Logiciel prévisionnel : définition, fonctionnalités et comment choisir
Ces dernières années, l'écosystème des logiciels a vu apparaître des outils répondant à des besoins très divers. Pour les dirigeants d’entreprises et DAF cela a permis d’automatiser des tâches chronophages et sources de stress. Cependant, si ces outils visent à simplifier le quotidien de leurs utilisateurs, il peut être parfois difficile de comprendre leurs fonctionnalités et surtout comment choisir la solution qui répond à des besoins spécifiques. Parmi ces besoins, on trouve entre autres celui de l’élaboration des états financiers prévisionnels.
Dans cet article, on vous propose donc de comprendre tout ce qu’il faut savoir sur les logiciels prévisionnels : pourquoi les utiliser, leurs principales fonctionnalités ainsi que nos astuces pour choisir celui qui vous convient le mieux !
Logiciel prévisionnel : définition
Un logiciel prévisionnel est un outil permettant de simplifier et fiabiliser l’élaboration d’états financiers prévisionnels. Ainsi, il est principalement utilisé dans 3 cas différents :
- lors de l’élaboration d’un business plan pour une création d’entreprise
- lors d'une reprise d'entreprise
- lors du développement d’une entreprise en activité.
Notons ici que dans le cas d’une création d’entreprise, le logiciel prévisionnel se base souvent sur une étude de marché tandis que dans le cas d’une reprise ou le développement d’une entreprise ce sont les performances des années précédentes qui constituent la principale base de données.
Pour en savoir plus sur la reprise d’entreprise, découvrez le témoignage de Frédéric Kern, General Manager de HNK !
Le logiciel prévisionnel est alors utilisé par les entrepreneurs eux-mêmes lorsqu’ils établissent leur business plan ou bien par d’autres professionnels (expert-comptables, consultants…) lorsque ce travail est délégué.
Mais concrètement, comment marche un logiciel prévisionnel ? Ce dernier structure les données en plusieurs sections (investissements, financement, immobilisations, charges, produits mais aussi des détails en ce qui concerne le personnel et impôts). En utilisant ces saisies de données il élabore ensuite les tableaux financiers prévisionnels (c’est-à-dire le compte de résultat, le plan de financement, le bilan prévisionnel, le plan de trésorerie prévisionnel annuel et/ou mensuel, ainsi que la TVA annuelle et/ou mensuelle et dans certains cas des indicateurs clés tels que le fonds de roulement, le besoin en fonds de roulement et le seuil de rentabilité).
Pourquoi utiliser un logiciel prévisionnel financier
Voici les principales raisons pour lesquelles vous pouvez être amené à utiliser un logiciel prévisionnel :
Logiciel prévisionnel pour une demande de financement
Les demandes de financements sans doute la raison la plus courante dans l’utilisation d’un logiciel prévisionnel. En effet, construire un plan de financement peut être vite fastidieux et il est indispensable de réaliser un travail rigoureux et professionnel afin de mettre toutes les chances de votre côté. Afin de mieux approcher vos interlocuteurs (investisseur, banquier, partenaire…), un logiciel prévisionnel vous permettra de construire votre business plan en réalisant un gain de temps considérable et surtout avec un rendu final précis et soigné.
Logiciel prévisionnel pour développer votre entreprise
Si un logiciel prévisionnel est souvent utilisé afin d’élaborer des états financiers à but externe, celui-ci peut également être d’une grande utilité en interne pour une entreprise, notamment dans le but d’avoir plus de visibilité sur les performances et les ressources requises pour atteindre vos objectifs. Effectivement, un projet se construit et s’affine, et il est parfois nécessaire de prévoir différents scénarios pour au mieux appréhender l’avenir de votre projet. La manipulation manuelle de gros volumes de documents peut rapidement devenir compliquée. Pour ces raisons, un logiciel prévisionnel peut être d’une grande aide pour vous !
Logiciel prévisionnel pour anticiper votre trésorerie au fil du temps
Certains logiciels permettent d’anticiper votre trésorerie, sans pour autant élaborer de business plan. On appelle ces logiciels des logiciels de trésorerie. Ces derniers disposent souvent de la fonctionnalité de prévision de trésorerie en plus de son suivi et analyse de l’historique des flux. Le but ultime de tels outils est de faciliter le pilotage au quotidien d’une entreprise en visualisant en temps réel les encaissements et décaissements et générant automatiquement les prévisions de trésorerie selon les différents scénarios anticipés.
Logiciel prévisionnel : les fonctionnalités
Maintenant que nous avons vu les différents cas d’utilisation d’un logiciel prévisionnel, regardons plus en détails les différentes fonctionnalités que vous pouvez être amené à utiliser sur ces outils. Voici celles que vous devriez retrouver principalement :
L’élaboration des tableaux prévisionnels
Un logiciel prévisionnel a pour objectif de vous faciliter l’élaboration de vos états financiers prévisionnels. Ainsi, vous devriez pouvoir choisir au sein de l’outil la temporalité de vos prévisions (en général entre 1 et 10 ans). Assurez-vous d’avoir une marge de main d'œuvre suffisante pour pouvoir modifier la temporalité en fonction des informations que vous souhaitez mettre en avant dans votre business plan.
