Comment bien gérer les dettes fournisseurs en entreprise ?

Une entreprise peut recourir à différents moyens pour optimiser ses ressources et alimenter ses besoins en fonds de roulement. Les dettes fournisseurs constituent un poste important du bilan comptable de la société. Il s’agit d’une somme que l’organisation doit à ses fournisseurs et dont elle n’est pas obligée de s’acquitter dans l’immédiat. Définition, impact et délais de paiement, Agicap vous en dit plus sur la gestion et la comptabilisation de ces dettes fournisseurs.

Dettes fournisseurs : quelle définition ?

Les dettes fournisseurs désignent l’obligation pour une société de payer ses fournisseurs. C’est le solde émanant d’un contrat, non réglé après la réception d’une facture d’achat de bien ou de service. Il résulte d’un accord entre les deux parties sur les délais de paiement appliqués. Ce type de dette contractée par l’entreprise s’inscrit au passif et fait partie des dettes d’exploitation. Elles sont alors prises en compte dans le calcul des besoins en fonds de roulement.

Les partenaires commerciaux de la société et les fournisseurs auprès desquels elle s’approvisionne peuvent décider de leur accorder des délais de paiement. Il peut s’agir de tout type d’achat permettant de faire fonctionner l’entreprise. Une dette fournisseur correspond ainsi aux achats qui n’ont pas encore été réglés lors de l’établissement du bilan. Elles sont enregistrées soit lorsque la marchandise est livrée ou le service rendu, soit au moment de la réception de la facture.

Connaissez-vous tous les tenants et aboutissants de la gestion de trésorerie ? Besoin d’une remise à niveau en gestion de trésorerie ? Découvrez Cash Academy, une formation 100 % gratuite !

La comptabilisation des dettes fournisseurs

Les dettes fournisseurs sont fréquemment utilisées pour financer l’entreprise. Elles sont intégrées au bilan comptable de la société et constituent l’une des trois variables du BFR (Besoin en Fonds de Roulement).

Il existe deux cas de figure possibles en matière de dettes fournisseurs :

• La facture émise est payée comptant, elle est immédiatement soldée et inscrite au poste des dettes fournisseurs. L'écriture comptable sera : annulation dette fournisseur.
• La facture n’est pas soldée, elle fera alors l’objet d’une inscription au crédit du compte fournisseur.

Le calcul des dettes fournisseurs dans le bilan comptable de l’entreprise est régie par la formule suivante :

Dettes fournisseurs = achats prévisionnels annuels HT x (taux de TVA applicable + 1) x (délai de paiement / 365).

Il est important de surveiller le compte dette fournisseur de manière continue. Cela permet d’éviter les décalages trop importants dans la trésorerie de la société. Vous pouvez par exemple penser à renouveler les contrats régulièrement, optimiser les dates d’échéances, mais également gérer votre BFR. Une mauvaise gestion peut par ailleurs avoir des impacts négatifs sur les relations avec vos partenaires commerciaux.

À lire aussi : surveiller les dépenses et revenus avec la balance âgée

Impact des dettes fournisseurs sur votre trésorerie

Les dettes fournisseurs permettent à l’entreprise d’avoir une bonne vision de sa trésorerie. Elles l’aident également à la renflouer en alimentant le fonds de roulement. Ainsi, elles ne constituent pas uniquement une dette, mais aussi une ressource financière importante. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle de nombreuses sociétés cherchent tous les moyens possibles pour allonger leurs délais de paiement. Ces dettes ont des impacts considérables sur l’ensemble de l’organisation de l’entreprise et permettent d’évaluer son état de santé. Lorsque les dettes sont peu élevées, cela peut signifier un manque de confiance entre les partenaires et la société. Si, au contraire, elles sont importantes, cela peut s’expliquer par de bonnes relations avec les fournisseurs. Les dettes fournisseur sont un indicateur clé pour déterminer le niveau d’endettement de l’entreprise.

Impacts sur le BFR

Une bonne gestion des dettes fournisseurs en comptabilité peuvent impacter positivement le BFR de l’entreprise. En alimentant le BFR, elles contribuent à diminuer ses besoins en trésorerie. La société peut négocier avec ses fournisseurs des délais de paiement plus longs pour améliorer son BFR. Elle peut aussi améliorer la gestion de ses approvisionnements, de manière à ne pas recevoir de factures trop tôt. Enfin, il est possible de repousser les paiements par anticipation pour gagner de la marge. La meilleure alternative pour optimiser la gestion des dettes est de ne régler le fournisseur qu’une fois le paiement du client final réceptionné.

Petit rappel : tout ce que vous devez savoir sur le BFR se trouve dans cette vidéo ⬇

Impacts sur le DSO

Les dettes fournisseurs ont également un impact sur le DSO ou le délai moyen de paiement des clients (DMP en français). S’agissant d’un des composants du BFR de l’entreprise, ces délais de règlement affectent grandement la trésorerie. L’optimisation des dettes fournisseurs permet de se prémunir des retards de paiement des clients. En effet, l’étude du DSO et de ces dettes doit être menée simultanément à celle de la gestion des stocks.

Si l’entreprise ne peut pas agir directement sur les délais clients, elle peut s’assurer de l’allongement des délais de paiement des fournisseurs. Bien évidemment, il lui faudra optimiser la gestion des stocks afin de restreindre au maximum l’écart avec :

• le règlement des factures des fournisseurs ;
• le stockage de la marchandise ;
• le paiement des clients.

Dettes fournisseurs et délais de paiement

Les délais de paiement peuvent être variables. De manière générale, les dettes fournisseurs doivent être réglées au plus tard 30 jours après la réception des biens ou la réalisation de la prestation de service. Toutefois, un accord entre l’entreprise et le fournisseur peut permettre d’allonger ce délai.

Bien que les accords se fassent entre les deux parties, les délais de paiement sont régis par la loi. Elle stipule que le règlement des factures périodiques doit se faire dans les 45 jours nets après la date d’émission. Pour les autres types de facture, elle fixe le délai à 45 jours fin de mois ou encore 60 jours maximum à partir de l’émission de la facture.

Nouveautés de la loi LME sur les délais de paiement

La loi LME ou Loi de Modernisation de l’Économie à pour objectif de réduire les délais de paiement clients afin d’alimenter correctement la trésorerie des entreprises. Le délai de paiement des factures à tendance à ralentir l’économie et pose de nombreux soucis aux PME/TPE. Pour leur éviter des emprunts de trésorerie, la loi LME va définir un nombre de jours maximum pour régler une marchandise ou une prestation. Ce délai est variable selon les secteurs d’activité. 30 jours est le délai le plus courant et il est possible de l’allonger jusqu'à 60 jours. C’est la date d’émission de la facture qui doit être prise en compte.

À lire aussi : Impacts de la Loi de Modernisation de l'Économie (LME) sur les délais de paiement en 2022

Il est important de suivre de près le poste des dettes fournisseurs, afin d’éviter tout problème de trésorerie. Le suivi de toutes les variables est nécessaire, mais implique une gestion complexe : dates d’échéance, renouvellement des contrats, suivi du BRF, etc. Agicap est la solution clé en mains qui vous permet de garder un œil sur votre situation financière grâce à notre suivi de trésorerie automatique. Commencez votre essai dès aujourd’hui.

Testez gratuitement notre solution de paiement fournisseur :