Tutto quello che c’è da sapere sul contract management

Tempo di lettura: 7 min

Nella vita aziendale, il contratto è lo strumento principale attraverso il quale vengono definiti i rapporti giuridici con una pluralità di soggetti: dai dipendenti, ai clienti passando per i fornitori e le banche. La gestione dei contratti che regolano questi rapporti giuridici e il coordinamento tra gli stessi rappresenta quello che viene definito il contract management (CM). Si tratta di un'attività fondamentale per le imprese. Perché, come è facile intuire, è dalla buona gestione di tutte queste relazioni che l'azienda può rendere più efficienti le sue performance. Vediamo nel dettaglio che cos’è e perché è importante.

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Contract management, che cos'è e perché è importante?

Il contract management, in italiano gestione dei contratti, è il processo di creazione, esecuzione e gestione dei contratti finalizzata a massimizzare le performance operative e finanziarie di un'impresa, il tutto tentando di ridurre il rischio finanziario. Si pensi, per esempio, al caso di due aziende che desiderano fare affari tra loro e, per questa ragione, stipulano un contratto. Quest'ultimo, definendo nello specifico i termini attraverso i quali ciascuna adempirà alle proprie parti dell'accordo, finirà inevitabilmente per influenzare la redditività aziendale. Ecco perché nelle imprese medio-grandi è una buona idea includere un ufficio legale o un avvocato nelle discussioni sulla gestione dei contratti. 

Contract management: i vantaggi 

Quando un sistema di contract management viene correttamente implementato, le conseguenze positive per le aziende sono:

  • il raggiungimento degli obiettivi finanziari attesi;
  • un maggiore collaborazione dei fornitori;
  • una riduzione degli imprevisti e controversie contrattuali;
  • una conseguente soddisfazione di entrambe le parti.

Un processo di Contract Management inadeguato, invece, rischia di:

  • allungare i tempi di fornitura;
  • aumentare il rischio che siano fatte promesse in modo non documentato;
  • ridurre la visibilità del management sui progetti;
  • peggiorare la qualità delle decisioni.

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Le fasi chiave del contract management 

In generale, la gestione dei contratti prevede alcune fasi chiave, che si possono così semplificare:

  • Fase iniziale: in questa fase si procede all'identificazione del tipo di contratto migliore in funzione del rapporto da regolare. Ci si concentra quindi sulla natura del contratto e sui termini dellaccordo da siglare con la controparte. Se si tratta di un contratto stipulato tra due aziende è interessante capire se il fornitore riuscirà a rispettare i tempi di consegna, se sarà in grado di pagare le penali che si intendono inserire, ecc. L'obiettivo è quello di evitare sorprese indesiderate, attraverso una ricerca attenta e che sia il più chiara possibile, da tradurre nei contenuti del contratto finale.
  • La fase intermedia in cui viene redatto il contratto, ovvero vengono effettuate tutte le pratiche burocratiche per rendere definitivo l'accordo. In questa fase, sono generalmente comprese la negoziazione in cui i soggetti interessati dovrebbero confrontare le versioni del contratto e notare eventuali discrepanze per giungere poi a una versione finale. Infine, si arriva alla firma: ottenere l'approvazione della direzione è il passaggio in cui si verificano la maggior parte dei colli di bottiglia. Accade spesso, infatti, che gli organi di controllo che devono approvare il contratto definitivamente creino problemi e rimandino l’atto indietro per essere rivisto.
  • Fase finale: ovvero quella successiva alla firma, in cui entra in gioco la gestione e l'amministrazione dei contratti, ma anche l'eventuale rinnovo. Gestire un contratto non significa redigerlo e poi inserirlo nell'archivio senza pensarci più. Spesso i contratti sono sottoposti a fasi di audit per valutarne le perfomance, ossia per verificarne l'efficacia nel raggiungimento dei target aziendali per i quali è stato pensato.

Che cosa fa il Contract Manager?

Il contract management, abbiamo visto, è un’attività decisamente articolata. Chi se ne occupa in azienda? Spesso è un avvocato, ma non sempre. I Contract Manager coprono una varietà di settori e operano in qualsiasi azienda abbia un gran numero di contratti. La loro funzione centrale è quella di fungere da collegamento tra le aziende, i dipartimenti e i dipendenti coinvolti nell'esecuzione di un nuovo accordo legale.

