Comment optimiser son rapprochement des factures ?
Dès la réception d'une facture de fournisseur, vous devez la mettre en parallèle avec le bon de livraison associé. Comment procéder à cette concordance en entreprise ? Car le constat est concret : cette étape de rapprochement des factures est importante pour assurer l'intégrité financière. Pourtant, elle est souvent reléguée aux oubliettes. Une étude(1) menée auprès de 579 dirigeants dans 7 pays révèle que 2/3 des responsables interrogés ont la certitude que les décisions commerciales ont été prises sur la base de données financières obsolètes ou erronées. Sont montrés du doigt pour 24% les erreurs humaines, la complexité de collecte et de traitement des données pour 35% et pour 41% l’abondance des sources. Les erreurs de trésorerie proviennent fréquemment de mauvais rapprochements. Et selon un sondage réalisé par MHR Analytics sur Twitter, 73% des professionnels affirment ne plus avoir confiance dans les chiffres qu'ils déclarent mensuellement, y compris dans leurs données d'audits. D'où l'importance et l’urgence même de maîtriser cet aspect.
Qu'est-ce que le rapprochement des factures?
Ce processus méticuleux n'est pas uniquement une pratique de vérification. C’est aussi une stratégie de premier plan pour maintenir l'intégrité financière et optimiser les opérations au sein de l'entreprise.
Définition du rapprochement de facture
Le rapprochement des factures est le processus qui consiste à vérifier que les factures reçues correspondent aux transactions passées et aux bons de commandes et de livraison correspondants. Il s'agit de garantir que chaque dépense ou revenu est justifiée et de constater s’il y a des écarts.
À savoir
Le bon de réception documente une livraison, il est complété par le prestataire de transport au moment de la remise des articles. Il détaille des éléments tels que :
- Le destinataire,
- L'émetteur,
- La société de transport,
- Les détails de la livraison (désignation du produit, volume, coût par unité).
À quoi sert un rapprochement de facture ?
Cette procédure minimise les risques d'erreurs, de fraudes et permet d'assurer une meilleure visibilité sur les liquidités de l'entreprise.
Elle vise à assurer la cohérence et l'exactitude des opérations financières.
Une démarche de vérification : comment enregistrer les factures dans le journal ?
Cette démarche consiste à confronter et valider que les factures reçues, qu'elles proviennent de fournisseurs ou autres partenaires, correspondent effectivement aux transactions effectuées.
Éviter les écarts comptables de la facture fournisseur
En garantissant que chaque entrée ou sortie d'argent est justifiée par une facture adéquate, les entreprises évitent les écarts comptables, qui peuvent parfois s'avérer coûteux.
Pour rendre ce processus agile, il est possible d'explorer des méthodes d'optimisation du paiement des factures.
Stopper les tentatives de fraude avec les bons de commande
Le rapprochement de facture est un rempart contre les tentatives de fraudes.
Cette procédure permet de dénicher les falsifications et de vérifier que toutes les factures sont légitimes.
Prendre des décisions éclairées
Enfin, en ayant une image claire et précise des paiements et des charges, les entreprises pilotent mieux leur trésorerie, anticipent leurs besoins financiers et prennent des décisions éclairées.
Quels sont les 2 types de factures ?
Les factures sont des documents comptables qui attestent d'une transaction entre deux entités, qu'il s'agisse de biens ou de services. On distingue généralement deux types majeurs de factures : les factures fournisseurs et les factures clients.
Factures fournisseurs
Elles concernent les biens ou services achetés par l'entreprise. Leur rapprochement garantit que vous payez exactement ce pour quoi vous avez contracté. Ces factures sont émises par les fournisseurs à destination des entreprises qui ont acheté des biens ou services.
Par exemple
Une entreprise qui achète des matières premières pour sa production recevra une facture fournisseur. Elle doit s'assurer que les montants, les quantités et les termes mentionnés correspondent exactement à ce qui a été convenu initialement.
Si une pâtisserie commande 10 kilos de chocolat et que la facture mentionne 12 kilos, un rapprochement efficace permettra de corriger l'erreur avant le paiement.
Le rapprochement de ces factures permet d'éviter des surcoûts et garantit que l'entreprise ne paie que pour ce qu'elle a réellement commandé.
Factures clients
Ces factures sont émises pour les biens ou services vendus. S'assurer de leur rapprochement correct assure un suivi rigoureux des rentrées d'argent. Elles sont émises par l'entreprise elle-même à l'intention de ses clients.
Par exemple
Si une agence de design réalise un logo pour un client, elle lui enverra une facture client. Cette facture détaillera le service fourni, son coût, les conditions de paiement, etc. Le rapprochement des factures clients assure que tous les revenus sont correctement enregistrés et suivis.
Lorsqu'il s'agit de gérer ces transactions, de nombreuses entreprises adoptent des processus de procurement pour assurer une coordination efficace entre les fournisseurs et les clients. Enfin, si un client conteste une facture, l'entreprise peut se référer au bon de commande ou au contrat pour vérifier et justifier les montants facturés.
Que faire en cas d'écart dans la gestion comptable ?
Lors de votre processus de rapprochement, si une discordance, également appelée écart de rapprochement, est détectée et qu'elle excède les seuils de tolérance établis (en termes de montant ou de pourcentage), la facture est mise en attente. La précision financière étant inhérente, cette facture est alors renvoyée au fournisseur avec une demande pour une correction.
À retenir
Pour une intégrité comptable optimale, la transparence financière est incontournable. Les données contenues dans les pièces comptables, telles que :
- La facture, ;
- Le bon de commande ;
- Et le bon de livraison doivent être en parfaite harmonie pour garantir la rigueur et la précision de votre comptabilité.