L’export de vos données
Afin de pouvoir exploiter votre travail réalisé sur votre logiciel prévisionnel, ce dernier devrait vous permettre d’exporter les données générées. Nous en parlerons plus en détails dans nos conseils pour choisir le logiciel qui vous convient le mieux.
La rédaction de votre business plan
L’utilisation d’un logiciel prévisionnel est souvent suivie par l’élaboration d’un business plan qui requiert en plus des données chiffrées un contenu rédactionnel explicatif des informations fournies. Ainsi, certains logiciels disposent également de la fonctionnalité permettant d’insérer votre contenu rédactionnel directement au sein de l’outil avant l’export afin de générer votre business plan prêt à utilisation.
La gestion des scénarios
Quand il s’agit de prévoir l’activité et les performances de votre entreprise, il est indispensable d’envisager plusieurs cas de figure différents. On distingue notamment le cas de figure optimiste et pessimiste, mais il est également possible d’envisager des scénarios plus précis et mettant en jeu des facteurs spécifiques (mesures gouvernementales, crise, reprise de l’activité…). Un logiciel prévisionnel devrait donc vous permettre de manipuler les différents paramètres de vos données afin de prévoir les cas de figure que vous envisagez.
Découvrez ci-dessous comment Morgane Renault, co-fondatrice de La Pause Baskets, construit ses prévisionnels de trésorerie en fonction de différents scénarios !
Logiciel prévisionnel VS prévisions sur Excel : quelles différences ?
Comment faire un prévisionnel Excel ?
Excel est souvent l’outil privilégié pour le lancement d’une entreprise. Gratuit et facile à prendre en main, il peut répondre aux besoins d’un entrepreneur qui s'apprête à démarrer l’activité de son entreprise. Cependant, quand il s’agit de reprendre une entreprise ou bien assurer son développement, un logiciel prévisionnel est souvent recommandé.
Pour mieux comprendre ce choix, voici les principales différences que vous trouverez entre l’outil Excel et les logiciels prévisionnels :
La fiabilité d’un logiciel prévisionnel
Si vous avez déjà utilisé Excel, vous comprendrez très bien à quel point les erreurs peuvent se glisser facilement entre vos lignes et colonnes et ce sans que vous vous en apercevez tout de suite. La mise à jour manuelle que requiert Excel est en effet souvent source d’erreurs, principalement liées à des fautes de saisie. Un logiciel prévisionnel, quant à lui, permet de limiter ces problèmes et ainsi fiabiliser vos données.
Le temps de saisie sur un logiciel prévisionnel
Une autre conséquence de la saisie manuelle sur Excel est celle de la perte de temps. Même si de nombreux calculs peuvent être réalisés via des formules sur cet outil, il est souvent considéré comme chronophage comparé au travail que vous pouvez réaliser sur un logiciel prévisionnel. Ce dernier permet effectivement de réaliser un gain de temps considérable grâce à l’automatisation des saisies.
La collaboration sur un logiciel prévisionnel
Enfin, créer un prévisionnel est souvent une tâche qui nécessite des interactions entre plusieurs personnes (dirigeant, cofondateurs, DAF, comptable etc…). Cependant, Excel n’est pas un outil permettant de fluidifier la collaboration et la saisie des données par plusieurs utilisateurs. Son fonctionnement et organisation des différents tableaux n’étant pas universelle, une collaboration peut rapidement générer des erreurs sur un tel outil. Ce problème est moins présent sur un logiciel prévisionnel, car celui-ci permet de s’assurer d’une saisie correcte et uniforme des données et donc permettre un travail en équipe plus rigoureux.
À lire aussi : Prévisions de trésorerie : pourquoi Agicap est mieux qu'Excel ?
Comment choisir son logiciel prévisionnel : nos conseils
Le choix du logiciel prévisionnel qui vous convient le mieux peut vite devenir un travail fastidieux. Voici nos principaux conseils et les points de vigilance à avoir quand vous optez pour un logiciel prévisionnel :
Le choix de la temporalité sur le logiciel prévisionnel
Renseignez-vous sur les possibilités de choix de la durée de vos prévisions financières lorsque vous vous décidez à travailler sur un logiciel prévisionnel. En effet, selon vos besoins, vous pouvez être amenés à prévoir votre activité sur plusieurs années. Assurez-vous donc que le logiciel vous laisse le choix de la temporalité de vos prévisions.