Sono il punto di contatto centrale per tutte le parti durante tutto il processo e sono responsabili di garantire l'esecuzione tempestiva, la conformità generale e l'archiviazione sicura di tutti i contratti. Sebbene le effettive responsabilità quotidiane di un Contract Manager possano variare notevolmente a seconda del settore e delle dimensioni dell'azienda, le attività principali ruotano intorno a:

  • Raccolta della documentazione e delle informazioni necessari per la stipula di nuovi contratti;
  • Revisione e condivisione delle annotazioni tra le due parti, mentre vengono gestite le versioni bozza;
  • Semplificazione delle discussioni legali su questioni contrattuali irrisolte;
  • Negoziazione diretta dei prezzi e dei requisiti assicurativi;
  • Definizione della catena di approvazione all'interno dell'azienda;
  • Invio contratto finalizzato per la firma;
  • Gestione dell'archivio dei contratti;
  • Monitoraggio delle date di rinnovo e scadenza automatiche.

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Quali competenze dovrebbe avere un Contract Manager?

Trattandosi di un ruolo che si interfaccia direttamente con molti reparti diversi, i gestori dei contratti devono avere un insieme di competenze a tutto tondo. Una conoscenza di affari, finanza, diritto, vendite possono tornare utile; tuttavia, ci sono anche tratti specifici che possono davvero consentire alle persone di eccellere in questa posizione:

  • Abilità tecniche: il Contract Manager deve avere una conoscenza approfondita del proprio settore. Devono inoltre essere pienamente allineati alle aspettative e alle politiche dell'azienda;
  • Abilità comunicative: portare avanti il processo negoziale richiede eccellenti capacità interpersonali. Occorre pertanto essere in grado di comunicare con tutti, dai rappresentanti di vendita ai dirigenti.
  • Attenzione ai dettagli: i contratti non sono materiale di lettura leggera e chiunque ne abbia letto uno sa che richiedono una notevole attenzione ai dettagli. Chi ricopre questo ruolo deve avere un'alta concentrazione e attenzione ai dettagli. Essere in grado di cogliere errori o termini sfavorevoli per l'azienda che rappresenta è fondamentale;
  • Capacità organizzative: i gestori dei contratti non sono solo responsabili dei nuovi contratti, ma devono anche gestire il rinnovo di quelli esistenti. Questo determina un carico di lavoro che rischia di aumentare anno dopo anno. Per destreggiarsi con successo tra dozzine di contratti, tutte in varie fasi del ciclo di vita, senza essere sopraffatti dal lavoro, sono necessarie capacità organizzative. I Contract Manager devono essere in grado di individuare rapidamente i contratti, pianificare in anticipo le date chiave e mantenere le attività di negoziazione ed esecuzione nei tempi previsti;
  • Capacità di risoluzione dei conflitti: le negoziazioni contrattuali possono durare mesi o addirittura anni e, quando sono in gioco grandi somme di denaro, le emozioni possono avere la meglio sui vari soggetti coinvolti nel processo. Per questa ragione ai Contract Manager è richiesta una buona intelligenza emotiva, che gli permetta di affrontare una notevole pressione interna per finalizzare rapidamente i contratti;
  • Buona propensione alla gestione del rischio: quando si tratta di proteggere un'azienda dal rischio legale, i gestori dei contratti sono la prima linea. Ecco perché devono comprendere la propensione al rischio dell'azienda e assicurarsi che si rifletta accuratamente in tutti i documenti legali.

Conclusioni

La gestione dei contratti, come abbiamo visto, è un’attività piuttosto complessa per la quale la presenza in azienda di un professionista preparato (ingegnere, avvocato...) è fondamentale per evitare di incorrere in beghe legali.

Allo stesso tempo, però, stipulare contratti che siano coerenti con la situazione economica e finanziaria in cui si trova l’azienda richiede la presenza di dati economici e finanziari sempre aggiornati. Quando un contratto è formulato male, o si fonda su indicatori non aggiornati, l’azienda rischia di perdere molti soldi. Al contrario, un'efficace formulazione e gestione dei contratti crea solide relazioni economiche e apre la strada a una maggiore redditività a lungo termine.

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