Assurer une bonne coordination entre ces documents est fondamental pour le bon déroulement de votre gestion comptable.
Pour aller plus loin : dettes fournisseurs -> gestion et comptabilisation
Comment effectuer le rapprochement entre bon de livraison et facture ?
Le rapprochement entre le bon de livraison et la facture est incontournable pour assurer une gestion financière transparente et précise au sein d'une entreprise. Voici comment procéder en 3 étapes clés.
1. Identification des numéros : comment bien ranger les factures ?
Il s'agit d'abord d'identifier les numéros présents sur les bons de livraison et les factures. En l'absence d'étiquetage, une revue minutieuse, document par document, est nécessaire. Pour gagner en efficacité, triez vos documents par ordre de priorité selon leur pertinence ou leur importance financière.
2. Correspondance des détails
Après avoir identifié les bons numéros, il faut mettre en correspondance les produits mentionnés sur le bon de livraison avec les montants indiqués sur la facture. Cela implique de vérifier chaque référence et de s'assurer que tous les produits ou services sont correctement comptabilisés. En cas de différences, communiquez avec le fournisseur pour clarifier et résoudre ces divergences.
3. Enregistrement comptable comment saisir des factures en comptabilité ?
Suite à la validation de la facture, elle est ensuite enregistrée dans le logiciel comptable, intégrant ainsi les écritures dans les comptes appropriés. Si, pour une raison quelconque, une facture est contestée, il est possible d'utiliser un avoir pour ajuster le montant. Un tel avoir peut être lié à une ou plusieurs factures.
À savoir
Il convient de noter que certains fournisseurs envoient un bon de livraison distinct pour chaque livraison, même si une seule facture est émise pour plusieurs envois. L'objectif est de fournir une preuve de livraison des marchandises. Dans ces situations, il n'est pas toujours nécessaire d'associer chaque bon de livraison à une facture spécifique.
Cependant, dans les cas où un fournisseur émet un unique bon pour une livraison et une facture, les détails doivent coïncider avant d'effectuer le rapprochement.
Comment améliorer le rapprochement des factures
Pour garantir la précision et l'efficacité de cette étape, voici quelques méthodes pour l'améliorer.
Revoir le traitement des factures
Commencez par une analyse complète de votre processus actuel :
- Identifiez régulièrement ce qui conduit à des inefficacités ;
- Ciblez les lacunes ;
- Et envisagez des solutions pour les combler.
Numériser les factures
La dématérialisation simplifie le stockage, l'accès et la comparaison des factures. Cela réduit également les erreurs liées au traitement manuel.
Utiliser un format standard
Adoptez le format PDF, largement accepté, pour éviter les incompatibilités entre systèmes. Son utilisation évite des complications lors de la lecture ou du partage des factures entre départements ou avec des tiers.
Logiciel de rapprochement
Automatisez votre processus de rapprochement avec un logiciel spécialisé pour minimiser les erreurs, accélérer le processus et améliorer la précision.
Processus de validation
Implémentez un système d'approbation pour chaque facture afin d’éviter les paiements inappropriés.
Suivi des écarts
Mettez en place un mécanisme pour suivre, documenter et résoudre rapidement tout écart identifié.
Réconciliation des données
Assurez-vous que toutes les données, qu'elles proviennent de différents départements ou de divers logiciels, soient synchronisées et cohérentes. C’est le moyen d'éliminer ainsi les incohérences et de faciliter le rapprochement.
À noter
Selon une étude de 2018 menée par Eway, près de 23 % des factures ne sont pas rapprochées en raison de litiges, engendrant des coûts supplémentaires. Grâce aux logiciels de rapprochement automatique, certaines entreprises parviennent à réaliser 90 % de rapprochements sans intervention manuelle. Le gain financier potentiel d'une solution digitale peut aisément justifier l'investissement dans un tel outil.
La facturation électronique et le rapprochement des factures
D'ici le 1er juillet 2024, toutes les entreprises françaises devront pouvoir recevoir des factures électroniques. Leur émission s'étend jusqu'au 1er janvier 2026. À savoir qu’un report est prévu au 28 juillet 2023 par la DGFiP.
Cette obligation, déjà applicable aux flux BtoG, concerne également les flux BtoB.
Se préparer en amont à cette transition permet non seulement de se conformer à la réglementation, mais aussi d'optimiser le rapprochement comptable grâce à la traçabilité et l'uniformité des factures numériques.
Comment Agicap vous aide à rapprocher vos factures
Quand on sait que près de la moitié (49%) des DAF attestent que la principale problématique rencontrée par leur entreprise au cours des douze derniers mois a été leur incapacité à s'appuyer sur des données précises (étude PwC/DFCG sur les priorités 2022 des directions financières).
Il est temps de digitaliser les processus pour devenir agile ! Agicap offre des solutions qui permettent d'optimiser le rapprochement des factures, en allant de la numérisation à l'automatisation. Par exemple, l'automatisation du paiement fournisseur réduit drastiquement les erreurs et améliore l'efficacité. Toute votre gestion financière est sur une seule interface : synchronisez, catégorisez et connectez vos outils de gestion et ERP afin de surveiller en temps réel votre trésorerie !
Effectuer un rapprochement efficace des factures pour garantir la pérennité et la croissance de l'entreprise demeure capital dans l’organisation comptable d’une entreprise. Des solutions, comme celles proposées par Agicap, facilitent cette transition vers une gestion financière plus optimisée. Demandez une démonstration !
Source :
