione finanziaria, è solo grazie a un software come Agicap che puoi davvero apprezzare i vantaggi della tecnologia.

Considera questo: il monitoraggio della tesoreria in Excel ha una gestione complessa, è suscettibile di errori e – soprattutto! – richiede una quantità enorme di tempo e risorse.

Agicap, invece, lavora in autonomia: basta collegarlo al sistema di web banking dei conti correnti aziendali, e lasciare che registri – da solo, in tempo reale – ogni movimento monetario, sia in uscita sia in entrata. Questo ti garantisce un livello di precisione e affidabilità impensabile con i tradizionali fogli di calcolo.

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