Une facture acquittée atteste le paiement total d’une créance. Ce paiement est alors justifié par le vendeur. De moins en moins demandée à cause de la dématérialisation des factures, elle reste néanmoins utile dans certaines situations. Alors, pourquoi éditer une facture acquittée ? Quelle est sa valeur juridique ? Agicap fait le point pour vous.

Qu’est-ce qu’une facture acquittée ?

La facture acquittée est une preuve de règlement. Elle permet de justifier la régularisation d’une facture impayée par exemple.

Définition

Acquitter une facture implique donc de justifier le paiement de celle-ci. Concrètement, cela signifie d’apposer une mention sur la facture déjà éditée. Elle est fortement recommandée en comptabilité et facilite la bonne gestion d’une trésorerie. À noter que l’envoi d’une facture acquittée n’est pas une obligation, seule la facture d’origine fait partie des documents obligatoires.

Procédure

Comme vu précédemment, la facture acquittée est une preuve de règlement. Le créancier doit donc être prudent sur le moment de son édition. Il doit en effet s’assurer avoir reçu l’intégralité de la somme due avant d’apposer la mention acquittée sur la facture d’origine. En cas de litige, il n’aura aucun recours contre son client. Il est fortement recommandé d’avoir recours à cette procédure lors d’un règlement en espèces, l’identification étant alors plus complexe qu’un paiement par virement par exemple.

Quelles mentions obligatoires doivent figurer sur une facture acquittée ?

Même si elle ne fait pas partie des documents obligatoires, la facture acquittée doit, toutefois, comporter des mentions légales. En cas de litige, elle ne sera pas recevable si l’une d’elles venait à manquer. Il s’agit donc de :

• La mention acquittée qui doit être indiquée clairement,
• La date du règlement de la créance,
• Le mode de règlement du débiteur,
• Les références du règlement si besoin,
• La signature du fournisseur.

Ces mentions doivent donc apparaître sur la facture déjà existante. Il ne s’agit nullement d’une création de documents.

Qui est habilité à acquitter une facture ?

La particularité de ce document est qu’il peut être établi par les deux parties, le client ou le prestataire. Il y a 2 situations à distinguer :

• Le créancier émet la facture et appose la mention acquittée dès qu’il reçoit l’intégralité du paiement.
• Le débiteur justifie lui-même du bon règlement de la facture en apposant la mention dès que son compte bancaire est débité de la somme totale.

Généralement, le client fait la demande de la facture acquittée directement au fournisseur. Les prestataires, quant à eux, ont pour habitude d’imprimer les factures qu’ils ont réglées et d’y apposer les mentions obligatoires.

À lire aussi : Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?

Comment créer une facture acquittée ?

Comme vu précédemment, cette procédure n’implique pas la création d’une nouvelle facture. L’objectif est bien de conserver le même numéro de facture. En d’autres termes, il s’agit de la mise à jour d’un document déjà existant. Il suffit donc d’y apposer les mentions obligatoires citées plus haut après avoir édité la facture correspondante. Les avantages de ce document sont multiples :

• Justifier l’extinction d’une créance,
• Simplifier la gestion d’une trésorerie,
• Avoir une vision précise des factures en attente de paiement,
• Justifier des dépenses dans le cadre d’une demande de remboursement ou de subventions par exemple.

Dans certains secteurs d’activité, il est courant de demander systématiquement une facture acquittée. Cette pratique est un excellent moyen pour suivre rigoureusement la trésorerie d’une entreprise.

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Quelle est la valeur juridique d’une facture acquittée ?

En cas de litige, la facture acquittée peut servir de preuve devant un Tribunal. Il est donc crucial, pour les deux parties, de garder une trace de ces documents et notamment en cas de factures impayées. La législation précise en effet dans l’article 1353 du Code civil que : « Celui qui réclame l’exécution d’une obligation doit la prouver. Réciproquement, celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l’extinction de son obligation. ». À noter que sans les mentions légales citées précédemment, le document ne sera pas valable devant un juge.

Existe-t-il une autre alternative ?

La facture acquittée fait partie des 3 preuves de règlement d’une créance. En cas de procédure contentieuse, par exemple, en l’absence de ce document, il est possible de justifier un règlement également avec :

• Une copie de son relevé bancaire qui indique le montant de la facture, le nom du créancier et la date du paiement. En cas de paiement en espèces, la facture acquittée sera en revanche nécessaire.
• Un constat d’huissier de justice qui va prouver de manière irréfutable le paiement d’une créance. Cette alternative est nécessaire en cas d’importants litiges où la facture acquittée et/ou l’extrait de relevé bancaire ne sont pas concluants. Le délai de prescription d’un constat d’huissier est de 2 ans pour un particulier et de 5 ans pour un professionnel.

À savoir tout de même que le relevé bancaire a une valeur probatoire inférieure aux deux autres solutions.

La facture acquittée est donc un document optionnel et non obligatoire. Elle implique de mettre à jour la facture initiale en y apposant des mentions obligatoires. Elle fait partie des justificatifs valables devant un tribunal et notamment en cas de procédures contentieuses. Suivre sa trésorerie et particulièrement les factures impayées sont essentiels à la pérennité financière d’une entreprise. Le logiciel Agicap vous accompagne dans la gestion de votre comptabilité. Testez-le gratuitement.