La personnalisation au sein du logiciel prévisionnel
Vos attentions sur la personnalisation au sein du logiciel prévisionnel ne devraient cependant pas se concentrer uniquement sur la temporalité, qui est sans doute la plus essentielle. En effet, renseignez-vous également sur la possibilité d’intégrer des éléments spécifiques dont vous aurez besoin, comme une section particulière sur la TVA voire même une partie rédactionnelle dans votre business plan. Ce dernier s’adressant à un acteur spécifique, il est indispensable que vous puissiez personnaliser votre contenu en fonction des destinataires de vos rapports.
La qualité du rendu final
Un autre aspect sur lequel il est important de s’arrêter est celui de la qualité de la présentation finale de votre business plan généré par le logiciel. En effet, les documents que vous exportez seront utilisés pour les présenter à des acteurs externes à votre entreprise. Ils doivent être bien soignés et professionnels afin de servir la crédibilité de votre projet de création, reprise ou développement d’entreprise. Pour cela, nous vous conseillons fortement de pré-visualiser le rendu final avant de commencer votre travail sur un logiciel prévisionnel.
Le nombre de prévisionnels pouvant être gérés
Si vous avez plusieurs entités au sein de votre entreprise, pensez également à vous renseigner sur le nombre de dossiers que vous pouvez générer sur votre logiciel. Dans ce cas vous aurez sûrement besoin également d’une vue consolidée de votre activité et surtout de votre trésorerie.
La compatibilité du logiciel prévisionnel avec d’autres outils
Afin de faciliter la saisie des données sur votre logiciel, il est possible que vous cherchiez une solution compatible avec des outils (notamment comptables) que vous utilisez déjà. Cette compatibilité peut passer par des exports puis imports des données ou bien une intégration directe au sein même des logiciels.
La sécurisation des données
Le logiciel prévisionnel sera amené à traiter des données sensibles, surtout lorsqu’il s’agit d’une reprise d’entreprise ou bien lorsque vous souhaitez développer votre activité. Il est donc nécessaire de vérifier également la sécurisation des données. Veillez à ce que les accès soient bien sécurisés avec un certificat SSL (c’est-à-dire avec la présence du “https” dans la barre de navigation ainsi que du cadenas à gauche du lien).
Une autre caractéristique importante sera la possibilité de vous connecter à votre compte avec une double authentification. Dans ce cas, vous devrez confirmer votre identité en utilisant deux méthodes de votre choix. Cette fonction vous permettra de protéger les documents confidentiels de vos comptes contre les intrus.
La période d’essai et la démonstration du logiciel prévisionnel
Enfin, renseignez-vous sur les périodes d’essai disponibles ainsi que la possibilité de tester l’outil via une démonstration. Cela vous permettra de vous assurer de la validité de tous nos conseils évoqués ci-dessus. Cette étape vous permettra également de vous assurer que vous serez bien à l’aise avec l’utilisation du logiciel prévisionnel en question.
Comment faire un prévisionnel soi-même ?
Modèle de budget prévisionnel de projet de création d'entreprise
Un budget prévisionnel vous permet de prévoir les recettes et dépenses de votre entreprise. Le logiciel vous permet de gérer les coûts fixes et variables, de mettre en place des flux futurs estimés et de créer différents scénarios. Cependant, dans tous les cas, il est nécessaire de comprendre ce qui constitue un budget prévisionnel.
| Compte de résultat | janvier | février | mars |
|---|---|---|---|
| Chiffre d'affaires | 15000 | 10000 | 20000 |
| Coûts des produits vendus | -2000 | -1700 | -3200 |
| Mage brute | 13000 | 8300 | 16800 |
| Frais généraux | -9000 | -8000 | -6000 |
| Loyers crédits bails | -900 | -900 | -900 |
| EBE | 3100 | -600 | 9900 |
| Amortissements | -1000 | -1000 | -1000 |
| Résultat d'exploitation | 2100 | -1600 | 8900 |
| Subv. investissement | 0 | 0 | 0 |
| Profit (perte) sur cessions | 0 | 0 | 0 |
| Charges financières | 0 | -150 | -200 |
| Résultat avant impôt | 2100 | -1750 | 8700 |
| Impôt sociétés | 15% | 0 | 15% |
| Résultat net | 1785 | -1750 | 7395 |
Logiciel prévisionnel : ce qu’il faut retenir
Vous voilà armé pour bien comprendre les enjeux d’un logiciel prévisionnel. Ce qu’il faut retenir principalement, c’est que les états financiers prévisionnels sont indispensables dans la gestion d’une entreprise lors de 3 moments clés : la création, la reprise ou le développement de votre entreprise. Les logiciels sont alors privilégiés par rapport à Excel pour gagner du temps, en fiabilité et sérénité.
Enfin, si un logiciel prévisionnel permet de générer des états financiers nécessaires à un moment donné, il est fortement conseillé de veiller sur la trésorerie de façon plus régulière et d'actualiser vos prévisions tout au long de votre activité (de façon mensuelle voire hebdomadaire).
